WINexpert+ Boekhouding Inkomende betalingen geautomatiseerd verwerken (optie 036 Isabel - inlezen dagafschriften banken)

Transcriptie

1 BTW BE RPR Gent Centrum voor Informatica, Research en Ontwikkeling bvba Beukendreef Lochristi Tel: ARGENTA IBAN BE BIC ARSPBE22 Worden het er honderdtallen per week, dan is het soms nadenken en in uw boekhouding opzoeken welke leverancier / klant het betrof. De WINexpert+ helpt u daarbij. Immers kunt u snel klanten en leveranciers opzoeken, ook de openstaande posten raadplegen terwijl u bezig bent met intypen, maar als het sneller en gemakkelijker kan... waarom niet? WINexpert+ Boekhouding Inkomende betalingen geautomatiseerd verwerken (optie 036 Isabel - inlezen dagafschriften banken) 3) Electronische dagafschriften Van veel banken kunt u de dagafschriften in PDFformaat verkrijgen, meestal door in te loggen op hun website. Sommige banken gaan verder en stellen u die dagafschriften ook ter beschikking in electronisch formaat. Op Europees niveau is overeengekomen die formaten te standaardiseren in XML-vorm. 1) Financiële boeken zijn verplicht bij te houden, ook in een vereenvoudigde boekhouding De boekhoudwetgeving is duidelijk. Een boekhouding kan slechts bewijskrachtig zijn als die ook de betalingen en ontvangsten bevat. Dit geldt ook voor de vereenvoudigde boekhouding. Ook daarin moet u kunnen aantonen de ontvangen facturen effectief betaald te hebben om die aankoopfacturen af te mogen trekken. Zonder meer is het bijhouden van een kasboek verplicht. Dat is weliswaar een 'oude' verplichting, maar de verplichting geldt nog altijd. Echter verloopt doorgaans het merendeel van de betalingen en ontvangsten via bankrekeningen. Als u de betaling (en ontvangsten) van facturen / creditnota's wilt aantonen, is het bijhouden van financiële boeken onontbeerlijk. Niet alle banken bieden (nu al) die XML-vorm aan en sommigen breiden die uit met eigen codes. De WINexpert+ leert die eigen / nieuwe codes automatisch bij naarmate u meer dagafschriften inleest en registreert. 4) Isabel, stroomlijn uw XML-dagafschriften, betalingen en ontvangsten In België bestaat "Isabel", een initiatief van verschillende banken om de klant één gesprekspartner te bieden met één technologisch 'front' om betalingen te verrichten en te ontvangen. Dat bespaart u de programma's van al uw bankpartners aan te moeten leren en... voor wie zich al eens ergert aan de traagheid van sommige banksites, van Isabel hebben wij onze klanten nog niet horen klagen. 5) De WINexpert+ en Isabel 2) Omvangrijke financiële administratie Voor wie slechts enkele financiële bewegingen heeft is het wellicht gemakkelijk(er) om die rechtstreeks in de financiële dagboeken in te schrijven. Echter kan die stroom bewegingen op uw banken opzwellen en het is niet enkel die omvang, die u meer werk geeft. Van enkele betalingen en ontvangsten weet u wellicht nog uit uw hoofd welke leveranciers en welke klanten het betrof. De WINexpert+ is voorzien van een optie om de electronische dagafschriften (zoals Isabel die verstrekt in XML-vorm) te verwerken. Wellicht zal dat ook gaan bij de XML-dagafschriften van de meeste banken, mits zij zich zorgvuldig houden aan de XML-normen. Dat is echter iets, dat u aan uw bank zou moeten vragen. 1

2 6) De werkwijze De werkwijze is heel eenvoudig. De licenties met de optie 036 'Isabel - inlezen dagafschriften banken' tonen in het scherm voor het inschrijven van financiële dagboeken een bijkomende knop "Inlezen XMLdagafschriften'. Kies het financiële boek en klik hier. ongeacht welk van de twee (of drie, vier...) bankrekeningen gebruikt zijn. Naarmate u meer dagafschriften inleest zal de WINexpert+ meer en meer lijnen automatisch kunnen voorstellen. Uiteraard kunt u zo'n gekozen en geregistreerde combinatie ongedaan maken als het later om een ander rekeningnummer, klant of leverancier blijkt te gaan. Opmerking 1: als u een combinatie maakt in het begin van het dagafschrift zal de WINexpert+ de rest van het dagafschrift aflopen op zoek naar dezelfde codes / IBAN-nummers en bij een gevonden herhaling meteen dat rekeningnummer en / of fichenummer ook voorstellen. Opmerking 2: het 'bijleren' gaat mee met de werkkopieën, de veiligheidskopieën, de kopieën van het dossier naar andere dossiernummers en met de afsluiting. Gebruikt u een vroegere veiligheidskopie van de WINexpert+, dan valt ook de kennis terug tot op het niveau van het maken van die veiligheidskopie. 1.) Download de XML-dagafschriften van Isabel (of van gelijklopende banken) en sla ze op. 2.) Druk in het scherm 'Inschrijven financiëel dagboek' op de knop 'Inlezen XML-dagafschrift'. 3.) De WINexpert+ laat u een XML-bestand kiezen en maakt (met ook bijgeleerde kennis) een voorstel tot inschrijving op. 4.) U kijkt dat na, vult voor (nog) onbekende codes de grootboekrekeningen in en voor (nog) onbekende klanten en leveranciers de juiste fiches. 5.) U registreert het voorstel op uw scherm, precies alsof u het zelf ingetypt zou hebben. 7) De WINexpert+ leert automatisch bij Als een XML-dagafschrift nog onbekende bankcodes bevat en u daarvoor een grootboekrekening kiest, zal de WINexpert+ die combinatie voor u registreren. Bij herhaling van die code zal de WINexpert+ die kennis gebruiken om de juiste grootboekrekening voor te stellen. Dat gaat ook op voor klanten- en leveranciersfiches. De WINexpert+ registreert hun IBAN-nummer. Bij herhaling van dat nummer zal de WINexpert+ die kennis gebruiken om de juiste fiche voor te stellen. Betaalt een klant eens met een andere bankrekening? Of u een leverancier vanuit een andere rekening? Ook die combinaties registreert de WINexpert+ automatisch zodat bij herhaling de klant / leverancier herkend wordt, 8) De WINexpert+ helpt waar hij kan Als het om klanten en/of leveranciers gaat probeert de WINexpert+ uit te zoeken om welke fiche het gaat. a.) Is het IBAN-nummer bekend? Dan verschijnt de fiche als voorstel voor iedere regel met dat IBANnummer. b.) Indien niet, dan zoekt de WINexpert+ uit of er een OGM (overschrijving met gestructureerde mededeling) bestaat, die overeenkomt met de boekhouding èn nog niet afgepunt is. Zo ja, dan stelt hij de fiche voor, ook voor volgende regels zonder OGM als het (nog onbekende) IBAN-nummer overeenkomt. c.) Indien niet, dan zoekt de WINexpert+ naar een perfecte overeenkomst in de naam. Zo ja, dan stelt de WINexpert+ die fiche voor. d.) Indien niet, dan zoekt de WINexpert+ naar een perfecte overeenkomst tussen het bedrag van de regel enerzijds en een niet-afgepunte regel in de historiek anderzijds. Zo ja, dan stelt de WINexpert+ die fiche voor. Is er dan nog altijd geen overeenkomst gevonden? Door dubbel te klikken op het vakje voor het nummer van de klant of leverancier toont de WINexpert+ meteen alle openstaande (dus niet-afgepunte) posten met de in aanmerking komende bedragen afwijkend gekleurd. Dit zijn de bedragen + en - 2%. Dubbelklikken op zo'n openstaande post volstaat om het nummer van de klant/leverancier mee te nemen naar het financiëel dagboek. 2

3 9) Versneld aanmaken van klanten- en leveranciersfiches Als het XML-dagafschrift naam (en eventueel adres) van de klant of leverancier bevat kunt u versneld de fiche aanpassen of een nieuwe maken. Opmerking: Als u er met de rechtermuistoets op klikt krijgt u nog altijd het standaard menuutje te zien om regels te wissen of blanco regels tussen te voegen. Het volstaat op de blauwe regel onder de mededeling te klikken. Als er al een nummer voor de klant of leverancier gevonden / gekozen / ingetypt is, zal de WINexpert+ de fiche voorstellen. Is er nog geen nummer gevonden / gekozen / ingetypt, dan zal de WINexpert+ een nieuwe fiche voorstellen met reeds ingevuld wat het dagafschrift aan informatie bevat. Soms is dat ook het volledige adres, soms slechts een deel er van en soms enkel de naam. Factureert u met de WINexpert+? Maak dan eerst de facturen op en / of lees eerst de facturen in alvorens u de XML-afschriften inleest. Dan kan de WINexpert+ u ook deze facturen voorstellen bij de ontvangen betalingen. 10) Wat is de relevante informatie uit het dagafschrift voor deze ene regel? De WINexpert+ haalt informatie uit het dagafschrift om een voorstel te kunnen maken. Welke informatie dat is kunt u zien door met de linkermuistoets op het lijnnummer te klikken. Dan krijgt u een menuutje te zien, waarin u voor 'Toon detail regel XML-dagafschrift' kiest. Niet altijd is alle informatie ingevuld, gewoon omdat het XML-bestand voor die regel niet altijd alle informatie toont. 11) Eén lijn op het dagafschrift verschijnt als meerdere regels op het scherm met andere bedragen? De WINexpert+ probeert het XML-dagafschrift boekhoudkundig voor te bereiden. Zo zal hij bij bijvoorbeeld buitenlandse betalingen van één bedrag er drie kunnen voorstellen... het bedrag dat de leverancier ontvangt kosten ten uwen laste de (mogelijk aftrekbare) Btw op die kosten. Van ontvangen betalingen via Visa of Maestro stelt hij niet het netto-ontvangen bedrag voor, maar het bruto bedrag op één lijn de kosten (in mindering) op de volgende lijn. 12) Oeps, verkeerde keuze gemaakt? Het zal u wellicht eens overkomen, hoe zorgvuldig u ook te werk gaat. Eens een rekening / fiche gekozen heeft de WINexpert die combinatie bijgeleerd, maar het kan een vergissing (blijken) te zijn. Aan iedere unieke combinatie van bankcodes is één (en niet meer) grootboekrekeningnummer gekoppeld. Verschillende unieke combinaties mogen daarentegen wel doorkoppelen aan dezelfde grootboekrekening. Aan ieder uniek IBAN-nummer is één (en niet meer) klant en / of leverancier gekoppeld. Verschillende unieke IBAN-nummers mogen daarentegen wel doorkoppelen aan dezelfde klant / leverancier. U kunt uiteraard rekening per rekening en fiche per fiche de combinatie aanpassen, maar wellicht is het gemakkelijker (en consequenter) de WINexpert+ de abuisievelijke koppeling te laten 'vergeten'. Ook dit doet u met het menuutje, dat u oproept door met de linkermuistoets op het lijnnummer te klikken. Kies dan voor 'Beheer van bankcodes en IBANnummers'. Klik hier. 3

4 U krijgt dan een nieuw scherm te zien met de gekende codes, grootboekrekeningen, klanten en leveranciers. Klik met de rechtermuistoets een lijn aan om onderstaand menuutje op te roepen. Als u dat dan toch nog zou registreren, dan zal de WINexpert+ bij een eventueel derde gebruik u twee keer verwittigen, enzovoorts. 15) Alvorens te registreren Met het inlezen van dagafschriften en uw keuzes van grootboekrekeningen, klanten en leveranciers, zal de WINexpert+ steeds juistere voorstellen kunnen tonen. Hiermee kunt u de koppeling van bankcodes aan een grootboekrekening, IBAN-nummer, klant of leverancier wijzigen of zelfs 'schrappen'. Indien u de wijzigingen registreert zal de WINexpert+ die doorvoeren na het verlaten van het scherm. 13) En wat (bij verkeerde keuzes) na het registreren? Als u met 'Registreren' het voorstel boekt en u achteraf een vergissing opmerkt, kunt u met 'Doorhalen en herboeken' (PRO-versie of KMO-versie) de boeking opnieuw oproepen en wijzigen, zonder opnieuw het XML-dagafschrift op te roepen. Precies alsof het een gewone boeking is. Wie de PRO-versie 103 of KMO-versie 101 gebruikt kan de XML-dagafschriften ook boeken in de status 'Te checken' zodat er geen doorhalingen zijn. Echter, met correcties via de knop 'Doorhalen en herboeken' leert de WINexpert+ niet bij van die correcties. Tip: u kunt het boekingsstuk ook in zijn geheel doorhalen en het XML-dagafschrift opnieuw inlezen. Welk bestand dat was kunt u zien in het logboek, net boven de regel van de financiële inschrijving. 14) Waarschuwing tegen dubbel inlezen van hetzelfde XML-dagafschrift De banken hebben afgesproken ieder dagafschrift van een uniek nummer te voorzien (in het bestand zelf), groter dan het volgnummer van het afschrift. De WINexpert+ leest dat referentienummer en kijkt in het logboek of u dat ooit eerder heeft ingelezen. Zo ja, dan waarschuwt hij u tegen mogelijke herhaling. Heeft u echter de eerdere inschrijving doorhaald of wilt u gewoon nog eens kijken wat de inhoud er van was, kunt u het XML-dagafschrift toch nog laten voorstellen op het scherm. Echter blijven dat 'slechts' voorstellen. Best controleert u die alvorens te registreren. U spaart al zoveel tijd uit met het inlezen... spendeer een beetje van die tijd aan controle, want wat u nu ziet en nu verbetert bespaart u latere correcties. Een beetje zorgvuldigheid en niet al te snel beslissen tot het aanmaken van nieuwe rekeningen of van nieuwe fiches klanten / leveranciers houdt uw boekhouding overzichtelijk. Door met de rechtermuistoets in het vakje voor het rekeningnummer of voor het nummer van de fiche klant / leverancier te klikken springen menuutjes op waarmee u historieken kunt zien, lijsten kunt raadplegen, enzovoorts. 16) Nog te kiezen rekeningen en te kiezen fiches Zolang de WINexpert+ de bankcode(s) nog niet kent zal hij de * rekening voorstellen. Het is de bedoeling, dat u die rekening vervangt door een èchte grootboekrekening. Een ster-rekening vermijdt een al te lichtzinnig aanvaarden van deze grootboekrekening, want hierdoor verandert het saldo niet. Maakt u er allemaal wachtrekeningen van? Dan is dat uw eigen bewuste keuze. De WINexpert+ registreert ook die combinaties met die wachtrekeningen en zal de volgende keren ook die wachtrekeningen voorstellen. U verplaatst dan uitzoekwerk van nu naar later, want wachtrekeningen horen niet thuis in de eindbalans. Voor onbekende klanten en leveranciers zal de WINexpert+ het fichenummer 0 voorstellen. Rechts ziet u de naam van de klant / leverancier, zoals die in het XML-bestand voorkomt. Eén keer meteen 'goed' uitzoeken welke rekening / fiche er bij past verzekert u van 'goede' voorstellen, iedere keer dat een dagafschrift de bankcodes en de IBAN-nummers herhaalt. 4

5 17) Even een pauze? Memobuffer!! Wie kiest voor het optionele inlezen van electronische dagafschriften XML zal wellicht grote hoeveelheden bewegingen per afschrift moeten boeken. Naarmate de WINexpert+ heeft bijgeleerd zal meer en meer automatisch worden voorgesteld, maar als u (vooral in het begin) veel werk in een afschrift heeft gestoken, wilt u dat wellicht tussentijds even opslaan. In het financiëel dagboek kunt u de boekingen, zoals op het scherm voorgesteld zijn, opslaan in een 'memobuffer' en later opnieuw inlezen vanuit die buffer. Door met de rechtermuistoets op het woordje 'Stuknr' (bovenaan het scherm) te klikken roept u een menuutje op. versneld een bestaande fiche aan te passen (als het nummer van de fiche niet 0 is). d.) Dubbelklik in het veld van het fichenummer klant / leverancier om meteen de openstaande (nietafgepunte) historieklijnen te zien. De mogelijk passende lijnen zijn gekleurd (afwijking + en - 2%) voor kortingen en toeslagen. Dubbelklik op de gewenste lijn brengt u terug naar het inschrijven van het financiëel dagboek, met het nummer van de fiche voorgesteld. Na registratie in de memobuffer kunt u zelfs het inschrijfscherm verlaten of andere financiële verrichtingen inschrijven. Zodra u de memobuffer weer inleest kunt u verder gaan met het voorstel van de WINexpert+ om uw inschrijving af te maken. Opmerking: de memobuffer bevat niet de eventuele aanduidingen om openstaande posten af te punten. Afpunten doet u dus na het registreren met de knop 'Registreren'. U kunt zich op de website voortdurend op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen en altijd de laatste versie van de WINexpert+ downloaden. Beschikt u vanaf 2016 nog niet over de knop 'Inlezen XML-dagafschrift' in het financiëel dagboek? Neem dan contact op met uw supportverantwoordelijke hoe deze optie toe te voegen aan uw licentie. 18) De handigheidjes op een rijtje (na het inlezen van een XML-dagafschrift) a.) Klik met de rechtermuistoets op het woordje 'Stuknr' (boven aan het scherm) om het voorstel te registreren als 'memo-buffer' om later desgewenst opnieuw in te lezen. (Zie punt 10) b.) Klik met de linkermuistoets op het lijnnummer voor een opspringend menuutje om het detail van de XML-lijn te tonen een unieke bankcode te ontkoppelen van een rekeningnummer een uniek IBAN-banknummer te ontkoppelen van een fiche klant / leverancier. (N.B. met de rechtermuistoets op dat lijnnummer klikken roept het vertrouwde menuutje op om lijnen tussen te voegen of te wissen). c.) Klik met de linkermuistoets op de getoonde klant / leverancier in het vakje met de blauwe achtergrond (onder de mededeling) om versneld een nieuwe fiche aan te maken (als het nummer van de fiche nog 0 is) 5