Symbiant B.V. Pathology Expert Centre. Adres locatie Medisch Centrum Alkmaar (Alkmaar) Wilhelminalaan 12

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012

2 Naam onderneming Symbiant B.V. Pathology Expert Centre Adres locatie Medisch Centrum Alkmaar (Alkmaar) Wilhelminalaan 12 Vestigingsplaats 1815 JD Alkmaar Telefoon locatie Alkmaar Fax locatie Alkmaar Adres locatie Westfriesgasthuis (Hoorn) Maelsonstraat 3 Vestigingsplaats 1624 NP Hoorn Telefoon locatie Hoorn Fax locatie Hoorn Adres locatie Zaans Medisch Centrum (Zaandam) Koningin Julianaplein 58 Vestigingsplaats 1502 DV Zaandam Telefoon locatie Zaandam Fax locatie Zaandam Obductieteam Dienstdoende analist info@symbiant.nl Website KvK nummer

3 INHOUDSOPGAVE PAGINA I. INLEIDING DIRECTIE 2 II. ORGANISATIE 3 a. Organogram 3 b. Organisatie en personeel (ultimo 2012) 4 c. Overlegstructuren intern 8 d. Ziekteverzuim 9 e. Medewerkerstevredenheidsonderzoek 9 f. Website 10 III. PRODUCTIEOVERZICHT 11 IV. BELEIDSCYCLUS 16 a. Evaluatiebeleid b. Samenvatting MR V. KLINISCHE KWALITEITSASPECTEN 18 a. Doorlooptijden 18 b. Revisies extern / consulten extern 21 c. MeldingsCommissie Incidenten 24 d. Algemene cytologie en cervixcytologie 24 e. Klinisch pathologische besprekingen 30 f. Opleiding 31 g. Pathologists assistants 32 h. Arbo/ Milieu 32 i. Rondzendingen 33 VI. AFDELINGSVERSLAGEN 35 a. Secretariaat 35 b. Mortuarium 35 c. ICT-Automatisering 36 d. Moleculaire pathologie 37 e. Histologie 37 f. Cytologie 38 g. R&D 38 h. Kwaliteit 39 i. Forensische pathologie 40 j. Forensisch dieronderzoek 40 k. OR 40 l. Nieuwbouw/ verbouw 42 VII. NASCHOLING 42 VIII. R & O-GESPREKKEN 55 IX. LIDMAATSCHAPPEN 57 X. PROMOTIES, PUBLICATIES EN VOORDRACHTEN 64 XI. INVESTERINGEN 68 Jaarverslag

4 I. INLEIDING DIRECTIE Het jaar 2012 was het 2 e jaar voor Symbiant en tevens eindigde het verlengde financiële boekjaar. Tijd om de eerste balans op te maken. Wij kunnen concluderen dat de oprichting/inrichting van Symbiant succesvol is verlopen. De vacatures zijn voor het grootste deel opgevuld en de medisch manager is gevonden. Het managementteam (MT) is operationeel en alle strategische targets zijn gehaald. Zonder op deze plaats een volledig overzicht te geven, kan gesteld worden dat de verwachte groei van moleculaire pathologie zich conform de voorspelling heeft ontwikkeld en dat de kosten hiervoor onder controle zijn. Naast de reeds geplande activiteiten, zoals het verder uitbouwen van expertteams, optimaliseren van de MDO s en de voorbereiding op de visitatie van het CCKL, was er toch nog ruimte om de forensische pathologie verder uit te bouwen en, per december 2012 hieraan te koppelen, een lijn rond forensisch dieronderzoek. Zowel de locatie Alkmaar als de locatie Zaandam zijn gevisiteerd door de NVVP en hebben de erkenning weer verkregen voor 5 jaar. Opnieuw is duidelijk geworden hoe belangrijk de combinatie van optimale diagnostiek, R&D en onderwijs is. Dat wij al deze gebieden hebben kunnen ontwikkelen is te danken aan de grote inzet en motivatie van alle medewerkers. Deze inzet en motivatie is aanwezig in alle lagen van Symbiant en maakt dat wij vol vertrouwen vooruit kijken naar Mehdi Jiwa Directeur Jaarverslag

5 II. ORGANISATIE a. Organogram Directeur Symbiant Mgt. assistent Kwaliteit Innovatie Medisch Manager Organisatorisch Manager Expert Centrum Pathologen Pathology assistents Onderzoek Stafafdeling (*) Stafafdeling (*); PO&O, Inkoop, ICT, Finance Applicatiebeheer, FB, projectbureau Unithoofd Mortuarium Unithoofd Spec. techn. Manager Cytologie Manager Histologie Manager Immunologie Manager Secretariaat Mortuarium medewerkers Analisten Unithoofden MCA, WFG en ZMC Unithoofden MCA, WFG en ZMC Unithoofden MCA, WFG en ZMC Unithoofden MCA, WFG en ZMC Analisten resp. MCA, WFG, ZMC Analisten, Labobd.mw resp. MCA, WFG, ZMC Analisten resp. MCA, WFG, ZMC Secr. resp. MCA, WFG, ZMC Jaarverslag

6 b. Organisatie en personeel (ultimo 2012) Functionele relaties Medisch Centrum Alkmaar, Alkmaar Zaans Medisch Centrum, Zaandam Westfriesgasthuis, Hoorn Waterlandziekenhuis, Purmerend BovenIJ Ziekenhuis, Amsterdam Gemini Ziekenhuis, Den Helder Regionale huisartsen Atal-Medial, Amsterdam Dermatologisch Medisch Centrum Dermicis Dijk en Duin Flebologisch Centrum Oosterwal Gynaecologisch Centrum Dermout & Albicher Dr. Kuypers Kliniek, Hoorn Marine Oogcentrum Noord-Holland Mohs Klinieken Noord-Holland Zuyderbos (penitentiaire inrichting) Amerswiel (penitentiaire inrichting) Aandeelhouders Raad van Bestuur MCA, H. Luik Raad van Bestuur WFG, Prof. Dr. H.A. Keuzenkamp Raad van Bestuur ZMC, Dr. R.J.M. Dillmann Directie Dr. N.M. Jiwa, directeur Managementteam Dr. N.M. Jiwa, directeur G.T.N. Burger, medisch manager Mw. G. Koopman, interim-manager M. van Moorst, manager cytologie/financiën Mw. D. Seesink, manager ICT/secretariaat A. Groen, manager histologie/immunologie/hrm Ondernemingsraad OR : B. Heemskerk, voorzitter (WFG) R.J. Damen, vicevoorzitter (WFG) Mw. M. van Raalte, penningmeester (MCA) Mw. C. Remmelzwaal, secretaris (ZMC) P. Worp (ZMC) tot medio oktober 2012 Mw. J. Wouda (MCA) Mw. L. Moenis (MCA) tot medio oktober 2012 Jaarverslag

7 Medische staf Locatie Alkmaar A.G. Balk (tot 01 juli 2012) A. Bordbar (vanaf 01 september 2012) Mw. N.G. Breeuwsma G.T.N. Burger (vanaf 01 april 2012) R.P. Dutrieux F.R.W. van de Goot Dr. N.M. Jiwa Mw. E.W. de Kraker (vanaf 01 mei 12) Th.M. van Leeuwen (tot 01 april 2012) Mw. Dr. L.B. Meijer-Jorna C. Meischl (vanaf 01 juli 2012) Dr. H.J. van Slooten Locatie Hoorn A.G. Balk (wnd patholoog) (tot 01 juli 2012) G.T.N. Burger (vanaf 01 april 2012) V.P.M. Cliteur Mw. N.D.B. Gilhuijs Dr. A.H. van Hattum (vanaf 16 juli 2012) Dr. N.M. Jiwa T.K. Lim (tot 01 mei 2012) P.W.J. Melkert (wnd patholoog) Locatie Zaandam I.C. Ambrose Mw. Dr. J.G. van den Berg Dr. M.J. Flens Dr. N.M. Jiwa Mw. Dr. M.J. Koopmans-Vink Mw. E.W. de Kraker (tot 01 mei 2012) T.K. Lim (vanaf 01 mei 2012) Mw. M.M.S. Mulder M. Visser Jaarverslag

8 Personele bezetting (per ) Totale formatie fte Histologie 32,25 Immunologie 4,75 Speciële Technieken 4,63 Cytologie 18,42 Secretariaat 16,09 Pathologen 14,70 Management 3,99 Unithoofden 2,00 Managementondersteuning 3,46 Obductie 0,60 Mortuarium 2,09 Pathologists assistants 4,50 ICT 0,89 Kwaliteit en Arbo 1,07 Innovatie Waarvan onderzoekers 4,15 1,78 Overig 0,72 Totaal 114,31 In dienst 2012 Naam Functie Locatie Per Mw. D.M.D.S. Sie-Go Patholoog Zaandam 01 januari 2012 A. Bordbar Patholoog Alkmaar 01 maart 2012 Mw. K. Gijtenbeek Medisch secretaresse Alkmaar 01 maart 2012 Mw. A. van Berne Management assistente Alkmaar 19 maart 2012 G.T.N. Burger Medisch manager Alkmaar 01 april 2012 Mw. N.C. Fransen-Daalmeijer Analist moleculaire Alkmaar 01 april 2012 pathologie Mw. S. Pieters Analist histologie Alkmaar 25 juni 2012 C. Meischl Patholoog Alkmaar 01 juli 2012 Mw. M. Stoffers Analist histologie Alkmaar 01 juli 2012 A.H. van Hattum Patholoog Hoorn 16 juli 2012 Mw. Q. Gulinck Administratief Alkmaar 30 november 2012 medewerkster K.J. Hylkema Stagiaire Alkmaar 03 september 2012 M.G. Lynch AIOS pathologie Alkmaar 01 augustus 2012 J. Harpenau Analist histologie Alkmaar 01 juli 2012 S. Taylor Analist histologie Zaandam 15 juli 2012 Mw. M.J. de Rooij AIOS pathologie Alkmaar 01 oktober 2012 Jaarverslag

9 Mw. S.L. van den Bos Analist histologie Hoorn 01 oktober 2012 Mw. V. Soerdjbalie-Maikoe Patholoog Alkmaar 01 oktober 2012 Mw. M. van der Wurff Stagiaire Alkmaar 30 oktober 2012 Mw. I. Schaad Assistente veterinaire pathologie Alkmaar 01 november 2012 Uit dienst 2012 Naam Functie Locatie Per Mw. V. Schamper Analist histologie Alkmaar 01 maart 2012 Th. M. van Leeuwen Patholoog Alkmaar 01 april 2012 Mw. R. van der Linden Stagiaire Hoorn 29 juni 2012 A.G. Balk Patholoog Alkmaar 01 juli 2012 Mw. C.E. Holtkamp Labmedewerker Hoorn 13 juli 2012 J. Harpenau Analist histologie Alkmaar 01 september 2012 Mw. I.N.E. Scholten-van den Berge Medisch secretaresse Zaandam 01 november 2012 Keuze-co-assistenten R. Duijkers Mw. J.R.Telesford Mw. H.I. Zonneveld E. Stegeman C. van der Rijst Jaarverslag

10 c. Overlegstructuren intern Overleg Deelnemers Frequentie Algemene vergadering van Directeur Symbiant 1x per kwartaal Aandeelhouders Lid RvB ziekenhuizen MT Symbiant Directeur Symbiant 1x per week Medisch manager Organisatorisch manager, verdeeld onder 3 managers Hoofdenoverleg (per locatie) Locatie Alkmaar (unithoofden + patholoog) Locatie Hoorn (unithoofden + manager) Locatie Zaandam (unithoofden + 1x per 2 weken 1x per 2 weken 1x per week patholoog/locatiemanager) Histologieoverleg (per locatie) Histologisch analisten Locatie Alkmaar Locatie Hoorn Locatie Zaandam 1x per maand 1x per maand 1x per maand Cytologieoverleg (per locatie) Cytologisch analisten Locatie Alkmaar Locatie Hoorn Locatie Zaandam Secretaresseoverleg (per locatie) Secretaresses Locatie Alkmaar Locatie Hoorn Locatie Zaandam Pathologenoverleg (per locatie) Pathologen, locatie Alkmaar locatie Hoorn locatie Zaandam Meldingscommissie Leden van meldingscommissie locatie Alkmaar locatie Hoorn locatie Zaandam Pathologist s assistant-overleg Pathologists assistants Symbiant locatie Alkmaar 1x per maand 1x per maand 1x per maand 1x per maand 1x per maand 1x per maand 1x per week 1x per 2 weken 1x per week 1x per kwartaal 1x per maand 1x per maand 1x per maand Regionaal pathologist s assistant overleg Regionaal immuno-overleg Regionaal histologieoverleg Regionaal cytologie-overleg Pathologists assistants Symbiant Per locatie een immunologisch analist Manager histologie/immunologie Unithoofd van elke locatie Manager histologie Unithoofd van elke locatie Manager cytologie 1x per kwartaal 1x per maand 1x per maand 1x per 8 weken Regionaal secretaresseoverleg Unithoofd van elke locatie Manager secretariaat 1x per maand Jaarverslag

11 Research & Developmentoverleg Directeur Symbiant Unithoofd moleculaire pathologie Moleculair bioloog Onderzoekers Patholoog Andere leden schuiven aan naar gelang het onderwerp Medewerkers locatie Alkmaar Medewerkers locatie Hoorn Medewerkers locatie Zaandam 1x per week Plenair afdelingsoverleg adhoc adhoc 1x per maand Overleg Arbo & Milieu Werkgroep Arbo & Milieu 4 x per jaar d. Ziekteverzuim Ziekteverzuim totaal (kort) Percentage Frequentie Gemiddelde verzuimduur 3,91 % 1,97 4,5 Het totale ziekteverzuim van alle medewerkers van Symbiant Alkmaar valt binnen de gestelde norm van <5%. Langdurig zieken zijn begeleid conform Wet Verbetering Poortwachter. Het ziekteverzuim betrof geen werkgerelateerde omstandigheden. e. Medewerkerstevredenheidsonderzoek In april werd door PreventNed, in samenwerking met de Erasmus Universiteit, een onderzoek uitgevoerd naar het werkvermogen van de medewerkers. Hierbij hebben de deelnemers aan de hand van een gestandaardiseerde vragenlijst informatie verstrekt over hun werkvermogen en de diverse factoren die daaraan mogelijk gerelateerd zijn. Daarnaast werden extra modules over Werktevredenheid, Werkbeleving en Leiderschap aan het onderzoek toegevoegd. Aan het onderzoek met de WerkVermogensMonitor hebben 92 medewerkers deelgenomen. Dit is een gemiddelde respons van 69% van het totaal (133). De score van het werkvermogen van de onderzochte groep medewerkers was, in vergelijking met een benchmark, gemiddeld. Groepsscores op de andere items die onderzocht werden waren: zelfstandigheid in het werk (score: gemiddeld); afwisseling in het werk (score: ongunstig); werktempo en - hoeveelheid (score: gemiddeld); fysieke belasting (score: gemiddeld); Body Mass Index (score: gunstig) en werktevredenheid (score: gemiddeld). Medewerkers hebben aangegeven in welke mate het werk van een normale werkdag kan worden uitgevoerd. Een normale werkdag wordt gezien als 100% productiviteit. De gemiddelde productiviteit van de onderzochte groep is 92%. Uitgaande van een maximale productiviteit van 100% komt het productiviteitsverlies hiermee op 8% (100% 92% = 8%). Uit de benchmark blijkt dat deze score overeenkomt met die van andere bedrijven (8% - 14% productiviteitsverlies). Jaarverslag

12 Medewerkers geven aan over het algemeen goed overweg te kunnen met de leidinggevende. Men is echter niet altijd onder de indruk van de capaciteiten van de leidinggevende. Aan de hand van bovenstaande bevindingen heeft het MT besloten om de ongunstige score in de afwisseling in het werk nader te onderzoeken door dit een onderwerp van gesprek te laten zijn tijdens de R&O-gesprekken. Ook de rol van de leidinggevenden zal aandacht krijgen. Waar nodig moet gedacht worden aan trainingen. f. Website De Symbiant-website is opgeleverd en actief. Hier worden de algemene mededelingen en de documenten gedeeld. Daarnaast zijn de protocollen van Symbiant via de website voor alle medewerkers beschikbaar. Er wordt nog gewerkt aan een portal voor meldingen en signaleringen voor de onderdelen ARBO, incidenten, klachten, complicatie, meldingen etc. Deze zal beschikbaar komen voor zowel meldingen vanuit Symbiant als voor extern. Voor komend jaar zal Symbiant zich beraden m.b.t. de mogelijkheden op de huidige website en de mail van Symbiant overzetten binnen een Veilige Zorg-provider. Jaarverslag

13 III. PRODUCTIEOVERZICHT CTG per locatie ZMC Totaal Waterland BovenIJ ZMC HA-zmc MCA Totaal MCA Gemini ZBC's HA_mca WFG Totaal WFG ZBC's HA_wfg Symbiant Totaal Symbiant CTG-punten verdeling 2012 WFG-ZBC; 3% WLZ; 33% HA_w fg; 14% BY; 23% WFG; 83% ZMC; 29% HA_zmc; 15% ZKGEM; 17% HA_mca; 12% MCA-ZBC; 16% MCA; 55% Jaarverslag

14 Productiegegevens Histologie * MCA ZMC WFG Totaal groeipercentage 100% 104% 105% 107% 102% Obducties MCA ZMC WFG Totaal groeipercentage 100% 92% 91% 101% 91% Algemene cytologie MCA ZMC WFG Totaal groeipercentage 100% 93% 105% 94% 94% * In de totaaltelling van de histologie zijn ook de cytologische blokjes verwerkt. Voor de doorlooptijden zijn alleen de aantallen histologie aangehouden. Daarom zijn er verschillen in de totaalaantallen histologie. Jaarverslag

15 Symbiant histologie MCA ZMC WFG Symbiant obducties MCA ZMC WFG Symbiant cytologie MCA ZMC WFG Jaarverslag

16 Aantallen immunohistochemie/cytochemie en percentage van de aantallen histologie/cytologie Immunologie- Histologie MCA % ZMC % WFG % Symbiant % % % % * % % % % * % % % % % % % % % Immunologie- Cytologie MCA % ZMC % WFG % Symbiant % % 54 2% 153 6% *412 5% % 102 3% 177 6% *514 6% % 143 5% % 641 8% % 204 7% % % Kwantitatieve Pathologie MCA ZMC WFG Symbiant * * *productie gerelateerd aan Symbiant als regio. Symbiant is pas opgericht in Moleculaire technieken ZMC Complex Moleculair MCA Eenvoudig Moleculair Complex Moleculair WFG Eenvoudig Moleculair Complex Moleculair Eenvoudig Moleculair Complex moleculaire technieken zijn fors toegenomen. De vraag neemt toe en het palet van de verschillende complexe technieken wordt steeds groter. Jaarverslag

17 Vriescoupes Symbiant 2011 Symbiant 2012 Conform Niet conform 1 4 Uitgestelde diagnose 8 4 Totaal Jaarverslag

18 IV. BELEIDSCYCLUS a. Evaluatiebeleid 2012 De beleidscyclus van Symbiant is als volgt opgebouwd: Meerjarenbeleid Symbiant act Jaarverslag plan Beleidsdag Symbiant Jaarplan Symbiant do Management review (MR) Input: Management review Productie Financiën Ziekteverzuim P en O zaken check Input: Meerjaren beleidsplan Beleidsdag Management review b. Samenvatting MR Het jaarplan was te lang met 55 actiepunten, mede door Symbiants grote ambities, onafgewerkte punten uit het eerdere jaarplan en acties vanuit de Management Review. 2. De actielijst Management Review 2011 was eveneens aan de lange kant en miste het direct toevoegen van deadlines. 3. De tevredenheid van klanten wordt op verschillende manieren gemonitord, onder meer door onderzoek en gesprekken. Waar nodig wordt actie ondernomen. 4. Opleidingen vinden plaats volgens afspraak en binnen budget. Er is voldoende input gekomen vanuit de R&O-gesprekken om een nieuw opleidingsplan op te stellen. 5. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is uitgevoerd en opvallende punten worden meegenomen in jaargesprekken. 6. Symbiant kent een sterke groei, gezocht wordt naar goed personeel. Er wordt gebruik gemaakt van tijdelijke ondersteuning. 7. De RI&E s zijn per locatie uitgevoerd en acties hierop zullen worden opgesteld en uitgevoerd. 8. Processen rondom visitatie BVO, NVVP en MSRC lopen goed, de nodige acties zijn uitgevoerd. 9. Het proces van de interne audits loopt soepel, we zijn klaar voor visitatie CCKL. Jaarverslag

19 10. Het systeem van meldingen en signaleringen dient verder ontwikkeld te worden zodat de informatie periodiek geëvalueerd wordt en aantoonbaar tot verbetering leidt. Om de diverse bronnen samen te brengen dient meer systematiek aangebracht te worden. 11. Het systeem van klachtenregistratie dient verder ontwikkeld te worden zodat de informatie periodiek geëvalueerd wordt en aantoonbaar tot verbetering leidt. 12. Documentbeheer is onder controle. Alle documenten zijn bereikbaar via de Symbiant-website en het intranet van het MCA. 13. Het palet aan moleculaire technieken neemt toe, gestart is met een betere controle op doorlooptijden. 14. Symbiant neemt deel aan de benodigde rondzendingen en zet acties in waar nodig. 15. Het aantal MDO s neemt nog steeds toe, ze worden uitgevoerd volgens wens en planning. 16. ICT blijkt een belangrijke en kwetsbare plek binnen de organisatie in te nemen, uitbreiding van formatie is wenselijk. 17. De processen rond gesprekken met leveranciers, beoordeling andere instellingen en contracten lopen goed. Waar nodig is worden acties ondernomen. 18. Vakinhoudelijke ontwikkelingen resulteren in toenemende mate tot de behoefte aan bij- en nascholing, niet alleen de behoefte aan externe maar ook aan interne programma's zal toenemen. Onderwijs zal derhalve een essentieel onderdeel uit gaan maken van ons vak. 19. Het doel van de R&D werkgroep was om een platform te creëren om de nieuwste gegevens uit te wisselen, dit blijkt uitstekend te werken op deze manier. Gewenst is om de Management Review samen met het jaarverslag in het eerste kwartaal van het volgende jaar af te ronden. Gebleken is dat dit moeilijk te realiseren is doordat de benodigde gegevens moeilijk te extraheren zijn. Belangrijk is dat de Management Review is afgerond vóór de beleidsdag, zodat de beleidsimplicaties eventueel kunnen worden meegenomen in het volgende jaarplan was een dynamisch jaar waarin een sterke groei is geweest van 1 e lijnsdiagnostiek, moleculaire pathologie en forensische pathologie. De meeste ontwikkelingen zijn conform afspraken verlopen. Jaarverslag

20 V. KLINISCHE KWALITEITSASPECTEN a. Doorlooptijden De doorlooptijden worden maandelijks geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd. Regelmatig wordt er ook per type onderzoek gekeken of de doorlooptijd overeenkomt met de wens van de aanvrager. Histologie aantal onderzoeken aantal werkdagen ZMC MCA WFG Symbiant % 12 0% 44 0% 75 0% % % % % % % % % % % % % % % % % % % 537 3% % 92% % % 233 1% % % % 106 1% % % 572 2% 68 0% 790 1% % 422 1% 43 0% 559 1% % 243 1% 30 0% 336 0% > % 719 2% 104 1% % 8% totaal Cervixcytologie BVO aantal onderzoeken aantal werkdagen ZMC MCA WFG Symbiant % 910 7% 0 0% % % % 40 1% % % % % % % % % % % % % % % 997 8% % % 83% % 486 4% % % % 559 4% 351 6% % % 190 1% 184 3% 565 2% % 155 1% 141 2% 362 1% % 180 1% 57 1% 270 1% > % 267 2% 76 1% 807 3% 17% totaal Jaarverslag

21 Cervixcytologie Indicatie aantal onderzoeken aantal werkdagen ZMC MCA WFG Symbiant % 379 6% 1 0% 729 5% % % 45 2% % % % % % % % % % % 445 7% % % % 181 3% 144 6% 435 3% 97% % 101 2% 55 2% 188 1% % 55 1% 29 1% 111 1% % 32 0% 13 1% 55 0% 9 7 0% 10 0% 6 0% 23 0% % 19 0% 9 0% 30 0% > % 57 1% 22 1% 103 1% 3% totaal Algemene cytologie aantal onderzoeken aantal werkdagen ZMC MCA WFG Symbiant % 121 5% 25 1% 164 2% % % % % % % % % % 227 8% 101 4% 437 5% % 130 5% 31 1% 189 2% % 71 3% 9 0% 110 1% 97% 6 9 0% 40 1% 10 0% 59 1% 7 9 0% 29 1% 3 0% 41 1% 8 2 0% 25 1% 1 0% 28 0% 9 2 0% 16 1% 0 0% 18 0% % 11 0% 0 0% 18 0% > % 49 2% 1 0% 65 1% 3% totaal Jaarverslag

22 Secties aantal onderzoeken aantal werkdagen ZMC MCA WFG Symbiant % 53 41% 18 42% % % 14 11% 6 14% 28 11% 8 4 5% 7 5% 3 7% 14 7% % 5 4% 3 7% 9 4% % 1 1% 1 2% 4 2% % 2 2% 1 2% 6 2% 67% % 4 3% 2 5% 9 4% % 2 2% 0 0% 5 2% % 3 2% 0 0% 4 2% % 1 1% 0 0% 2 1% % 2 2% 0 0% 3 1% > % 34 27% 9 21% 60 24% 33% totaal Jaarverslag

23 b. Revisies extern / consulten extern Consulten extern Alkmaar Consulten Totaal Aantal 2012 concordant Histologisch onderzoek Cytologisch onderzoek % concordant Aantal minor discordant % minor discordant Aantal major discordant % major discordant Recent /in bewerking % recent /in bewerking ,9% 1 0,3% 12 3,8% 2 0,6% % Hoorn Consulten 2012 Histologisch onderzoek Cytologisch onderzoek Zaandam Consulten 2012 Histologisch onderzoek Cytologisch onderzoek Totaal Totaal Aantal concordant % concordant Aantal minor discordant % minor discordant Aantal major discordant % major discordant Recent /in bewerking % recent /in bewerking ,3% 1 1,1% 8 8,6% % Aantal concordant % concordant Aantal minor discordant % minor discordant Aantal major discordant % major discordant Recent /in bewerking % Recent /in bewerking ,8% ,2% % Jaarverslag

24 SHIP In verband met de manier waarop het lymfomenpanel IKNL bleek te functioneren in 2012 is in het najaar besloten om een intern panel hematopathologie binnen Symbiant op te richten, het SHIP (Symbiant Intern Hematopathologisch Panel). Dit panel heeft tot doel om de volgende diagnostiek te reviseren en wat betreft deze diagnostiek ook als consultatiedienst beschikbaar te zijn: Lymfklieren met vraagstelling maligne lymfoom (dus ook als deze in eerste instantie als reactief zijn beoordeeld door de inzendend patholoog) Andere orgaan/weefsel biopten/excisies met vraagstelling manifestatie maligne lymfoom. Beenmergbiopten met diagnostische problemen in de ruimste zin des woords. Het panel ziet wekelijks alle diagnostiek van Symbiant die aan de bovenstaande criteria voldoet en vult zijn mening in het verslag in (de inzendend patholoog maakt in principe zelf een verslag). Bij discordante panelconclusie wordt dit besproken met de inzender. De verrichte diagnostiek wordt door het panel intern bijgehouden naast de rapportage in de verslagen zelf. Bij onvoldoende zekerheid over een diagnose vraagt het SHIP alsnog om een extern consult. De panelleden zijn pathologen binnen Symbiant met interesse in en ervaring met hematopathologie. In 2012 werd het panel gevormd door: Ian Ambrose (Zaandam) Nelly Breeuwsma (Alkmaar) Gerard Burger (Alkmaar/Hoorn). Jaarverslag

25 Revisies extern Alkmaar Revisies Totaal Aantal 2012 concordant Histologisch onderzoek Cytologisch onderzoek % concordant Aantal minor discordant % minor discordant Aantal major discordant % Major discordant Recent /in bewerking % recent /in bewerking ,6% 5 1,2% 5 1,2% ,4% ,6% - - Hoorn Revisies 2012 Histologisch onderzoek Cytologisch onderzoek Zaandam Revisies 2012 Histologisch onderzoek Cytologisch onderzoek Totaal Aantal concordant % concordant Aantal minor discordant % minor discordant Aantal major discordant % major discordant Recent /in bewerking % recent /in bewerking ,4% 2 1,0% 3 1,6% % - 0% Totaal Aantal concordant % concordant Aantal minor discordant % minor discordant Aantal major discordant % major discordant Recent /in bewerking % recent /in bewerking ,7% 6 1,3% % Jaarverslag

26 c. MeldingsCommissie Incidenten De MCI (Meldingscommissie Incidenten) behandelt alle meldingen en klachten die direct te maken hebben met de patiëntenzorg. De commissie vergadert structureel 4 x per jaar op locatie in Alkmaar en Zaandam en 6x per jaar op locatie in Hoorn. Indien noodzakelijk, op verzoek. In de commissie hebben zitting: een patholoog, vertegenwoordiging unit cytologie, secretariaat, histologie en kwaliteitsfunctionaris. In 2012 zijn er 227 meldingen binnengekomen bij de Meldingscommissie, te weten: ZMC 42 meldingen, MCA 133 meldingen en WFG 52 meldingen. Waar nodig wordt, conform het Meldingsprotocol, overleg gevoerd met de aanvrager. Het aantal meldingen in het MCA is in verhouding erg hoog omdat daar al eerder gebruik werd gemaakt van het meldingssysteem. Tevens hebben er de volgende registraties plaatsgevonden: Zaandam: betrokken bij een calamiteit waarbij de afdeling pathologie is gehoord door de commissie ZMC en 5 klachten die zijn afgehandeld. Alkmaar: 4 klachten ontvangen, waarvan 1 klacht nog in behandeling staat. Hoorn: 2 klachten ontvangen. In 2012 is gestart om de overzichten interne/externe signaleringen Symbiantbreed op dezelfde wijze toe te passen. Deze worden 4 x per jaar besproken en waar nodig wordt een vervolgactie ingezet. Aangezien MCA voor CCKL-accreditatie op gaat zijn alle procedures beschreven en geplaatst op ManualMaster. De meldingscommissie heeft op locatie MCA in het 4 e kwartaal een start gemaakt om bij een verbeteractie ook de oorzaak-gevolg analyse toe te passen. Deze zal in 2013 besproken worden. Per kwartaal wordt het personeel op de hoogte gebracht van de activiteiten, rapportages van de meldingscommissie en weetjes. De eerste nieuwsbrief is in het 4 e kwartaal 2012 voor locatie Alkmaar opgesteld. d. Algemene cytologie en cervixcytologie Cervixcytologie In totaal zijn er over cervixonderzoeken beoordeeld. Deze onderzoeken worden verdeeld in onderzoeken in het kader van bevolkingsonderzoek (BVO) en indicatieve onderzoeken. Hieronder vindt u een verdeling over de afgelopen 4 jaar Ratio BVO/indicatief 1,85 2,15 2,08 2,00 BVO Indicatief Totaal aantal Jaarverslag

27 Hieronder de onderzoeken verdeeld over de PAP-klasse inclusief het percentage van het totaal per jaar: n % n % n % n % Pap , , , ,7 Pap , , , ,3 Pap , , , ,4 Pap 3a/gering , , , ,1 Pap 3a/matig 525 1, , , ,0 Pap 3a/anders 60 0,1 55 0,1 58 0,1 37 0,1 Pap 3b 251 0, , , ,5 Pap ,1 35 0,1 25 0,1 22 0,1 Pap ,1 25 0,1 32 0,1 25 0,1 Totaal Jaarverslag

28 Onvoldoende kwaliteit Van alle cervixonderzoeken zijn er (2,7%) van onvoldoende kwaliteit. In 25,0% van de gevallen betreft dit onderzoeken waarbij endocervicale cellen ontbreken en waarbij het aspect van de cervix niet is ingevuld door de aanvrager. Volgens de richtlijn dienen deze onderzoeken te worden afgekeurd. Follow-up cervixcytologie Het betreft de follow-up van onderzoeken uit 2011, berekend over de hele Symbiantregio. De follow-up kan zowel een cytologisch als een eerste histologisch onderzoek zijn. Pap 2 en 3a/gering: In totaal betreft het onderzoeken. Hiervan is van onderzoeken de follow-up bekend (91,8%) De follow-up van deze onderzoeken is als volgt opgebouwd: Totaal Pap 2 Pap 3agering n % n % n % Pap ,8 19 1,3 1 0,1 Pap , , ,3 Pap 2 / 3a-gering , , ,4 >= Pap 3a-matig 98 3,8 42 2,8 56 5,0 Histologische followup , , ,3 Totaal Jaarverslag

29 Uitsluitend histologische follow-up na een pap 2 of pap 3a/gering Totaal Pap 2 Pap 3agering n % n % n % Geen diagnose 7 0,8 2 0,7 5 0,8 CIN , , ,2 CIN , , ,5 CIN , , ,2 CIN ,8 9 3,2 33 5,5 Maligniteit 10 1,1 0 0,0 10 1,7 Totaal HPV Totaal is er op 794 follow-up onderzoeken na een pap 2 of pap 3a/gering een HPVonderzoek aangevraagd. 383 onderzoeken waren HPV + (48,2%) 411 onderzoeken waren HPV (51,8%) Pap 3a matig en hoger In totaal betrof het 717 onderzoeken. Hiervan is van 684 onderzoeken (95,4%) de follow-up bekend. De follow-up van deze onderzoeken is als volgt opgebouwd: Totaal Pap 3a2 (CIN 2) Pap3b/4 (CIN 3) Pap 5 (Maligne) N % n % n % n % Geen diagnose 3 0,4 3 0,8 0 0,0 0 0,0 CIN ,3 33 8,4 10 3,8 0 0,0 CIN , ,6 8 3,1 0 0,0 CIN , , ,6 0 0,0 CIN , , ,1 1 3,2 Plaveiselcelcarcinoom 30 4,4 4 1,0 21 8,0 5 16,1 Adenocarcinoom cervix 9 1,3 1 0,3 5 1,9 3 9,7 Adenocarcinoom 18 2,6 0 0,0 8 3, ,3 endometrium Andere maligniteit 21 3,1 1 0,3 8 3, ,7 Uitsl. cytologische followup 15 2,2 14 3,6 1 0,4 0 0,0 Totaal Jaarverslag

30 Niet-gynaecologische cytologie (klinische cytologie) In totaal zijn er klinisch cytologische onderzoeken beoordeeld. Hieronder vindt u de verdeling over de afgelopen 3 jaar Dep Longen Puncties* Urines Vochten Overige cytologie Totaal * verder onderverdeeld in de volgende tabel Om meer inzicht te krijgen in de verschillende soorten puncties is hieronder een lijst te vinden met specificaties. Er is getracht zoveel mogelijk te classificeren. Hoofd/hals-, liesen okselpuncties betreffen waarschijnlijk lymfklierpuncties maar dit is niet met zekerheid te zeggen. Deze zijn dan ook apart in onderstaande tabel opgenomen Hoofd/hals (nos) Lever Lies (nos) Long Lymfklier Mamma Oksel (nos) Ovarium Schildklier Speekselklier Overige puncties Totaal Het aantal ovariumpuncties in 2012 is 0. Dit komt doordat alle ovariumpuncties cystevocht betreffen en deze tot de overige cytologie worden gerekend. Diagnoses Hieronder vindt u een tabel met de verdeling van de in 2012 afgegeven diagnoses. De diagnoses zijn onderverdeeld in 4 categorieën, te weten onvoldoende kwaliteit, benigne, atypie en maligne. Onder de groep benigne vallen alle onderzoeken zonder afwijkingen en de onderzoeken met een niet invasieve afwijking. Atypie is een groep waarbij cytologisch wel afwijkende cellen worden gezien, die echter niet goed te classificeren zijn. Binnen de groep maligne vallen alle onderzoeken met een invasieve afwijking en de onderzoeken met de verdenking op een maligne afwijking. Jaarverslag

31 Onv. Benigne Atypie Maligne Onbekend kwal Longen Puncties* Urines Vochten Overige cytologie Totaal Follow-up klinische cytologie Dit betreft de follow-up van 2011, berekend over heel Symbiant. Het follow-up onderzoek is het histologisch vervolgonderzoek met de hoogste afwijking. Onderstaand de tabel met daarin de aantallen onderzoeken waarvan histologie bekend is. De deps en de diagnoses onvoldoende kwaliteit en atypie worden buitenbeschouwing gelaten. Dit laatste geldt zowel voor de cytologische, als histologische diagnoses. Totaal FUP bekend Correct Fout negatief Fout positief Longen Puncties Urines Vochten Overige cytologie Totaal Jaarverslag

32 e. Klinisch pathologische besprekingen Locatie Hoorn Bespreking Frequentie Dermatologie 11 Gynaecologie Esperanz 11 Interne 12 Mamma 50 Long Esperanz 49 Urologie Esperanz 8 Haematologie 10 KNO 4 Oncologie 22 Totaal 177 Locatie Alkmaar Bespreking Frequentie CRC 51 Dermicis 4 Dermatologie 4 Melanoom 16 Gemini-oncologie 50 Gemini-gynaeco-oncologie 5 Gemini-mamma 50 Gynaecologie 22 Haematologie 25 Hoofd-hals 25 Interne 9 Longziekten 11 Long-oncologie 49 Mamma 97 Necrologie 8 Neurologie 47 Oncologie 51 Urologie 47 Reumatologie 4 Obductiecardiologie 1 Necro-cardiologie 6 Necro-geriatrie 1 Perinatale audits MCA (F. van de Goot) 2 Perinatale audits WFG (F. van de Goot) 2 Totaal 583 Jaarverslag

33 Locatie Zaandam Bespreking Frequentie BovenIJ Ziekenhuis Oncologie/IKA 23 Gynaecologische oncologie 3 Mammapoli 51 Perinatale audits 2 Waterland Ziekenhuis Oncologie/IKA 19 Algemene PA bespreking 11 Interne/chirurgie + mammapoli 52 Perinatale audits 2 Zaans Medisch Centrum Chirurgie 12 Gynaecologie 12 Haematologie 6 Dermatologie (ZMC, BovenIJ en WLZ) 9 Interne 22 Mamma 48 Necrologie 6 Oncologie 21 Schildklier 9 Perinatale audits 3 Esperanz Colorectaal 27 Gynaecologie 24 Urologie 27 Totaal 382 Voorafgaand aan de klinisch pathologische besprekingen worden de coupes door de pathologen dubbel bekeken het zgn. double reading. Deze methode is gestart in 2011 en is gedurende het verslagjaar ook geregistreerd in de vorm van de interne consulten. Bij deze registratie wordt bijgehouden of het betreffende interne consult concordant dan wel discordant is bevonden. De genoemde aantallen betreffen de besprekingen die werkelijk gehouden zijn. f. Opleiding Sinds 1998 is de afdeling pathologie van het MCA (tegenwoordig Symbiant Alkmaar) in het bezit van de B-opleidingsstatus. Per 20 september 2011 is de opleidingserkenning pathologie overgegaan van het MCA naar Symbiant, locatie Alkmaar. De opleiding vindt plaats in samenwerking met het VUmc. Hierbij wordt gewerkt met een Regionaal- en Lokaal Opleidingsplan Pathologie, waarin door Symbiant Alkmaar de modules obductie, mammapathologie en cytologie worden verzorgd. In 2012 heeft de opleidingsgroep van Symbiant Alkmaar één AIOS pathologie van het VUmc begeleid bij de opleiding. Vanaf september 2012 is hiernaast tijdelijk een tweede AIOS gestationeerd vanuit het Radboud UMC. In 2012 is het plaatsvervangend opleiderschap overgegaan naar dr. H.J. van Slooten. De laatste opleidingsvisitatie vond plaats in 2009, waarbij de opleiding weer voor 5 jaar is toegekend. Jaarverslag

34 g. Pathologists assistants De functie pathologist s assistant (binnen Symbiant vaak gemeenzaam afgekort tot pathasser ) is een aantal jaren geleden in het leven geroepen om de patholoog te assisteren bij het uitsnijden van preparaten die groter zijn dan biopten (deze worden door histologisch analisten bewerkt). Dit in verband met de gestadig toenemende werkdruk voor de patholoog en een structureel gebrek aan pathologen om deze druk op te vangen. De functie is enigszins analoog aan de physician s assistant en nurse practitioner, zoals die in binnen- en buitenland in toenemende mate worden ingezet. De opleiding staat open voor HBO-analisten, bestaat uit 3 modules, en duurt ca. anderhalf jaar. Daarna is de pathologist s assistant in staat om niet-oncologische en veel voorkomende oncologische preparaten (zoals mammatumoren en colorectale tumoren) zelfstandig aan de hand van een protocol uit te snijden. Het laatste jaar is veel aandacht besteed aan het opstellen en harmoniseren van de protocollen zoals die op de diverse Symbiantlocaties worden gebruikt. Dit heeft medio 2012 zijn beslag gekregen en sindsdien worden de protocollen onderhouden door de Werkgroep Pathasprotocollen waarin 3 pathologen en 3 pathologists assistants zitting hebben. Deze werkgroep reviseert de protocollen voortdurend in tweemaandelijkse vergaderingen. In 2012 hebben 13 cursisten module 2 en 3 gevolgd. Twee cursisten vanuit Symbiant hebben de opleiding succesvol afgerond. Binnen Symbiant werken ultimo pathologists assistants. h. Arbo/ Milieu Binnen Symbiant is een werkgroep Arbo & Milieu werkzaam waarin een preventiemedewerker voorzitter is. Voor de verschillende locaties zijn RI&E s uitgevoerd of gestart. Hieronder volgt een aantal acties die zijn afgerond per locatie; Alkmaar: - Zuurkasten etc. zijn, op enkele kasten na, gecontroleerd. Een aantal kasten is afgekeurd en een plan van aanpak is opgesteld. - Veel werkinstructies voor Manual Master t.b.v. CCKL gemaakt. - HIP-scan (Hygieneadvies en Infectiepreventie) uitgevoerd. Een actielijst zal worden vervaardigd en in 2013 worden opgepakt. - Bij de verbouwing histologie is de nieuwe vloer meegenomen. Dit laat een afname van de valaccidenten zien. Hoorn: Vanwege wisseling van personeel en het wegvallen van een lid van de Arbo-groep op locatie WFG zijn alleen de noodzakelijke acties opgepakt, dit zal verder vorm krijgen in De werkgroep Arbo & Milieu in Hoorn is uitgebreid naar 2 leden. Zaandam: Afgeronde actiepunten: - Implementatie hygiënevoorschriften en voorschrift beschermingsmiddelen. - Ultimo protocollen opgesteld: aanmelden van nieuwe apparatuur, aanvragen van een werkopdracht en onderhoud apparatuur. Controle op aanwezigheid apparaten in Ultimo is ingezet. - Testvloer in gang histologie is geplaatst. ZMC heeft een nieuwe schoonmaakdienst aangetrokken. Samen met deze afdeling is een schoonmaakprocedé opgestart. Tevens een veegmat geplaatst in gang histologie. De valaccidenten zijn hierna afgenomen. Jaarverslag

35 - Archief cytologie is verbouwd en ergonomisch aangepast. Symbiantbreed; Op de locaties Zaandam en Alkmaar is een TBC-screening uitgevoerd. Hoorn heeft in 2012 niet deelgenomen aan de screeningsprocedure. Vanwege een positieve Mantoux op locatie Zaandam wordt eind maart 2013, na controle van de betrokkene, alsnog een TBC-screening aangeboden. Gebleken is dat er geen gevaar voor besmetting voor de omgeving heeft bestaan. Er is een tabletop-oefening verzorgd door bedrijfshulpverlening op de locatie Alkmaar en een papieren ontruimingsoefening op locatie Zaandam. Naar aanleiding van de oefening op locatie Zaandam zijn verbeteracties ingezet en aanpassingen door de technische dienst uitgevoerd. Op beide locaties is het verzoek gedaan voor een fysieke ontruimingsoefening. De RI&E is op de locaties Zaandam en Hoorn uitgevoerd. Uitwerking en vervolgacties volgen in Acties die zijn ingezet: o Opstellen hepatitis B-beleid en vaccinatieoverzicht personeel. o o Presentatie: zwangerschap en werken op een laboratorium. Opstellen verzuimbeleid, ouderenbeleid en zwangerschapsbeleid: verzuimbeleid en zwangerschapsbeleid is inmiddels in het concept personeelshandboek opgenomen, hierin verwijzing naar de CAO ziekenhuizen H en opgenomen. (bijna) ongevallen 2012 chemicaliën vallen/ uitglijden onveilige situatie prik/snij/spataccident risico infectie Alkmaar Hoorn Zaandam Het is duidelijk zichtbaar dat de prik- en snij-accidenten beter gemeld zijn in i. Rondzendingen SKML Cytologie Voor de cytologie zijn er twee rondzendingen geweest vanuit de SKML. Bij de eerste rondzending scoorden de drie locaties goed. Bij de tweede rondzending scoorden ze alle drie slecht. Aangezien er slechts door een enkel lab van de 50 een maligniteit gesuggereerd werd, hetgeen het hadden moeten zijn, kunnen we ervan uit gaan dat het monster niet goed geschikt was om deze uitslag te rechtvaardigen. SKML Histologie Rondzending bestond uit Schmorl, Melanine en IJzer Perls. Rondzending betrof de Pas, Pas-D, Gomori, EVG en IJzer. Alkmaar: Rondzending 1 is niet beoordeeld aangezien niet op de juiste manier is deelgenomen via het programma Q-Base. Van de kleuringen van rondzending scoorde het lab goed, er zijn hier geen verdere acties op ondernomen. Hoorn en Zaandam: naar aanleiding van beide rondzendingen waren geen acties nodig. Jaarverslag

36 Uit een eerdere rondzending van 2010 bleek dat het lab niet goed scoorde voor de Gramkleuring. Hiervan kleurden de Gram-negatieve staven niet/nauwelijks aan. Het protocol van een lab dat wel goed scoorde is uitgetest in 2011/2012. De kleuring verbeterde hierbij niet. Vervolgens werd het oude protocol uitgevoerd met een andere kernechtrood-vloeistof, hierbij kleuren de Gram-negatieve staven wel aan. SKML Immunologie De volgende markers zijn getoetst in 2012; Her2Neu, ER, P63, AMACR, CKHMW, CD3, CD5, CD20, CD23, Cycline D1, CD56, Sybaptofysine, ChromogranineA, CD10, MUN-1, BCL6 en TdT. Er is éénmalig een borderline uitgegeven waarna de titer met succes is aangepast, de rest van de toetsen waren allen goed. SKML Moleculaire pathologie De Her2neu CISH is tweemaal getoetst. 1 van de 14 samples toetste niet juist waarna er overleg volgde met UMCU. NordiQC Immunologie De volgende markers zijn getoetst in 2012; CD-5, CD-20, CD-23, CD-138, CK19, CK20, CK-PAN, DES, ER, GCDFP-15, Hepatocyt, Her2Brish, Her2Neu, KI67, PAX8/PAX2, PLAP, PODOP, PR en S100. Deelname locaties Alkmaar, Hoorn en Zaandam: Run : Ondernomen acties: Hoorn en Zaandam geen acties. Alkmaar; De CD-5 gaf geen juiste score, later bleek protocol niet juist gevolgd. De S100 gaf een slechte aankleuring. Na aanpassing van de verdunning was dit weer in orde Run 35 en B Ondernomen acties: Op alle locaties zijn naar aanleiding van deze rondzendingen geen acties ondernomen. Run 36 en B Ondernomen acties: Alkmaar geen acties. De Her2Neu in Zaandam gaf een borderline score. Hierop is de titer met goed gevolg aangepast. De CD138 in Hoorn gaf een slechte aankleuring, de verdunning is vervolgens aangepast. NordiQC Moleculaire pathologie In 2012 zijn er twee rondzendingen geweest voor de Her-2 CISH. Bij beide rondzendingen was de score optimaal. Er zijn hierop geen verdere acties ondernomen. WIHC Immunologie Er zijn twee rondzendingen georganiseerd voor de WIHC, de markers hiervoor waren E- cadeherine, Ber-Ep4, Chromogranine A en CD56. Jaarverslag

37 Overal scoorde Symbiant 3 van de 3 punten. Alleen bij Chromogranine A was er een achtergrondkleuring te zien bij locatie Alkmaar, deze wordt geaccepteerd waardoor er geen actie hoefde te komen. EQA Moleculaire pathologie Sinds 2012 doet Symbiant mee aan de EQA (European Society of Pathology). De uitslag van deze rondzending is op het moment van schrijven nog niet ontvangen en zal worden meegenomen met het jaarverslag van QCMD Moleculaire pathologie Sinds 2012 doet Symbiant mee aan de QCMD (Quality Control for Molecular Diagnostics). De uitslag van deze rondzending is op het moment van schrijven nog niet ontvangen en zal worden meegenomen met het jaarverslag van VI. AFDELINGSVERSLAGEN a. Secretariaat De volledige samenvoeging van de UDPS-servers naar een Symbiant-UDPS is afgerond. Door de uitstekende samenwerking van de verschillende secretaresses en juiste protocollering is er nu een eenduidige registratie in het UDPS. Het uitwisselen van personeel over de verschillende locaties heeft een vlucht genomen. De bezettingscoördinator houdt de bezetting in de gaten over de drie locaties. Hiaten worden opgevangen door elkaar op afstand te ondersteunen of er gaan secretaresses op een andere locatie werken. Door de flexibele instelling en de uitstekende onderlinge werkverhouding verloopt dit erg soepel. Ook de digitale pathologie is inmiddels geïntroduceerd bij het patiëntsecretariaat. Men heeft al meegewerkt aan een pilot van de digitale pathologie voor ondersteuning van de patiëntenbesprekingen. Er is maandelijks regionaal overleg met de unithoofden en de manager. Er wordt gewerkt aan verdere afstemming en optimalisatie van het werk. Daarnaast worden protocollen, die vanuit kwaliteitsregistratie reeds zijn ingeregeld, voor alle locaties doorgenomen en afgestemd. De splitsing patiëntensecretariaat en managementondersteuning is inmiddels goed ingeregeld en een ieder heeft zijn/haar rol hierin opgepakt. Het team van managementondersteuners werkt bijna volledig zelfsturend. Gezien de verdere inrichting van Symbiant is er veel werk voor deze ondersteuners. Men heeft verschillende aandachtsgebieden zoals o.a. personeelszaken, finance, ICT en directiesecretariaat. Voor komend jaar is er meer projectregistratie noodzakelijk. Gezamenlijk gaat men werken aan een eenduidige registratie, indien mogelijk, in MS-Project. b. Mortuarium De werkvoorschriften en procedures zijn gereed voor de CCKL-accreditatie. Daarnaast zijn er ook de benodigde interne audits gehouden. Medewerkers hebben een herscholing gedaan voor ondersteuning bij politieonderzoek. Vanaf 1 december is een eerste medewerker actief, die tevens de dagelijkse leiding over het team heeft en ook de jaarlijkse beoordelingsgesprekken voert. Daarnaast vertegenwoordigt zij het mortuarium in het hoofdenoverleg. Jaarverslag

38 c. ICT-Automatisering De samenvoeging van UDPS is afgerond, er is nu één Symbiant-UDPS. Ondanks veel tegenslag is het gelukt om het WFG als laatste toe te voegen. Door optimale medewerking van de ICT-MCA, ICT-ZMC en ICT-WFG zijn de laatste hobbels genomen en werkt Symbiant-UDPS nu stabiel op elke locatie. Elke medewerker van Symbiant kan, ongeacht de locatie, UDPS bedienen. Ook G2-speech is volledig geïntegreerd in één omgeving. Pathologen hebben een account ongeacht de locatie en het secretariaat kan werk voor elkaar overnemen. De digitale pathologie is m.b.t. de infrastructuur verder ingeregeld. Technisch en functioneel ontwerp zijn uitgewerkt. Scanners zijn geplaatst en aangesloten aan een centrale datastore. Vanuit alle Symbiantlocaties kan de digitale pathologie-interface van DIH nu opgestart worden, waardoor de digitale coupes bekeken kunnen worden. De integratie in UDPS is reeds binnen de testomgeving geactiveerd, de connectie met de cliënt van DIH zal nog ingeregeld moeten worden vanuit Leica/SlidePath. Voor komend jaar staat als doel dat de patiëntbespreking en interne expertpanels maximaal ondersteund worden door de digitale pathologie. In 2013 zal er ook gekeken worden naar de mogelijkheden m.b.t. de centralisatie van de verschillende applicaties. Optimalisatie van het werkproces op de verschillende locaties heeft hierbij de nodige aandacht. Voor optimale aansluiting is er een centraal applicatiebeheerder voor Limes benoemd en zal voor alle locaties een optimaal werkproces ingeregeld worden. De centrale beheerder zal dit uitwerken en coördineren. Voor de beelden c.q. fotografie is een verbetertraject gestart. Er is een centraal aanspreekpunt voor de fotografie benoemd. Na inventarisatie en optimalisatie van de benodigde apparatuur zal er een eenduidig protocol komen. Eerst wordt gewerkt aan de macrofotografie maar ook de microscopische fotografie zal een verbeterslag gaan maken. Mogelijk zal de digitale pathologie hierin een grote rol gaan spelen. Jaarverslag

39 d. Moleculaire pathologie Her2neu amplificatie: De Her2neu amplificatie wordt met een MLPA (multiplex ligase dependant probe amplification) bepaald in alle mammacarcinomen die met de immunobepaling 1+ en hoger scoren. Een CISH wordt uitgevoerd in casus die heterogeen aankleuren met immuno, wanneer er weinig infiltrerende tumor is en wanneer de MLPA mislukt om niet conclusief is. Mutatieanalyse K-ras en EGFR: In 2012 is de HRM-bepaling en de sequencing voor de detectie van KRAS-mutaties in KRAS exon 2 en 3 en voor de detectie van EGFR-mutaties in EGFR exon 19, 20 en 21 gevalideerd en geïmplementeerd. HPV bepaling: Voor de HPV-bepaling wordt, voor zowel het cytologische als het paraffinemateriaal, de Papillocheck van Greiner bio-one gebruikt. In 2012 is er een start gemaakt met de validatie van de Cervista met de MTA (medium throughput automation) van de firma Hologic. CDK4 en MDM2 amplificatie in liposarcomen: In 2012 is de amplificatie bepaling voor CDK4 en MDM2 met MLPA voor liposarcomen geïmplementeerd. e. Histologie Histologie In 2012 werd het proces van uniform werken binnen de drie locaties van Symbiant voortgezet. Zo wordt de HE-kleuring, door gebruik te maken van dezelfde reagentia en hetzelfde protocol, nu overal identiek uitgevoerd. Voorts werden de kleuren van de embedding cassettes gelijkgeschakeld, waardoor nu op elke locatie de kleurcodes een gelijke betekenis hebben. Omdat de weefselprocessors op de drie locaties aan vervanging toe zijn, werd een project gestart met als doel te onderzoeken welke machines er op de markt zijn die niet alleen geschikt zijn om ingezet te worden voor een efficiëntere workflow, maar die tevens met xyleen vervangende chemicaliën kunnen werken. Het project werd eind 2012 met een verslag afgerond en de verwachting is dat begin 2013 een keuze kan worden gemaakt. Een ander project dat in 2012 startte had tot doel te onderzoeken hoe het huidige laboratoriummanagementsysteem (LIMES) regionaal beter gebruikt kan worden. Op dit moment wordt het systeem niet optimaal benut en zijn er per locatie grote verschillen in gebruik. De verwachting is dat met het gebruik van 2D barcodes op glaasjes en cassettes de patiëntveiligheid en de workflow verbeterd kunnen worden werd tevens gekenmerkt door een toenemende mate van uitwisseling van personeel over de drie locaties. Hierdoor werd de kwetsbaarheid bij onderbezetting verkleind. Er is meegedaan aan diverse rondzendingen van de SKML. Jaarverslag