Reiskostendeclaraties: sneller, beter en goedkoper

Transcriptie

1 Reiskostendeclaraties: sneller, beter en goedkoper Adviezen en tips voor een efficiënte afhandeling Reiskostendeclaraties brengen veel administratie en ergernis met zich mee, voor organisaties én voor medewerkers. Ongemerkt kan dit behoorlijk in de papieren lopen, onder meer omdat veel werktijd verloren gaat die beter kan worden ingevuld. Gelukkig kunt u ervoor kiezen uw kostbare tijd beter te besteden, en uw medewerkers weer datgene te laten doen waar zij goed in zijn en waarvan zij energie krijgen: hun werk. In deze whitepaper leest u alles over de achtergronden van reiskostendeclaraties, en de precieze (fiscale) regelingen op dit vlak. Ook krijgt u inzicht in de verborgen kosten van reiskostendeclaraties en de mogelijkheden om fiscaal gunstige regelingen te treffen. Tot slot geven de verantwoordelijke managers van enkele organisaties aan hoe zij het declaratieproces binnen hun organisaties hebben verbeterd.

2 Reiskosten zijn voor veel medewerkers een flinke kostenpost. Daarom kiezen de meeste organisaties ervoor hun werknemers een bijdrage te geven in die reiskosten. Deze vergoeding is geen wettelijke verplichting, maar vaak zijn in de CAO afspraken gemaakt en soms zijn er aanvullende afspraken. Als een werknemer met zijn eigen auto of (brom)fiets naar het werk komt, geldt een maximale onbelaste vergoeding van 0,19 per kilometer. Daarboven wordt de reiskostenvergoeding als salaris beschouwd, waarover dus belasting moet worden betaald. Dit zien we vooral bij zakelijke ritten naar bijvoorbeeld een klant of een cursus. Als de medewerker met het openbaar vervoer reist, kunt u er als werkgever voor kiezen een vergoeding van maximaal 0,19 per kilometer te betalen. Een andere optie is om de werkelijke kosten te vergoeden. Veel administratie Reiskostenvergoedingen brengen veel administratie met zich mee. Dat geldt uiteraard voor de medewerkers, maar ook voor de werkgever. De afdeling loonadministratie moet alle relevante gegevens bewaren. Zo moet (behalve bij een vaste, forfaitaire vergoeding van het woon-werkverkeer) voor iedere werknemer aannemelijk worden gemaakt dat de gedeclareerde kilometers ook werkelijk zijn gemaakt. Dat betekent dat het aantal gedeclareerde kilometers moet worden bijgehouden, de bezochte adressen en de routes. Ook voor medewerkers die met het openbaar vervoer reizen, is het noodzakelijk om aan te kunnen tonen wat de relatie is tussen de kosten die voor (of door) de werknemer zijn gemaakt en de vergoeding. En zo zijn er nog tal van andere afspraken en werkzaamheden waaraan de HR-afdeling veel werk heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het overnemen van gegevens in salarissystemen en aan de benodigde fiattering. Losse bonnetjes, maar waar? Natuurlijk moet de administratieve afhandeling van reiskosten zorgvuldig gebeuren, maar dat hoeft inmiddels niet meer zo omslachtig. In de meeste organisaties declareren medewerkers regelmatig hun kilometers en andere reiskosten, via een of ander papieren of digitaal declaratieformulier, aldus Paul van Gassel van Workaway. Dit proces is niet alleen tijdrovend, maar ook behoorlijk foutgevoelig. Voor de medewerker, maar ook voor de organisatie. En bovendien betalen medewerkers waarschijnlijk te veel belasting over hun declaraties. Het volgende beeld zullen veel medewerkers herkennen, vervolgt Paul van Gassel. Voor het werk reist u regelmatig met uw eigen auto en u schiet alle kosten voor. Aan het einde van de maand vult u een declara- Nederlandse vergoedingen uniek en royaal Ondanks de zuinigheid waarmee ons land vaak wordt geassocieerd, is de reiskostenvergoeding van Nederlandse bedrijven bovengemiddeld royaal. Dat is de conclusie van een onderzoek in vijftien Europese landen van adviesbureau Mercer. Alleen in Ierland betalen werkgevers meer, maar daar geldt de regeling alleen voor het hogere management. Finland is het enige onderzochte land waar net als in Nederland vrijwel alle medewerkers een vergoeding krijgen, maar die regeling is alleen van toepassing voor het openbaar vervoer. Bijzonder aan de Nederlandse situatie is ook dat de reiskostenvergoeding direct aan de werknemers wordt uitbetaald, waardoor deze zelf kunnen bepalen waarvoor zij het geld gebruiken. Onze calvinistische volksaard wordt wel weer zichtbaar als andere arbeidsvoorwaarden onder de loep worden genomen. Zo is het in Spanje, Portugal, Frankrijk, België en Ierland normaal dat werknemers een lunchvergoeding ontvangen, en in Italië is dit zelfs wettelijk verplicht. De onderzoekers van Mercer hebben niet gekeken of de hoogte van de lunchvergoeding opweegt tegen de reiskostenvergoeding zoals Nederland die kent. Het onderzoek maakt volgens het adviesbureau duidelijk dat bedrijven die over de grens opereren zich moeten realiseren dat secundaire arbeidsvoorwaarden per land verschillen en dikwijls cultureel bepaald zijn.

3 tieformulier in. In uw agenda bekijkt u welke afspraken u had, u zoekt alle adressen op en voert ze in een routeplanner in om het aantal kilometers te berekenen. Een hele klus. Losse bonnetjes heeft u ook nog ergens: in uw tas, portemonnee, op uw bureau of toch in het dashboardkastje? Weer even checken met uw agenda: heeft u nu alles? Zit er niet per abuis een privébonnetje bij? Uiteindelijk stuurt u de papierwinkel per mail of interne post naar de manager om te laten aftekenen. Deze zet meestal ongezien een paraaf. Er valt immers weinig te controleren zonder de hele invuloefening opnieuw te doen. Daarna gaat het setje naar de administratie. Weer een paar ogen, weer een aantal handelingen: bekijken, controleren, inboeken, verwerken op de salarisstrook of direct uitbetalen kilometer per jaar, 650 kwijt Voor organisaties én voor medewerkers is een reiskostendeclaratie het meest interessant als het bedrag netto is. Voor alle vergoedingen tot 0,19 per kilometer is dit het geval. Veel werkgevers bieden een hogere vergoeding voor zakelijke kilometers, zoals het bezoek aan een klant, meestal tussen de 0,28 en 0,38 per kilometer. Het deel boven de 0,19 wordt bruto uitgekeerd, waardoor het netto bedrag lager uitvalt. Op jaarbasis kan dit flink oplopen. Een medewerker die per jaar kilometer reist in zijn eigen auto, loopt zo al snel 650 mis. En dan zijn er nog de bijbehorende werkgeverslasten. De organisatie betaalt het bedrag immers bruto uit, en moet daar afdracht over betalen. Houd uw geld in eigen zak Er zijn mogelijkheden uw geld in eigen zak te houden, maar die vragen veel rekenwerk. Vaak is voor het woon-werkverkeer een lagere vergoeding afgesproken dan 0,19 per kilometer. Of er gelden beperkingen, zoals het niet vergoeden van de eerste 10 kilometer van elke rit. Ook zijn de vergoedingen voor woon-werkverkeer soms aan een maximum gebonden, bijvoorbeeld van 30 of 50 kilometer. Als de vergoedingen voor het woon-werkverkeer op deze manier feitelijk onder de 0,19 per kilometer uitkomen, mag dit bedrag met de overige, duurdere reiskosten worden verrekend. Deze rekenmethode wordt salderen genoemd. Veel werkgevers zien hier vanaf, onder meer omdat veel elektronische boekhoudsystemen deze verrekening niet standaard uitvoeren. Hierdoor profiteert de fiscus meer dan nodig, of wordt onnodig vrije ruimte verbruikt in de nieuwe werkkostenregeling (WKR). Gelukkig zijn hier, mede dankzij ICT-technologie, steeds betere oplossingen voor. Een reiskostendeclaratie kost zomaar 35 Dat de administratieve afhandeling van reiskosten veel tijd en geld kost, wordt duidelijk aan de hand van onderzoek door het gerenommeerde bureau Aberdeen, Hackett & Gartner naar de kosten van factuurverwerking. Dat onderzoek biedt interessant vergelijkingsmateriaal, want vaak is het boeken, matchen en goedkeuren van binnenkomende facturen, net als de verwerking van reiskostendeclaraties, een standaardproces. Meestal verloopt het met de gewone post (op papier) of via de mail (als pdf). Het onderzoek van Aberdeen, Hackett & Gartner bevat onder meer de volgende conclusies: De verwerking van een normale inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost 9. Bij 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt, waardoor de gemiddelde verwerkingstijd met 9 dagen toeneemt en de gemiddelde kosten van de factuur stijgen tot meer dan 20. Bijna de helft (47%) van de organisaties heeft geen inzicht in deze kosten. De afdeling financiële administratie besteedt gemiddeld 25% van de tijd aan niet productieve uren, zoals het beantwoorden van leveranciersvragen en het oplossen van geschillen. De gemiddelde kosten voor factuurverwerking kunnen door dit alles oplopen tot 60 per factuur. Op basis van dit onderzoek is de aanname dat de kosten per reiskostendeclaratie kunnen oplopen tot 35 per keer volgens veel betrokkenen reëel.

4 Eenvoudig declareren bij de ANWB Als gevolg van de administratieve romplomp, de hoge kosten, de snel veranderende regelgeving en het gebrek aan overzicht zijn reiskostendeclaraties voor veel organisaties en medewerkers begrijpelijkerwijs een bron van zorg en ongenoegen. Bij de ANWB heeft in 2014 een pilotproject gelopen onder ruim honderd medewerkers om aan deze ergernis een einde te maken. Het project was gericht op meer keuzevrijheid in vervoermiddelen en een duurzamer mobiliteitsbeleid, aldus specialist arbeidsverhoudingen Liesbeth Mallee. Alle deelnemers declareerden hun reizen via het reiskostenpakket Reisbalans van Workaway. Ook hun NS Business Cards was gekoppeld aan Reisbalans. Dat bleek erg praktisch, zowel voor ons als voor de medewerkers. Binnen de pilot golden verschillende vergoedingen; de hoogte hing af van het reisdoel, het vervoermiddel en de woon-werkafstand. In alle gevallen konden de medewerkers op het Reisbalans-platform zien op welke vergoeding ze recht hebben. Vooral de koppeling met de OV-kaart scheelt veel tijd en energie, aldus Liesbeth Mallee. Bovendien hebben we hierdoor grip op eventueel privégebruik. We kregen overzichtelijke rapportages en wisten maandelijks precies welke bedragen we aan de medewerkers moesten uitkeren of eventueel inhouden. Deelnemers deden op vrijwillige basis mee aan de pilot. We zagen dat medewerkers veel gebruik maakten van verschillende vervoermiddelen, zoals fiets, poolauto s en OV. Dat was een van de doelstellingen van de pilot, en we zijn dan ook heel tevreden. Op basis van de uitkomsten werken we ons nieuwe beleid verder uit. Een gebruiksvriendelijke tool Ook bij GBLT, een organisatie die belastingen heft en int voor een aantal waterschappen en gemeenten in het midden en oosten van het land, wordt Reisbalans gebruikt. Onze medewerkers hebben net een verhuizing naar een nieuw, centraal kantoor achter de rug. Onze reiskostenregelingen zijn nogal ingewikkeld, maar het is nu nog te vroeg om dat te veranderen, aldus HR-adviseur Valentine van Zadel. Wel wilden we het reizen en declareren alvast makkelijker maken. Daarom kozen we voor Reisbalans. GBLT wil medewerkers meer gelegenheid bieden om op andere plaatsen te werken dan op kantoor. Met hun NS Business Card kunnen ze dat nu vaker doen en zijn ze veel flexibeler in de keuze van hun vervoermiddel. We zien dat meer medewerkers met het OV reizen en dat het aantal dagen dat ze naar kantoor komen meer varieert. Na wat aanloopmoeilijkheden vanwege een relatief snelle invoering, zijn de meeste medewerkers inmiddels tevreden over het systeem. Dat is ook dankzij de uitstekende samenwerking met Workaway. De klantenservice reageert snel en alert op vragen en verzoeken. Wat houdt de WKR in? De Werkkostenregeling (WKR) is een nieuw onderdeel van de belastingwetgeving die de voormalige regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen vervangt, en die vanaf 1 januari 2015 verplicht is voor elke werkgever. De WKR maakt het mogelijk 1,2 % van het totale fiscale loon (de vrije ruimte ) te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers. Onder loon wordt in de WKR verstaan: alles wat een werknemer ontvangt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan dus gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Net als veel andere fiscale regelingen levert de WKR de nodige extra administratieve verplichtingen op, zoals het rubriceren naar kostensoort. Er is onder meer sprake van gerichte vrijstellingen (zoals bepaalde reis- en verblijfkosten), nihilwaarderingen (onder meer parkeren op eigen terrein), intermediaire kosten (verbonden aan auto van de zaak) en kosten in de forfaitaire ruimte. Het is bij de WKR hoe dan ook van groot belang om goed in de gaten te houden of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u namelijk loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Voor meer informatie:

5 Reisbalans is een gebruikersvriendelijke tool die mensen zich snel eigen maken. Het ondersteunt een gevarieerd en flexibel reispatroon en geeft inzicht in reisgedrag. In de toekomst willen we ook graag een koppeling met onze salarisadministratie. Dat neemt ons veel werk uit handen. En we gaan over een tijdje met de gegevens uit Reisbalans kijken of en hoe we onze reiskostenregelingen het beste kunnen aanpassen. Fouten en vergissingen voorkomen Een eenvoudige registratie van de gemaakte reizen staat in Reisbalans centraal. Medewerkers bepalen zelf hoe zij hun ritten registreren: via een speciale app of handmatig in een persoonlijke webomgeving. Het systeem berekent de precieze afstanden en de vergoeding waarop de medewerker recht heeft. Vervoermiddel, reisdoel en eventuele projectcodes worden op simpele wijze aan het systeem toegevoegd. Met één druk op de knop sturen medewerkers hun te declareren ritten door. Daarnaast kunnen medewerkers ook andere vergoedingen (bijvoorbeeld voor parkeerkosten of voor losse OV-kaartjes) declareren. Ze fotograferen of scannen het betaalbewijs en uploaden deze via de app of via Mijn Reisbalans. Hiermee komt een einde aan het gedoe met losse bonnetjes en bovendien hoeft niemand meer iets na te rekenen. Fouten en vergissingen worden zo bovendien op efficiente wijze voorkomen. Binnen veel organisaties blijkt namelijk dat ten minste twintig procent van de declaraties fouten bevatten. Denk hierbij aan te gunstig afgeronde kilometers of aan kilometers die als zakelijk worden gedeclareerd maar deels woon-werkverkeer zijn. Alle gegevens die nodig zijn De afdeling financiële administratie van uw organisatie ontvangt van Reisbalans alle gegevens die nodig zijn voor de maandelijkse uitbetaling. De meeste gegevens zijn in real time te bekijken. Samen met u wordt nagegaan welke extra informatie en rapportages u wilt ontvangen. Ook uw medewerkers zien in hun Reisbalans-omgeving precies welke declaraties nog uitbetaald moeten worden en welke al zijn verwerkt. Omdat de Reisbalans-rittenregistratie de basis is van de declaraties, hoeft u de berekende afstanden en bedragen niet meer te controleren. Dat gaat immers automatisch. Of u Duizenden euro s besparen dankzij calculator Om nog eens duidelijk te maken hoe hoog de kosten van reiskostendeclaraties zijn, volgen hier twee rekenvoorbeelden. 1. Een medewerker levert één declaratie in per maand. Alle administratieve handelingen kosten samen 15 minuten tijd van de organisatie. Met een gemiddelde aan loonkosten van 35 per uur bedragen de administratiekosten dan ruim 100 per medewerker per jaar. Dit is exclusief de werktijd die de medewerker zelf nodig heeft om de declaratie in te vullen, de regelmatig voorkomende verkeerde (kilometer)berekeningen, eventuele onjuiste toepassingen v an de regeling en simpele tikfouten. 2. Een medewerker ontvangt 0,08 voor woon-werkkilometers en 0,30 voor zakelijke reizen en maakt evenveel woonwerk- als zakelijke kilometers. De gemiddelde kilometervergoeding komt dan uit op 0,19 en kan geheel belastingvrij worden uitgekeerd. Als u als werkgever echter niet saldeert, betaalt de medewerker loonbelasting over 0,11 per kilometer ( 0,30 minus 0,19). Of anders komt dit bedrag ten laste van de vrije ruimte in de WKR. Een snelle en simpele berekening van uw besparingspotentieel? Workaway biedt u een rekentool die de voordelen van salderen op simpele wijze inzichtelijk maakt. Op deze manier krijgt u inzicht in de verwerkingskosten en in de mogelijke besparingen. Dit geldt zowel voor de verwerkingskosten als voor het mogelijke belastingvoordeel voor u en voor uw medewerker. Voor een werknemer loopt het belastingvoordeel al snel op tot boven de 200. Voor organisaties liggen voordelen van enkele duizenden euro s en meer in het verschiet, dit uiteraard afhankelijk van het totale aantal werknemers. Voor meer informatie: workaway.nl/declaratie-calculator

6 de ritten en declaraties vervolgens steekproefsgewijs wilt controleren of juist per stuk wilt bekijken en fiatteren: alles is mogelijk. En last but not least maakt het systeem het salderen van reiskosten uiterst eenvoudig, iets waarvoor uw medewerkers u dankbaar zullen zijn. Samenvatting Veel bedrijven en organisaties kiezen ervoor hun medewerkers een bijdrage te geven in de reiskosten. Dit brengt veel administratie met zich mee, voor de betrokken medewerkers maar ook voor de werkgever. Tel bij de administratieve romplomp de hoge kosten op, plus de veranderende fiscale regelgeving en het gebrek aan overzicht, en dan wordt duidelijk dat reiskostendeclaraties voor veel organisaties en medewerkers een bron zijn van ongenoegen. Een efficiëntere en minder omslachtig afhandeling van reiskostendeclaraties is inmiddels gelukkig heel goed mogelijk. De kosten nemen hierdoor af, en werknemers kunnen weer al hun tijd besteden aan waar zij goed in zijn: hun werk. Ook heel belangrijk: het aantal fouten en vergissingen bij het declareren van reiskosten kan aanzienlijk omlaag. Dit komt dikwijls voor, in veel organisaties in wel twintig procent van de gevallen. Het gaat dan bijvoorbeeld om te gunstig afgeronde kilometers of om kilometers die als zakelijk worden gedeclareerd maar deels woon-werkverkeer zijn. Eenvoudige registratie Reisbalans van Workaway biedt voor dit alles een oplossing. Een eenvoudige registratie van de gemaakte reizen staat in dit reiskostenpakket centraal. Het systeem berekent de precieze afstanden, evenals de vergoeding waarop de medewerker recht heeft. Ook kunnen medewerkers andere vergoedingen declareren. Tot slot maakt Reisbalans salderen eenvoudig. Dit is het optimaal benutten van de mogelijkheden om reiskosten netto uit te keren. De afdeling financiële administratie van uw organisatie ontvangt van Reisbalans alle gegevens die nodig zijn voor de maandelijkse uitbetaling. De meeste gegevens zijn in real time te bekijken. Samen met u bekijken we welke extra informatie en rapportages u wilt ontvangen. Ook uw medewerkers zien in hun Reisbalans-omgeving precies welke declaraties nog moeten worden uitbetaald en welke al zijn verwerkt. Voor meer informatie: Contact Workaway Tel: info@workaway.nl