Bijlage A: De Avans-omgeving en behoeften

Transcriptie

1 Bijlage A: De Avans-omgeving en behoeften HERZIENE DOCUMENTATIE 1. Organisatie 2. Structuur financieel systeem 3. Financiële verantwoording en rapportage 4. Projecten 5. Tijdregistratie 6. Fiscaliteiten 7. Begrotingsproces en budgetten 8. Inkoop en verplichtingen 9. Debiteuren en creditmanagement 10. Vaste Activa 11. Business Intelligence (BI)-tool 12. Document management systeem 13. Applicatielandschap (SOLL-situatie) 14. Conversie

2 pagina 2 van Organisatie heeft ruim 55 voltijd HBO-opleidingen en 45 deeltijd, duaal en Associate Degrees opleidingen, ongeveer studenten en ruim medewerkers. is één van de grotere hogescholen in Nederland. De Keuzegids HBO Voltijd meet jaarlijks de kwaliteit van het Nederlandse Hoger Onderwijs. Deze Keuzegids noemt groot en solide. De Hogeschool levert volgens de gids het bewijs dat grootschaligheid geen belemmering is voor topkwaliteit. behoort tot de Stichting Avans. De opleidingen zijn ondergebracht bij 20 academies (inclusief Juridische Hogeschool van en Fontys Hogeschool). Ter ondersteuning van de academies en het College van Bestuur zijn er 6 ondersteunende Diensteenheden en 2 Stafeenheden. Het Center of Expertise BioBased Economy (CoE BBE) is een zelfstandige eenheid met een eigen managing director. De academies zijn momenteel op verschillende wijzen georganiseerd, waarbij geëxperimenteerd wordt met verschillende soorten van coördinatiemechanismen. Als voorbeeld van één van de academie is hieronder de Academie voor Sociale Studie in Den Bosch getoond. (bron: Overzicht coördinatiemechanismen maart 2015). Dit vereist een grote mate van verscheidenheid in de inrichting van de financiële administratie, en op haar beurt vereist dit wederom een flexibele inrichting. Onderstaand staat het organogram van DFS, als voorbeeld van de diensteenheden. Diensteenheid Financiën en Studentenadministratie (DFS)

3 pagina 3 van 16 Kengetallen Kengetal Omvang Toelichting Omvang kosten/omzet jaarbasis ca. 250 mln Aantal medewerkers / FTE ca / ca /9/2015 Aantal studenten /10/2015 Aantal gebruikers financieel systeem Muteren en raadplegen Aantal gebruikers financieel systeem Raadplegen 50 Projectbeheer (7), Crediteuren (10), Debiteuren (5), R2R (5), Adviseurs (10), overig (13) 150 Directies, coördinatoren/budgethouders Aantal gebruikers financieel systeem Tijdschrijven 500 Tijdschrijvers Aantal gebruikers financieel systeem functioneel beheer 4 Aantal verkoopfacturen op jaarbasis ca Aantal inkoopfacturen op jaarbasis ca Aantal lopende projecten ca. 150 Waarvan 100 externe financiering Omvang projectportefeuille (externe financiering) ca. 20 mln. Status maart Structuur financieel systeem Wensen inrichting nieuw financieel systeem.

4 pagina 4 van 16 De dimensies van de financiële administratie zijn: 1. Saldo type 2. Tijd 3. Kosten-/opbrengstsoorten en activa- passivarekeningen (rekeningschema) 4. Kostenplaatsen 5. Kostendragers Daarnaast werkt Avans met meerdere kenmerken: 6. OCW codes 7. Projecten 8. Kenmerk lab, regulier, onderwijs, project, onderzoek. 9. Investeringsbegroting kenmerk. 10. Onderhoudsplan kenmerk 11. Activiteiten 12. Bedrijfsonderdeel 13. Budgethouder 14. Team 15. Kenmerk debiteur stamgegevens 16. Kenmerk crediteur stamgegevens 17. Type werkkosten 18. Kenmerk voor de pro rata berekening BTW 19. Kenmerk koppeling andere systemen 1. Saldo type: Avans wenst de volgende saldo types: Goedgekeurde begroting Aanvullende begroting (ook begrotingswijziging) Totaal begroting (goedgekeurde begroting+ aanvullende begroting Verplichting vanuit inkooporder, contract Goedgekeurde verplichting Realisatie Prognose Op dit moment zijn verplichtingen en prognose mutaties (m.u.v. loonprognose) niet inzichtelijk in het financieel systeem. Avans wil dit wel in het nieuwe financiële systeem. 2. Tijd: Avans werkt met boekjaren die gelijk zijn aan kalenderjaren. Binnen de boekjaren wordt gewerkt met een perioderegistratie van een maand. Daarnaast is er een correctieperiode 13, voor het afsluiten van het boekjaar en periode 14 voor eventuele accountantscorrecties. Wanneer een periode is afgesloten kan er niet meer op worden gemuteerd. 3. Kosten-/opbrengstsoorten en activa- passivarekeningen (rekeningschema): Kostensoorten worden per jaar aangemaakt en gemuteerd. Per kostensoort dient een OCW code gekoppeld te kunnen worden (zie 6). Aan een kostensoort kunnen andere kernmerken gekoppeld worden: o Lab, regulier, onderwijs, project, onderzoek. (zie 8) o Bedrijfsonderdeel (zie 12) o Type werkkosten (zie 17) o Type pro rata BTW (zie 18) o Wel of niet meenemen in koppeling met andere systemen (zie 19) 4. Kostenplaatsen: Op dit moment bestaat het kostenplaatsnummer uit 6 posities Positie 1 en 2 geeft aan het bedrijfsonderdeel.

5 pagina 5 van 16 Positie 3 geeft aan kenmerk lab, onderwijs, project, onderzoek. Positie 4 t/m 6 vrij te bepalen. Avans wil graag aan de kostenplaats de volgende kenmerken kunnen koppelen: Projecten Kenmerk lab, regulier, onderwijs, project, onderzoek. Activiteiten Bedrijfsonderdeel Team Wel of niet meenemen in koppeling met Proquro, Raet en Osiris. 5. Kostendrager: De kostendrager is een verbijzondering van de kostenplaats. 6. OCW code: De jaarrekening naar het ministerie dient te worden ingericht op basis van OCW codes. Elke kostensoort heeft verplicht een OCW code. Rapportages op OCW code dienen mogelijk te zijn. 7. Projecten: Binnen het project is er de volgende structuur 1. Project 2. Deelproject 3. Activiteit 4. Sub-activiteit Daarnaast moet het mogelijk zijn om aan een project te koppelen: Kenmerk activiteit Percentage subsidiabele kosten Subsidiebedrag Avans wil graag de ontvangen subsidies boeken op de balans. Binnen een project wordt vastgelegd het percentage eigen bijdrage en de gemaakte kosten. Avans wil graag dat maandelijks het systeem automatisch een boeking maakt waarbij de subsidiabele kosten worden geboekt als baten en tegen geboekt op de balans tot een maximum bedrag wat Avans aan subsidie kan krijgen. 8. Kenmerk: lab, regulier, onderwijs, project, onderzoek: Avans rapporteert intern op basis van bovenstaande kenmerken; het is daarom belangrijk dat het kenmerk gekoppeld dient te kunnen worden aan de tabel kostenplaatsen, kostendragers. 9. Investeringsbegroting-kenmerk. Jaarlijks wordt een investeringsbegroting opgesteld, die gedurende het jaar bewaakt wordt op het niveau van de investeringsregel (aparte dimensie), bedrijfsonderdeel/grotere bouwprojecten en categorie (soort investering). 10. Onderhoudsplan kenmerk Jaarlijks wordt een onderhoudsplan (JOP) opgesteld. De uitputting hiervan dient bewaakt te worden op activiteitsniveau, dit is een aparte dimensie. Sommige onderhoudsbudgetten lopen over het boekjaar heen. 11. Activiteiten Binnen de diensteenheden wordt gewerkt met een activiteitenbegroting. Ook bij academies wordt gewerkt met activiteiten. Binnen een afdeling (kostenplaats) zijn er meerdere activiteiten. Opbrengst en kosten dienen verantwoord te kunnen worden op activiteitenniveau. Ook dient op activiteitenniveau begroot te kunnen worden.

6 pagina 6 van Bedrijfsonderdeel Rapportages dienen op gesteld te worden per bedrijfsonderdeel. Dit kenmerk dient gekoppeld te kunnen worden aan tabel kostenplaats, kostendrager. 13. Budgethouder Om de flow van autorisaties goed te kunnen inrichten is van belang dat aan de tabel kostendrager, kostenplaats de juiste budgethouder kan worden gekoppeld en dat rapportage per budgethouder mogelijk is. 14. Team Binnen een afdeling zijn vaak teams ingericht. Rapportage, boeking en budgettering per team dient mogelijk te zijn. 15. Kenmerk: debiteurstamgegevens. Binnen de debiteurstamgegevens zijn er twee types debiteuren: Studenten Overige relaties Verder is het van belang dat een aantal studenten en relaties gebundeld kan worden aan een hoofdnummer, waaraan gefactureerd kan worden. Werkgever betaalt voor alle medewerkers, welke bij Avans studeren de collegegelden. Collegegelden worden echter gefactureerd aan de student. Op dit moment wordt via een handmatige procedure dit opgelost. Avans wil graag een structurele oplossing. 16. Kenmerk: crediteurenstamgegevens Op dit moment zijn er meerdere categorieën van crediteuren: Inkoopcrediteuren Op dit moment worden de inkoopcrediteuren aangemaakt in het inkoopsysteem Proquro en met een automatische koppeling ingelezen in het financieel systeem. Accordering van de bankrekening vindt plaats in het financieel systeem. Medewerkers t.b.v. onkostendeclaraties Avans is bezig met een pilot voor het uitbetalen van declaraties via het HR systeem. Bij een positieve pilot worden vanaf 2017 alle declaraties van medewerkers betaald via het HR systeem. Betaling van declaraties aan externe of vrijwilligers, zijnde niet in loondienst. Deze groep gaat ook in de toekomst, niet via het HR systeem. Eenmalige handmatige betalingen. Avans overweegt om deze als crediteur aan te maken. Avans loopt bij de uitrol van het inkoopsysteem aan tegen het probleem dat sommige leveranciers gebruik maken van een factureringsbedrijf, waarbij de bestelling wordt gedaan bij leverancier X en de betaling dient te worden gedaan aan crediteur Y. Hetzelfde is speelt bij inhuur van een broker voor de inkoop van arbeid. Binnen het nieuwe financiële systeem is daarom gewenst dat aan een leverancier sub-leveranciers kunnen worden gekoppeld. 17. Type werkkosten Avans is bezig om binnen business object een rapportage te ontwikkelen voor de uitputting van de werkkostenregeling. Hierbij is van belang dat aan een kostensoort een kenmerk van WKR kan worden gekoppeld. Bijvoorbeeld vrijgesteld. 18. Kenmerk voor de pro rata berekening BTW Avans heeft met de belastingdienst specifieke afspraken gemaakt over de wijze waarop de btw op algemene kosten gedeeltelijk in vooraftrek kan worden gebracht. Om de juiste berekening kunnen maken is het van belang dat per kostensoort, kostenplaats, activiteit kan worden vastgelegd of het wel of geen pro rata betreft. Verder zal bij een boeking het kenmerk zichtbaar dienen te zijn en indien gewenst, bij uitzondering, muteerbaar dienen te zijn.

7 pagina 7 van Kenmerk koppeling andere systemen. Binnen Avans zijn er meerdere koppelingen met andere systemen zoals HR Core (raet), Proquro (inkoopsysteem), broker. Op dit moment is het niet mogelijk om in het financieel systeem aan te geven welke gegevens via de koppeling dienen te worden overgezet. Dit leidt tot vervuiling en tot veel handmatige acties. Voorbeeld op dit moment worden in de koppeling tussen het financieel systeem en Proquro (inkoopsysteem) alle kostensoorten en kostenplaatsen overgezet. Op een aantal kostenplaatsen, welke specifiek zijn ingericht voor salariskosten, wil Avans geen bestellingen. 3. Financiële verantwoording en rapportage kent vanuit de wettelijke vereisten één financieel verantwoordingsdocument, namelijk de statutaire jaarrekening. Bij het opstellen hiervan worden de richtlijnen jaarverslaglegging BW2 Titel 9 gehanteerd. Daarnaast kent ook projectverantwoordingen, bijvoorbeeld ten behoeve van de Europese Unie. De grondslagen voor de verantwoording kunnen verschillen per project. De projectverantwoordingen vloeien voort uit specifieke afspraken op grond van een subsidierelatie of een opdrachtgever-/opdrachtnemer relatie. Per kwartaal wordt er een Managementrapportage (MaRap) opgesteld. De basisinformatie wordt opgehaald uit het financieel systeem, maar in Excel nog verder bewerkt en aangevuld met o.a. de prognose. heeft behoefte aan een systeem dat hierbij kan ondersteunen en het handwerk overbodig maakt. 4. Projecten Projecten met externe financiering heeft ongeveer 100 externe projecten in beheer met een portefeuillewaarde van ongeveer EUR 20 mio. Waarvan ongeveer 30 projecten in initiatiefase zitten (nog in aanvraag) ter waarde van EUR 3,5 mio. Projectstructuur Binnen de projectstructuur moeten meerdere lagen (work break down structure) geregistreerd kunnen worden, denk aan deelprojecten en activiteiten. Uren en geld t.a.v. de diverse resources mens en materieel en ook out of pocketkosten en opbrengsten moeten op projecten, deelprojecten en activiteiten geregistreerd kunnen worden. voert een projectadministratie met baten en lasten. Een groot deel van de projecten is meerjarig. De batenzijde geeft informatie over subsidie (bijdrage van de subsidieverstrekker(s) of financier), de lastenzijde geeft informatie over de projectkosten en de (resterend) beschikbare budgetten voor uitputting. Onderaan de streep blijft een eigen bijdrage over voor de academie of het expertisecentrum. Eigen bijdrage systematiek hanteert een eigen systematiek met eigen bijdragen voor projecten met externe financiering. Deze eigen bijdrage kan betrekking hebben op: 1) het leveren van een bijdrage door inzet van medewerkers. Dit betreft de cofinanciering ten aanzien van de declarabele uren. 2) een bijdrage voor de zogenaamde out-of-pocketkosten (materiaal, uitbestede werkzaamheden, investeringen) en een bijdrage door de inzet van eigen materieel.

8 pagina 8 van 16 In de huidige situatie is het niet mogelijk om projectbegrotingen toe te voegen aan FMS. Deze worden wel handmatig toegevoegd aan de MARAP. In de nieuwe situatie moet het mogelijk zijn begrotingen aan te passen bij wijzigingen in inzet, looptijd etc. Personele lasten zijn op basis van urenregistratie. De urenregistraties worden door projectdeelnemers geschreven in Timetell en goedgekeurd door projectleiders. Het komt nog vaak voor dat met terugwerkende kracht uren geschreven worden. Dit is niet wenselijk i.vm. onvolledige declaraties en onvolledige kosten. In de toekomstige situatie moeten projectdeelnemers maandelijks uren schrijven voor periodeafsluiting. Per kwartaal wordt er per project afgesloten, Nog te ontvangen subsidie bijdragen, subsidieopbrengsten en eigen bijdrages worden geboekt. Voor subsidieopbrengsten wordt er per kostenrekening onderscheid gemaakt per subsidieverstrekker. Zo is er een andere kostenrekening voor RAAK subsidies en voor Europese subsidies. Iedere subsidieverstrekker heeft eigen eisen voor verantwoording. Zo zijn Europese subsidieverstrekkers strenger en willen meer in detail alle kosten verantwoord hebben. Hierbij gaat het om een kostenverantwoording gedetailleerd op kostensoort, welke tevens in lijn moet liggen met begroting. Deze worden ook weer handmatig in excel gemaakt. Een projectenmodule, die verschillende formats kan genereren afhankelijk van de subsidieverstrekker zou dit efficiënter moeten kunnen maken. Interne/business projecten Daarnaast heeft Avans ongeveer 50 interne projecten met een portefeuillewaarde van EUR 30 mio. In de huidige situatie maakt iedere projectcontroller zijn/haar eigen uitputtingsoverzicht in excel. Naast de projecten met externe financiering kent ook (meerjarige) interne projecten. Voorbeeld zijn de Curriculumvernieuwing en ambitie2020 projecten. Deze projecten vallen nu nog onder beheer van de F-adviseur maar zullen in de loop van 2016 overgedragen worden aan de projectcontroller. 5. Tijdregistratie Projecten heeft nu het systeem TimeTell voor tijdschrijven, dit systeem is niet gekoppeld aan de financiële administratie. Bij een aantal projecten wordt bij het inrichten van een project ook de begrote uren van een medewerker vastgelegd in TimeTell, dit is op dit moment geen verplichting. De geschreven uren moeten op basis van een tarievenoverzicht als kosten (uren x tarieven) doorbelast worden op de bovengenoemde codes (projecten en activiteiten) in de financiële administratie, uiteraard na accordering. Momenteel worden per project de uurtarieven bepaald vanwege de diversiteit van loonkostensystematiek bij subsidieverstrekkers. Het is vanwege de diversiteit aan financiers nodig dat het nieuwe systeem meerdere tarieven/tariefsoorten kan hanteren. Tarieven hanteert nu interne tarieven en externe tarieven voor de projecten met externe financiering binnen de financiële administratie. De tarieven zijn per schaal bepaald. De interne tarieven zijn gebaseerd op de interne doorbelasting-systematiek en de externe tarieven op de loonkosten plus overhead. Omdat zeer veel verschillende subsidie- en opdrachtgevers kent die verschillende eisen aan tarieven stellen wil dat het nieuwe financieel systeem de mogelijkheid biedt om met meerdere tariefsoorten te werken. Avans zoekt daarom naar een nieuw tijdsregistratie systeem waarbij de werkelijke loonkosten per uur van een medewerker automatisch worden gevuld in het uren registratiesysteem vanuit het HRM Core (Raet) of via het aanleveren van een inleesbestand per jaar. Aanvullend zou dan in het

9 pagina 9 van 16 tijdsregistratiesysteem per project- medewerker groep een opslagpercentage ingevoerd kunnen worden voor overhead, waardoor de tarieven grotendeels automatisch per jaar kunnen worden bepaald. Als afwijking is het ook mogelijk dat binnen het project wordt gewerkt met vaste tarieven in dit geval is deze leidend. Het nieuwe tijdsregistratiesysteem wordt niet alleen gebruikt voor projecten maar ook voor het inzichtelijk maken van de inzet op reguliere activiteiten en bij externe inhuur van arbeid. Belangrijk is dat voor zover het registratie betreft van uren voor projecten dat deze automatisch worden gekoppeld met de projectmodule. Registratie inzet op reguliere activiteiten: Bepaalde bedrijfsonderdelen willen via een tijdsregistratiesysteem inzichtelijk hebben aan welke activiteiten de medewerkers hun uren besteden. Binnen het registratiesysteem is het daarom gewenst dat urenregistratie op alle ingerichte financiële dimensies mogelijk is en dat de uren x tarief worden verwerkt in de financiële administratie. Registratie externe inhuur van arbeid: Avans is bezig met het project inkoop van arbeid. Op moment loopt er een aanbesteding waarbij Avans gebruik wil maken van een broker voor de inhuur van externe voor ondersteunende functies zoals ICT, administratief. Omdat Avans geen tijdsregistratie systeem heeft op dit moment welke is gekoppeld aan een financieel systeem is bij de aanbesteding meegenomen dat Avans tijdelijk gebruik maakt van het urenregistratiesysteem van de broker en vandaar een koppeling maakt naar het Proquro inkoopsysteem om het contract en de inkooporder vast te kunnen leggen voor de verplichting en de matching van de inkoopfactuur.(zie bijlage x voor het schema) Deze oplossing is maar een tijdelijke deeloplossing, omdat Avans ook nog externe inhuurt via uitzendbureaus, payrolling en ook zelf externe blijft inhuren voor het onderwijs. Op dit moment worden er nog geen inkooporders aangemaakt in Proquro en vindt er geen urenregistratie plaats. Bij aanschaf van het nieuwe tijdsregistratiesysteem wil Avans alle tijdsregistratie verwerken in dit systeem. Dit betekent het nieuw tijdsregistratiesysteem de mogelijkheid dient te hebben dat uitzendkrachten, medewerkers via payrolling, broker of externe inhuur voor het onderwijs hun uren kunnen registeren in het tijdsregistratiesysteem en dat de er koppelingen komen met Proquro zodat de order automatisch wordt gemaakt als de uren zijn geaccordeerd. Bijlage processchema inhuur van derden in proces P2P 6. Fiscaliteiten BTW Btw voordruk is slechts voor een gedeelte ondernemer in de zin van de wet omzetbelasting.

10 pagina 10 van 16 Dit brengt met zich mee dat voor de commerciële prestaties van Avans de omzetbelasting volledig aftrekbaar is, en voor de niet commerciële prestaties, zoals het uitvoeren van onderwijs, de btw volledig niet verrekenbaar is en dus kostprijsverhogend is. Daarnaast wordt de btw steeds meer verlegd naar Avans, denk aan bestellingen uit het buitenland en ICT bestellingen boven euro. Verder is Avans vanaf 2016 eigen bouwer en gebruikt een G-rekening welke is ingericht in het financieel systeem en inkoopsysteem. In het huidige financiële systeem is de btw functionaliteit niet ingericht, behalve op grootboekrekeningniveau, en dient de medewerker van de service unit Financiën handmatig de btw te corrigeren. De btw-aangifte wordt nu handmatig opgesteld. Wens is dat in een nieuw financieel systeem de aangifte vanuit een rapport uit het financieel systeem gegenereerd kan worden. In dit rapport is te zien op basis van welke facturen de bedragen zijn opgebouwd. De betreffende facturen zijn vervolgens eenvoudig digitaal te raadplegen. Verder is een rapportage nodig als specificatie voor de btw verlegd. Tot slot dient het nieuwe financiële systeem de mogelijkheid te hebben om een belastingaangiftebestand elektronisch te verzenden naar de Belastingdienst. Pro rata regeling Avans kan voor de BTW op algemene kosten maandelijks een gedeelte van de btw voordruk alsnog aftrekken op basis van de verhouding belaste omzet/totale omzet. Avans heeft voor de pro rata regeling specifieke afspraken gemaakt over de definitie van algemene kosten en over de wijze van vastlegging in het systeem. Binnen het nieuwe financiële systeem zijn de volgende functionaliteiten gewenst voor het juist kunnen afwikkelen van de pro rata regeling: 1. De belastingdienst eist een BTW administratie waarin bedrag exclusief BTW, BTW en totaal bedrag van de factuur aansluit met de boekingsregels. Per boekingsregel moet bedrag exclusief, btw en totaal bedrag inzichtelijk zijn alsmede wel of niet pro rata regeling 2. Bij correcties van boekingsregels van inkoopfacturen dient het case nr inkoopfactuur gekoppeld te blijven. 3. Het crediteuren saldo dient inzichtelijk te zijn inclusief btw, btw en exclusief btw. VPB Vooralsnog is geen noodzaak om eisen te stellen aan het apart registreren van activiteiten voor de Vennootschapsbelasting. Wel is het zaak dat kosten allocatie mogelijk is naar activiteiten zodat Avans regelmatig kan toetsen of Avans nog aan de wettelijke kaders voldoet. 7. Begrotingsproces en budgetten Avans stelt jaarlijks een geconsolideerde begroting en jaarrekening op van Hogeschool Avans, Avans Contractactiviteiten BV (holding), BV (Avans Plus) en de 50% deelneming in Stichting Juridische Hogeschool Avans-Fontys. Op dit moment gebeurt de consolidatie in excel. De administratie van BV (Avans Plus) onderdeel van stichting Avans en de 50% deelneming in Stichting Juridische Hogeschool Avans-Fontys worden extern gevoerd. De Avans hogeschoolbegroting wordt op dit moment in excel per bedrijfsonderdeel opgesteld en samen met de aangeleverde begrotingen van Avans contract activiteiten BV (holding), BV (Avans Plus) en de 50% deelneming in Stichting Juridische Hogeschool Avans-Fontys geconsolideerd naar een hogeschoolbegroting in excel. Na het vaststellen van de begroting wordt de begroting ingevoerd in het financiële systeem. Lopende het jaar worden er additionele budgetten toegekend en worden aanvullende begrotingen opgesteld. Er dient apart gerapporteerd te kunnen worden over de (uitputting van de) oorspronkelijke begroting en de gewijzigde begroting. Op dit moment wordt via een excel sheet de begroting ingelezen in het financiële systeem.

11 pagina 11 van 16 De personeelskostenbegroting wordt momenteel berekend via de begrotingsmodule van Raet, en wordt ingelezen in het financieel systeem op basis van kostensoort, kostenplaats en kostendrager. De huidige werkwijze is erg arbeidsintensief en Avans is op zoek naar een nieuw financieel systeem waarbij het nieuw financieel systeem een uitgebreide begrotingsfunctionaliteit biedt waarbij: - De begroting via een vast proces (workflow) door meerdere gebruikers en via verschillende iteraties kan worden opgesteld; - Budgetten kunnen worden ingericht op de financiële dimensies en op project niveau. - Gerapporteerd kan worden over de uitputting van de begroting en individuele budgetten. - Onderscheid kan worden gemaakt tussen de primitieve begroting en begrotingswijzigingen. - Gerapporteerd kan worden over budgetten die zijn overschreden. - Vanuit de functionaliteit een geconsolideerde begroting kan worden opgesteld - Een begroting automatisch kan worden ingelezen. Registratie onderhoud Jaarlijks wordt een onderhoudsplan (JOP) opgesteld. De uitputting hiervan dient bewaakt te worden op activiteitsniveau, dit is een aparte dimensie. Er zijn verschillende soorten onderhoud, verdeeld over 2 bedrijfsonderdelen en meerdere grootboekrekeningen. Een deel van het onderhoud wordt geactiveerd. Sommige onderhoudsbudgetten lopen over het boekjaar heen. Meerjarenperspectief Grote (investerings)projecten kunnen over meerdere kalenderjaren lopen en dienen meerjarig te kunnen worden gebudgetteerd en bewaakt vanuit het nieuwe financiële systeem. Avans stelt naast een jaarbegroting ook een meerjarige begroting op. Dit gebeurt op dit moment in excel. De huidige werkwijze voldoet. Integraal kostprijsmodel: Het nieuwe financiële systeem hoeft geen kostentoerekening te ondersteunen. Wel is van belang dat we transacties kunnen labelen door aan kostensoorten, kostenplaatsen, kostendragers en projecten aan te kunnen geven of het onderwijs, onderzoek of overhead is. Vervolgens kunnen dan in Business Object rapportages worden gedraaid en de kostenallocatie uitvoeren in excel. Prognose: Enkele malen per jaar worden maraps per bedrijfsonderdeel opgesteld en geconsolideerd naar 1 hogeschoolrapportage. Op dit moment gebeurt dit in excel. Avans rapporteert t/m een periode. Essentieel hierbij is indien is gerapporteerd t/m een periode er achteraf geen mutaties meer kunnen worden verwerkt op afgesloten periodes. Periodes waarover gerapporteerd is, dienen in alle (sub-)administraties geblokkeerd te worden voor nieuwe mutaties. Avans is op zoek naar een nieuw financieel systeem, welke de marap cyclus ondersteunt. De volgende eisen zijn geformuleerd. 1. Prognosefunctionaliteit, waarbij het systeem een prognose voorstel per bedrijfsonderdeel doet op basis van de verwerkte mutaties in het systeem, de toekomstige verplichtingen en waarbij het systeem de mogelijkheid biedt om (eenmalige) posten uit te sluiten van de prognose en het voorstel kan worden gemuteerd. 2. De prognose per bedrijfsonderdeel kan worden geconsolideerd tot 1 hogeschool prognose. 3. De prognose inclusief mutaties kan worden ingelezen in het nieuwe financiële systeem of de mogelijkheid heeft om te consolideren vanuit de tooling en mutaties via bulkmutaties achteraf worden ingelezen in het financieel systeem. 4. Rapportages over begroot, realisatie (inclusief verplichtingen en Facturen in omloop) en prognose zijn mogelijk.

12 pagina 12 van Momenteel wordt per kalenderjaar begroot en gerapporteerd. Mogelijk wordt op enig moment de interne cyclus van kalenderjaar naar collegejaar omgezet. Avans is op zoek naar een systeem dat beide benaderingen naast elkaar kan toepassen. Begroting, planning & control module Naast de bovengenoemde behoeften op gebied van Begrotingsproces en budgetten hebben wij tevens volgende aanvullende behoeften. 1. Oplossing biedt gebruikers (Directies/projectleiders) de mogelijk om op ieder moment inzicht te hebben in de prognose en via diverse scenario s (knoppen) alternatieve prognoseuitkomsten te kunnen vergelijken. 2. Voor directies worden aan volgende knoppen gedacht: Studentenaantallen en samenstelling (Studentprognosetool) (Strategische) formatieplanning Taaklastmodel (korte termijn) Aantal en omvang activiteiten (m.n. diensteenheden) Aantal en omvang interne en externe projecten Investering uitputting 3. Randvoorwaarden: a. Interne budgetteringsmodel (Planningsbrief) b. Informatie moet rapporteerbaar zijn door middel van Business Objects (datawarehouse) c. Docent / studentratio s d. Docent belastinguur (DBU) Op welke wijze deze behoeften kunnen worden ingelost is voor ons een vraag. Of dit binnen het financieel management systeem, middels een aparte Begroting, planning & control module of op een andere wijze opgelost wordt, laten wij ons graag over adviseren. 8. Inkoop en verplichtingen Huidige situatie: Avans heeft een inkoopsysteem Proquro. Binnen Proquro worden de inkoopcontracten geregistreerd, worden inkooporders aangemaakt, worden leveringen en diensten geaccepteerd en worden leveranciers aangemaakt. Proquro wordt op dit moment gefaseerd uitgerold over alle academies en diensten. Binnen het huidige financiële systeem (FMS) worden geen verplichtingen worden vastgelegd, daarom is gekozen voor een tijdelijke oplossing waarbij de inkoopfactuur wordt gescand en gematcht in Corsa en daarna wordt verwerkt in het financiële systeem (zie onderstaand schema). Nieuwe leveranciers worden aangemaakt in Proquro en 5x per dag doorgezet naar FMS via een koppeling ook is er een koppeling tussen Proquro en Corsa om dagelijks de verplichtingen over te zetten. Vanuit FMS worden de crediteuren dagelijks doorgezet naar Corsa. Ten behoeve van declaraties worden de personeelscrediteuren rechtstreeks vastgelegd in FMS en als factuur geboekt. Gewenste situatie: Avans start op korte termijn met een verbeterslag binnen het P2P traject door het huidige proces aan te passen en het scannen het matchen van de inkoopfactuur plaats te laten vinden binnen het inkoopsysteem Proquro (zie onderstaand schema). De verplichtingen en de inkoopfactuur worden in deze fase nog niet via een koppeling doorgezet naar het financieel systeem (FMS). Avans wil graag een financieel systeem met verplichtingen hierdoor is het gewenst dat er koppelingen komen tussen Proquro en het nieuwe financiële systeem Op dit moment wordt gewerkt met FMS (Unit4). De huidige koppeling tussen Corsa en FMS is gerealiseerd met behulp van API s (Application Program Interface) waarmee rechtstreeks een batch met factuurmutaties in FMS wordt geplaatst. gaat naar verwachting in 2017 over naar een ander financieel systeem. Om die reden wordt er gekozen om de koppeling met Proquro op een andere

13 pagina 13 van 16 wijze in te regelen en te anticiperen op de toekomst. Gedacht wordt aan een koppeling op basis van een XML-bestand (waarbij reeds meer rubrieken worden voorzien dan nu nodig voor FMS) gebruikmakend van webservices. In het nieuwe financiële systeem zijn de volgende koppelingen gewenst met Proquro: Vanuit Proquro naar nieuw financieel systeem: 1. inkoopfactuur in behandeling Proquro. 2. Verplichtingen uit inkoopcontracten en inkooporders Proquro Waarbij onderscheidt dient te worden gemaakt tussen inkooporders zonder acceptatie en met acceptatie alsmede deelleveringen of niet. 3. Leveranciers aangemaakt in Proquro. Vanuit nieuw financieel systeem naar Proquro: 1. Tabel grootboekrekening. Waarbij alleen de grootboekrekeningen worden ingelezen welke ook van belang zijn voor het inkoopsysteem. 2. Tabel dimensies financieel systeem zoals kostenplaatsen, kostendragers, projecten, investeringsbegrotingsnummer, onderhoudsnummer gebouwen, activiteiten nummer, team. (Proquro kan max 7 dimensies aan). 9. Debiteuren en creditmanagement Vanuit Osiris worden dagelijks de studentgegevens inclusief de mandaten (digitale incasso machtiging) en de vorderingen aangeleverd aan het financieel systeem. Maandelijks sturen wij een opdracht met incasso s (m.n. inning collegegeld) naar de bank. Bij voorkeur willen we bij de selectie van de incasso onderscheid maken tussen de status Eerste incasso (*FIRST) en (*RCUR). Het bestand met storneringen van niet uitgevoerde incasso s moet elektronisch kunnen worden ingelezen in het financieel systeem. Naast het collegegeld verstuurt jaarlijks facturen aan debiteuren en studenten. Vanuit de bedrijfsonderdelen worden verzoeken tot facturering aangeleverd. Deze worden handmatig ingevoerd of ingelezen in de factureringsmodule. De facturen zouden bij voorkeur per mail (PDF of XML) moeten worden verstuurd. Er is behoefte om afspraken op debiteur-/openstaande post niveau vast te leggen, alsmede de mogelijkheid hebben tot het versturen en bewaken van aanmaningen waarmee een dossier wordt opgebouwd ten behoeve een mogelijk deurwaarderstraject. De activiteiten binnen Avans op het gebied van Creditmanagement zijn gericht op het mitigeren van mogelijke kredietrisico. Avans kent geen grote concentraties van kredietrisico. Vorderingen hebben veelal betrekking op individuele studenten en Avans hanteert veelal de methode van voorfacturatie.

14 pagina 14 van 16 Binnen de organisatie zijn daarnaast maatregelen getroffen om te borgen dat vorderingen worden geïnd: 10.Vaste activa Individuele studenten zijn individueel: laag risico, maatregelen genomen via actief incasso beleid Avans. Overige debiteuren: beperkt risico op faillissement. Vaste activa (roerend en onroerend) Jaarlijks wordt een investeringsbegroting opgesteld. Deze dient lopende het jaar bewaakt te kunnen worden op het niveau van de investeringsregel (aparte dimensie), bedrijfsonderdeel/grotere bouwprojecten en categorie (soort investering). Gedurende het jaar worden er aanvullende investeringsaanvragen toegekend. Grote investeringsprojecten kunnen over meerdere kalenderjaren lopen en dienen meerjarig bewaakt te kunnen worden. De volgende details dienen in de activa administratie te worden vastgelegd: activanummer, omschrijving, intern factuurnummer (meerdere facturen per actief mogelijk), afschrijvingstermijn, soort actief, bedrijfsonderdeel, kostendrager, grootboekrekening, activeringsdatum. Ten behoeve van opschoning dienen massamutaties te kunnen worden uitgevoerd. 11.Business Intelligence (BI)-tool Binnen DFS wordt momenteel gebruik gemaakt van de BI-tool Business Objects 4.1. Financiële managementinformatie wordt ontsloten vanuit het huidige financiële systeem FMS door gebruik te maken van een dedicated datawarehouse voor FMS. Studenten (management) informatie wordt ontsloten vanuit Osiris door gebruik te maken van een dedicated datawarehouse voor Osiris. Binnen is er een geïntegreerd datawarehouse (op basis van Business Objects Data Services BODS) opgezet, wat gekoppeld is met diverse bronsystemen als takenplaatje, HR-core en Osiris. Met behulp van Business Objects 4.1. worden zowel rapporten als kpi s/dashboard ontsloten met name ter ondersteuning van het verantwoordingsproces. Het is de ambitie van DFS om door middel van het geïntegreerde datawarehouse de managementinformatie te gaan ontsluiten. Deze ontsluiting zou dan kunnen plaatsvinden middels onder andere Business Objects en Lumira. Alle informatie uit het nieuwe financiële systeem moet op elk gewenst moment benaderbaar zijn en aangesloten kunnen worden op het Datawarehouse.

15 pagina 15 van Document Management Systeem maakt gebruik van een centraal DMS-systeem (Corsa van BCT). Hierin worden alle documenten (waaronder post, accreditatie, collegebesluiten, inkoopfacturen) opgeslagen en gearchiveerd. Het financiële systeem dient hier op aan te kunnen sluiten voor wat betreft het opslaan en opvragen van gegevens. 13.Applicatielandschap en interfaces Zie overzicht onder aan dit document Toekomstig applicatielandschap (inclusief koppelingen met financieel systeem). 14.Conversie heeft volgende eisen met betrekking tot conversie van data naar het nieuwe financiële management systeem. Algemeen Migratiemethode dient auditable te zijn door de accountant. Transactionele data Betreffende het grootboek alle data van huidig boekjaar (jaar van migratie) en voorafgaand boekjaar, inclusief alle huidige dimensies. Betreffende de vaste activa administratie alle data vanaf het begin van aanwezige activa (gehele historie). Betreffende de projectadministratie alle data vanaf het begin voor lopende (niet afgesloten) projecten. Betreffende de projectadministratie vanuit huidig financieel systeem naar projectmodule nieuw financieel management systeem. Huidige verbijzondering van de kostendrager (Dimensie 5) dient overeenkomstig vertaaltabel tot worden herverdeeld naar de nieuw in te richten kenmerken (of dimensies) Betreffende de investeringsbegroting dient van Proquro bestel naar nieuw financieel management systeem te worden geconverteerd. Betreffende urenschrijfhistorie van lopende projecten dienen de uren van Timetell naar het urenregistratiesysteem nieuw financieel management systeem te worden geconverteerd. Stamdata Betreffende budgethouders dient stamdata van externe bron (nu Corsa invoice/ straks Proquro invoice) naar nieuw financieel management systeem te worden geconverteerd. Betreffende Pro-rata dienen de BTW-codes vanuit huidig financieel systeem naar nieuw financieel management systeem. Betreffende de WKR dienen de WKR-codes vanuit huidig financieel systeem naar nieuw financieel management systeem.

16 pagina 16 van 16 Avans NFMS Versie Toekomstig applicatielandschap 1 5 HR Core (Raet) DMS Corsa (BCT) 2 GEMAL (Raet) OSIRIS (Caci) 3 Grootboek D/C Begroting Verplichtingen Prognose Projecten Urenregistratie Vaste Activa 9 PROQURO (P2P) 6 Creditmanagement 4 FINANCIEEL SYSTEEM Interfaces Rabo CM 7 TAKEN- PLAATJE 8 DATAWAREHOUSE Business Objects Eerste ring, binnen Avans netwerk Tweede ring, buiten Avans Systeem Handmatige interface Automatische interface SYSTEMEN (incl. koppelingen met financieel systeem) Nr Systeem Naar NFMS Vanuit NFMS 1 HR Core (personeelsadministratie) Kostendragers 2 GEMAL (salarisadministratie) 3 OSIRIS (studentenadministratie) Maandelijkse journaalpost Stamgegevens studenten Mandaten (Digitale Incasso Machtiging) Vorderingen (o.a. termijnen collegegeld) Verzameljournaalpost Terugmelding succesvolle aanmaak stamgegeven student Terugmelding van verwerking vorderingen Terugmelding van verwerking journaalposten Ontvangsten op vorderingen 4 Takenplaatje (Inzetsysteem onderwijspersoneel) 5 CORSA (Document Management Systeem) 6 PROQURO (Inkoopsysteem) Doorbelasting in- en uitleen Doorbelasting interne projecten Verplichtingen uit inkooporder en contracten Ontvangst inkoopfactuur Financiële verantwoording inkoopfactuur Akkoordmelding t.b.v. betaling Stamgegevens leveranciers Stamgegevens financiële dimensies (incl. projecten) 7 Rabo Cashmanagement (Bank- betalingssysteem) Elektronisch dagafschrift (camt.053/mt940) Storneringen (camt.053/mt940) Betaalbestanden (pain.001, btl91) Incassobestand (pain.008) 8 Business Objects (BI-tool) 9 FINANCIEEL SYSTEEM 10 DMS Corsa (BCT) Beschikkingen, subsidie gerelateerde documenten, (samenwerkings) overeenkomsten Projectdocumentatie