Plan van Aanpak. Versie nr.: 1.0 Datum: Opleiding: Informatica Richting: MEDTECH Projectleden: Jens Brokaar S

Transcriptie

1 Plan van Aanpak IPMEDT 6 Projectgroep 3 1 Versie nr. 1.0 Datum School HS Leiden Opleiding Informatica Richting MEDTECH Projectleden Jens Brokaar S Luuk Gortzak S Frans van Nijnanten S Lars Noorlander S

2 Inhoud 1. Inleiding Algemeen Gebruikte methodieken Structuur Achtergronden Probleemstelling Doelstelling Opdrachtomschrijving Beschrijving Deliverables Projectactiviteiten Projectgrenzen Project Kwaliteit Communicatie / Verantwoording Business case Kosten Baten / opbrengsten Risico Analyse

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen Dit Plan van Aanpak beschrijft de op te leveren producten die verbonden zijn aan het ontwerpen van een awareness op een maatschappelijk doel. Het Plan van Aanpak is tot stand gekomen na overleg met zowel intern betrokken personen als externe betrokkenen. De betrokken partijen zijn Hogeschool Leiden als opdrachtgever van het project; Projectgroep 3, als begeleider en uitvoerder van het project zoals dit beschreven staat in dit Plan van Aanpak. Het Plan van Aanpak gaat over de ontwikkeling van de producten die vermeld staan in de opdracht van Hogeschool Leiden bekend onder Mediatechnologie Informatica Project Mediatechnologie 6. Inhoud Dit Plan van Aanpak dient duidelijkheid te verschaffen voor uitvoering van het onderzoek. Het Plan van Aanpak bevat de volgende hoofdstukken 1 -inleiding -achtergronden -de probleemstelling -doelstelling -opdrachtomschrijving -deliverables / op te leveren stukken -projectactiviteiten -projectgrenzen -project -kwaliteit -communicatie / verantwoording -business case -risico analyse 3 Daarnaast wordt een los vel meegeleverd waarop door de betrokken partijen voor akkoord getekend kan worden. Projectgroep 3 draagt de verantwoordelijkheid van dit project zoals het in dit Plan van Aanpak beschreven staat na accordering van de opdrachtgever, mits eraan alle randvoorwaarden voldaan is door de partijen die hiervoor verantwoordelijk zijn. Bij de oplevering zal ook gecontroleerd worden op de functionaliteiten zoals deze in dit plan zijn vastgelegd. 1 De planning wordt apart meegeleverd. Dit is omdat deze niet mooi in dit document past.

4 1.2 Gebruikte methodieken In dit plan van aanpak zal worden gekeken naar de achtergrond van het project, wat het inhoud en wat zal worden opgeleverd. Dit gebeurt aan de hand van een elftal hoofdstukken en verscheidende bijlagen. Hetgeen zal worden afgesloten met een goedkeuring door de opdrachtgever aan de hand van een accorderingsovereenkomst. Dit zal gebeuren aan de hand van onderstaande aanpak. 1.3 Structuur Hoofdstuk 1 Inleiding Geeft in het kort weer wie de partijen zijn en wat van dit document te verwachten is. Hoofdstuk 2 Achtergronden Geeft een verduidelijking weer van de opdracht, opdrachtgever en de opdrachtnemer. Hoofdstuk 3 Probleemstelling Het probleem die wij willen verhelpen wordt hier kort omschreven Hoofdstuk 4 doelstelling Hier wordt omschreven wat wij aan het voorgaande probleem willen doen. Hoe willen wij dit oplossen? Hoofdstuk 5 De opdrachtomschrijving Geeft verdere uitleg op het gebied van de projectopdracht, het doel en het beoogde resultaat. Tevens zullen eventuele relaties met andere projecten benoemd worden. Hoofdstuk 5 De deliverables Benoemd de op te leveren producten en inhoud hiervan. 4 Hoofdstuk 6 Projectactiviteiten Geeft weer wat de verschillende werkzaamheden en activiteiten binnen het project zijn. Hoofdstuk 7 Projectgrenzen Stelt richtlijnen en grenzen aan het project. Tevens wordt minimale eisen aan de opdrachtgever gesteld. Hoofdstuk 8 De project Direct betrokken personen worden benoemd. Ook wordt aangeven wie de contactpersonen zijn en op welke manier de communicatie zal gaan verlopen. Hoofdstuk 9 Kwaliteit Geeft weer op welke manier zorg wordt gedragen om een hoogwaardig product af te leveren. Hoofdstuk 10 Communicatie / verantwoording Geeft weer hoe wij met elkaar communiceren, en tot hoeverre de verantwoording bij ons ligt. Hoofdstuk 10 Business case Hierin worden de geschatte kosten en baten weergeven. Hoofdstuk 11 Risico analyse

5 Er wordt een uitgebreide risico analyse aan de hand van een kans en effect ratio en de mogelijke tegenmaatregelen benoemd. 2. Achtergronden Het uitgangspunt voor het project is het realiseren van een integraal communicatiemiddel, i.e. te onderzoeken hoe alternatieve vormen van input/output kunnen worden gerealiseerd om het gebruikersgemak te vergroten. Gebruikersgemak is hierin een breed interpreteer baar begrip, waaronder ook het vergroten van de tevredenheid van de gebruiker kan vallen. Na een aantal brainstormsessies zijn er 3 concepten overgebleven. Van deze 3 concepten hebben wij op basis van een voor- en nadeel analyse de definitieve keuze gemaakt om voor onnodig energieverbruik te kiezen. Veel mensen weten niet hoeveel energie er te besparen valt zonder dat zij het zelf weten. 3. Probleemstelling Overbodig energieverbruik door gezinnen met jonge kinderen zorgt voor een slechter milieu wat invloed heeft op de toekomst van het nageslacht. 4. Doelstelling Deze gezinnen moeten zich er bewust van worden wat ze voor hun kinderen allemaal wel niet kapot maken, en hier moet bij deze doelgroep binnen een jaar verandering in komen, dus een lager energieverbuik Opdrachtomschrijving De opdracht van dit project is om een marketingcampagne op te zetten. Deze sociale marketing campagne gaat er voor zorgen dat er meer awareness gecreëerd wordt voor onze probleemstelling. Door middel van het gebruik van verschillende soorten media, samen met het maken van een serious game gaan wij dit proberen voor elkaar te krijgen. Hierbij is de marketingcampagne het doel, en de serious game slechts een middel om dit te bereiken.

6 6. Beschrijving Deliverables Aan het einde van dit project zullen wij een presentatie geven. Deze presentatie zal bestaan uit de volgende punten - Presentatie van onderwerpkeuze - Presentatie en demonstratie van de deliverables - Vooruitblik op realisatie De overige documentatie zullen hier ook opgeleverd worden. Alle documenten worden samengevoegd en op DVD ingeleverd. Alle documentatie is in een verantwoorde huisstijl gemaakt. Een opsomming van alle op te leveren producten volgt onderstaand. Deliverables -Agenda s. -Notulen. -Samenwerkingscontract. -Plan van aanpak. -Reflectieverslag (gezamenlijk en individueel). -Blog. -Evaluatie campagne. -Nulmeting. -Eenmeting. (-Tweemeting.) -Projectverslag. -Marketingplan. a. Onderzoeksrapport Marketingcampagne b. Onderzoeksverslag interactie factoren voor een spel (individueel) c. Contentplan (gezamenlijk en individueel) d. Functioneel Ontwerp (individueel en gezamenlijk) 6 7. Projectactiviteiten Om aan de opdracht te kunnen voldoen zullen de leden van de project groep meerdere workshops moeten volgen. In deze workshop worden verschillende creatieve technieken geleerd. We zullen ook een blog bijhouden met onze wekelijkse activiteiten. Buiten de educatieve activiteiten zullen er wekelijk vergaderingen plaatsvinden, hierin worden de huidige stand en voortgang besproken. Buiten de vergadering om hebben de projectleden regelmatig contact.

7 8. Projectgrenzen Wat zijn de grenzen van het project IPMEDT6? Wat gaan wij wel en wat simpelweg niet doen? Onderstaand een overzicht. Wij gaan wel Documentatie opleveren ( zie deliverables). Een maatschappelijk doel ondersteunen Concept product ontwikkelen. Een serious game maken en gebruiken om awareness te brengen. Wij gaan niet Werken met derden. Reclame maken voor andere bedrijven o.i.d. Dit zou slechte of ongewenste reclame kunnen zijn product verkopen Deze game geüpdate houden na het project. Aangezien dit een educatieve opdracht is, en slechts is om awareness te creëren en mensen ertoe te zetten hun gedrag te veranderen zullen wij zo min mogelijk kosten maken en geen winstoogmerk hebben. 9. Project Contactpersonen De benodigde contactinformatie waardoor iedereen eenvoudig en effectief te bereiken is. Dit overzicht bevat ook de opdrachtgevers. Door dit schema kun je de verdeling in dit project goed inzien. 7 Vincent Bakker HBO Leiden Opdrachtgever bakker.v@hsleiden.nl Anna Kowalska HBO Leiden Opdrachtgever kowalska.a@hsleiden.nl Luuk Gortzak Projectgroep 3 Projectmedewerker kukel12@hotmail.com Jens Brokaar Projectgroep 3 Projectmedewerker / Projectleider jenasbrokaar@hotmail.co m Frans van Nijnanten Projectgroep 3 Projectmedewerker / Controleur snarf1993@hotmail.com Lars Noorlander Projectgroep 3 Projectmedewerker larsnoorlander@msn.com

8 10. Kwaliteit Als we een goed product willen leveren, zullen we goed moeten documenteren. Het moet er goed uit komen te zien en duidelijk zijn hoe het product tot stand is gekomen zodat het voor iedereen duidelijk is waarover het gaat en hoe het werkt. Omdat er veel tools en software gebruikt zullen worden om dit product op te leveren moet er goed gedocumenteerd worden zodat als er iets fout gaat dat we dan snel erachter kunnen komen waar deze fout ontstaan is. Ook moeten we ervoor zorgen dat er aan de eisen van de opdrachtgever voldaan wordt. Om de beste kwaliteit te waarborgen gebruiken we de beste beschikbare tools tijdens de ontwikkeling. De keuzes in tools en de verantwoording hiervan worden behandeld onder configuratie management. Om de kwaliteit te waarborgen moeten er tussentijdse kwaliteitscontroles plaatsvinden. Deze controles worden uitgevoerd in de vorm van vergaderingen met een begeleidende docent. De vergaderingen vinden wekelijks plaats. De kwaliteit van het project kan onder andere gemeten worden aan de resultaten die wij behalen. Het is ons doel om meer mensen aware te maken van het door ons gekozen maatschappelijke doel, en mensen ertoe te zetten om actie te ondernemen Communicatie / Verantwoording Communicatie binnen dit project is noodzakelijk. Deze communicatie moet effectief bedreven worden. Een goed eindresultaat kan alleen bereikt worden wanneer de samenwerking uitstekend verloopt. Alle problemen, ideeën, opvattingen enz. moeten duidelijk met elkaar gecommuniceerd worden. De projectleider is verantwoordelijk voor het duidelijk sturen in taken. Wanneer de projectleider van projectgroep afwezig is vanwege ziekte o.i.d. zal een groepslid zijn functie tijdelijk overnemen en de groep de juiste kant op blijven sturen. Daarnaast is de projectleider ook verantwoordelijk voor de relaties onderling binnen de groep. Alle hoofden moeten dezelfde kant op staan en het einddoel moet altijd voor ogen gehouden worden. De projectleider houdt hier toezicht op. Via een blog zal de progressie bijgehouden worden, daarnaast wordt er ook gepresenteerd via dit blog. Op deze manier behoudt de groep het overzicht op een chronologische wijze. Mochten er kosten bijkomen m.b.t. het aanschaffen van materiaal, het opzetten van een campagne etc. dan zal dit gecommuniceerd worden binnen de groep en zal er een overzicht worden bijgehouden waarin alle kosten opgesomd staan. Via dit overzicht behouden we een heldere kijk op onze totale kosten.

9 12. Business case 12.1 Kosten De kans bestaat altijd dat er kosten worden gemaakt om ons product te realiseren. Mocht dit gebeuren maken we een overzicht van de kosten en communiceren we dit met de groep voor we de kosten echt maken. We spreken van tevoren af of het aanschaffen de moeite waard is en effectief genoeg. Bij Radio Advertising variëren de reclame kosten enorm en zijn sterk afhankelijk van het tijdvak en de lengte van advertentie. Een typisch slot van 25 seconden kost zo tussen de 250 euro per week, afhankelijk van de frequentie en het aantal luisteraars. Met advertenties in de dagbladen kijkt men meestal naar de grootte van de advertentie en uiteraard op welke pagina de advertentie zichtbaar is. Hier speelt de oplage van de krant een belangrijke rol ten aanzien van de reclame kosten. De krant heeft tegenwoordig veel last van het internet. Veel mediabudgets die voorheen naar de krant gingen, worden nu ingezet op het Internet. De reclame kosten voor tv-reclame zijn over het algemeen het hoogst. Ze vragen algauw tienduizenden euro s voordat u een campagne kunt starten, maar veel is ook hier afhankelijk van de frequentie en de kijkers. Tevens zult ook geld moeten investeren in het maken van de reclame uiting zelf. Met het overzicht kunnen we eenvoudig opmaken wat het gehele project gekost heeft. Dit totaal kan dan vergeleken worden met de baten die ontstaan uit dit project. 9 Alhoewel we wel kosten hebben beschreven word er in dit project geen geld uitgegeven aan marketing en of andere zaken zoals reclame, dit wil niet zeggen dat het allemaal fictief is, maar we maken geen gebruik van alle mogelijkheden, en gebruiken dus alleen de gratis dingen als Social Media etc.s http// Baten / opbrengsten Er is aan het begin van het project nog geen beslissing genomen over het verder distribueren van het eindresultaat. Hier kunnen wij bij het starten van het realiseren echter wel een besluit over nemen wanneer het concept definitief is. Aangezien dit project draait om een maatschappelijk doel is er in eerste instantie geen winstoogmerk. De potentie voor een winstmodel bestaat altijd, maar wij kunnen met geen zekerheid zeggen of het wel zover komt.

10 13. Risico Analyse Welke risico s kunnen er op ons pad komen, hoe groot zal de impact zijn en wat is een eventuele oplossing? Het risico van gegevens verlies is niet van toepassing bij deze analyse omdat dit reeds is opgevangen door versiebeheer. Meer over het gebruik van versiebeheer wordt beschreven onder configuratiemanagement. Risico Kans Impact Oplossing Ziekte één persoon Hoog Laag Anderen nemen taken over Ziekte twee personen Middel Middel De overgebleven leden stellen prioriteiten voor het uitvoeren van projectactiviteiten Ziekte ieder lid Laag Hoog Er zullen prioriteiten worden gesteld en ieder indien mogelijk verdeeld over de minst zwakken Verlies documenten Laag Hoog Er zullen back-ups worden gemaakt op uitneembare media Tekort aan kennis (Op elk vlak) Hoog Laag Bijscholing. De leden zullen elkaar zoveel mogelijk ondersteunen en helpen. Eventueel kan er hulp van buitenaf gevraagd worden. Onenigheden in team Middel Middel Problemen worden overlegd met het hele team, anders wordt de procesbegeleider betrokken. Campagne slaat niet aan Middel Hoog Proberen te redden wat er te redden valt. Als dit al vroeg duidelijk is valt er veel te doen, echter als dit laat in het project gebeurt moeten we veel veranderen. 10