Minder administratie en lagere kosten voor trein, tram en bus

Transcriptie

1 Op weg naar een eenvoudige OV-regeling Minder administratie en lagere kosten voor trein, tram en bus Het uitvoeren van de OV-regeling van medewerkers wordt door veel bedrijven en instellingen als lastig ervaren. Tijdrovend, onoverzichtelijk en duur, dat zijn daarbij de trefwoorden. Voor veel van deze problemen is echter een oplossing te vinden. Soms is een aanzienlijke besparing op de kosten mogelijk, en daarnaast kunnen u veel zorgen uit handen worden genomen bij de uitvoering van de arbeidsintensieve OV-regelingen. In dit whitepaper leest u meer over de verschillende strategieën voor uw OV-regeling, en hoe u hier het beste uit kunt halen. Denk bijvoorbeeld aan een beter rendement uit de door u verstrekte mobiliteitskaarten, zoals de NS Business Card. Daarnaast behoort een beter inzicht in het reisgedrag van uw medewerkers tot de mogelijkheden, en zijn er diverse manieren om op dat reisgedrag invloed uit te oefenen. Tot slot bevat dit whitepaper een eenvoudig door te voeren stappenplan voor een efficiënte OV-regeling, plus informatie over een vrijblijvende besparingsanalyse op maat.

2 De arbeidsmarkt verandert, en het reisgedrag van medewerkers verandert mee. Dat geldt niet alleen voor medewerkers die gebruik maken van een (lease)auto, maar ook voor hun collega s die met het openbaar vervoer reizen. Steeds minder vaak reizen werknemers vier à vijf dagen per week over hetzelfde traject, omdat ze regelmatig thuis werken, een parttime dienstverband hebben of op verschillende locaties werkzaam zijn. En dat betekent weer de noodzaak van nieuwe arrangementen. Voor HR-managers brengen deze nieuwe arrangementen veel werk en rompslomp met zich mee. Want het is lang niet altijd direct duidelijk wat voor uw bedrijf en uw medewerker de juiste OV-regeling is. En als er eenmaal voor een regeling is gekozen, dan krijgt u te maken met een soms lange lijst kwesties die veel tijd en aandacht vragen. Denk daarbij aan zaken als: Vragen van medewerkers Verloren mobiliteitskaarten Zicht op eventueel privégebruik Problemen met tussentijds stopzetten van abonnementen Boetes voor medewerkers die zijn vergeten uit te checken Onoverzichtelijke facturen van vervoerders Een gebrek aan inzicht in het reisgedrag van uw medewerkers Onzekerheid over de keuze van bepaalde abonnementen Onduidelijkheid over de kosten. Ook brengen mutaties in het personeelsbestand van uw bedrijf veel extra werkzaamheden met zich mee. Hierbij gaat het onder meer om het opzeggen van mobiliteitskaarten, het aanpassen van abonnementen, het aanvragen van nieuwe kaarten en eventuele veranderingen in het reizen per eerste of tweede klasse. Zo n 80 procent van het werk wordt ons uit handen genomen Meer gemak, minder zelf hoeven te doen, iemand die meedenkt en lastige zaken uit handen neemt: daarnaar was de overheidsorganisatie in het westen van het land op zoek. Dankzij Workaway kwam een team beschikbaar dat aan deze wensen voldoet. De ontzorging zit niet eens zozeer in het feit dat ze alle werkzaamheden van ons overnemen, maar dat ze datgene doen en aanleveren wat we nodig hebben, vertelt een betrokken HR-professional. Ze denken mee over oplossingen. Sinds enige tijd reizen de medewerkers van de overheidsorganisatie met een prijstechnisch gunstige OV-kaart, en verantwoorden ze hun reizen via Reisbalans. Ook ontvangen ze regelmatig mails met tips en tricks. Wat ons aanspreekt is dat Reisbalans voor ons klaar stond met een projectteam en een projectmanager rond de invoering. Ze denken ook mee in de communicatie met onze medewerkers. En heel belangrijk: ze zijn duidelijk over wat wel en niet kan. Onze eigen serviceafdeling heeft inmiddels aanzienlijk minder werk aan het beantwoorden van vragen. Ik schat dat Reisbalans ons 80 procent van het werk uit handen neemt. Zij doen de uitvoering en wij hoeven alleen nog maar na te denken over de voorbereiding en het beleid.

3 Geen korting meer op collectieve abonnementen Voor HR-managers is het op een goede manier uitvoeren van een OV-regeling de afgelopen jaren dus veel lastiger geworden. In het verleden, toen het reisgedrag van medewerkers overzichtelijk was dan nu, werd er dikwijls voor gekozen om medewerkers een trajectkaart of een OV-jaarkaart aan te bieden. Hiermee werd bereikt dat steeds meer werknemers (soms wel dertig of veertig procent van het totaal) de auto lieten staan en kozen voor een alternatief per rail of bus. Helaas zijn deze oplossingen voor werkgevers veel minder aantrekkelijk geworden. Met het veranderende reisgedrag van medewerkers is een trajectkaart vaak te duur. En waar vervoerders in het verleden graag bereid waren kortingen te verlenen op collectief verstrekte abonnementen, is daar tegenwoordig nauwelijks meer sprake van. Zelf declareren lastig en duur Een mogelijke strategie voor het reizen met het openbaar vervoer, is het neerleggen van de volledige verantwoordelijkheid bij de medewerker. Op het eerste gezicht lijkt dit een overzichtelijke aanpak: de werkgever stelt richtlijnen op, de medewerker declareert zijn reizen, de HR-afdeling controleert de declaraties en betaalt uit. Maar ook dit systeem heeft De besparing kan de komende jaren oplopen naar 25 procent We waren blij verrast toen we na een paar maanden al 7 procent per medewerker hadden bespaard op de reiskosten met het openbaar vervoer, vertelt een HR-professional van een grote onderwijsinstelling die overstapte op de dienstverlening van Workaway. Bijna 600 medewerkers kregen met ingang van het schooljaar een NS Business Card of een OV-kaart voor hun zakelijke reizen en hun woon-werkverkeer. Doel was hun reiskosten omlaag te brengen zonder dat dit ten koste ging van hun reisgemak. Dit doel blijkt al in korte tijd te zijn behaald. Met Workaway stapte de onderwijsinstelling over van betalen per traject naar betalen per reis. Dit is een verandering die de medewerker niet opmerkt maar die de organisatie een aanzienlijk bedrag scheelt. Na enkele maanden bleek een besparing van bijna 15 procent te zijn gerealiseerd, en dit kan de komende jaren oplopen tot 25 procent. Voor de medewerkers was de eigen verantwoordelijkheid even wennen, aldus de betrokken HR-professional. Maar de app en de site zijn praktisch in gebruik en de administratie valt mee. Uiteindelijk levert het systeem voor veel medewerkers zelfs meer gebruiksgemak op. Docenten werken steeds vaker op verschillende locaties. Eerst hadden ze een trajectkaart en moesten ze reizen daarbuiten zelf voorschieten en declareren. Dankzij Workaway is dat niet langer meer nodig.

4 een aantal nadelen. Zo is deze manier van declareren bewerkelijk en dus duur (omgerekend al snel zo n 20 tot 35 euro per declaratie). Bovendien moeten de medewerkers de kosten van eventuele abonnementen voorschieten. Maar wat nog minder gunstig is: als werkgever heeft u weinig inzicht in de vraag of het gekozen abonnement wel de meeste voordelige oplossing is. De voordelen van een mobiliteitskaart Omdat collectieve abonnementen en het zelf declareren van medewerkers geen goede oplossingen meer blijken te zijn, stappen steeds meer organisaties over op het vergoeden van OV-kilometers via een zogeheten mobiliteitskaart. Een dergelijke alles-in-één-oplossing maakt het de medewerker mogelijk met alle gewenste vormen van openbaar vervoer te reizen, een OV-fiets te huren, een taxi te nemen of zich op een andere manier van A naar B te verplaatsen. Van deze mobiliteitskaarten is de NS Business Card de bekendste, maar er zijn diverse alternatieven op de markt. Dergelijke kaarten hebben een aantal voordelen: Voor de werknemer is het niet langer nodig om het geld voor het abonnement voor te schieten. Als werkgever krijgt u een beter inzicht in het zakelijk reisgedrag van uw medewerkers. De fiscale controle is eenvoudig. U hoeft bij abonnementen bijvoorbeeld alleen maar aan te tonen dat deze ook zakelijk worden gebruikt, in plaats van een volledige berekening uit te voeren. De nadelen van een mobiliteitskaart Tegelijkertijd brengt de mobiliteitskaart ook enkele nadelen met zich mee, waarvan werkgevers zich lang niet altijd bewust zijn. Bij een mobiliteitskaart is er geen controle op de vervoersconsumptie van uw medewerkers. Medewerkers kunnen kiezen voor een abonnement dat minder gunstig is voor de werkgever. Bij een mobiliteitskaart is er geen stimulans voor het terugvragen van boetes als de medewerker is vergeten uit te checken. Een volle portemonnee, zonder waarborgen Op deze manier bezien is het verstrekken van een mobiliteitskaart vergelijkbaar met het verschaffen van een volle portemonnee die voortdurend wordt bijgevuld, zonder dat er waarborgen en controles zijn om te garanderen dat het geld zo goed mogelijk wordt besteed. Overconsumptie ligt dan op de loer. U kunt dan denken aan zaken als het reizen in de eerste klasse, het kiezen van een abonnement dat ook privévoordelen biedt of het maken van privéreizen met de door de werkgever verstrekte kaart. Uiteraard zullen niet veel medewerkers daadwerkelijk misbruik van maken van deze situatie, maar een minder efficiënt gebruik van de mobiliteitskaart is zonder deskundige advisering vrijwel onvermijdelijk. Dit heeft

5 niet alleen te maken met wat gunstig is voor de betreffende medewerker, maar ook wat gunstig is voor de kaartaanbieder en voor de vervoerder. Beide partijen zijn immers gebaat bij een intensief gebruik van de mobiliteitskaart: de vervoerder omdat op deze manier extra reizen; de kaartaanbieder omdat deze per gemaakte reis een vergoeding krijgt. Als vervoerder en kaartaanbieder samenvallen, zoals bij de NS Business Card, versterken deze factoren elkaar nog eens. Overzicht en controle Een hiermee samenhangend probleem is dat de werkgever via een mobiliteitskaart soms een te hoog bedrag per gereisde kilometer betaalt. Een voorbeeld is een dalurenabonnement, waarmee een lagere prijs wordt berekend voor reizen buiten de spits. Dit klinkt gunstig, maar omdat het meeste woon-werkverkeer juist buiten de daluren plaatsvindt, is het dat bij nader inzien toch niet. Controle op de voor de werkgever meest gunstige abonnementen blijft doorgaans achterwege, omdat noch de vervoerder, noch de gebruiker van de kaart daar baat bij hebben, terwijl voor de werkgever het overzicht ontbreekt. Dit hangt mede samen met de vaak weinig overzichtelijke informatie over het reisgedrag die op aanvraag door vervoerders wordt geleverd. Dikwijls gaat het slechts om lange lijsten datadumps, waaruit zonder specialistische kennis weinig relevante gegevens zijn af te leiden. Praktische ondersteuning Voor veel organisaties is het efficiënt inrichten van een OV-regeling dus een arbeidsintensieve kwestie. Een adviseur die werkelijk toegevoegde waarde biedt, levert daarom niet alleen expertise, maar ook assistentie bij de praktische uitvoering. Denk daarbij aan zaken als: Een moeiteloze uitgifte en beheer van mobiliteitskaarten. Het verstrekken van begrijpelijke managementinformatie over reispatronen van uw medewerkers. Inzichtelijk maken van facturen en datadumps van vervoerders. Beantwoorden van mobiliteitsvragen van uw medewerkers. Terughalen van boetes die worden betaald als medewerkers vergeten uit te checken. Het reduceren van de kostprijs van OV-kilometers door de best passende abonnementen te selecteren.

6 Invloed op het reisgedrag van uw medewerkers VEen efficiënte uitvoering van deze taken is mogelijk als de door uw organisatie verstrekte OV-kaarten worden gekoppeld aan een up-to-date administratiesysteem. Dankzij zo n systeem kunnen uw medewerkers het gebruik van de kaart op eenvoudige wijze verantwoorden. Tegelijkertijd krijgt u als werkgever inzicht in en invloed op het reisgedrag van uw medewerkers en hun verbruik van kilometers, tijd, CO2 en geld. Verder maakt een dergelijk systeem een sterke vereenvoudiging van uw administratie mogelijk, mits er sprake is van een gebruiksvriendelijk methode van registratie. Als een systeem aan dergelijke eisen voldoet, komen de doelstellingen van uw organisatie op het gebied van mobiliteit dichterbij. Denk hierbij aan zaken als duurzaamheid, kostenbesparing, flexibiliteit, medewerkerstevredenheid of een combinatie van deze doelstellingen. Bovendien is op deze manier de invoering van een mobiliteitsbudget mogelijk, dat in een bredere aanpak van het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen in uw organisatie voorziet. Tot slot is aandacht voor privacy een belangrijke kwestie, onder meer door een splitsing tussen de gegevens die uw werknemer onder ogen krijgt en de gegevens die beschikbaar zijn voor u als werkgever. Reisbalans van Workaway is een elektronisch administratiesysteem dat dit alles mogelijk maakt. Wilt u meer weten? Klik dan hier voor een korte film. Mobiliteitsbudget: besparen op alle zakelijke kilometers Voor de meeste werkgevers staat een meer efficiënte inrichting van het OV-systeem niet op zichzelf. Medewerkers reizen immers ook per (lease)auto of per fiets. Een mobiliteitsbudget is een handig hulpmiddel om de kosten van al deze reizen in de hand te houden. Bij een mobiliteitsbudget zijn de medewerkers zelf verantwoordelijk voor de manier waarop zij hun reiskilometers inrichten. Een groot verschil met veel van de huidige vervoersregelingen is dat het systeem niet alleen gericht is op het vergoeden van de kosten, maar ook op het stimuleren van gewenst gedrag. In dit whitepaper (klik hier) biedt Workaway meer informatie over het mobiliteitsbudget, plus een praktisch plan van aanpak.

7 In drie stappen naar een efficiënte OV-regeling Al met al mag duidelijk zijn dat het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen van uw medewerkers simpeler en goedkoper kunnen worden georganiseerd. Niet alleen voor de leaseauto s in uw organisatie, maar ook voor de reizen met het openbaar vervoer. Op die manier worden de HR-managers in de organisatie ontlast en komt een interessant besparingspotentieel in beeld. Want anders dan vaak wordt gedacht, valt niet alleen op de leaseauto s in uw organisatie te bezuinigen, maar met een slimme aanpak ook op het openbaar vervoer. Hoe voert u zo n efficiënte OV-regeling in? Dat is met deskundige ondersteuning simpeler dan u waarschijnlijk denkt. Als het proces wordt onderverdeeld in drie overzichtelijke stappen, dan bent u al een heel eind op weg. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Inzicht in uw besparingspotentieel Voor een goed inzicht in de mogelijkheden om te besparen op de OV-kilometers in uw organisatie, moet er allereerst een helder overzicht beschikbaar zijn van het huidige reisgedrag van uw medewerkers. In de meeste gevallen is dit mogelijk aan de hand van de rapportages die u van de NS of van andere vervoerders krijgt. Een deskundige adviseur is u graag van dienst bij het opvragen en het dikwijls noodzakelijke analyseren van deze gegevens. Feedback en assistentie Een volgende stap is het koppelen van de OV-kaarten van uw medewerkers aan het administratieve systeem van uw partner in zakelijk reizen. Bij een goed functionerend systeem verantwoorden de medewerkers op simpele wijze hun ritten en krijgen ze feedback op hun gebruik en verbruik van gereisde kilometers. Daarnaast kan assistentie worden geboden met een uitcheckservice en met eenvoudige verrekeningen voor privégebruik of extra kosten, zoals voor reizen per eerste klasse en het betalen van boetes. Bovendien wordt u als HR-manager ook de administratieve rompslomp rondom de uitgifte en het beheer van de mobiliteitskaarten uit handen genomen. Bijsturen en de kilometerprijs verlagen Hierna wordt het tijd om echt bij te sturen. Het uiteindelijke doel is dat iedere medewerker het best passende reisproduct ter beschikking heeft op zijn mobiliteitskaart. Soms blijkt een mobiliteitskaart van een alternatieve aanbieder voordeliger, omdat deze de mogelijkheid biedt van andere abonnementen. Een goede adviseur houdt hierbij voortdurend de vinger aan de pols, wat betreft de situatie in uw organisatie, maar ook wat betreft de wereld van het openbaar vervoer in het algemeen. Deze wereld verandert voortdurend, en dat beïnvloedt uiteraard de mogelijkheden om te besparen.. Bent u geïnteresseerd in een besparingsanalyse voor uw bedrijf? Neem dan contact op met Bert Jan Huegen via bert-jan.huegen@workaway.nl of

8 Samenvatting Veel organisaties zijn onbekend met de mogelijkheden om te besparen op de reiskostenregelingen voor hun medewerkers, zeker als deze medewerkers met het openbaar vervoer reizen. Ook op OV valt echter met een slimme aanpak aanzienlijk te bezuinigen, uiteindelijk tot soms wel 25 procent. Traditionele strategieën, zoals het verstrekken van een OV-Jaarkaart of het neerleggen van de volledige verantwoordelijkheid voor de financiering bij de medewerker, volstaan daarbij echter niet meer. Beter is het uw medewerker de beschikking te geven over een mobiliteitskaart, die het mogelijk maakt met alle gewenste vormen van vervoer te reizen. Maar ook deze mobiliteitskaarten hebben een aantal nadelen, waaronder het gevaar van inefficiënt gebruik. Voor een optimaal gebruik van de mobiliteitskaart is specialistische kennis vereist, die Workaway kan leveren. Workaway werkt onafhankelijk van vervoerders en van het aantal te reizen kilometers, en biedt u dus een objectief, op uw specifieke situatie toegesneden advies. Voor een efficiënte uitvoering koppelen wij de OV-regeling van uw bedrijf aan ons dienstenpakket Reisbalans, dat onder meer inzicht in en beïnvloeding van het reisgedrag van uw medewerkers mogelijk maakt. Tot slot helpen wij u graag met eenvoudig stappenplan voor invoering van een efficiënte OV-regeling, en bieden wij u de mogelijkheid van een vrijblijvende besparingsanalyse aan. Voor meer informatie: Contact Workaway Tel: info@workaway.nl