ADMINISTRATIEF BEHEER DEXIASOFT

Transcriptie

1 ADMINISTRATIEF BEHEER DEXIASOFT 1. Importeer de DexiaSoft DPF Via DexiaWeb\DexiaSoft\Parameterfile\downloaden kunt u deze file downloaden. Telkens een nieuwe rekening wordt geopend zal u hier een nieuwe parameterfile terugvinden die gedurende 30 dagen beschikbaar is. Na deze periode kunt u altijd een nieuwe DPF bestellen via DexiaWeb\DexiaSoft\Parameterfile\bestelling DPF Om de rekeningen van uw juridische entiteit te kunnen gebruiken in DexiaSoft moet u een parameterfile (PDF) importeren via DexiaSoft\PARDPF importeren Selecteer de parameterfile en klik op open. In de Menubalk rechtsboven begint het blauwe vierkantje te draaien. Zodra deze actie stopt zijn de rekeningen geïmporteerd en kunt u deze rekeningen terugvinden in de module DexiaSoft\Administratie \ niet toegewezen rekeningen. Hier vindt u de rekeningen die aan geen enkele gebruiker gelinkt zijn. Om met deze rekeningen te kunnen werken volstaat het om de rekeningen te koppelen aan de bevoegde gebruikers. (zie verder) 1

2 Gebruikers en standaardprofielen Veiligheidsprofielen Standaardprofielen In DexiaSoft zijn er een aantal standaardprofielen voorzien die u toelaten om het navigatiepaneel te beperken. CBE =Belgische module met Europese en Internationale overschrijvingen + incasso LCR en checks CBF=de volledige Belgische en Franse module CBN=de volledige Belgische en Nederlandse module FCO=de volledige Belgische, Nederlandse en Franse module PBE= module met Europese en Internationale overschrijvingen SBE=Belgische module met Europese en Internationale overschrijvingen + System I Als deze standaardprofielen niet voldoen, kunt u een standaardprofiel aanpassen door een profiel te selecteren, rechter muisknop bewerken te kiezen en via toevoegen of verwijderen, ontbrekende elementen toe te voegen of overbodige elementen te verwijderen. Een andere mogelijkheid is om een nieuw profiel aan te maken volgens uw behoeften. 2

3 Met het administrator profiel hebt u toegang tot alle modules. Om uw rol als administrator te delegeren aan een andere gebruiker volstaat het om deze gebruiker het administrator profiel te geven. Een nieuw profiel aanmaken Om een nieuw profiel aan te maken ga naar DexiaSoft\Administratie\ Gebruikersbeheer\ Veiligheidsprofielen en klik met rechtermuisknop in het werkgebied en klik op nieuw. Geef code, naam en eventueel beschrijving in. Via de tab toegelaten lijst selecteer je de items waartoe je toegang wil verlenen. Klik op toevoegen 3

4 Door het aanmaken van aangepaste profielen kunt u bepaalde functionaliteiten afschermen voor bepaalde gebruikers. Zo kunt u een profiel maken met enkel toegang tot Gegevensbeheer en Rekeningafschriften. De gebruikers met dergelijk profiel kunnen geen betalingsopdrachten aanmaken. Gebruikers Een nieuwe gebruiker aanmaken Om een nieuwe gebruiker aan te maken ga naar DexiaSoft\Administratie\ Gebruikersbeheer\ Gebruikers en klik op new in het werkgebied. De velden met! zijn verplicht. 4

5 Kies als code de login voor Windows want standaard start DexiaSoft op met de Windows gebruikersnaam. Ken een paswoord toe aan de gebruiker en communiceer deze gegevens volgens de geldende veiligheidsregels. Let op DS is hoofdlettergevoelig! Dring bij de gebruikers aan om bij de eerste login hun paswoord onmiddellijk te wijzigen via de menubalk Bestand\Paswoord wijzigen. Via de tab link Gebruiker-Rekening bepaalt u welke rekeningen door hem kunnen gebruikt worden in DexiaSoft. Hierbij kunt u nog een onderscheid maken tussen transacties en coda. Selecteer de rekeningen en klik op transacties activeren en\of coda activeren en klik op ok. Zodra een rekening gekoppeld is aan een gebruiker verdwijnt die uit de administratie\niettoegewezen rekeningen. Het is mogelijk om een rekening te koppelen aan meer dan gebruiker. Op elk moment kan de administrator een gebruiker deactiveren om de toegang tot DexiaSoft te ontzeggen, transacties of coda deactiveren. Ga naar administratie\gebruikers en selecteer de gebruiker, klik rechtermuisknop en deactiveer de geselecteerde gebruiker. 5

6 Gegevensbeheer Via gegevensbeheer hebt u toegang tot de basisgegevens voor het aanmaken van transacties. Banken DexiaSoft bevat een lijst van de meest voorkomende banken bij Dexia Bank. Via Gegevensbeheer\banken kunt u de lijst afdrukken, een nieuwe bank aanmaken, de gegevens van een bestaande bank wijzigen of een bank verwijderen. De gegevens van een bank kunnen geselecteerd worden bij de aanmaak van internationale begunstigden en transacties. Entiteiten Bij selectie van uw juridische entiteit vindt u onder Abonnementnummer de identificatie van uw juridische entiteit bij Dexia. Het ondernemingsnummer dat bij Dexia geregistreerd is vindt u naast ondernemingsnummer en wordt overgenomen onder Id-Nr Crediteur. Het Id-Nr Crediteur (schuldeisernummer) kan gewijzigd worden en zal automatisch gebruikt worden bij het aanmaken van domiciliëringsbestanden. Bij het importeren van een nieuwe DPF zal dit schuldeisernummer niet overschreven worden. 6

7 Andere Rekeningen Voor het gebruik van de Nederlandse, Franse en Swift module moeten de niet-dexia rekeningen vooraf gecreëerd worden in Gegevensbeheer\ andere rekeningen. Vul de noodzakelijke gegevens in en link de rekening aan uw juridische entiteit. Via de tab Gebruik bepaalt u de modules via dewelke de rekeningen kunnen gebruikt worden. Nadat de rekening gecreëerd is bevinden ze zich in Administratie\Niet toegewezen rekeningen. De rekening moet nu nog enkel gekoppeld worden aan 1 of meerdere gebruikers. 7

8 DexiaRekeningen De Dexia Rekeningen worden geïmporteerd via de DexiaSoft parameterfile. Voor deze rekeningen kunt u enkel de zone Alias wijzigen. Op de tab Algemeen vindt u alle informatie terug in verband met de rekening. Het rekeningnummer in IBAN en BBAN formaat, het adres, type van de rekening... Op de tab gebruik kunt u terugvinden voor welke type betalingen de rekening kan gebruikt worden. 8

9 Het gebruik van een rekening kan niet gewijzigd worden Als u de rekeningen wilt gebruiken voor andere betalingsmodules dan de geactiveerde modules moet u contact opnemen met het contact center Electronic Banking. 02/ Verwijderen van rekeningen Om rekeningen uit de databank te verwijderen mag de rekening geen link meer hebben met Actieve transacties Actieve enveloppen Sjabloongroepen Overnemen van tegenpartijen uit uw oude toepassing Via DexiaWeb\DexiaSoft\Overname begunstigden kunt u begunstigden uit ASoft, BSoft, PSoft omvormen tot een transactiebestand van het formaat DexiaSoft. Importeer het bestand DexiaSoftCounterparties.csv via het menu DS\Importeren\tegenpartijen importeren. Bij het importeren gelden volgende regels: Het bestand wordt niet ingelezen als de verplichte gegevens niet aanwezig zijn: In alle modules zijn rekeningnummer en naam verplicht. Voor de internationale begunstigden zijn bijkomend Banknaam of BIC van de bank verplicht. Het bestand wordt ingelezen maar bepaalde lijnen kunnen overgeslagen worden in geval van foutieve rekeningnummers Voor de internationale begunstigden krijgt u steeds de boodschap dat niet alles werd ingelezen omdat om technische redenen een rekeningnummer steeds als IBAN en BBAN wordt ingelezen. Omzetting van europese begunstigden van BBAN naar IBAN Via instellingen/converteer SEPA BBAN rekeningen worden alle Belgische Europese begunstigden omgezet naar IBAN formaat. De bestanden die DS aanmaakt voor Europese en Internationale overschrijvingen worden aangemaakt volgens de ISO2002 4XML standaard. Dexia bank aanvaardt BBAN als begunstigde rekening maar adviseert IBAN voor Europese en Internationale overschrijvingen. 9