Advies Beheer- en exploitatie

Transcriptie

1 Advies Beheer- en exploitatie Brede school Het Dorpshart te Duivendrecht Rapportage advisering beheer- en exploitatiemodel incl. stichtingskosten- en exploitatiekostenraming in opdracht van Definitief 01 November

2 Advies Beheer- en Exploitatiemodel Brede school Het Dorpshart te Duivendrecht. Opdrachtgevers: Amsterdamse Stichtingen voor Katholiek Onderwijs (ASKO) De heer ing. W.G. Keizer Kalfjeslaan 380, 1081 JA Amsterdam Postbus 87591, 1080 JN Amsterdam Stichting Openbaar Onderwijs Primair (OOP) De heer A.D. Bains Ouderkerkerlaan BE Diemen Niets uit dit rapport mag vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door druk, fotokopie, microfilm of andere wijzen - indien dit publicaties beoogt buiten de engste kring van de opdrachtgever - zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ABC Management Groep. Extern projectleider: ABC Management Groep Mevrouw S.A. (Simone) van den Brink MArch Joan Muyskenweg 128, 1099 CK Amsterdam Postbus 94669, 1090 GR Amsterdam s.vandenbrink@abcmg.nl Auteur(s) rapport : Mevrouw S.A. (Simone) van den Brink MArch De heer ing. R.E.(Robert) Meijer Datum en plaats : Amsterdam, 1 November 2011 Status : DEFINITIEF 2

3 Inhoud 1 Inleiding Samenvatting/conclusie Materiele Instandhouding vergoeding scholen Toevoeging BSO Conclusie Uitgangspunten Algemeen Omvang scholen Omvang BSO Beschikbaar gestelde budgetten Situatie Footprint Ruimtebehoefte Toetsing footprint Scenario s Eigendom en Beheer Algemeen Eigendom- en beheermodellen Scenario 1: 2 stand alone scholen (model 3 vanuit de bespreking) Scenario 2: 2 scholen gekoppeld door een gemeenschappelijke ruimte (model 3+) Scenario 3: Toevoeging van een bouwdeel ten behoeve van de BSO (model 1 en 2) Adviestraject Financieel Algemeen Stichtingskosten Servicekosten Kapitaallasten Exploitatielasten Huurberekening Risicodekking Bijlagen

4 1 Inleiding Door de gemeente Ouder Amstel is aan de stichting ASKO (Amsterdamse Stichting voor Katholiek Onderwijs) en Stichting OOP (Openbaar Onderwijs Primair) gevraagd om de twee scholen uit te breiden met huisvesting voor de Buiten Schoolse Opvang (BSO). Op 14 juli 2011 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente Ouder Amstel en de beide schoolbesturen waarin een drietal modellen besproken zijn met betrekking tot het al dan niet toevoegen van de BSO. Model 1: BSO in aparte aanbouw (appendix); schoolbesturen zijn bouwheer; na realisatie wordt eigendom en beheer overgedragen aan gemeente; Model 2: Beide schoolbesturen treden op als bouwheer voor de scholen met daarin integraal opgenomen de BSO; de gemeente stelt zich garant voor de exploitatietekorten; het eigendom en beheer wordt overgedragen aan de schoolbesturen; Model 3: Beide schoolbesturen bouwen hun eigen school zonder BSO; Doordat de toevoeging van de BSO teveel risico s, hogere stichtingskosten en kosten voor beheer- en exploitatie met zich meebrengt, zijn voor de schoolbesturen alleen model 1 en 3 bespreekbaar. Terwijl de voorkeur van de gemeente uitgaat naar model 2. Op 29 september 2011 heeft er een vervolggesprek plaatsgevonden. De gemeente heeft in het vervolggesprek aangegeven dat het College van B&W een onderbouwd standpunt van de schoolbesturen wil hebben met betrekking tot de afwijzing van model 2. De schoolbesturen hebben toegezegd om middels een reëel rekenmodel aan te tonen dat zij de kosten en risico s met betrekking tot beheer- en exploitatie voor de BSO niet kunnen dragen. Het door de schoolbesturen aangeleverde rekenmodel zal door de wethouder ingebracht worden in het College van B&W en de Gemeenteraad. Om aan bovenstaand vraagstuk te voldoen worden in dit adviesrapport de financiële verantwoordelijkheden en risico`s van de verschillende scenario s toegelicht en nader uitgewerkt in stichtings- en exploitatiekosten. 4

5 2 Samenvatting/conclusie 2.1 Materiele Instandhouding vergoeding scholen De scholen krijgen vanuit het rijk geen vergoeding voor de exploitatielasten van de extra m2 zoals bij dit project voor de BSO (760 m2 BVO). Daarnaast mogen zij op basis van de Wet Primair Onderwijs geen rijksmiddelen inzetten voor andere zaken dan onderwijs. De MI vergoeding die de scholen ontvangen vanuit de rijksvergoeding blijkt uit de exploitatieberekeningen in hoofdstuk 6 niet eens toereikend te zijn voor het onderwijs gerelateerde deel. Dit is een gegeven dat ook bij veel andere schoollocaties in het gehele land geconstateerd wordt, maar niet erkend wordt door de overheid. De MI vergoeding is gebaseerd op het aantal leerlingen van de school en niet op het aantal m2. Schoolbesturen proberen de jaarlijkse exploitatietekorten zo klein mogelijk te houden door: te bezuinigen op onderhoudskosten (bv. schoonmaak); te bezuinigen op personeelskosten De situering van 2 scholen onder 1 dak kan mogelijk in de samenwerking en schaalgrootte exploitatiewinst opleveren bij bijvoorbeeld de inkoop van diensten en materialen. Door het toepassen van duurzame materialen en energiezuinige maatregelen en installaties kunnen de exploitatiekosten verlaagd worden, maar daarvoor moeten de stichtingskosten toereikend zijn. 2.2 Toevoeging BSO De gemeente heeft de voorkeur uitgesproken om 760m2BVO huisvesting voor een BSO toe te voegen aan het scholenprogramma. Deze toevoeging heeft consequenties op de footprint, investering en exploitatie. a) Footprint Door de toevoeging van het bouwvolume voor de BSO inclusief aparte buitenruimte voor de BSO kan het totale buitenprogramma van de scholen niet gerealiseerd worden op de beschikbare bouwkavel; Door de benodigde buitenruimte van de BSO te verplaatsen naar de natuurspeeltuin kan het buitenprogramma van de scholen wel gerealiseerd worden op de beschikbare bouwkavel; Het realiseren van het bouwvolume voor de BSO is binnen de aangegeven footprint alleen mogelijk in 2-lagen. b) Investering De benodigde investering voor het bouwvolume van de BSO zal in 40 jaar worden afgeschreven. Het honorarium van de architect is hoger dan het grensbedrag voor diensten waardoor er Europees aanbesteed moet worden, dit vergt extra begeleidingskosten. De investeerder loopt geen risico s als hij een huurcontract van 40 jaar afsluit. Een commerciële partij (in dit geval de kinderopvangorganisatie) zal als huurder nooit zo n lange verplichting aangaan. Indien de BSO partner wel een contract voor 40 jaar afsluit. Betekent dit voor de scholen dat zij voor 40 jaar vast zitten aan deze organisatie. Indien de samenwerking niet bevalt is dat niet wenselijk. 5

6 Een mogelijke oplossing is dat de gemeente de investering afschrijft op 40 jaar maar huurcontracten voor 10 jaar afsluit met de BSO en het risico voor leegstand hiermee op zich neemt. De keuze van een BSO partner wordt afgestemd met de schoolbesturen. 2.3 Conclusie c) Exploitatie De exploitatiekosten worden doorberekend in de ouderbijdrage. De kinderopvangorganisatie loopt hierbij een risico. Als het aantal BSO kinderen niet toereikend is, worden de exploitatielasten niet volledig gedekt. In de huidige markt is er een reëel risico dat de vraag naar BSO afneemt: o Economische crisis: minder werk; ontslag; ouders thuis; ; o Wijzigingen beleid door bezuinigingen overheid: Momenteel ligt er een voorstel voor een wetswijziging om de kinderopvangtoeslag in 2013 te verlagen, waardoor ouders meer eigen bijdrage moeten betalen voor de BSO. Op basis van de Wet Primair Onderwijs en bovenstaande punten 2.1 en 2.2 blijkt dat de wens van de gemeente om het eigendom en beheer bij de schoolbesturen neer te leggen niet reëel is m.b.t. de volgende punten: a) De plicht van een schoolbestuur is het aangaan een samenwerkingsovereenkomst met de kinderopvang. De huisvesting en exploitatie van de BSO valt volledig buiten de verantwoordelijkheid van de schoolbesturen en buiten de samenwerkingsovereenkomst die zij met de kinderopvangorganisatie zijn aangegaan. b) Op basis van artikel 103 van de WPO, bestaat er geen enkele wettelijke basis op grond waarvan schoolbesturen een BSO gebouw in (juridisch) eigendom moet (en in feite kan) nemen. De juridische eigendomsconstructie bestaat alleen voor schoolgebouwen. Dit zou betekenen wanneer de BSO ruimten aan het juridisch eigendom van de schoolbesturen worden toegevoegd het daarmee onderwijsruimten worden, en die ruimten dus ook voor onderwijs kunnen worden geclaimd als de scholen door groei zelf extra ruimten nodig hebben. c) Scholen hebben nu al een exploitatietekort bij hun eigen huisvesting en hebben geen financiële middelen om ook de exploitatierisico s van de BSO op te vangen. Het toevoegen van BSO-ruimten zoals genoemd onder punt b wordt niet financieel vergoed vanuit de MI rijksvergoeding. Deze geschiedt namelijk op basis van het aantal leerlingen in plaats van het aantal m2 BVO. d) Schoolbesturen hebben geen eigen financiële middelen voor groot onderhoud. Zij kunnen hiervoor een aanvraag indienen bij de gemeente, die administratief nogal wat inspanning vraagt. Indien zij dit ook voor het BSO gedeelte dienen te doen, brengt dit extra overhead met zich mee. Die wederom niet vergoed wordt uit de rijksvergoeding. De gemeente heeft toegezegd om alle risico`s op zich te nemen met betrekking tot beheer en exploitatie. Deze toezegging zou dan contractueel voor 40 jaar vastgelegd moeten worden. Kan de gemeente deze toezegging voor 40 jaar contractueel vastleggen? De scholen zijn zeer enthousiast om na 10 jaar praten over nieuwbouw nu ook daadwerkelijk te starten met de planontwikkeling voor de brede school het Dorpshart. Beide scholen zijn zeer capabel om in samenwerking de 2 scholen te bouwen, beheren en exploiteren, maar kunnen niet de financiële risico s voor de BSO dragen. Het bouwheerschap willen de schoolbesturen op zich nemen onder strikte voorwaarden. Het risico tussen de werkelijke kosten en normkosten moet gedekt worden door de gemeente en er zal een vergoeding van de begeleidingskosten voor de schoolbesturen moeten komen. Na realisatie zullen zij het eigendom en beheer overdragen aan de gemeente of een derde partij. 6

7 3 Uitgangspunten 3.1 Algemeen Tussen de gemeente Ouder Amstel en de schoolbesturen ASKO en OOP, hebben voorafgaand aan dit adviesrapport een aantal besprekingen plaatsgevonden Naar aanleiding van die besprekingen hebben ASKO en stichting OOP de ABC Management Groep gevraagd een adviesrapport op te stellen. De volgende documenten zijn door de schoolbesturen beschikbaar gesteld: Definitief Programma van Eisen incl. bijlagen dd ; (Programma komt niet meer overeen met huidige m2; PVE dient aangepast te worden voor het vervolgtraject); Samenvatting overleg Ouder-Amstel nieuwbouw de Brede School dd ; De stedenbouwkundige situatietekening van de gemeente; Leerlingaantallen opgegeven door dhr. Wassenberg dd ; Rijksvergoeding Materiele instandhouding 2011 van beide schoolbesturen dd ; 3.2 Omvang scholen Leerlingaantallen, m2bvo en MI vergoeding Op basis van de aangeleverde leerlingaantallen en vierkante meters BVO door de schoolbesturen is conform het berekeningsschema van PO-Raad 2012 de Materiele Instandhouding berekend. Vanuit deze materiele instandhouding moeten de scholen het onderhoud, energie/water en publieke heffingen dekken. In het adviesrapport wordt uitgegaan van het jaar 2012 met bijbehorende MI. De berekening voor beide scholen is in bijlage 1 toegevoegd voor. De Grote Beer Leerling prognose Ruimtebehoefte m2bvo MI vergoeding Gemiddeld Bekemaschool Leerling prognose Ruimtebehoefte m2bvo MI vergoeding Gemiddeld M2 buitenruimte In onderliggend adviesrapport wordt conform de verordening als uitgangspunten maximaal 660m2 buitenruimte per school gerekend excl. fietsenstalling. Voor de fietsenstalling wordt 350m2 gerekend. 7

8 3.3 Omvang BSO Vanuit de gemeente is de ruimtebehoefte voor de BSO opgegeven. Ruimtebehoefte binnenruimte 760 m2bvo. Ruimtebehoefte buitenruimte is in het PVE omschreven op 400m2. In dit adviesrapport wordt uitgegaan dat de BSO gebruik maakt van het natuurpark als buitenruimte. Daardoor is er op de beschikbare bouwkavel geen aparte buitenruimte nodig voor de BSO. Voor de BSO is 10m2 fietsenstalling voor het personeel opgenomen, die gecombineerd kan worden met de fietsenstalling van de scholen. 3.4 Beschikbaar gestelde budgetten Beschikbaar gestelde budgetten (excl. duurzaamheidstoeslag): Grote Beer: ,- incl. BTW Bekemaschool: ,- incl. BTW BSO ,- incl. BTW Toeslag 15% i.v.m. duurzaamheid en luchtkwaliteit Grote Beer: ,- incl. BTW Bekemaschool: ,- incl. BTW BSO ,- incl. BTW Totaal budget incl. BTW 8

9 4 Situatie 4.1 Footprint Vanuit de gemeente Ouder-Amstel in een bouwkavel toegewezen met een oppervlakte van 3600m2 waar de twee scholen, de BSO en hun buitenruimte op gerealiseerd moeten worden in twee bouwlagen. Naast de bouwkavel is een stuk grond gereserveerd die als natuurspeeltuin en fietsentree moet dienen. Zie afbeelding 1 voor de aangeleverde stedenbouwkundige tekening van de footprint. 4.2 Ruimtebehoefte Afbeelding 1: Stedenbouwkundige schets 1 Programma begane grond In de ruimtestaat bij het programma van eisen staan de vierkante meters BVO binnen en buiten omschreven. Hierbij is aangegeven dat 60% van de m2 BVO van de school en 100% van de BSO op de begane grond gesitueerd moet zijn. De schoolbesturen hebben aangegeven dat 50% van de m2 BVO van de school en 50% van de m2 BVO van de BSO op de begane grond een beter uitgangspunt is en voldoet aan de wensen. Buitenruimte Vanuit de VNG is vastgesteld dat er per kind minimaal 3m2 speelruimte beschikbaar moet zijn met een maximum van 660m2 per school. In de ruimtebehoefte voor de buitenruimte wordt uitgegaan van de maximale 660 m2 per school, totaal 1.320m2 excl. fietsenstalling. Een aparte buitenruimte voor de buitenschoolse opvang (BSO) is niet noodzakelijk. Wel moet er in de directe nabijheid van de BSO een buitenruimte om te spelen gesitueerd zijn, die voor kinderen toegankelijk en veilig bereikbaar is. Fietsenstalling Voor de het stallen van kinderfietsen dient een buitenruimte van 350m2 te worden gereserveerd. Voor het personeel dient een afgesloten fietsenstalling van 30 m2 BVO (incl. 10 m2 BSO) te worden gerealiseerd. Indien financieel mogelijk is het wenselijk om de fietsenstalling inpandig op te nemen. Het totale programma op de begane grond komt daarmee op 2.345m2, zoals weergegeven in onderstaand schema. (zie onderstaand schema). Bekemaschool De Grote Beer BSO Totaal Totaal m2 BVO % op begane grond Buitenruimte speelplein Buitenruimte fietsen kinderen Buitenruimte fietsen personeel

10

11

12 5 Scenario s Eigendom en Beheer 5.1 Algemeen Doordat de corporatie die eigenaar/beheerder zou worden van de brede school Het Dorpshart zich heeft teruggetrokken, moeten de gemeente Ouder- Amstel en de schoolbesturen ASKO en st. OOP zich herberaden over de eigendom- en beheerscenario s voor de brede school Het Dorpshart. Op 14 juli 2011 heeft hierover een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente Ouder- Amstel en de beide schoolbesturen ASKO en st. OOP. In dit gesprek zijn een drietal modellen besproken waarin met name de eigendom en beheersituatie van het toe te voegen gebouwdeel ten behoeve van de Buiten Schoolse Opvang (BSO) niet tot overeenstemming leidt. Model 1: BSO in aparte aanbouw (appendix); schoolbesturen zijn bouwheer; na realisatie wordt eigendom en beheer overgedragen aan gemeente; Model 2: beide schoolbesturen treden op als bouwheer voor de scholen met daarin integraal opgenomen de BSO; de gemeente stelt zich garant voor de exploitatietekorten, voor zowel de korte als lange termijn; het eigendom en beheer wordt overgedragen aan de schoolbesturen; Model 3: beide schoolbesturen bouwen hun eigen school zonder BSO. De gemeente Ouder-Amstel heeft aangegeven dat zij geen maatschappelijk vastgoed in bezit willen hebben en hun voorkeur uitgaat naar model 2. Voor de schoolbesturen zijn alleen model 1 en 3 bespreekbaar omdat de risico s voor beheer- en exploitatie van de BSO buiten de competenties en verantwoordelijkheden van de schoolbesturen vallen. De plicht van een schoolbestuur is het aangaan een samenwerkingsovereenkomst met de kinderopvang. De huisvesting en exploitatie van de BSO valt volledig buiten de verantwoordelijkheid van de schoolbesturen en buiten de samenwerkingsovereenkomst die zij met de kinderopvangorganisatie zijn aangegaan. Op basis van artikel 103 van de WPO, bestaat er geen enkele wettelijke basis op grond waarvan schoolbesturen een BSO gebouw in (juridisch) eigendom moet (en in feite kan) nemen. De juridische eigendomsconstructie bestaat alleen voor schoolgebouwen. In dit hoofdstuk worden de 3 scenario s nader uitgewerkt. 5.2 Eigendom- en beheermodellen Scenario 1: 2 stand alone scholen (model 3 vanuit de bespreking) De schoolbesturen ASKO en st. OOP zijn bouwheer en eigenaar van hun eigen school. Zij realiseren het aantal m2 BVO binnen de door de gemeente beschikbaar gestelde budgetten en beheren en exploiteren de scholen binnen de Materiele Instandhoudingsvergoeding die zij jaarlijks vanuit het rijk ontvangen. Voor groot onderhoud kunnen zij jaarlijks een aanvraag indienen bij de gemeente, die deze aanvraag beoordeelt en middels een beschikking hiervoor budget beschikbaar stelt. 12

13 Kenmerken: Maximale sturing en zeggenschap op de gewenste opzet, indeling en kwaliteit; Individuele visie/eigen identiteit; Zuivere eigendomsverhouding; Maximale sturing en zeggenschap over ruimten; Verantwoordelijkheden met betrekking tot beheer en exploitatie risico s liggen bij individuele partijen en zijn daardoor eenvoudig bij te sturen; Eenduidige beheersituatie, afstemming is niet nodig; Eenduidige exploitatie, geen verdeelsleutel nodig; Geen huurcontracten/gebruiksovereenkomsten nodig. Het realiseren van grote ruimtes niet mogelijk Uitwisseling van onderwijsruimtes niet mogelijk Delen van ruimtes en personeel (bv. conciërge) niet mogelijk Scenario 2: 2 scholen gekoppeld door een gemeenschappelijke ruimte (model 3+) Dit scenario is met betrekking tot het bouwheerschap en eigendom gelijk aan scenario 1. De scholen leggen bij dit scenario ieder 100m2 BVO, vanuit de beschikbaar gestelde m2 BVO, in ten behoeve van een gemeenschappelijke ruimte. Er worden geen extra m2 BVO gerealiseerd, waardoor de investering en de exploitatie gedekt zijn vanuit de beschikbaar gestelde budgetten. Kenmerken: Voor individuele gedeelten gelijk aan scenario 1 (aandacht voor individuele bemetering en verhoudingsgewijs scheiding van de installaties). Voor het gemeenschappelijke deel dienen afspraken gemaakt te worden over de indeling, verantwoordelijkheden, gebruik en beheer. Een eenvoudige gebruiksovereenkomst opstellen voor het gemeenschappelijke deel Meer mogelijkheden door gezamenlijk gebruik; 13

14 5.2.3 Scenario 3: Toevoeging van een bouwdeel ten behoeve van de BSO (model 1 en 2) Voor de Buiten Schoolse Opvang wordt een apart volume van 760 m2 BVO toegevoegd aan de beide scholen, grenzend aan de gemeenschappelijke ruimte. Voor de realisatie, beheer en exploitatie dienen afspraken en verantwoordelijkheden te worden vastgelegd. Kenmerken: Gemeente levert de investering voor de realisatie van het bouwdeel; Deze investering incl. groot onderhoud dienen middels een langdurig huurcontract terugverdiend te worden omdat het hier een commerciële functie(geen onderwijs) betreft. Door de het samenvoegen van de scholen met de BSO zal het totale honorarium bedrag voor de architect boven de norm uitkomen waardoor er een EUaanbesteding moet plaatvinden, dit vergt extra begeleidingskosten. Indien de gemeente het eigendom bij de schoolbesturen neer legt moeten de volgende vragen beantwoord worden: - Is dit op basis van de Wet Primair Onderwijs mogelijk? - Wie int de huurpenningen? - Wie is aanvrager van groot onderhoud en kan dat identiek aan het onderwijshuisvestingsprotocol? - Wie is aanspreekpunt voor klachten/storingen ed.? Voor de schoolbesturen betekent dit meer verantwoordelijkheden en personele inzet, waarvoor zij vanuit de overheid geen vergoeding krijgen. Om de investering volledig gedekt te krijgen dient er een huurcontract voor langere tijd te worden aangegaan. Anders loopt de investeerder een risico bij leegstand. Voor het gemeenschappelijk deel zal een gebruiksovereenkomst met de BSO partner moeten worden afgesloten. Voor het volledige complex dient er een volledig beheer- en exploitatieplan te worden opgesteld, waarin eigendom, beheer, exploitatie, verdeelsleutel en verantwoordelijkheden van de verschillende partners worden vastgelegd. Maximale participatie tussen BSO en scholen Meer mogelijkheden gezamenlijk gebruik De BSO kan ruimtes huren van de scholen in het gemeenschappelijk deel. Langere gebruikstijden voor het gebouw Materiele Instandhouding niet toereikend voor 52 weken gebruik gebouw van 7.00 tot uur. 14

15 5.3 Adviestraject Indien de keuze valt op scenario 3, zal er serieus aandacht besteed dienen te worden aan het beheertraject. Het succes van een brede school blijkt in de praktijk in belangrijke mate gerelateerd te zijn aan de wijze waarop het ontwikkel- en realisatieproces wordt doorlopen. In onze visie is het realiseren van een gedragen beheersorganisatie voor beheer en exploitatie van facilitaire diensten een voorwaarde voor het welslagen en succesfactor van de brede school. Het realiseren van draagvlak is afhankelijk van de wijze waarop participanten/gebruikers betrokken worden bij de totstandkoming van de beheerstructuur en -organisatie. Daarnaast is het belangrijk de afspraken over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te leggen. Het is echter belangrijk dat deelnemende partijen vroegtijdig indicaties dienen te ontvangen m.b.t. financiële- en eventuele personele consequenties verbonden aan gezamenlijk beheer & exploitatie van de brede school. Dat er sprake is van wederzijdse afhankelijkheid tussen het realiseren van fysieke huisvesting en het realiseren van een passende beheersorganisatie voor die huisvesting moge duidelijk zijn. De keuze om bijvoorbeeld onderhoudsarme materialen te gebruiken bij de totstandkoming van huisvesting, is van invloed op de intensiteit van het onderhoud en heeft gevolgen voor de exploitatie. Voor het proces van ontwikkeling en realisatie van een beheersorganisatie zal de fasering in figuur 1 worden aangehouden. 15

16 Brede school Het Dorpshart Samenwerkingsvorm Visie van de brede school, Huisvestingstraject Beheertraject Visie samenwerking Programma van Eisen Beheervisie Beheerkaders Ambitie beheer Organisatorisch Financieel Eigendom/huursituatie Missie/visie Organisatorisch Financieel Strategisch niveau Intentieverklaring Concept Huurovereenkomst Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Beheervorm Besturingsstructuur Beheerplan Individueel Collectief: - Intern - Extern Organisatieschema Personele invulling Overleg- en communicatiestructuur Rechtsvorm Vlekkenplan t.a.v. beheer Onderhoud Verhuur en exploitatie Dagelijks beheer Facilitair handboek Tactisch niveau Samenwerking-/beheerovereenkomst Definitief Huurovereenkomst Bestek Prijs- en contractvorming Diversen Uitvoering Dashboard KTO/FM/Leveranciers Service Level Agreements Producten- en dienstencatalogus Klanttevredenheidsonderzoek Leverancierstevredenheidsonderzoek Facilitaire benchmark Operationeel niveau Realisatie Figuur 1 ; Schematische weergave beheertraject brede school 16

17 6 Financieel 6.1 Algemeen Bekostiging huisvesting van scholen De schoolbesturen ontvangen jaarlijks een variabele vergoeding van de overheid voor de instandhouding van hun huisvesting (Materiele Instandhouding). Dit bedrag is afhankelijk van het aantal leerlingen waardoor de hoogte van het bedrag in de toekomst sterk kan fluctueren. Vanuit de instandhouding moeten de volgende zaken bekostigd worden: 1. Onderhoud a. Gebouw b. Tuin c. Schoonmaak 2. Energie/water a. Electraverbruik b. Verwarming c. Waterverbruik 3. Publieke heffingen In dit hoofdstuk wordt uitgegaan van de materiële instandhouding die de scholen conform het berekeningsmodel van PO-Raad ontvangen in Voor beide scholen komt dit uit op een bedrag van Bekostiging BSO Alle huisvestingskosten met betrekking tot de BSO worden doorberekend in de huurprijs welke benoemd zijn in paragraaf 6.6. Er zijn geen gegevens bekend over de toekomstige bezetting van de BSO. 6.2 Stichtingskosten Op basis van het raadsbesluit dd.31 maart 2010 zijn de budgetten vastgesteld voor de nieuwbouw van de brede school. Vanwege de gewenste duurzaamheideisen en luchtkwaliteit worden de stichtingskosten verhoogd met 15%. In het onderstaande overzicht zijn de stichtingskosten voor de investeringsbudgetten weergegeven. Budget Toeslag Totaal Per m2 De Grote Beer Bekemaschool BSO Totaal In bijlage 2 zijn op basis van kengetallen de stichtingskosten zowel voor de scholen als voor de BSO weergegeven:: 17

18 Budget Geraamd Verschil Scholen BSO Totaal Op basis van een onlangs uitgevoerde aanbesteding door ABC Management Groep voor een Brede school met dezelfde kwalitatieve ambities en duurzaamheidseisen als omschreven in het PVE van de brede school Het Dorpshart te Duivendrecht is gebleken dat het budget conform deze kengetallen noodzakelijk is. Uit de ramingen kan geconcludeerd worden dat de stichtingskosten hoger uit komen dan het beschikbaar gestelde budget waardoor de gewenste ambities mogelijk niet gehaald kunnen worden binnen budget. Eveneens is het opmerkelijk dat er meer budget per m2 BVO beschikbaar is gesteld voor de bouw van de BSO dan voor de scholen. 6.3 Servicekosten In bijlage 3 is de opbouw van de servicekosten weergegeven. In deze paragraaf is weergegeven wat de totale servicekosten per jaar voor de scholen en de BSO zijn. De servicekosten voor de scholen worden door de schoolbesturen betaald vanuit de rijksvergoeding. De scholen zijn zelf verantwoordelijk voor de inkoop van de serviceposten. De servicekosten voor de BSO moeten verrekend worden in de huurprijs. Servicekosten zijn kosten die de verhuurder in rekening brengt voor het verlenen van service (extra diensten). Een deel van de servicekosten is direct te herleiden naar het eigen gebruik/belang. Een ander deel bestaat voornamelijk uit kosten die de verhuurder maakt om ervoor te zorgen dat de gemeenschappelijke voorzieningen in stand worden gehouden (bijvoorbeeld: schoonmaak, onderhoudskosten, glazenwassen, terreinonderhoud, servicecontracten voor de lift, cv). Indien de BSO gesitueerd wordt in een apart compartiment, kan er contractueel ook vastgelegd worden dat een deel van de inkoop van service door de kinderopvangorganisatie zelf wordt uitgevoerd. Kosten voor groot onderhoud worden voor de scholen door de gemeente bekostigd via een aparte vergoeding. Hiervoor dient een aanvraag door de scholen te worden ingediend bij de gemeente. Groot onderhoud is geen onderdeel van de servicekosten en zal naast de servicekosten en basishuur met de BSO verrekend moeten worden voor een bedrag van per m2 BVO. In onderstaande tabel zijn de servicekosten per gebruiker van de Brede School weergegeven inclusief de vergoeding die de scholen jaarlijks aan materiële instandhouding ontvangen. BVO Kosten per m2 BVO Kosten per jaar MI conform het PO-Raad 2012 De Grote Beer Bekemaschool BSO* * Exclusief groot onderhoud 18

19 6.4 Kapitaallasten In afwijking tot de scholen waarbij de gemeente verplicht is om te voorzien in adequate onderwijshuisvesting, waarvoor zij een bijdrage krijgen vanuit het rijk, dient de investering van de BSO middels een huurcontract terugverdiend te worden. Op basis van de stichtingskosten uit paragraaf 6.2 en een annuïteiten afschrijving zijn de kapitaallasten voor de BSO berekend. Voor de berekeningen van de kapitaallasten zijn vier varianten (10, 20, 30 en 40 jaar) uitgewerkt met een rentepercentage van 5%, de uitwerking hiervan is toegevoegd in bijlage 4. In onderstaand overzicht zijn de maandelijkse lasten per variant weergegeven. Kosten per maand Kosten per m2 bvo Afschrijving van 10 jaar Afschrijving van 20 jaar Afschrijving van 30 jaar Afschrijving van 40 jaar Huurcontract De investering van het bouwdeel voor de BSO dient in 40 jaar te worden afgeschreven. De BSO wordt uitgevoerd door een commerciële partij. Met deze commerciële partij dient een huurovereenkomst te worden gesloten om de investering terug te verdienen. Om de maandelijkse lasten zo laag mogelijk te houden is een huurcontract voor een periode van 40 jaar het meest gunstigst. Een commerciële partij zal echter nooit een huurovereenkomst voor 40 jaar afsluiten. Tevens is het voor de scholen niet wenselijk zich te binden aan een partner voor de duur van 40 jaar. Eigenaar/beheerder De gemeente wil graag dat de schoolbesturen als verhuurder optreden. Voor de scholen levert dit de volgende vragen/problemen op: Een schoolbestuur is geen vastgoedbeheerder Hoe om te gaan met de risico s van leegstand en wie gaat achter nieuwe huurders aan? Hoe om te gaan met groot onderhoud? Indien er bij de school groot onderhoud moet worden uitgevoerd dient hier een aanvraag protocol gevolgd te worden, waarbij het noodzakelijk onderhoud vaak pas na een jaar uitgevoerd kan worden. Een huurder zal niet accepteren dat het noodzakelijk onderhoud een jaar uitgesteld wordt. Wie gaat het onderhoud dan voorschieten? Schoolbesturen hebben geen financiële middelen om personeel in te zetten voor derden met betrekking tot het innen van de huur, het afhandelen van calamiteiten en onderhoud. 19

20 6.5 Exploitatielasten In het onderstaande schema zijn de totale exploitatielasten voor de scholen en BSO weergegeven. Uit het schema kan geconcludeerd worden dat de Materiele instandhouding voor de scholen niet kostendekkend is. De inkomsten van de BSO zijn gelijk gezet aan de exploitatiekosten omdat deze volledig gedekt moet worden vanuit de huur. Brede school Het Dorpshart Servicekosten d.d Servicekosten BVO (m2) Servicekosten per BVO (m2) incl. BTW Servicekosten totaal per jaar incl. BTW 1 De Grote Beer Bekemaschool BSO (incl. 12,00 voor groot onderhoud) Totaal Brede school Het Dorpshart kapitaallasten d.d kapitaallasten BVO (m2) kapitaallasten per BVO (m2) incl. BTW kapitaallasten totaal per jaar incl. BTW 1 De Grote Beer Bekemaschool BSO (20 jaar) Totaal Brede school Het Dorpshart Exploitatiekosten d.d Servicekosten per jaar incl. BTW kapitaallasten per jaar incl. BTW Totaal exploitatiekosten per jaar incl. BTW 1 De Grote Beer Bekemaschool BSO Totaal Brede school Het Dorpshart Exploitatiekosten d.d Totaal Exploitatiekosten per jaar incl. BTW Vergoeding conform bekostigingsstelsel Jaar 2012 (alleen voor scholen) Verschil Exploitatiekosten Jaar De Grote Beer Bekemaschool BSO Totaal

21 6.6 Huurberekening In onderstaand schema is een overzicht van de jaarlijkse huurkosten voor de BSO op basis van bovengenoemde kapitaallasten en servicekosten en bijkomende kosten weergegeven. Een huurder moet zelf zorgdragen voor de Onroerend Zaak Belasting waardoor deze ook niet in het overzicht is meegenomen. Doordat het voorstel van de gemeente Ouder-Amstel is om de school te laten optreden als verhuurder van de BSO en de gemeente de investering doet zal de school de huurpenningen moet innen en hiervoor 4% administratiekosten excl. btw berekenen. Dit is een jaarlijkse extra kostenpost voor de gemeente die doorberekend zal moeten worden in de huur. De huurprijzen voor de BSO die in onderstaand schema zijn weergegeven zijn niet marktconform en niet interessant voor een commerciële partij. Tevens moet voor een BSO een maatschappelijke huur worden gerekend. Gezien de huidige economie waarin de huurprijzen steeds meer onder druk komen te staan zal een BSO partner eerder voor een andere locatie kiezen waar de prijzen lager liggen. Dit levert leegstand op en zal voor de gemeente Ouder-Amstel een jaarlijkse verlies op deze huisvesting opleveren. Huurberekeningen 10 jaar 20 jaar 30 jaar 40 jaar Huur Servicekosten Groot onderhoud* incl incl incl incl Administratiekosten scholen BTW over administratiekosten 19% Totaal per jaar Totaal per m2 per jaar * zit in de servicekosten berekening 21

22 7 Risicodekking Aan de exploitatie van gebouwen zijn niet verzekerde financiële risico s verbonden. Het is van belang dat deze van te voren worden onderkend en zoveel mogelijk worden beperkt. Voor de het toevoegen van een BSO partner die als huurder binnen de brede school optreedt, zijn de volgende risico s te onderscheiden (1) huurderving door leegstand; (2) schades aan het gebouw, (3) gebreken. Ad.1 Huurderving door leegstand Als de BSO (huurder) vrijwillig de huur van een pand beëindigt moet een nieuwe huurder worden gezocht. Het is niet altijd mogelijk om opeenvolgende verhuringen sluitend op elkaar af te stemmen. De geleden huurdervingschade kunnen de schoolbesturen niet dragen en komt dan ten laste van de gemeente Ouder Amstel. De risico`s bij langlopende contracten zijn voor een commerciële huurder relatief hoog. Voor de toekomst bestaat de mogelijkheid op langdurige leegstand. Deze kosten zijn niet ingecalculeerd, het financiële risico hiervan komt voor rekening van de verhuurder. Ad.2 Schades aan gebouwen Om de risico s van grote schades aan gebouwen te beperken wordt een verzekering afgesloten voor de gevolgen van brand, storm en blikseminslag. Daarnaast is er voor overige schades een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering verplicht voor de verhuurder. Het grootonderhoud is voor schoolbesturen gedekt door onderwijs het huisvesting programma van de gemeente. Voor het grootonderhoud aan het verhuurde is dit een verantwoordelijkheid van de eigenaar. Ad.3 Wijziging van wet -en regelgeving Gebouwen en het gebruik daarvan moeten voldoen aan allerlei wetten en overheidsregels. Wijzigingen hierin tijdens de gebruiksperiode van het gebouw kunnen aanzienlijke financiële gevolgen hebben. Maar ook verandering van gebruik tijdens de huurperiode kan leiden tot verplichte aanpassingen die financiële consequenties hebben. Om de risico s in dit kader te beperken is het van belang om een goed inzicht te hebben in de wet- en regelgeving, te weten hoe de toestand van een gebouw is en tijdig wijzigingen in het gebruik te onderkennen. Bij risico s betreffende wet en regelgeving moet gedacht worden aan brandveiligheid, Arbo-aanpassingen en gebruiksvergunning. De huidige regelgeving met betrekking tot de vergoeding voor BSO vanuit het rijk voor ouders is gewijzigd waardoor in de huidige economie aangenomen kan worden dat de vraag naar BSO afneemt. 22

23 8 Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 MI- Vergoeding Stichtingskosten Servicekosten Kapitaallasten 23

24 Bijlage 1 MI- Vergoeding Bekemaschool 24

25 Bijlage 1 MI vergoeding De Grote Beer 25

26 Bijlage 2 Stichtingskosten Stichtingskosten scholen 26

27 Bijlage 2 Stichtingskosten Stichtingskosten BSO 27

28 Bijlage 3 servicekosten 28

29 Bijlage 4 Kapitaallasten 10 jaar 29

30 Inhoud : Advies Beheer- en Exploitatiemodel Brede school Het Dorpshart Status : Definitief, 1 November 2011 Bijlage 4 Kapitaallasten 20 jaar 30

31 Inhoud : Advies Beheer- en Exploitatiemodel Brede school Het Dorpshart Status : Definitief, 1 November 2011 Bijlage 4 Kapitaallasten 30 jaar 31

32 Inhoud : Advies Beheer- en Exploitatiemodel Brede school Het Dorpshart Status : Definitief, 1 November 2011 Bijlage 4 Kapitaallasten 40 jaar 32