William Schrikker Groep - Geringe administratieve last en kosteninzicht met Mobility Mixx Peter de Booij, William Schrikker Groep, Diemen

Transcriptie

1 Meet en vergelijk! Om te besparen op de reiskosten en de reiskostenadministratie, een beter inzicht in de kosten(ontwikkeling) en een goed budgetbeheersysteem te krijgen, zijn wij in zee gegaan met Mobility Mixx. Maar hoe weet je nu of je je doelstellingen écht realiseert? Zorg van tevoren voor een goede kosteninventarisatie, zodat je kunt meten en vergelijken. Meten is weten! Peter de Booij, hoofd P&O, William Schrikker Groep, Diemen William Schrikker Groep - Geringe administratieve last en kosteninzicht met Mobility Mixx Peter de Booij, William Schrikker Groep, Diemen In het kort Het merendeel van je personeelsbestand bestaat uit ambulante medewerkers, verantwoordelijk voor veel zakelijk verkeer. Hoe beheers je de dan de mobiliteitskosten en realiseer je een goed kostenbewakingssysteem? De William Schrikker Groep ging in zee met Mobility Mixx, dat mogelijkheden biedt voor integraal mobiliteitsmanagement. Resultaat? Een directe besparing op de administratiekosten én tools waarmee de mobiliteitskosten kunnen worden teruggedrongen. De werknemers zien het gebruiksgemak van hun Mobility Card als een verbetering van de arbeidsvoorwaarden. Organisatie De William Schrikker Groep (WSG) is een landelijk werkende gespecialiseerde instelling voor jeugdbescherming, -reclassering en pleegzorg. WSG richt zich op kinderen met een (verstandelijk) handicap of een chronische ziekte die in de thuissituatie ernstige opvoedingsproblemen geven. Daarmee werkt WSG op het snijvlak van de jeugdzorg en gehandicaptenzorg. Verspreid over Nederland heeft WSG ongeveer 520 ambulante medewerkers in dienst. Deze thuiswerkers (ongeveer 400 medewerkers in de jeugdbescherming, 60 in de pleegzorg en 60 in de jeugdreclassering) bezoeken vanuit hun eigen huis hun cliënten, de ouders en de zorginstellingen. Afhankelijk van de regio waar zij werken, komen zij één of twee keer per week naar het landelijk kantoor in Diemen, het centrale punt waar kennis wordt uitgewisseld. In Diemen werken ongeveer 110 medewerkers. WSG is een zelfstandige stichting die volledig gefinancierd wordt door het Ministerie van Justitie en VWS. Naast haar specialistische kennis van jeugdhulpverlening toegespitst op het (verstandelijk) gehandicapte kind, maakt ook het werken met ambulante medewerkers WSG uniek in de jeugdhulpverlening. Locatie Het mobiliteitsvraagstuk spitste zich toe op de 520 ambulante medewerkers. Die bezoeken vanuit hun eigen huis hun cliënten, de ouders en de zorginstellingen. Daarnaast komen zij één of twee keer per week naar het landelijk kantoor in Diemen, voor overleg, trainingen en om gegevens in te voeren. Vraagstuk Bij de William Schrikker Groep is sprake van veel zakelijk verkeer. Daarvoor maakten medewerkers sinds jaren gebruik van een 50-tal dienstauto s, door WSG geleasd. Die auto s waren her en der in het land beschikbaar voor groepjes van 4 à 5 medewerkers die in een bepaalde regio wonen. De medewerkers maakten onderling afspraken over het gebruik van de auto. Ze spraken zelf af wanneer, 1

2 waar en hoe ze die van elkaar overnamen. De gereden kilometers hielden ze bij in een logboek. Probleem was echter dat de auto s lang niet overal en altijd voor ieder beschikbaar waren. Bovendien ging veel tijd verloren met het halen en wegbrengen van de auto. Zonodig maakten medewerkers daarom ook gebruik van hun eigen auto (declaratie op basis van kilometers) of het OV (op basis van ingeleverde kaartjes). Voor WSG steeg het benodigde budget voor reiskosten in de loop der jaren sterk, tot 1,2 miljoen euro in 2004, op een totale exploitatie van 37 miljoen euro. Dat kwam vooral door de groei van het aantal medewerkers, maar ook door het ontbreken van een goed kostenbewakingssysteem. Medewerkers kregen wel een budget (gebaseerd op de regio waarin ze werkten, het aantal cliënten en het aantal bezoeken dat ze aflegden), maar daar bestonden allerlei uitzonderingen op. Bijvoorbeeld voor het bezoeken van een training, een personeelsdag, een teamvergadering of reizen voor crisissituaties. Bij gebruik van de dienstauto werd het budget met bijvoorbeeld 25 of 20 procent gekort, afhankelijk of met z n vieren of vijven werd gereisd. Het gebruik van het OV werd nooit gebudgetteerd en was dus onbeperkt. Kortom: een niet-waterdicht, ingewikkeld en bewerkelijk systeem. WSG wenste: Een besparing op het benodigde budget voor reiskosten. Een budgetbeheersysteem voor een beter inzicht in de kosten(ontwikkeling). Een systeem met een geringe administratieve last (verlost zijn van de 12 maal 400 maandelijkse declaratieformulieren). Gebruik van het OV te stimuleren (goedkoper dan de vergoeding voor zakelijk autogebruik van netto 0,29 per kilometer waarop werknemers bij WSG op basis van de CAO recht hebben, d.w.z. 33 à 34 cent bruto voor de werkgever). Welke maatregel? Invoering van verschillende mogelijkheden die Mobility Mixx biedt, per 1 april Mobility Mixx, onderdeel van LeasePlan, biedt bedrijven mogelijkheden voor integraal mobiliteitsmanagement. Daarvoor heeft Mobility Mixx allerlei mogelijkheden voor zakelijke reizen in het pakket. Naast de trein en OV-fiets, biedt Mobility Mixx toegang tot (trein)taxi s, P+R-parkeren, pool- & huurauto s, het elektronisch verwerken van kilometerdeclaraties en het beheer van persoonsgebonden mobiliteitsbudgetten. De uitgebreide reismogelijkheden en het reisadvies van deur tot deur brengen een verschuiving van de auto naar het OV teweeg. Volgens Mobility Mixx zijn de diensten zodanig ingestoken dat de werkgever verzekerd is van een maximale kostenbeheersing en minimale operationele belasting. WSG combineert op een slimme manier verschillende mogelijkheden die Mobility Mixx biedt met eigen mogelijkheden: De Mobility Card, waarvan medewerkers vrijwillig gebruik kunnen maken. De Mobility Card die WSG afneemt bevat de trein, treintaxi, OV-fiets en parkeren op P+R-locaties. Dus geen huurauto. De medewerker boekt de reis via de website van Mobility Mixx of via de telefoon, de elektronische kaart registreert de reis en dient als kaartje. Gebruik van de dienst- of privé-auto naast de Mobility Card. 2

3 Gebruik van een reisbudget (Mobility Budget). De medewerkers krijgen een persoonlijk mobiliteitsbudget en bepalen zelf hoe zij dit gebruiken. Verzorging van de complete reiskostenadministratie door Mobility Mixx, inclusief de administratie voor de reiskostenvergoeding voor het gebruik van de privé-auto (Mobility Expenses). Alle medewerkers hebben een digitale privé-pagina bij Mobility Mixx waarin de kilometers worden verwerkt. Eén keer per maand stuurt Mobility Mixx een bestand naar WSG dat in de salarisadministratie wordt ingelezen.* * In de verzorging van de reiskostenadministratie is alleen het gebruik van de dienstauto niet meegenomen; het Mobility Budget wordt daarom voor iedere medewerker met een bepaald percentage verminderd. Mobility Pool in plaats van dienstauto s is geen optie voor WSG omdat deze poolauto s op een vaste, centrale plek moeten staan. Met de installatie van black boxes wil Mobility Mixx dat in de toekomst veranderen. Hoe kwam WSG tot deze keuze? Basis vormde een eigen analyse van de reiskosten, gevolgd door een analyse door adviesbureau Mobility Result. Gekeken werd naar de verhouding dienstreizen/woonwerkverkeer en de vraag of dat verkeer met de eigen auto, dienstauto of het OV plaatsvond. Ook werd gekeken hoe de declaratiestromen verliepen. Alternatieven werden geïnventariseerd en doorgerekend. Mobility Mixx bood als doorslaggevende voordelen: Zeer geringe administratieve last. Goed inzicht in de kosten(ontwikkeling) van zowel OV- als autokosten. Het alternatief NS Business Card haalde het niet, omdat dat voor WSG geen administratief voordeel zou opleveren. Bij NS Business Card vindt geen administratie plaats van autokilometers. Er zijn dus toch weer twee systemen nodig. Ook een lease-autoconstructie haalde het niet. Voor WSG paste dit bij de doelstelling om kosten te besparen. De medewerkers zouden door de bijtelling echter een vrij hoog bedrag voor privé-gebruik gaan betalen. Bovendien was het moment ongeschikt om een verplichting voor een aantal leaseauto s aan te gaan. WSG staat aan de vooravond van een mogelijke fusie met een Bureau Jeugdzorg. Die fusie is waarschijnlijk op 1 januari 2008 een feit. De Mobility Card is bij WSG een succes. Ruim 70 procent van de ambulante medewerkers maakt er gebruik van. Voor WSG sluit deze maatregel aan bij de wens het gebruik van het OV te stimuleren. Gebruik van OV draagt bij aan kostenreductie. De reiskostenvergoeding voor zakelijk autogebruik is op basis van de CAO netto 0,29 per kilometer recht hebben, d.w.z. 33 à 34 cent bruto voor de werkgever, terwijl OV neerkomt op 18 à 19 eurocent. Voor wat betreft de reiskostenadministratie via de digitale privé-pagina hebben de medewerkers nog wel wat wensen: Het invoeren van de gegevens op de persoonlijke internetpagina wordt als te omslachtig ervaren. Je moet elke rit verantwoorden waarvoor je telkens een aantal dezelfde gegevens moet invoeren. Een meer bedrijfsgeoriënteerde opzet met pop-up vensters is wenselijk. 3

4 Het systeem bepaalt zelf het aantal gereden kilometers via een routeplanner. Daarover ontstaat nog wel eens discussie, als men gemotiveerd kan aangeven dat er moest worden omgereden. De medewerkers voeren dagelijks/wekelijks hun ritten in. Halverwege de maand leidt de salarisadministratie daaruit de onkostenvergoeding af en telt dat op bij het salaris. Dat maakt het voor de werknemer lastig bij te houden welk deel precies betaald is. Minpunt van de Mobility Card is dat deze nog niet gebruikt kan worden in de bus, tram en metro. Daarvoor moeten medewerkers dus nog steeds naar een loket, terwijl de organisatie met de afzonderlijke declaratie van strippenkaarten blijft zitten. Baten Voor de werknemers Het gemak en comfort van reizen met de trein, terwijl met de OV-fiets, treintaxi en P+R ook het vervoer eromheen goed geregeld is. Werktijdwinst voor wie gebruik maakt van het OV en die tijd bijvoorbeeld gebruikt voor leeswerk (alhoewel dit niet opgaat als je moet staan). OV-kosten hoeven niet meer te worden voorgeschoten, geen gedoe meer met kaartjes die je op het station moet kopen en declareren. Snellere uitbetaling van reiskosten (geen formulier meer invullen, accorderen door leidinggevende, naar salarisadministratie, et cetera). Voor WSG Een directe besparing van 0,5 fte op de administratie ( tot euro per jaar). Makkelijker systeem voor fiaterend managers. Veel betere kostenrapportage, mogelijkheid voor sturing. Mobility Expenses bepaalt zelf het aantal gereden kilometers via een routeplanner. Een voordeel daarvan moet zijn dat er minder kilometers worden geschreven. Ook zo wordt dus een kostenbesparing bereikt. Een besparing doordat er geen NS-kortingskaarten meer worden betaald. WSG kan nog niet kwantificeren hoeveel het OV-gebruik door medewerkers is toegenomen. Als het project op 1 april 2007 één jaar loopt kunnen daarvoor getallen vergeleken worden. Zeker is dat een kostenbesparing op de reiskosten nog niet is gerealiseerd. De kosten voor de diensten van Mobilty Mixx zijn zelfs hoger dan de directe besparing van WSG op de administratiekosten (zie de rubriek kosten). Wel is er nu een degelijk kostenbeheersingsysteem en zijn er tools waarmee de kosten kunnen worden teruggedrongen: Het Mobility Budget dat in het introductiejaar nog op een laag pitje stond. Vanaf 1 januari 2007 wordt hier sterker mee gewerkt. Op basis van het jaargedrag in het afgelopen jaar worden afspraken gemaakt met individuele medewerkers, zodat zij bewuster zijn van hun gedrag. Bijvoorbeeld: meer met de trein? Dan een groter budget en een grotere actieradius. Hierbij is een centrale rol weggelegd voor de teammanagers. Zij kunnen meer sturen op het efficiënt inzetten van de middelen en mensen, waar de focus nu vooral op de resultaten ligt. 4

5 Mogelijke koppeling van beloningssystemen aan Mobility Budget. Bijvoorbeeld: uitbetaling van budget dat aan het eind van het jaar over is, dit mee kunnen nemen naar het volgende jaar of binnen het team inzetten voor andere zaken. Verplichting van Mobility Card (voor nieuwe medewerkers is dit al zo). Zo moet in 2007 blijken of de nieuwe maatregelen per saldo ook daadwerkelijk een besparing opleveren. Kosten Voor de werknemers Medewerkers hadden een voordeelurenkaart die ze ook privé konden gebruiken. Die kaart is komen te vervallen. Voor WSG Een vaste fee per medewerker per jaar aan Mobility Mixx ( 100,-, voor nieuwe bedrijven inmiddels 300,-). Variabele kosten in de vorm van een fee aan Mobility Mixx ( 4,50 per medewerker per maand die in die maand reiskosten declareert + een kleine fee voor gebruik van de treintaxi en OV-fiets) Voor de trein is de dalurenkorting bij Mobilty Mixx 20 procent, terwijl die 40 procent was met de NS-voordeelurenkaart die de medewerkers eerst hadden Deze kosten zijn hoger dan de directe besparing van WSG op de administratiekosten. Tijdsinvestering 2004: Eigen analyse van de reiskosten, gevolgd door een analyse door adviesbureau Mobility result 2004/2005 Overleg met OR November 2005: Keuze voor Mobility Mixx 1 april 2006: Invoering nieuwe mobiliteitsmaatregelen Vanaf de keuze voor Mobility Mixx werd het maatregelenpakket in ongeveer een half jaar tijd geïmplementeerd. De tijdsinvestering hiervoor bedroeg ongeveer één dag per week. Promotie van de maatregel De afdeling P&O verzorgde: Dagelijkse presentaties gedurende één week in februari of maart 2006 voor alle medewerkers. De gepresenteerde informatie werd ook op schrift uitgereikt. Schriftelijke informatie per post voor wie geen presentatie had bezocht. Twee informatiesessies per regio voor de leidinggevenden. Uitgebreide informatie op het intranet. Een helpdesk voor telefonische informatie. Deze is blijven bestaan (als taak van een functie), bijvoorbeeld voor problemen bij het gebruik van de applicatie. Voor WSG tot de keuze voor Mobility Mixx kwam, is uitvoerig overleg gevoerd met de OR. Een oorspronkelijke bezuinigingsdoelstelling van 20 procent op de reiskosten, volgens het 5

6 onderzoeksbureau haalbaar door de kilometervergoeding voor gebruik van de privé-auto te verlagen tot 0,10 of 0,19, bleek met de nieuwe CAO Jeugdzorg niet mogelijk. Daarin werd de vergoeding vastgesteld op 0,29. Deze bezuinigingsintentie leidde ook tot scepsis bij de OR. Tezamen de redenen waarom deze scherpe bezuinigingsdoelstelling met de introductie van Mobility Mixx is komen te vervallen en invoering van de Mobility Card op vrijwillige basis plaatsvond. Tips Maken medewerkers al veel gebruik van het OV? Besef dan dat zij, net als bij WSG, het gebruiksgemak van de Mobility Card als een verbetering van de arbeidsvoorwaarden kunnen ervaren. Maak gebruik van het voordeel dat Mobility Mixx ook ongepersonifieerde afdelingskaarten afgeeft. Dat kan een flinke kostenbesparing opleveren als er binnen afdelingen veel medewerkers zijn die slechts incidenteel dienstreizen maken. Mobility Mixx (Mobility Expenses) geeft een goed inzicht in reispatronen en soorten vervoer: per medewerker kan een overzicht worden uitgedraaid. Maak het kostenpatroon inzichtelijk voordat je Mobility Mixx inzet om een kostenbesparing te realiseren. Mobility Mixx beweert bijvoorbeeld dat alleen al door het digitaal declareren (op basis van een routeplanner) een besparing van 10 tot 15 procent wordt gerealiseerd. Maar hoe valt dat te controleren? Meet en vergelijk! De ontwikkelingen gaan snel op dit moment. Zo valt te verwachten dat binnenkort in Nederland de OV-chipkaart wordt geïntroduceerd. De vraag is of deze aan de Mobility Card wordt toegevoegd. Komen er wellicht betere alternatieven op markt? Het is aan te raden de actuele ontwikkelingen goed te volgen, en deze mee te nemen in een scherpe keuzeafweging voor de aanpak van het mobiliteitsvraagstuk. Meer weten? William Schrikker Groep Dalsteindreef 69 Diemen Peter de Booij Hoofd P&O Telefoon (020) Mobility Mixx T (036) E info@mobilitymixx.nl I 6