Voorbereiding afsluiting van een boekjaar in de WINexpert+ Boekhouding

Transcriptie

1 Centrum voor Informatica, Research en Ontwikkeling bvba BTW BE RPR Gent Beukendreef Lochristi ARGENTA IBAN BE BIC ARSPBE22 Tel: Voorbereiding afsluiting van een boekjaar in de WINexpert+ Boekhouding 1) Doel van de voorbereiding De afsluiting van een boekjaar (zelfstandige, VZW, vennootschap) kan heel wat boekhoudkundig werk vergen. Het is immers de bedoeling een eindbalans op te stellen conform de wetgeving (ook voor zelfstandigen, VZW's, enz.). Dat vergt manueel controle- en uitpluiswerk. De WINexpert+ kan optioneel hulp bieden door informatie te verzamelen en te presenteren om met een druk op de knop te registreren. Het gaat hierbij om tijdrovende formaliteiten, die rechtstreeks verband houden met de afsluiting. Bijkomend voordeel is, na de heropening voert de WINexpert+ deze verrichtingen opnieuw uit... maar omgekeerd!! Als u over de rekening voorraadmutaties uw voorraad verhoogde / verlaagde boekt de WINexpert+ bij de heropening omgekeerd. Als u kosten / opbrengsten uit een boekjaar liet overlopen naar het volgende boekjaar, zal de WINexpert+ bij de heropening van die overlopende rekeningen weer kosten en opbrengsten maken. Als u door de nieuwe Btw-wetgeving per facturen zonder 'Btw-belastbaar feit' laat overlopen naar het volgende boekjaar, zal de WINexpert+ die bij het heropenen (voor het nodige deel) weer klaarzetten om verder te verwerken. Als u negatieve banksaldi overboekte naar een kortlopende schuld zal de WINexpert+ bij de heropening de banksaldi weer herstellen. Als u... 2) Opbouw resultaat Dit programma-onderdeel bestaat uit 8 tab-bladen, waarvan het 8ste u een overzicht geeft van het geregistreerde resultaat (winst / verlies) + de virtuele invloed van de tab-bladen 2, 4, 5 en 7. De bewerkingen op de andere tabbladen hebben geen gevolg voor het (deels virtuele) resultaat. Met andere woorden, als u de voorraad aanpast over tab-blad '7 OTD saldi' zal u in de resultaatsverwerking de invloed ervan op winst / verlies virtueel zien, zelfs voordat u de voorraadaanpassing registreert. Als u over te dragen kosten / opbrengsten op tab-blad 5 aanduidt zal u de invloed ervan op het resultaat virtueel zien, zelf voordat u de overdracht registreert. Zo volgt u, voordat u op één van de tab-bladen op de knop 'Registreren' drukt, het verloop van het resultaat op. 1

2 3) De werkwijze U verricht aan het einde van het boekjaar de nodige boekingen in het diversen dagboek, zoals afschrijvingen, correcties, toewijzingen aan niet-aftrekbare Btw, privé te dragen kosten, herzieningen van Btw, enzovoorts. De WINexpert+ kan u daarna vergaand helpen bij de formele afhandeling van de afsluiting met dit programma. 4) Tab-blad 1. Checklist Alvorens af te sluiten zijn er talrijke (meestal fiscaal getinte) elementen in de boekhouding na te kijken, de ontvangst van bepaalde afrekeningen te controleren, de 'inventaris' bij te werken van deels privé gebruikte bedrijfsmiddelen, aflossing leningen aan zaakvoerders / vennoten, saldi derden-rekening bij de bedrijfsadvocaat, datum-logica (derde woensdag van de vijfde maand volgend op de afsluiting) van de Algemene Vergadering, bij derden op te vragen belangrijke documenten, ontvangst Btw-rekeninguittreksel Administratie om de Btw-stand te synchroniseren... Stel een checklist samen van 'noemenswaardig belangrijke' handelingen om een dossier 'afsluitklaar' te maken. Deze handelingen zijn specifiek voor dit dossier en vallen niet onder de verdere tab-bladen. U kunt deze in de loop van het jaar aanvullen of wijzigen In de kolom 'Uitgevoerd" kunt u de datum van uitvoering / nazicht vermelden (of een korte mededeling, max 20 tekens lang). Als u een '*' (sterretjes-toets) indrukt vult de WINexpert+ de huidige datum voor u in. Deze lijst gaat steeds over naar een volgend boekjaar, waarbij de WINexpert+ tijdens de afsluiting de kolom 'Uitgevoerd' voor u wist, zodat u automatisch een nieuwe, vooraf ingevulde checklist heeft. Tip: om de te checken punten te herschikken klikt u met de muis een regelnummer vast en versleept het tot boven de regel, waarbóven u de versleepte regel wilt plaatsen; de WINexpert+ hernummert automatisch de items. Nota: iedere item kan maximaal 219 tekens lang zijn. Nieuwe regels binnen hetzelfde regelnummer krijgt u door niet simpelweg op Enter te drukken (dan springt u door naar het volgende veld), maar de Ctrl-toets ingedrukt te houden als u op Enter drukt. Maximum vier lijnen binnen één item zijn zichtbaar. De WINexpert+ gaat zelf na of alle afschrijvingen uit de investeringsmodule geboekt zijn. Indien hij afwijkende bedragen vindt meldt hij die op een rode achtergrond om uw aandacht te trekken. 2

3 Checklists uit andere dossiers (niet in netwerk-versie) Het is mogelijk de checklists uit andere dossiers te raadplegen, daarvan lijnen over te nemen, maar ook om die te wijzigen en meteen te registreren vanuit het geraadpleegde dossier. Handig om niet alleen de checklist van dit dossier uit te breiden / bij te werken, maar ook die van anderen op te volgen. Als u bijvoorbeeld per post een tiental Btw-rekeninguittreksels ontvangt kunt u vanuit één dossier de ontvangst in alle dossiers bevestigen. De WINexpert+ doorloopt enkel de aanwezige, niet afgesloten dossiers; dat zijn de dossiers zonder 'afgesloten' in de dossiernaam. Overnemen van een item uit een ander dossier doet u door met de middenmuistoets (doorgaans het 'wieltje') in de eerste kolom het nummer (dossiernummer en volgnummer item) aan te klikken. De regel wordt eventjes groen om u te tonen de regel gekopieerd te hebben naar het actieve dossier. Registreren De (eventueel gewijzigde) items registreren doet u met twee verschillende knoppen. De standaard-knop 'Registreren' slaat de checklist van dit dossier op. De knop 'Registreer de andere dossiers' bewaart de eventuele wijzigingen in de andere checklists (niet in netwerkversie). 5) Tab-blad 2. OTD aan- en verkoopfacturen Dit is het gevolg van de nieuwe Btw-wetgeving per Indien het Btw-belastbaar feit van levering of dienstverlening niet heeft plaatsgevonden in het boekjaar is de kost niet geconsumeerd en de opbrengst niet gerealiseerd. Deze zijn dan ook over te dragen naar het nieuwe boekjaar. Deze kosten / opbrengsten kunnen niet mee met tab-blad '5. OTD kosten en opbrengsten' want moeten per boekingslijn worden overgenomen mèt de Btw. Immers, hoewel de Btw bij de aankoop- en verkoopfacturen bij het boeken op de rekeningen ' Te ontvangen Btw' en ' Te betalen Btw' verschenen is die Btw door het ontbreken van een Btw-belastbaar feit nog niet opeisbaar. Het zijn dus nog niet gerealiseerde vorderingen en schulden, die in de eindbalans niet op de en niet op de voorkomen. 3

4 Werkwijze: u moet niet meer doen dan raadplegen, afdrukken en registreren. Het gaat hier om weten wat er met uw eindbalans / beginbalans gebeurt, want door de aard van de overdracht kunt/mag u daar geen invloed op uitoefenen. 6) Tab-blad 3. Resterend OTD nog aan te geven boekingen Het zou niet mogen voorvallen, maar... Het betreft: A) over te dragen nog aan te geven boekingslijnen (NIET wachtend op Btw-feit) B) in een latere (volgend boekjaar) aangifte opgenomen boekingslijnen Indien zich in een boekjaar (nog) niet-aangegeven boekingen bevinden of boekingen, die in een latere Btw-aangifte zijn opgenomen, kunt u hiermee de bedragen (een totaal per vak) overdragen naar het volgende jaar (boekhoudkundig neutraal over de rekening met nul-saldo). De WINexpert+ neemt uit eerdere periodes de nog niet aangegeven boekingslijnen mee in de Btw-aangifte (tenzij u aanvinkt u te willen beperken tot de aangifteperiode). Dit is nodig om aan de nieuwe Btw-wetgeving 2013 tegemoet te komen. Indien bijvoorbeeld de financiële dagboeken pas achteraf werden ingegeven (en al dan niet in een volgende aangifte verschenen) zijn er boekingen, waarvan de Btw-Administratie niet op de hoogte is, want ze komen niet voor op uw Btw-aangiftes. Dit gebeurt ook als u bij de latere afwerking van het boekjaar Btw-onderworpen kosten wijzigt door ze bijvoorbeeld toe te wijzen aan privérekeningen (en u niet de Btw-voet NVT gebruikt). Indien u geen corrigerende aangifte meer indient kunt u wel de Btw-vakken in de boekhouding in overeenstemming brengen met de ingediende aangiftes met dit tab-blad. De WINexpert+ boekt dan per vak een totaalbedrag op en af de ' Interne Btw-rekening' voor a) de nog aan te geven Btw-vakken (met als kenmerk 'Nog aangeven') b) de reeds in een volgende aangifte (van het volgende boekjaar) aangegeven vakken, om de Btwverantwoording in dat nieuwe boekjaar consistent te houden. Eenzelfde vak kan dus meermaals in de boeking voorkomen, eentje met de aanduiding 'Nog aangeven' en verder met de Btw-aangifte(s) waartoe hij behoort. Uitsluitend de Btw op de (nog) niet-aangegeven boekingen komt in aanmerking (uw beslissing) te worden aangegeven als herziening in het Btw-vak 61 of 62. U vinkt dan de optie aan. 4

5 Werkwijze: u moet niet meer doen dan raadplegen, afdrukken en registreren. Het gaat hier om weten wat er met uw Btw-aangiftes (en de verantwoording daarvan) gebeurt, want door de aard van de overdracht kunt u daar niet meer invloed op uitoefenen dan te kiezen of de verschuldigde / aftrekbare Btw op hun oorspronkelijk vak overgaat dan wel over vak 61 of 62 voor uitsluitend de nog niet-aangegeven boekingslijnen. Opgelet: als het hier om grote bedragen gaat zal het wellicht niet gemakkelijk zijn de overeenstemming van de Btwaangifte enerzijds met de boekhoudkundige rekeningen anderzijds aan te tonen. U kunt in dat geval overwegen terug te vallen op de gedetailleerde historiek per Btw-vak. Opmerking: het gaat hier om Btw-aangiftes. De raadpleging en het registreren heeft geen invloed op het resultaat. 7) Tab-blad 4. Afrekening Btw-saldo De Btw-toestand van de onderneming is verspreid over meerdere grootboekrekeningen. Aan het einde van het boekjaar dient die als één bedrag op de ' Te ontvangen Btw' of de ' Te betalen Btw' voor te komen. Deze saldering handelt de WINexpert+ automatisch voor u af. Meer nog, hij 'synchroniseert' uw boekhouding met het Btw-rekeninguittreksel zoals de Staat u toezendt. Boek verschil op zelf te kiezen rekening Dit tab-blad bestaat uit 4 kaders: A) Dit is de toestand zoals de boekhouding die weergeeft op alle Btw-gerelateerde rekeningen. Indien afwijkend van het door de Staat verstrekte Btw-uittreksel boekt u het verschil af bij B). B) Met de afrekening brengt u het jaarsaldo van de Btw op één rekening èn doet u het overeenstemmen met het Btw-rekeninguittreksel, de stand van de Btw zoals de Administratie u die toestuurt. Eventuele kleine verschillen kunt u automatisch laten afboeken op 'betaalverschillen', grotere verschillen horen thuis op een afzonderlijke rekening boetes, intresten, uitzonderlijke kosten, e.d. C) Ter informatie: deze Btw-bedragen van tab-blad 3 maken geen deel uit van deze afrekening vanwege nog niet aangegeven of in een volgend boekjaar aangegeven. Samen met de lijst van A) vormen ze de Btwgerelateerde rekeningen in de eindbalans. 5

6 D) Ter informatie: dit is de toestand zoals de Btw-Administratie die kent, beginbalans (= het Btwrekeninguittreksel aan het begin van het boekjaar) + de schulden / tegoeden uit de aangiftes * de betalingen / ontvangsten. Werkwijze: raadpleeg, pas (gebeurlijk) het voorgestelde bedrag bij '... het Btw-rekeninguittreksel' aan, kies hoe een gebeurlijk verschil in de boekhouding te verwerken, maak een afdruk en registreer. Opmerking: de WINexpert+ heeft de Btw op de aan- en verkoopfacturen, waarvan het Btw-plichtig feit zich nog moet voordoen (tab-blad 2), geweerd. Die Btw is immers nog niet opeisbaar / aftrekbaar en aldus nog geen echte schuld of vordering. 8) Tab-blad 5. OTD kosten en opbrengsten Kosten, die tijdens het boekjaar niet volledig 'geconsumeerd' zijn dienen voor het overblijvende deel aan het volgende boekjaar te worden toegewezen. Net voor het einde van het boekjaar de stookolietanks nog bijgevuld? Dan heeft u een 'voorraadje' kosten, die deels niet ten laste van het huidige boekjaar vallen maar in het volgend boekjaar horen. Nog net voor het einde van het boekjaar enkele verzekeringspolissen betaald? Voor de looptijd in het nieuwe boekjaar dienen ze ook deels naar dat volgende boekjaar overgedragen te worden. Dit gaat ook op voor opbrengsten. Verhuurt u op langere termijn? Dan is de opbrengst gedurende het nieuwe boekjaar ook aan dat volgend boekjaar toe te wijzen. Pro rata met / De WINexpert+ toont u een overzicht van de 6- en 7-rekeningen. Als u er eentje van aanklikt krijgt u de historiek van die rekening te zien met ook een kolom 'Overdragen'. Vindt u in die historiek bedragen, die (deels) overgedragen moeten worden klikt u in die kolom 'Overdragen' op de historieklijn. Vervolgens kunt u: a. het over te dragen bedrag intypen b. een over te dragen percentage intypen, bijvoorbeeld 50%; u gebruikt dan het %-teken na de cijfers c. het bedrag 'pro rata' 365 dagen verdelen over het huidige boekjaar en het volgende; u gebruikt de / (schuine streep) zonder cijfers. d. het totale bedrag overdragen; u gebruikt de '=' (is-gelijk-teken) zonder cijfers. 6

7 De WINexpert+ zet automatisch zelf het teken (debet / credit), dat nodig is om het bedrag over te doen dragen. Ook let hij er op, dat géén groter bedrag wordt overgedragen dan het bedrag zelf. Het over te dragen bedrag verschijnt ter informatie in het overzicht van de rekeningen (en heeft virtuele invloed op de resultaatsverwerking). Opmerking: omdat de WINexpert+ deze over te dragen rekeningen bij de heropening weer automatisch op de kosten-/ opbrengstenrekening zet, per boekingslijn, kunt u met weinig moeite gedetailleerd werken. Gebruik dus bij voorkeur 'Per overgedragen boeking registreren'. Kiest u voor 'Per overgedragen rekening registreren'? Maak dan zeker eerst een afdruk, zodat u beschikt over het wettelijk nodige detail om de boeking te kunnen verantwoorden. De WINexpert+ zal u er aan herinneren. De afdruk beperkt zich tot de over te dragen rekeningen met de over te dragen historiek voor de over te dragen bedragen. 9) Tab-blad 6. Aflossing langlopende financieringen In de eindbalans dienen de langlopende schulden / financieringen (17-rekeningen) naar kortlopende schulden (42- rekeningen) te worden overgebracht voor het deel, dat in het volgende boekjaar zal vervallen. De WINexpert+ werkt met zogenaamde aflossingsplannen. Eénmaal geeft u in hoe zo'n langlopende schuld / financiering afgelost wordt en tijdens de voorbereiding van de afsluiting stelt hij automatisch de nodige boekingen voor. Die boekingen op de 42-rekeningen gaan PER aflossingslijn over naar het volgende boekjaar, zodat u tijdens het inschrijven weet aan welke aflossingen u zich mag verwachten. Nieuwe aflossingsplannen kunt u (bij voorkeur) tijdens het boeken ingeven. Afhankelijk van uw instellingen in de parameters (menu 'Overigen', menupunt 'Parameters', tab-blad 'Dagboeken') verschijnt dit onderdeel automatisch op uw scherm na registratie van een 17-rekening met een credit-saldo in uw dagboeken. Handig, want u heeft wellicht de nodige documenten bij de hand. Indien niet kunt u dit onderdeel sluiten en verder werken. Later kunt u alsnog het aflossingsplan registreren of verfijnen. De boekhoudkundige waarde van een aflossingsplan Een aflossingsplan is een bron van boekingen, bij de afsluiting of wanneer u dat maar wenst, maar heeft op zich zelf geen boekhoudkundige waarde. U kunt dan ook het aflossingsplan wissen en vervangen door een ander, bijvoorbeeld bij herziening van een financiering zonder dat er een nieuwe boeking op de 17-rekening plaatsvindt. Tip: maak zoveel 17-rekeningen aan als het dossier lang lopende financieringen / schulden heeft en houd het op één aflossingsplan per rekening. Zo loopt de afwerking van het aflossingsplan gelijk met het saldo van de 17- rekening en kunt u het aflossingsplan gemakkelijk identificeren. U kunt en mag echter zoveel aflossingsplannen voor een 17-rekening aanmaken en verwerken als u maar wenst. Opstellen van een aflossingsplan (boeking op 17-rekening is / was credit) Aflossingen geschieden doorgaans als annuïteiten, soms als lineair berekende bedragen. U duidt de gewenste aflossingswijze aan en geeft ofwel het totaal te financieren bedrag ofwel het periodiek te betalen bedrag in. Let op het aanstippen van de toepasselijke optie. De 'Startdatum (voor aflossingsritme)' is de datum van de eerste aflossing; die kan in de toekomst liggen, maar ook in het verleden (als u achteraf een aflossingsplan opstelt, zoals in onderstaand voorbeeld). Door aan te vinken, dat de aflossingsdatum steeds het einde van de maand is, houdt de WINexpert+ rekening met het verschillend aantal dagen in de maanden (opgelet als u voor 'Per vier weken' als aflossingsritme kiest). 7

8 Kies vervolgens het aflossingsritme en druk dan op de knop 'Stap 2) Bereken aflossingsplan'. De WINexpert+ toont u in een rooster de verschillende aflossingen en kleurt de regels als volgt: Lichtrood Blauw Groen Wit Aflossingen vóór het huidige boekjaar Aflossingen van dit boekjaar Aflossingen van komend boekjaar Aflossingen na dit boekjaar Dit is slechts een signaalfunctie. U kunt na registratie van het aflossingsplan nog zelf bepalen welke aflossingen in welk boekjaar zullen vallen. Dit Sub-tab-blad gebruikt u éénmalig om het aflossingsplan op te stellen U krijgt een afwijkend aflossingsplan voorgesteld? Verschillende financiële instellingen hanteren variaties, zoals afrondingen op één, tien of honderd euro, iedere aflossing te verhogen met een vaste kost, enzovoorts. Deze zijn niet te voorzien, maar u kunt het aflossinsplan tot op de cent en dag nauwkeurig aanpassen. De WINexpert+ voorziet in twee wel voorspelbare variaties, namelijk 1. de verwijzing van de betaling naar het begin van de periode (met een opvallende verhoging in het afgelost kapitaal van de eerste aflossing omdat die geen rente bevat) en 2. de aflossing van een annuïteit in deelbetalingen; zo kan het aflossingsplan bijvoorbeeld uit vijf jaarlijkse annuïteiten bestaan, maar moet iedere maand rechtlijnig één twaalfde van zo'n annuïteit betaald worden. Het berekend aflossingsplan kunt u aanpassen in datum en afgelost bedrag door op het betreffende veld te klikken (en met Enter springt u door naar het volgende veld). De moeite, die u zich nu getroost om het aflossingsplan op punt te stellen, loont met iedere afsluiting, die u verricht, want de WINexpert+ zal dan automatisch de juiste bedragen voorstellen. 8

9 De status van het aflossingsplan opvolgen / bijsturen? Na de registratie van het aflossingsplan toont de WINexpert op sub-tab-blad 1 nog eens het aflossingsplan met een bijkomende statuskolom. Die status verspringt in een oneindige lus, steeds als u er op klikt. Overdragen Nu boeken Gedaan De WINexpert+ stelt ten gepaste tijde automatisch 'Nu boeken' voor en draagt de overige regels over naar volgende boekjaren Zodra u op de knop Registreren' drukt maakt de WINexpert+ er een boeking van; de status wordt daarna automatisch 'Gedaan' U heeft zelf de nodige boekingen verricht (of zal dat nog doen) Dit Sub-tab-blad gebruikt u éénmalig om het aflossingsplan over de jaren te verdelen (status) Slechts bij de eerste keer stelt de WINexpert+ de boekingen van dit boekjaar nog te doen Tip: door met de muis een statusregel aan te klikken en met ingedrukte muisknop naar beneden te trekken zet u de geselecteerde reeks statusregels in één keer om. Ook in dit overzicht kunt u in de kolommen 'Datum' en 'Bedrag' klikken om die aan te passen (want zulks zou wel eens pas in de loop van het aflossingsplan noodzakelijk kunnen blijken). Met de Enter-toets springt u door naar het volgende veld met overslaan van de groene lijnen. Daarvan kunt u weliswaar ook datum en bedrag aanpassen, maar is dermate ongebruikelijk dat u er voor met de muis in moet klikken. Nota: die eerste keer, dat de WINexpert+ het aflossingsplan toont, stelt hij de regels in het verleden (vóór de openingsperiode) voor als 'Gedaan', die van het boekjaar zelf als 'Nu boeken' en de andere regels als 'Overdragen'. U past het voorstel aan totdat het past met hoe u het dossier wil verwerken en registreert het. Aflossingsplannen wissen? U wist ze in hun geheel door in de groene regel op de status 'Bewaren' te klikken. Die verandert dan in 'Wissen'. Zodra u op de knop 'Registreren' drukt... voert de WINexpert+ éérst alle boekingen uit en wist daarna de plannen met de status 'Wissen'. 9

10 De WINexpert+ staat niet toe dat u slechts regels wist in een aflossingsplan; u kunt de status op 'Gedaan' zetten om de regel geen invloed (meer) te laten hebben of het bedrag op 0,00 zetten. Dit is het gebruikelijke overzicht als u de afsluiting voorbereidt met bestaande aflossingsplannen Gebruik deze knop om de hoeveelheid informatie te beperken tot wat er toe doet voor de afsluiting Diversen Van ieder in een aflossingsplan gebruikte 17- of 42-rekening zal de WINexpert+ de 'Historiek is afpuntbaar' in de rekeningenfiche (opnieuw) aanvinken om zich te verzekeren van een gedetailleerde afwerking, post per post, van het aflossingsplan. Op het scherm en in de omschrijving gebruikt de WINexpert+ de afkorting 'LLS' om een LangLopende Schuld aan te duiden (langer dan een jaar) en 'KLS' voor een KortLopende Schuld (korter dan een jaar). Bestaat er voor een 17-rekening (met een saldo bij de afsluiting) nog geen aflossingsplan, dan zal de WINexpert+ dat bovenaan het overzicht tonen. U mag die opmerking(en) negeren als u zelf de nodige boekingen verricht (heeft). Debet- en creditboekingen van de 17-rekeningen - wat doet de WINexpert+ met de aflossingsplannen? Een creditboeking op een 17-rekening wijst op het ontstaan of vergroten van de langlopende schuld. De WINexpert+ zal u dan het tweede Sub-tab-blad voorstellen om desgewenst een (nieuw?) aflossingsplan op te stellen. Een debetboeking wijst op afboeken of verkleinen van de langlopende schuld. U krijgt dan het eerste Sub-tab-blad voorgesteld met alle bestaande aflossingsplannen van die ene 17-rekening om die aan te passen of te wissen. In de parameters kunt u per dagboek bepalen of na registratie van het document de WINexpert+ al dan niet deze hulp om aflosplannen op te stellen of te wijzigen zal tonen. Dit is ook mogelijk in het verkoopdagboek, voor het geval bij de verkoop van een op lange termijn gefinancierd goed u bij de boeking van de factuur meteen de financiering afboekt. Vastleggen of de WINexpert+ wel of niet de aflosplannen moet voorstellen na registratie van een document doet u in de parameters (menu 'Overigen', menupunt 'Parameters', tab-blad 'Dagboeken', aanvinkoptie '... voor 17-rekeningen aflossingsplan voorstellen / beheren'. 10

11 Aanvinken als u na de boeking op een 17-rekening een aflosplan wilt opstellen of wijzigen / wissen 10) Tab-blad 7. OTD saldi-aanpassingen Ook als een dossier niet de opstelling van een jaarrekening vergt, een balans is slechts correct (en vergelijkbaar met andere ondernemingen in die bedrijfstak) als die de systematiek van de jaarrekening respecteert. De debet-/creditnota van de synthesrekeningen (de eerste twee cijfers van de grootboekrekeningen) dienen overeen te stemmen met hun aard zodat de balans geen negatieve vorderingen, geen negatieve schulden en ook geen negatieve banksaldi (die horen in de eindbalans thuis op een kortlopende schuldenrekening) toont. U kunt de juiste notatie van de syntheserekeningen laten controleren in de proef- en saldibalans. Bij deze voorbereiding van de afsluiting voert hij dezelfde controle uit, maar biedt hij u meteen de mogelijkheid de nodige wijzigingen aan te brengen. Bekijk de verschillende rode meldingen door hier te klikken In dit onderdeel voert de WINexpert+ nog een bijkomende controle uit, namelijk het voorkomen van de rekening op de jaarrekening (VKT). Rekeningen zoals de ' Wachtrekening' en ' Interne Btw-rekening' zijn normaal te gebruiken grootboekrekeningen, waarvoor evenwel geen plaats is in de jaarrekening. 11

12 Meer nog, als u de voorraadmutatie hier opgeeft zal de WINexpert+ die bij de heropening automatisch weer omzetten, zodat u in het nieuwe boekjaar vertrekt vanuit de juiste toestand zonder er zelf voor te hebben moeten boeken. Opmerking: deze over te dragen aanpassingen in de saldi worden bij de heropening teruggedraaid. Als het om boekhoudkundige foutjes zou gaan zet u die best recht in het diversen dagboek voordat u deze voorbereiding van de afsluiting uitvoert. Deze toegevoegde boeking zal in de heropening automatisch omkeren Als u dus voor dit dossier een jaarrekening moet opstellen werkt u dus best ook die opmerkingen weg door de bedragen over te boeken op rekeningen, die wel in de jaarrekening voorkomen. U werkt als volgt Dubbelklik (linkerrooster) op de aan te passen rekening om er een blanco regel aan toe te voegen. 2. Dubbelklik (rechterrooster) om een rekening te kiezen. Die verschijnt links op 2 plaatsen (combi-boeking). 3. Klik in de Debet- of Credit-kolom om de correctie in te typen. 4. De correctie verschijnt automatisch omgekeerd in de combi-boeking. 5. Klikken op een andere kolom in de toegevoegde regels laat u naar de combi-boeking springen. Twee rekeningen kunt u niet op deze wijze bewerken, de ' Debiteuren' en de ' Crediteuren'. Deze hebben namelijk een individuele rekening nodig om op te boeken. Als hierin wijzigingen nodig zijn boekt u die in het diversen dagboek (actieve periode 'Afsluiting'). Een nieuwe rekening nodig terwijl u bezig bent? Klik dan met de rechtermuistoets op het overzicht van de rekeningen, aan uw rechterkant van het scherm. U ziet dan het vertrouwde menuutje waaruit u verschillende opties kunt kiezen. Na de rekening aangemaakt te hebben (of een omschrijving aangepast) zal het overzicht met de rekeningen automatisch vernieuwen en de nieuwe gegevens tonen. De afdruk beperkt zich tot de mutaties zoals ze op het scherm staan. Opmerking: de 6- en 7-rekeningen in dit overzicht houden GEEN rekening met de OTD kosten en opbrengsten uit tab-blad 4. U kunt dus best eerst die OTD kosten en opbrengsten bepalen en registreren in tab-blad 5 alvorens de saldi na te kijken / aan te passen. Nota: als u geen bedrag invult bij de toegevoegde regel zal de WINexpert+ die regel bij het herrekenen weer wissen. 12

13 11) Tab-blad 8. Resultaatsverwerking Dit toont een overzicht van het geregistreerde resultaat, voegt daarbij virtueel de kosten / opbrengsten zoals die bij de raadplegingen in wacht staan en toont u de opbouw van dat resultaat. Deel van de resultaten kunt u hier - toevoegen aan de reserves zoals voorzien in de jaarrekening VKT - als vergoeding van het kapitaal uitkeren (Debet en Credit ) - aan de bestuurders/zaakvoerders uitkeren (Debet en Credit ) De rest gaat automatisch over naar over te dragen winst of verlies. Slechts als de 'virtuele' kosten / opbrengsten weggewerkt zijn door ze te registreren in de andere tab-bladen kunt u het resultaat ook boeken. Dit is immers de ultieme afsluitverrichting, waarna (normaliter) geen boeking meer nodig zou (mogen) zijn. Alvorens te registreren is het wellicht nuttig op de knop 'Boekingsvoorstel' te klikken en een afdruk te maken voor de volledigheid van het dossier. Nog niet geregistreerde effecten van de andere tab-bladen 12) Te complex? Afsluitverrichtingen kennen door hun aard een zekere complexiteit. Daaraan kan de WINexpert+ niet verhelpen. Door de formele afsluitverrichtingen in dit onderdeel over te nemen verlicht de WINexpert+ de werklast van wie boekhoudt en voorkomt hij nare verrassingen (zoals pas bij het opstellen van de jaarrekening ontdekken rekeningen te hebben gebruikt, die daarin niet voorkomen). Indien de boekhouding met passende zorg is bijgehouden kunt u... Op tab-blad '2. OTD aan- en verkoop- facturen' volstaan met Raadplegen, Afdrukken en Registreren. Dit is een formaliteit die een computer wellicht beter kan afhandelen dan een gebruiker. Op tab-blad '3. Resterend OTD nog aan te geven boekingen' volstaan met Raadplegen, Afdrukken, kiezen of u de nog aan te geven Btw al dan niet over de herzieningen 61 of 62 laat lopen en Registreren. Ook dit is een formaliteit, die een computer wellicht beter kan afhandelen dan een gebruiker. 13

14 Op tab-blad '4. Afrekening Btw-saldo' volstaan met Raadplegen, gebeurlijk het voorgestelde bedrag van het Btwrekeninguittreksel (door de Staat verstrekt) wijzigen, Afdrukken en Registreren. Deze formaliteit kunt u (mits uw nazicht) eveneens toevertrouwen aan de computer. Tab-blad '5. OTD kosten en opbrengsten' vergt wel menselijke inbreng. De WINexpert+ kan immers niet beslissen welke kosten / opbrengsten en in welke mate ze over te dragen, indien nodig. U kunt echter volstaan met de rekeningen te overlopen en aan de hand daarvan te beslissen welke u even in detail bekijkt om op eenvoudige wijze de overdrachten voor te bereiden. Verder kiest u voor de registratie of u dat gedetailleerd per overgedragen bedrag / boeking doet (aanbevolen) of geglobaliseerd per gebruikte rekening. In dat laatste geval moet u wel VOORAFGAANDELIJK een afdruk maken en bewaren als bewijsstuk hoe de over te dragen bedragen tot stand zijn gekomen. De WINexpert+ herinnert u daaraan en biedt u alsnog de kans de afdruk te maken. Tab-blad '6. Aflossing langlopende financieringen' vergt slechts een druk op de knop 'Registreren' als de aflossingsplannen van de 17-rekeningen zijn ingegeven. Gelet op de relatief geringe moeite (de WINexpert+ neemt alle berekeningen voor zijn rekening) voor een gebruiker en op het jarenlange genot van de automatische overboeking van 17-rekeningen naar 42-rekeningen is het zeker raadzaam de aflossingsplannen op punt te stellen. Tab-blad '7. OTD saldi-aanpassingen' vergt slechts menselijke tussenkomst als er afwijkingen zijn in de systematiek van de eindbalans (tegenover de norm van de jaarrekening VKT). Ook als er voor het dossier geen jaarrekening wordt opgemaakt krijgt de eindbalans een betere structuur door toch de normering te volgen. Ook zelf te kiezen aanpassingen in de saldi, zoals bijvoorbeeld voorraadmutaties, kunt u op deze wijze aanbrengen om het voordeel te genieten van automatische omdraaiing bij de heropening van het nieuwe boekjaar. Tab-blad '8. Resultaatsverwerking' vergt slechts menselijke tussenkomst in in de bestemming van het resultaat, iets wat u anders toch moet doen, maar dan manueel. als er afwijkingen zijn in de systematiek. Ook dit bespaart u werk en tijd. 12) Toelichting Btw einde boekjaar Aan het einde van het boekjaar is er het saldo van verschuldigde / aftrekbare Btw A) Zoals de Btw-Administratie die kent uit de aangiftes; de eindbalans moet deze vermelden op de of om de aansluiting op de buitenwereld te verzekeren. B) Zoals nog aangegeven moet worden in afwachting van een Btw-belastbaar feit. De Btw is nog niet opeisbaar, evenmin aftrekbaar en vormt dus nog geen schuld, evenmin een vordering. Ook zijn, door het ontbreken van het Btw-belastbaar feit, de kosten niet geconsumeerd en de opbrengsten niet gerealiseerd. Die gaan naar het volgende boekjaar als 'Over te dragen kosten' en 'Over te opbrengsten'. Totdat er vanwege de boekhoudwetgeving duidelijkheid over is geschapen neemt de WINexpert+ de Btw daarvan mee in die over te dragen kosten / opbrengsten, evenwel in detail, zodat in het nieuwe boekjaar de 'oude' uitsplitsing hersteld wordt. C) Zoals werd aangegeven in het volgende boekjaar. Immers moet de Btw-aangifte nu ook boekingen meenemen uit het verleden, vroeger dan de aangifteperiode zelf. Als in het volgende boekjaar een Btw-belastbaar feit voltooit m.b.t. een factuur in het vorige, nog af te sluiten boekjaar, dan moet voor wat betreft de afsluiting (toestand einde boekjaar) de eindbalans de toestand weergeven zoals die bestond aan het einde van het boekjaar. Dat is de toestand zoals zonder B). D) Zoals nog aan te geven in ofwel een vervangende aangifte, ofwel in de volgende aangifte van het nieuwe boekjaar. 14

15 Dit betreft de 'later-dan-de-laatste-aangifte-over-het-boekjaar-geregistreerde-boekingen', zoals correctie-boekingen aan het einde van het boekjaar (mits invloed op de Btw-aangifte), later ingegeven financiële dagboeken (mits invloed op de Btw-aangifte), enzovoorts. Van deze boekingen heeft het Btw-plichtig feit zich wel voorgedaan, maar de Btw-Administratie is nog niet op de hoogte gesteld van de opeisbaarheid / aftrekbaarheid. Het saldo te betalen / te ontvangen Btw in de eindbalans mag deze boekingen niet bevatten. Volgens de boekhoudkundige regels zou deze situatie zich niet voor mogen doen. Die regels schrijven immers upto-date boeken voor, waardoor de laatste Btw-aangifte over een boekjaar de up-to-date stand weergeeft. Deze van de regels afwijkende situatie kan de WINexpert+ niet automatisch oplossen voor wat betreft de boekingen. Wel bespaart hij u de anders ingewikkelde overdracht van de Btw-vakken (een totaal per bedrag) naar het volgende boekjaar zodat... - de nog niet aangegeven bedragen daar in de eerstvolgende aangifte mee opgenomen worden - de wel reeds aangegeven bedragen de historiek van de aangiftes BINNEN het boekjaar complementeert De aftrekbare/verschuldigde Btw daaruit vormt weliswaar een echte vordering/schuld (reden waarom de WINexpert+ die boekingen respecteert), maar de Btw-Administratie is daarvan niet op de hoogte bij de verstrekking van het Btwrekeninguittreksel met toestand einde boekjaar. Immers zijn de nog niet aangegeven boekingen onbekend en zijn de later aangegeven boekingen ook pas verwerkt in een later Btw-rekeninguittreksel. Voor de vergelijking in het Btw-saldo van het boekjaar houdt de WINexpert+ dan ook enkel rekening met de bij de Administratie bekend veronderstelbare bedragen (toestand Btw-rekeninguittreksel), die op het boekjaar zelf slaan. Op de website vindt u steeds de laatste ontwikkelingen en altijd de laatste versie van de WINexpert+ om te downloaden. 15