Slim reiskosten declareren: Meer gemak, snelheid en controle voor werkgever en werknemer

Transcriptie

1 Slim reiskosten declareren: Meer gemak, snelheid en controle voor werkgever en werknemer

2 Het declareren van reiskosten is een proces waar organisaties vaak veel tijd aan kwijt zijn. In de meeste gevallen worden gemaakte kilometers bijgehouden in een Excel-bestandje en aan het eind van de maand ingediend. Vervolgens moeten al deze declaraties individueel afgehandeld worden. Naast de tijd die ervoor nodig is, is het een foutgevoelig en lastig te controleren proces. Bovendien maakt zakelijk reizen de afgelopen jaren een sterke verandering door. Drukke wegen, milieuproblematiek en de behoefte van werknemers om flexibel te kunnen reizen, zorgen ervoor dat organisaties steeds vaker op zoek gaan naar alternatieven voor de leaseauto van werknemers. De vraag is hoe het declaratieproces slimmer en transparanter kan en hoe je ervoor kunt zorgen dat jouw organisatie is voorbereid op het zakelijk reizen van de toekomst. In deze whitepaper leggen we uit wat je kunt doen om het declareren van reiskosten eenvoudiger en beter controleerbaar te maken en op welke manier je in kunt spelen op de huidige veranderingen op het gebied van zakelijk reizen. 2

3 De pijnpunten voor werkgever en werknemer Er komen heel wat administratieve handelingen kijken bij het declareren van reiskosten. Dit zorgt ervoor dat er regelmatig een kommaatje te weinig of een nulletje te veel wordt geplaatst. Daarnaast gaat een declaratie over zoveel schijven, dat het bijna niet controleerbaar is waar een fout wordt gemaakt. Het is vaak een tijdrovend proces waar organisaties onnodig veel tijd en geld aan kwijt zijn. Het automatiseren van het declaratieproces biedt hierbij uitkomst, maar in veel organisaties verloopt alles nog volledig handmatig. Vanuit het oogpunt van zowel de werknemer, als de financiële afdeling en HR zorgt het declareren van reiskosten daarom meer dan eens voor wrijving. Wat zijn de pijnpunten voor de verschillende betrokken partijen? De financiële afdeling Financieel managers lopen vaak tegen een tweetal problemen aan. Allereerst hebben ze soms moeite om declaraties fiscaal correct af te handelen. Er zijn veel regels die nageleefd moeten worden en de fiscale eisen zijn van verschillende zaken afhankelijk. Denk bijvoorbeeld aan het gebruikte vervoersmiddel of het aantal gereisde dagen per week. Aangezien onjuiste of onvolledige registratie van reiskosten kan resulteren in vervelende naheffingen en boetes, is het belangrijk dat de regels goed worden nageleefd. Verder dient de financieel manager ervoor te zorgen dat iedere betrokkene het maximale voordeel uit elke declaratie haalt. Dit houdt in dat werknemers zo min mogelijk belasting hoeven te betalen over de vergoeding en dat werkgevers geen onnodige premies hoeven uit te keren. Het gebeurt regelmatig dat bedrijven en werknemers behoorlijk wat inkomsten mislopen doordat hier niet slim mee wordt omgesprongen. 3

4 De afdeling HR HR is ervoor verantwoordelijk dat het declareren van reiskosten zo eenvoudig en efficiënt mogelijk verloopt, maar zij hebben meestal niet de middelen om dit te realiseren. Vaak zitten ze vast aan een verouderde, ineffectieve werkwijze. Daarnaast is het de taak van de HR-manager om ervoor te zorgen dat werknemers de vergoeding ontvangen waar ze recht op hebben. Door gebrek aan inzicht kunnen hierbij fouten worden gemaakt. De werknemer Het personeel is het liefst zo min mogelijk tijd kwijt aan zaken die niet tot de primaire functieomschrijving behoren. Een omslachtig declaratieproces leidt daarom regelmatig tot irritaties. Ook krijgen werknemers vaak onvoldoende inzage in de opbouw van hun declaratievergoedingen. Ze ontvangen een bepaald bedrag op hun rekening, maar het is meestal gissen hoe deze vergoeding precies tot stand is gekomen. 4

5 Waar moet je op letten bij het verbeteren van het declaratieproces? Met de mogelijkheden van vandaag kun je declareren gelukkig een stuk gebruiksvriendelijker en efficiënter maken. Tegenwoordig zijn er slimme tools die het handmatige declaratieproces voor een groot deel kunnen automatiseren. Dit biedt enorme voordelen. Toch zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Waar moet je op letten bij het verbeteren van het reisdeclaratieproces? Fiscaliteit Tools die het handmatige declaratieproces van je overnemen, moeten precies zo zijn ingesteld dat automatisch aan alle eisen van de fiscus wordt voldaan. Daarnaast wil je dat declaraties zo voordelig mogelijk uitpakken voor de werkgever en de werknemer en dat er zo min mogelijk hoeft te worden afgestaan aan de belastingdienst. Een declaratieproces waarbij de belastingdruk automatisch wordt geminimaliseerd en waarbij rekening wordt gehouden met alle relevante fiscale voorwaarden kan je hierbij helpen. Controleerbaarheid Met name voor de financiële afdeling, maar ook voor het personeel, is de controleerbaarheid van de declaratieprocedure van groot belang. Zij willen bij een reisdeclaratie na kunnen gaan of alle ingevoerde gegevens overeenkomen met de daadwerkelijk afgelegde kilometers en dat de uitgekeerde bedragen juist zijn. Wat je hiervoor nodig hebt is een oplossing die op een transparante, overzichtelijke manier laat zien hoe vergoedingen worden berekend. 5

6 Privacy & Security Om automatisering mogelijk te maken, heb je persoonlijke data nodig. Met deze data kun je bijvoorbeeld persoonlijke reisinformatie onthouden, zodat deze niet steeds opnieuw opgevraagd hoeft te worden. Vaak wordt deze data automatisch opgehaald uit de administratiesoftware van de afdeling HR. Dit betekent echter ook dat een declaratie-oplossing goed beveiligd moet zijn tegen datalekken. Je wilt als werkgever namelijk niet dat persoonlijke data van werknemers op straat komt te liggen. Analytics Eén van de voordelen van het digitaliseren van het declaratieproces is dat gegevens worden opgeslagen. Daardoor is het mogelijk om analyses uit te voeren en nieuwe inzichten te genereren. Zo kun je bijvoorbeeld opvallende pieken of dalen op bepaalde routes of in bepaalde periodes detecteren. Ook ben je hierdoor beter in staat om fraude op te sporen. Het nieuwe zakelijke reizen Sinds enkele jaren is de populariteit van de auto als vervoersmiddel voor woon-werkverkeer aan het dalen. De hoge kosten, nieuwe milieuwetgevingen en een toenemende behoefte van werknemers om zelf te kunnen bepalen op welke manier zij naar hun werk gaan, zorgen ervoor dat veel organisaties op zoek zijn naar een alternatief voor het leasecontract. Een mooi voorbeeld hiervan is het mobiliteitsbudget. Dit houdt in dat werknemers een vast bedrag per maand kunnen gebruiken om zakelijk te reizen. Op welke manier zij het bedrag uitgeven mogen ze zelf weten en als het bedrag aan het einde van de maand niet helemaal op is, krijgt de werknemer het resterende bedrag als extra loon op de rekening bijgeschreven. Een mobiliteitsbudget kun je bruto of netto ontvangen. Als dit bruto gebeurt, dan is de vergoeding volledig belastbaar. Als je het mobiliteitsbudget netto ontvangt, dan maak je gebruik van de onbelaste reiskostenvergoeding. In dat geval betaal je alleen belasting over het resterende bedrag dat als extra loon wordt bijgeschreven. Het mobiliteitsbudget lijkt de toekomst te hebben. Zorg er daarom voor dat jouw declaratiemethode voldoende toekomstbestendig is, zodat je bent voorbereid op ontwikkelingen zoals het mobiliteitsbudget. 6

7 Meer grip met de declaratiemodule van YOR24 Het declareren van reiskosten is binnen veel organisaties een verouderd en tijdrovend proces. Ook zien steeds meer werknemers af van een leaseauto en prefereren alternatieven, zoals het mobiliteitsbudget. De declaratiemodule van YOR24 maakt je declaratieprocedure simpel, overzichtelijk en toekomstbestendig. Het is bovendien volledig schaalbaar: je kunt het gebruiken voor je ritregistratie, het declareren van je reiskosten tot zelfs het beheren van je mobiliteitsbudget. Overzichtelijk dashboard De declaratiemodule van YOR24 biedt een online portal binnen een beveiligde webomgeving. Hierin hebben zowel werknemer als werkgever toegang tot een persoonlijke omgeving waarin zij hun eigen informatie over woon-, werk- en klantadressen in kunnen zien. Aan de hand van een overzichtelijk dashboard kan de medewerker geheel zelfstandig zakelijke kilometers declareren, terwijl de werkgever de status en voortgang kan volgen en declaraties kan goedkeuren of afwijzen. Gegarandeerd fiscus-proof De declaratiemodule is volledig fiscus-proof. Daarnaast heeft YOR24 ruime ervaring in het aanleveren van kant-en-klare, fiscaal correcte output-bestanden, waardoor de financiële afdeling op het juiste moment de juiste vergoedingen kan uitbetalen. Zo zijn werknemers verzekerd van de juiste vergoeding en hoeven ze niet bang te zijn dat ze onverhoopt te veel belasting betalen. Automatisering van proces en rapportage De declaratiemodule van YOR24 neemt een groot deel van de handmatige stappen weg. Zo worden afstanden en vergoedingen automatisch berekend en wordt individuele informatie - zoals eerder afgelegde routes - automatisch bewaard. Daarnaast wordt alle data opgeslagen en aan de hand van overzichtelijke rapportages beschikbaar gesteld als managementinformatie. De voordelen op een rijtje: Op een gebruiksvriendelijke manier reiskosten declareren; Tijdsbesparing door automatisering van handmatige stappen; Transparante en overzichtelijke weergave van status en voortgang van declaraties; Volledig fiscus-proof, waardoor er nooit te veel belasting wordt betaald; Geheel zelfstandig kilometers declareren in een beveiligde, persoonlijke webomgeving; Op maat gemaakte output-bestanden met declaratie- en budgetdata; Data wordt als managementinformatie beschikbaar gesteld. 7

8 Over ons YOR24 staat voor duurzaam ondernemen, goed werkgeverschap, flexibele mobiliteitsoplossingen voor medewerkers én grip houden op de kosten. Door het slim combineren van data biedt YOR24 nieuwe inzichten in mobiliteit. We koppelen ritregistraties aan gewenste organisatiedata, signaleren en rapporteren excessen ten opzichte van het mobiliteitsbeleid en zorgen voor communicatie daarover naar de medewerkers. Werknemers willen steeds vaker zelf kunnen kiezen hoe en waarmee ze naar hun werk komen. Er komt echter heel wat bij kijken om als werkgever invulling te geven aan deze veranderende mobiliteitsbehoefte, zowel op organisatorisch, financieel als administratief gebied. Daar is YOR24 voor. YOR24 Meer grip op reiskostendeclaraties Op zoek naar een efficiënter en transparanter declaratieproces? Neem contact met ons op: YOR24 Mr. E.N. van Kleffensstraat CV Arnhem T +31(0) E info@yor24.com W 8