Kennis & expertise. Sturing & beheersing. Herkenbare kwaliteit

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Kennis & expertise. Sturing & beheersing. Herkenbare kwaliteit"

Stefan Lenaerts
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 DFS 2020 Kennis & expertise Sturing & beheersing Herkenbare kwaliteit

2 EUROPESE AANBESTEDING NIEUW FINANCIEEL MANAGEMENTSYSTEEM Inlichtingenbijeenkomst 19 april

3 AGENDA 1. Doel van deze bijeenkomst 2. Introductie van Avans Hogeschool 3. Doel van de aanbesteding 4. Vragen over de aanbesteding? 5. Vervolg van de aanbestedingsprocedure 3

4 DOEL VAN DEZE BIJEENKOMST. Kennismaken met Avans als opdrachtgever; Toelichting gevraagde dienstverlening; Mogelijkheid stellen eerste vragen. 4

5 KENNISMAKEN. Mark Reijndorp Gerdinand Bosch 5

6 KENNISMAKEN. Achtergrond: Bedrijfseconoom Ervaring met meerdere aanbestedingen 24-jaar (internationaal) bedrijfsleven ervaring 6,5 jaar bij Avans Mark Reijndorp Rol in EA NFMS: Programmamanager DFS 2020 Projectleider van EA NFMS 6

7 KENNISMAKEN. Achtergrond: Organisatiewetenschappen Verandermanagement & leiderschap Implementaties & Informatiemanagement 7,5 jaar bij Avans Gerdinand Bosch Rol in Europese Aanbesteding NFMS: Opdrachtgever programma DFS 2020 Adjunct directeur DFS 7

8 DFS. Service Unit Studentenadministratie Service Unit Financiële administratie Team Beleid, planning & control Team Advies Coördinator Coördinator Coördinator O2C P2P (incl. projecten) R2R Directieteam Programmamanagement 8 DFS 2020

9 Introductie van Avans Hogeschool Infographic uit BD? 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 FASERING MENS & ORGANISATIE PROCES SYSTEEM JUNI NOVEMBER 2015 FASE 1: AAN DE SLAG NOVEMBER 2015 ZOMER 2017 FASE 2: LEREN & ORGANISEREN NAJAAR 2017 FASE 4 : NAZORG April 2016 LEAN TRAININGEN DFS ACADEMY TRANSITIE & OPTIMALISATIE INKOOP TOT BETALING A A N B E S T E D I N G TRANSITIE & OPTIMALISATIE INSCHRIJVING TOT BETALING TRANSITIE & OPTIMALISATIE PROJECTBEHEER EN -CONTROL TRANSITIE & OPTIMALISATIE VASTLEGGING TOT RAPPORTAGE EVALUEREN, NAZORG WAARMAKEN EN VERVOLG VORMGEVEN IMPLEMENTATIE PROQURO FEBRUARI 2016 ZOMER 2017 FASE 3: NIEUW FINANCIEEL SYSTEEM IMPLEMENTATIE BUSINESS OBJECTS & DWH BENUTTING QUICK SCAN FMS A A N B E S T E D I N G INRICHTEN SYSTEEM IMPLEMENTATIE SYSTEEM 21 14

15 Projecten HUIDIG APPLICATIEMODEL (IST). TIMETELL Bedrijfsonderdelen XLS HRIS Salaris journaal FAK400 E-transaction OSIRIS (SA) (student) debiteuren (student) debiteuren D-BASICS ARGENTIS Mail serv er XLS Crediteuren CSV Legenda Niet - vervangen Vervangen overwegen PROQURO Centrale database Gebruikers en personeel Order acceptatie annulering Kostendragers dimensie 5 CORSA Invoice Facturen Xtractor Server - TIFF POST kamer Facturen Crediteuren stamtabellen ETL FMS FMS DWM Afschrijvingen Investeringen PAIN XML CAMT.053 MT940 FAC RABO (RCM) DWH Business objects 15

Inkoop order P2P systeem NIEUW FINANCIEEL MANAGEMENTSYSTEEM Facturen Xtractor PAIN XML CAMT.

16 VOORGESTELD APPLICATIEMODEL. HRIS OSIRIS (SA) BEDRIJFSONDERDELEN Salaris journaal (student) debiteuren Crediteuren Facturen Inkoop order P2P systeem NIEUW FINANCIEEL MANAGEMENTSYSTEEM Facturen Xtractor PAIN XML CAMT.053 MT940 BO voor rapportages direct op de transactionele systemen en op DWH. Centrale database Gebruikers en personeel Server - TIFF POST kamer RABO (RCM) Business objects DWH 16

17 Avans NFMS Versie Toekomstig applicatielandschap 1 5 HR Core (Raet) DMS Corsa (BCT) GEMAL (Raet) 2 OSIRIS (Caci) 3 4 FINANCIEEL SYSTEEM Grootboek D/C Begroting Verplichtingen Prognose Projecten Urenregistratie Vaste Activa Creditmanagement Interfaces 9 PROQURO (P2P) 6 Rabo CM 7 TAKEN- PLAATJE 8 DATAWAREHOUSE Business Objects Eerste ring, binnen Avans netwerk Tweede ring, buiten Avans Systeem Handmatige interface Automatische interface 17

18 DOEL VAN DE AANBESTEDING. Integraal onderdeel kunnen zijn van DFS 2020 en hier aan bijdragen ( 3.1). Aanschaf, implementatie & exploitatie financieel management systeem ( 3.2). FLEXIBILITEIT PARTNERSCHAP Samenwerkingsrelatie op basis van wederzijds vertrouwen ( 3.2). Looptijd van 5 jaar met optie tot verlenging (maximaal 15 jaar) ( 3.4). CONTINU VERBETEREN SYSTEEM VS OPLOSSING BUSINESS CONTROLLER PROJECTADMINISTRATIE BUDGETTING, PLANNING & CONTROL PROCESGERICHT WERKEN 18

19 VRAGEN OVER DE AANBESTEDING? Gelegenheid voor het stellen van eerste vragen; De definitieve beantwoording van de vragen worden verwerkt in Nota van Inlichtingen 1. 19

20 VERVOLG VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE Activiteit Datum Plaatsen van aankondiging op Tenderned 11 april 2016 Uiterste deadline voor het aanmelden voor de Inlichtingenbijeenkomst 18 april 2016 om uur Inlichtingenbijeenkomst 19 april 2016 om uur Uiterste termijn indienen vragen voor vragenronde 1 22 april 2016 vóór uur Versturen Nota van Inlichtingen 1 29 april 2016 Uiterste termijn indienen vragen voor vragenronde 2 4 mei 2016 vóór 11:00 uur Versturen Nota van Inlichtingen 2 11 mei 2016 Sluitingsdatum ontvangst Inschrijvingen 23 mei 2016 vóór 11:00 uur Uitnodiging voor de interviews en gebruikerservaringstoets 2 juni 2016 Interviews 9 en 10 juni 2016 Gebruikerservaringstoets Week 23 Voorlopige Gunningbeslissing 17 juni 2016 Verificatiedemonstratie 22 juni 2016 Definitieve Gunningbeslissing 8 juli 2016 Ingangsdatum Overeenkomst 15 juli 2016 Uiterste datum In Productiename 30 juni

21 TOT SLOT SUCCES MET UW INSCHRIJVING! 21

Vergelijkbare documenten

Bijlage A: De Avans-omgeving en behoeften

Bijlage A: De Avans-omgeving en behoeften HERZIENE DOCUMENTATIE 1. Organisatie 2. Structuur financieel systeem 3. Financiële verantwoording en rapportage 4. Projecten 5. Tijdregistratie 6. Fiscaliteiten