Uitgangspunt is dat gemeenten zo snel mogelijk een VT afhandelen, dwz.

Transcriptie

1 Herziene instructie voor het indienen en verwerken van een Verzoek Toewijzing (VT) voor Jeugdhulp door zorgaanbieders en gemeenten, dd 10 april 2015 (BZG 1 versie ) In het BZG kunnen zorgaanbieders een verzoek toewijzing 3 voor jeugdzorg indienen. Het verzoek toewijzing zal vooral van toepassing zijn als er een verwijzing vanuit de huisarts is, maar kan ook in andere gevallen gebruikt worden. Naar aanleiding van diverse opmerkingen en overleggen met zorgaanbieders en gemeenten is de instructie voor het indienen van een Verzoek Toewijzing (VT) gewijzigd. Deze instructie geldt alleen voor jeugdhulp en niet voor WMO! Uitgangspunt is dat gemeenten zo snel mogelijk een VT afhandelen, dwz. - in behandeling nemen (dat betekent dat de gemeente er mee bezig is en nog niet direct kan accepteren of weigeren. De zorgaanbieder kan de gegevens niet meer wijzigen) en - accepteren of weigeren. Omdat het berichtenverkeer nog niet functioneert voor de jeugdzorg mag de zorgaanbieder een geaccepteerd VT beschouwen als instemming van de gemeente voor het verlenen van jeugdhulp. Zodra het berichtenverkeer voor jeugdzorg gaat functioneren zullen er voor de geaccepteerde VT s nog formele zorgtoekenningen, zogenaamde JW301 berichten, via het GGK (Gemeentelijk Gegevens Knooppunt) en VECOZO bij de zorgaanbieders worden afgeleverd. Dit gaat naar verwachting zeker tot de zomer duren voordat dit voor alle zorgaanbieders geregeld is. Gemeenten en zorgaanbieders wordt gevraagd zoveel mogelijk contact met elkaar op te nemen bij onduidelijkheden in de VT s. Het BZG levert hiervoor contact-informatie. Bij een VT zijn een aantal gegevens verplicht en een groot aantal gegevens optioneel. Een gemeente zal een VT zonder de verplichte velden moeten weigeren in verband met de landelijke afspraken die gemaakt zijn over zorgtoekenningen! 1 BZG = Berichtenportaal Zorgorganisaties Groningen 2 In versie BZG 1.1 is nog sprake van enige tekstvelden. Naar verwachting komt versie 1.2 eind april uit waarin een aantal verbeteringen worden aangebracht waarbij tekst o.a. vervangen wordt door invulvelden en getoetst wordt op verplichte velden. 3 Er wordt per functie/product een VT ingediend. Is er bijvoorbeeld naast persoonlijke begeleiding (code 34500) ook extra begeleiding (code 34503) nodig dan worden er 2 VT s ingediend. 1

2 Om richting zorgaanbieders meer duidelijkheid te geven over een VT hanteren we als richtlijn voor de reactietijd van de gemeente één week. Dat betekent dat een gemeente binnen een week uitsluitsel geeft aan de zorgaanbieder of het VT wordt geaccepteerd of geweigerd. Hierop zijn twee uitzonderingen: - Het VT is onduidelijk of leidt tot vragen. De gemeente neemt in dit geval binnen een week contact op met de zorgaanbieder. - Het VT is correct ingevuld maar niet volledig (zie hieronder). In dat geval heeft de gemeente meer tijd nodig om het VT aan te vullen en zal de afhandeling meer doorlooptijd dan een week kunnen vragen. Het is voor de efficiency van het proces en snelheid van afhandelen dus belangrijk zo volledig mogelijk gegevens aan te leveren. BSN van cliënt (Verplicht): Hier vult u het Burgerservicenummer van de cliënt in. Indien deze niet bekend is kunt u geen Verzoek Toewijzing indienen via de BZG-portaal. U kunt contact opnemen met de gemeente. 2

3 Gemeente (Verplicht): de gemeente die verantwoordelijk is voor de zorg en het VT moet afhandelen. Bepalend hiervoor is wie het gezag heeft over het kind. Omdat (een van) de ouder(s) bijna in alle gevallen de gezagsdrager zal zijn, gaat het dus bijna ook altijd om de gemeente van de ouder(s). Er zijn echter uitzonderingen bijv. bij voogdij. Er is verdere uitleg over het woonplaatsbeginsel beschikbaar op de website voordejeugd.nl. Verwijsdatum (Optioneel) u vult de datum in waarop de cliënt naar u verwezen is. Gegevens Betrokkene (Optioneel): Het gaat hier om de gezagsdrager over het kind. Andere vormen van betrokkenheid bij het kind zijn hier nu niet van belang! Hoewel het hier om een optioneel gegeven gaat in het BZG-portaal, is het in het berichtenverkeer een verplicht veld en zullen gemeenten en zorgaanbieders deze gegevens met elkaar moeten gaan delen als het berichtenverkeer via Vecozo eenmaal gaat lopen. U helpt de efficiency van de administratieve verwerking als u de volgende gegevens mbt de betrokken gezagsdrager opgeeft: 1. Het BSN-nummer en naam van de gezagsdrager 2. Als het BSN-nummer niet bekend is: de naam, adres en geslacht van de gezagsdrager 3. Als het gezag bij een instelling berust: naam en adres van de instelling 4. Als u niet over de bovenstaande informatie beschikt kunt u het veld betrokkene leeg laten. Alleen in geval 1 (BSN-nummer en naam gezagsdrager ingevuld) kan de gemeente binnen een week reageren op het VT, in alle andere gevallen is er meer werk voor de gemeente 4 en zal de doorlooptijd van het VT langer zijn dan een week. Dus bij deze het dringende verzoek wel de BSN-gegevens van de gezagsdrager op te geven! Vult u geen gegevens in over de gezagsdrager en de gemeente constateert dat het VT niet voor haar bestemd is, dan kan de gemeente het VT ook weigeren. U zult dan een nieuw VT bij de juiste gemeente moeten indienen. Bij relatie tot betrokkene (verplicht als u het veld betrokkene heeft gevuld, anders leeg laten): geeft u aan of het om een ouder gaat of voogd. Voor zorgproduct (Verplicht) vult u twee velden in: Het eerste veld een (landelijk) vastgestelde productcategorie. In het tweede veld vult u de productcode in. Er worden twee soorten productcodes gehanteerd: containercodes en detailcodes. Containercodes dekken een groot aantal vormen van zorg af, maar kennen geen tarief. Op een containercode kan daarom achteraf ook niet worden gedeclareerd. Het verdient daarom altijd de voorkeur te kiezen voor een detailcode waarmee direct precies wordt aangegeven voor welke jeugdhulp een zorgtoewijzing wordt gevraagd. Verdere uitleg over het gebruik van productcodes vindt u op de 4 zie de instructie voor gemeenten vanaf pagina 5 3

4 Bij Opmerkingen wordt u verzocht de volgende gegevens op te nemen: - Naam Cliënt (Optioneel): Hier vult u de naam van de cliënt in. Het invullen van de naam van de cliënt helpt fouten voorkomen. - Geboortedatum Cliënt (Optioneel): Hier vult u de geboortedatum van de cliënt in. Ook ter voorkoming van fouten. - Verwijzende instantie (Verplicht): U vult de verwijzende instantie in. De keuze is: o "Gemeente" 5 o Huisarts o Jeugdarts o Gecertificeerde instelling o Medisch specialist o Overig/zelfverwijzer/geen verwijzer 6 - Verwijzer (Optioneel): De naam van de verwijzer en eventuele AGB code van de verwijzer - Grondslag (verplicht) voor de zorgtoewijzing: De keuze is: o Somatisch, o Psychiatrisch, o Lichamelijke handicap, o Verstandelijke handicap, o Zintuiglijke handicap of o Psychosociale grondslag. - Omvang van de zorgaanvraag (verplicht).dus als u bij zorgproduct bijvoorbeeld heeft gekozen voor persoonlijke verzorging geeft u aan uren per week of uren per maand. Als u een toekenning vraagt voor dyslexie geeft u bijvoorbeeld aan 1 behandeling. U kiest de eenheid die in de RIGG productentabel vermeld staat. - Startdatum (verplicht): U geeft de vermoedelijke startdatum van de jeugdzorg aan. Als u gelijk met het VT meteen ook een melding aanvang zorg (MAZ) doet geeft U dat dan ook aan. - Einddatum (optioneel): geef aan op welke datum de jeugdhulp naar verwachting eindigt. Met name voor GGZ-instellingen is het niet altijd mogelijk bij de start van de jeugdhulp aan te geven tot hoelang de jeugdhulp nodig is. Bijlage (Optioneel): Bij alle berichten van het BZG-portaal kan een bijlage veilig worden meegestuurd. Hoe dit moet staat beschreven in de handleiding BZG. Zo kan de zorgaanbieder een bijlage bijvoegen waarin het verzoek tot zorgtoewijzing wordt toegelicht. Het meesturen van bijvoorbeeld een verwijsbrief is alleen toegestaan als dat in het kader van de privacy wetgeving mag. 5 U hoeft geen VT in te dienen als de verwijzing vanuit de gemeente (CJG/Basisteam/ Wijkteam) komt. Het mag voorlopig echter wel omdat er in opstartfase van het berichtenverkeer wel eens wat mis kan gaan in de onderlinge communicatie en u daardoor extra zekerheid krijgt over de toewijzing. Wilt u in zo n geval de verwijzing van de gemeente als bijlage bijvoegen? 6 Bijvoorbeeld spoedhulp, rechter 4

5 Verwerking van Verzoek Toewijzing Jeugdhulp in de suite4jeugdzorg, instructie voor gemeenten. Alle als verplicht aangegeven velden moeten ingevuld zijn. Is dit niet het geval dan kunt U kunt het VT weigeren. Eventueel kunt U nog contact opnemen met de zorgaanbieder en deze in de gelegenheid te stellen binnen een week de verplichte gegevens alsnog aan te leveren. Ook heeft u mogelijk nog vragen over het ingediende VT die u eerst aan de zorgaanbieder wilt stellen. In al deze gevallen moet u de status van het VT niet wijzigen en op ingediend laten staan! De zorgaanbieder kan dan nog het VT gegevens wijzigen. Als het (optionele) gegeven mbt de gezagsdrager is meegegeven voert u een check uit op het woonplaatsbeginsel op basis van het GBA en als deze geen uitsluitsel geeft de woonplaatstool van het Inlichtingenbureau/GGK 7. Mocht het VT toch niet voor uw gemeente bestemd zijn, dan neemt u contact op met de zorgaanbieder zodat deze het VT nog kan wijzigen en naar de juiste gemeente kan verwijzen. Zijn er geen gegevens over de gezagsdrager meegegeven en de jeugdhulp hoort volgens het woonplaatsbeginsel niet bij uw gemeente, dan kunt u het VT weigeren met een toelichting waarin u dit aangeeft. De zorgaanbieder moet daarna een nieuw VT aanbieden bij de juiste gemeente. Als de verplichte velden in het VT zijn ingevuld en er voor het overige geen vragen zijn kunt u de status van het VT wijzigen naar in behandeling. Dit is alleen nodig als er binnen de gemeente nog nader overleg nodig is met een medewerker van het CJG/Basisteam/Wijkteam, de frontoffice. U kunt er ook voor kiezen het VT direct te accepteren als die ruggespraak niet nodig is. Mogelijk wilt U het VT na ruggespraak met de frontoffice weigeren. In al dit soort gevallen is overleg tussen de gemeente en zorgaanbieder nodig. U kunt er van uit gaan dat aan een VT een verwijzing van een wettelijk gemandateerde of door B&W gemandateerde ten grondslag ligt. In het controle-protocol tussen RIGG en zorgaanbieders wordt afgesproken dat er door een accountant getoetst kan worden op een correcte onderliggende verwijzing door een gemandateerde, dat hoeft de backoffice dus niet te doen. Na acceptatie van het VT moeten de gegevens verwerkt worden in de suite4jeugdzorg en mogelijk ook in het lokale gemeentelijke jeugdsysteem. Onderstaand wordt alleen ingegaan op de verwerking in de suite4jeugdzorg. De clientgegevens van het VT moeten opgevoerd worden in de suite4jeugdzorg als de cliënt nog niet bekend is. Eventueel ontbrekende gegevens zoals naam, geboortedatum etc. moeten via de eigen lokale GBA-applicatie opgezocht worden 8. Helaas kan dit voor de meeste gemeenten nu niet anders geregeld worden in verband met privacy issues die ontstaan bij een rechtstreekse koppeling met het GBA. Mogelijk zal de afweging tussen privacy en efficiency nog veranderen maar voorlopig is het niet anders. Het zelfde geldt voor de gegevens van de betrokken gezagsdrager. Als het om een natuurlijk persoon gaat zullen ontbrekende gegevens van het VT uit het GBA gehaald moeten worden en in de 7 U kunt contact opnemen met de RIGG over de laatste stand van zaken rond deze tool. 8 Dit geldt niet voor de gemeenten Ten Boer en Groningen. Hiervoor is een rechtstreekse koppeling met het GBA beschikbaar. 5

6 suite4jeugdzorg worden ingevoerd. Voor het geval de gezagsdrager een instelling is dan kiest u in de suite4jeugdzorg voor een niet-natuurlijk persoon. Staat de instelling met gezag niet in de keuzelijst dan kunt u contact opnemen met functioneel beheer suite4jeugdzorg. Met de overige informatie kunt u nu verder een indicatiebesluit aanmaken in de suite4jeugdzorg. Op dit moment moet U nog verplicht een einddatum invullen bij het aanmaken van een indicatiebesluit in de suite4jeugdzorg. Als de zorgaanbieder geen einddatum meegeeft in het VT vult u in de suite4jeugdzorg in. In een volgende release van suite4jeugdzorg is de einddatum niet meer verplicht. Tot die tijd dus invullen svp. Na het aanmaken van het indicatiebesluit kunt U tot slot een zorgtoewijzingsbericht door de suite4jeugdzorg laten klaarzetten. Als de zorgaanbieder daarvoor voorbereid is zal functioneel beheer S4JZ er voor zorgen dat er een toekenningsbericht via VECOZO afgeleverd wordt bij de zorgaanbieder. 6