Analytische uitsplitsing en voorraadelementen van Expert/M Plus en Briljant Administrator

Transcriptie

1 Analytische uitsplitsing en voorraadelementen van Expert/M Plus en Briljant Administrator Analytische uitsplitsing De bedoeling is dat u bij het maken van een aflevering in Briljant Administrator kunt boeken op een analytische rekening van Expert/M Plus. Daarvoor worden in Briljant controletabellen aangemaakt die zijn opgevuld met de analytische configuratie vanuit Expert/M Plus. Bij het maken van een aflevering / factuur kunt u dan per detaillijn uit deze analytische sleutels kiezen. Via de rechtstreekse link U moet eerst een opzet maken van de analytische configuratie in Expert/M Plus. U kunt dit uitvoeren via Configuratie- Analytisch- Modules Hier stelt u in met hoeveel niveaus u wenst te werken. Iedere module (plan) in Expert/M Plus moet worden geactiveerd. Het aantal te gebruiken niveaus is beperkt. Indien u met 1 module (plan) werkt, kunt u uitsplitsen tot maximaal 4 niveaus. Indien u met 2 modules werkt, kunt u voor beide modules slechts 2 niveaus hanteren. In de koppeling met Briljant kan er maximaal met 4 niveaus worden gewerkt! 1

2 Na het aanmaken van de module moet u de grootboekrekeningen die analytisch uitgesplitst moeten worden, aanduiden. Dit kan via Configuratie, Analytisch, Grootboekrekening code analytisch. Vervolgens moeten de wachtrekeningen (nog te verdelen) nog worden aangemaakt via Configuratie, Analytisch, Wachtrekeningen. U geeft een wachtrekening in per niveau. Als er geen rekening werd meegegeven of een foutieve rekening, zal het bedrag automatisch worden gekoppeld aan de wachtrekening. Via Ingave, Analytisch, Analytisch rekeningen niveau moet u de analytische rekeningen aanmaken. 2

3 Als laatste gedeelte in Expert/M Plus moet de analytische koppeling nog worden voorzien via Configuratie, Analytisch, Overeenkomsten: Briljant Administrator vs Expert/M Plus. Hierin duidt u aan welke module en welke niveaus u zult gebruiken in Briljant. Wat u bij Titel ingeeft, wordt als kolomhoofding van de afleveringen gebruikt in Briljant Administrator. In Briljant moet de koppeling met de boekhouding op Expert/M Plus staan via Instellingen, Account. 3

4 Vervolgens moet u in Briljant de volgende voorbereidingen uitvoeren. Het aanmaken van de controletabellen en het opvullen van deze tabellen. Via Instellingen, Invoice, Formule 2, Creëer analytische controletabellen moet u eenmaal de analytische controletabellen aanmaken. Via Instellingen, Invoice, Formule 2, Vul controletabellen uit Expert/M Plus worden de analytische niveaus en rekeningen opgenomen in Briljant. 4

5 Tijdens het maken van de afleveringen in Briljant kunt u de analytische rekeningen, aangemaakt in Expert/M Plus, opzoeken. Hiervoor moet u via Beheer kolommen volgende analytische kolommen toevoegen: Anal plan 1 niveau 1 tot Anal plan 2 niveau

6 Als van een aflevering een factuur gemaakt wordt en een analytische rekening bestaat nog niet in Expert/M Plus dan wordt die toegevoegd indien die rekening aan de ingestelde Expert/M Plusvoorwaarden voldoet. Indien die rekening niet aan de gestelde voorwaarden voldoet, wordt deze vervangen door de nog te veredelen rekening (= wachtrekening) In Expert/M Plus kunt u via Configuratie, Analytisch, Overeenkomsten: Administrator vs Expert/M Plus aangeven of er al dan niet nieuwe analytische rekeningen toegevoegd mogen worden. Als u in Briljant Administrator een nieuwe analytische rekening aanmaakt, gebeurt hierop geen controle op het formaat. Hieronder kunt u een voorbeeld vinden van een aflevering die wordt uitgesplitst in Briljant Administrator. Met F3 kan het zoekscherm worden geopend. 6

7 Bij het factureren van deze aflevering bekomt u volgend resultaat in Expert/M Plus 7

8 Via XML U moet eerst een opzet maken van de analytische configuratie in Expert/M Plus. U kunt dit uitvoeren via Configuratie, Analytisch, Modules. 8

9 Wanneer u een aflevering analytisch wilt gaan uitsplitsen moet u ervoor zorgen dat er een afstemming is van de analytische rekeningen in Expert/M Plus en Briljant Administrator. Hiervoor gaat u via Configuratie, Analytisch, Briljant Administrator vs Expert/M Plus. In Briljant Administrator moet de koppeling met de boekhouding op Accoms+Expert/M staan. Dit moet worden ingesteld via Instellingen, Account. 9

10 Voordat u de afleveringen analytisch kunt uitsplitsen, moet u de controletabellen creëren via Instellingen, Invoice, Formule 2, Creëer analytische controletabellen. 10

11 Vervolgens kunt u de controletabellen opvullen via Instellingen, Controletabellen. U moet echter wel weten dat u geen controle houdt op de geldigheid van de analytische rekeningen. U moet echter manueel de controletabellen correct opvullen in overeenstemming met Expert/M Plus. Indien een XML in Expert/M Plus zal worden geïmporteerd waarvan de analytische rekening niet bestaat, zal deze automatisch op de wachtrekening worden geboekt. 11

12 Indien u de uitsplitsing wilt maken tijdens het ingeven van een aflevering moet u via Beheer kolommen de volgende analytische kolommen toevoegen: Anal plan 1 niveau 1 tot Anal plan 2 niveau 2. Hieronder kunt u een voorbeeld vinden van een aflevering die analytisch wordt uitgesplitst in Briljant Administrator. 12

13 Na het importeren van de XML in Expert/M Plus van deze aflevering bekomt u volgend resultaat. 13

14 Voorraadelementen De bedoeling is dat u bij afleveringen in Administrator, voorraadelementen kunt kiezen uit Expert/M Plus. Daarvoor wordt in Administrator een controletabel gecreëerd die (automatisch of manueel) opgevuld kan worden met de voorraadelementen uit Expert/M Plus. Bij het maken van een aflevering kunt u dan per detaillijn uit deze voorraadelementen kiezen. In Expert/M Plus moet u bij de voorraadelementen zowel het nummer (numeriek) als de alfacode ingeven. Wenst u deze voorraadelementen te gebruiken in combinatie met de margeregeling, dan moet u in Administrator bij de klant, het btw-regime R gebruiken (btw-regime R eventueel toevoegen via Instellingen, Btw, Regimes). Om voorraadelementen te kunnen gebruiken in Expert/M Plus moet u eerst in het verkoopdagboek van Expert/M Plus Voorraadelement aankruisen. Via de rechtstreekse link In Expert/M Plus moet u eerst voorraadelementen aanmaken via Ingave, Voorraadbeheer, Ingave voorraadelementen. Let op: zowel nummer als alfa ingeven. 14

15 In Administrator moet u de koppeling op Expert/M Plus ingesteld hebben via Instellingen, Account. De configuraties die nodig zijn in Briljant Administrator zijn namelijk het aanmaken en het opvullen van de controletabellen. 15

16 Hierbij wordt ook een extra veld in de AFLEVERD gecreëerd. Zoals een melding op scherm vraagt, moet u daarna wel via Instellingen, converteren de AFLEVERD converteren (indien alles staat aangevinkt, kiest u eerst om alles te deselecteren en daarna vinkt u AFLEVERD aan en start u de conversie). Daarna kunt u via de knop Instellingen, Invoice, Formule 2, Vul controletabel uit Expert/M Plus deze controletabel in Administrator opvullen met de voorraadelementen uit Expert/M Plus. Deze stap moet u steeds doen als de voorraadelementen in Expert/M Plus gewijzigd zijn. Voor u een aflevering genereert, moet u de voorraadelementen voorzien in de aflevering. U kunt deze kolom voorzien via rechtermuisknop Beheer kolommen, nl. EMPVOOREL. Als van een aflevering, een factuur gemaakt wordt en een voorraadelement bestaat niet in Expert/M Plus, dan wordt dit voorraadelement gecreëerd. 16

17 Via XML In Expert/M Plus hebt u reeds voorraadelementen gecreëerd. In Administrator moet u de koppeling met de boekhouding op Accoms+Expert/M zetten via Instellingen, Account. 17

18 De configuraties die nodig zijn in Briljant Administrator zijn namelijk het aanmaken en het opvullen van de controletabellen. Alvorens u gebruik kunt maken van de voorraadelementen, moet u in Briljant Administrator, de controletabellen creëren en de voorraadelementen ingeven. U kunt deze kolom voorzien via rechtermuisknop Beheer kolommen, nl. EMPVOOREL. 18

19 Voertuigen Als u in Briljant Administrator met de garagemodule werkt, kunt u de voertuigen als voorraadelementen naar Expert/M Plus laten overbrengen. Daarvoor moet u het volgende doen: In Expert/M Plus: Via Configuratie, Analytisch, koppeling Briljant Administrator vs Expert/M Plus aangeven dat er externe voorraadelementen aan Expert/M Plus toegevoegd mogen worden. U moet in het verkoopdagboek aangeven dat er met de voorraadelementen gewerkt zal worden. In Briljant Administrator: Via Instellingen, Invoice, Formule 2, Creëer contr. Tab. Voorraadelementen eenmaal de controletabel die de voorraadelementen zal bevatten, creëren. 19

20 Hierbij wordt ook een extra veld in de AFLEVERD gecreëerd. Zoals een melding op scherm vraagt, moet u daarna wel via de Instellingen, Converteren, de AFLEVERD converteren (Indien alles staat aangevinkt, kiest u eerst om alles te deselecteren en daarna vinkt u AFLEVERD aan en start u de conversie). Nu kunt u op 2 manieren verder werken: 1. Via Instellingen, Invoice, Formule 2, Vul controletabel uit Expert/M Plus kunt u (als u met de rechtstreekse link werkt) de reeds bestaande voorraadelementen uit Expert/M Plus overhalen. Of u kunt via Instellingen, Controletabellen,tabel EMPVE de voorraadelementen manueel ingeven (de code is een getal tussen 1 en en de omschrijving is max. 20 karakters lang). Via Instellingen, Invoice, Formule 2, Creëer extra veld bij de voertuigen kunt u automatisch een extra veld bij de voertuigen aanmaken dat gekoppeld is aan de controletabel EMPVE die de voorraadelementen uit Expert/M Plus bevat. Als u een voertuig verkoopt, MOET dit extra veld ingevuld worden. Met deze werkwijze is het mogelijk dat het voertuignummer in Briljant Administrator verschillend is van het nummer van het voorraadelement in Expert/M Plus. 2. Als u geen extra veld aanmaakt bij voertuigen wordt op verkooptijd van een voertuig automatisch het voertuignummer als nummer van het voorraadelement genomen. Door deze werkwijze is dus het Briljant Administrator voertuignummer steeds gelijk aan het nummer van het voorraadelement in Expert/M Plus. De nummerplaat van het voertuig wordt de alfacode in Expert/M Plus en het chassisnummer wordt VELDA in Expert/M Plus. 20

21 Opmerkingen: Om te kunnen kiezen tussen de 2 werkwijzen moet u vooraf, volgende overwegingen maken: In de Briljant Administrator kunt u bij de voertuigen meerdere boeken aanmaken. Per boek start de nummering vanaf 1. U kunt in Briljant Administrator dus meerdere voertuigen met nummer 1 hebben. In Expert/M Plus wordt een voorraadelement slechts door 1 getal geïdentificeerd. U kunt voertuigen combineren met andere voorraadelementen binnen de gewone afleveringen. Bedenk dus steeds dat een voorraadelement in Expert/M Plus slechts geïdentificeerd wordt door 1 getal tussen 1 en De gebruiker is zelf verantwoordelijk dat de voorraadelementen in Briljant Administrator een unieke betekenis blijven behouden. U kunt nu voertuigen creëren. Op creatietijd zal er een nieuw voorraadelement in Expert/M Plus gecreëerd worden. Het voertuignummer wordt het nummer van het voorraadelement in Expert/M Plus en het chassisnummer wordt de alfacode. Bij verkoop van het voertuig wordt het voertuignummer als voorraadelement aan de boekingslijn gekoppeld. Het Onderhoud van de voertuigen is niet gekoppeld aan de voorraadelementen. Deze koppeling is alleen nodig bij creatie van het voertuig en verkoop in Briljant Administrator. 21

22 Nuttige informatie Service Center, your service Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Kluwer software opvolgen voor al uw producten. Ga naar Geef rechts boven op deze pagina naast MyServices, uw klantnummer en paswoord in en klik op de blauwe pijl. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. MyFAQ Via MyFAQ op het het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest uiteenlopende vragen van de door u gebruikte programma's. U verkrijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te laten uitvoeren. Service Desk Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers. Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen bereiken op het telefoonnummer U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw klantnummer in. Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze Support portal op of laat een boodschap na met uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op. 22