Deloitte NS-Business Card belangrijke troef in MVO Martijn Roelants, Deloitte, Dordrecht

Transcriptie

1 Vaker comfortabel met de trein Als het reizen met de trein tijd, geld en gemak oplevert, dan zullen veel meer medewerkers daarvan gebruikmaken. Hoe dat te realiseren valt? Bijvoorbeeld met speciale wachtruimtes op stations (zoals op vliegvelden), vergaderfaciliteiten op knooppunten en de mogelijkheid om een zitplaats te reserveren. En met een loyaltyprogramma voor frequente reizigers, waarmee je in het weekend bijvoorbeeld lekker met je kinderen met de trein naar Artis kunt. Martijn Roelants, Deloitte, Human Resource Management, Dordrecht Deloitte NS-Business Card belangrijke troef in MVO Martijn Roelants, Deloitte, Dordrecht In het kort Deloitte heeft circa 3800 medewerkers met een leaseauto, terwijl het aandeel van de trein in de zakelijke verplaatsingen nihil is. Vanuit maatschappelijk verantwoord ondernemerschap brengt de organisatie daarin graag verandering. Een pakket aan maatregelen draagt bij aan concrete doelstellingen. Binnen 3 tot 5 jaar moet het aandeel van de trein in het zakelijk verkeer 10 procent zijn, het aantal leasekilometers en de hieraan gekoppelde uitstoot drastisch gereduceerd. Voor de NS- Business Card is als maatregel de hoofdrol weggelegd. Organisatie Deloitte levert diensten in vier professionele disciplines: accountancy, belastingadvies, consultancy en financiële advisering. Deloitte is een van de grootste accountants-adviesorganisaties in de markt van grote en multinationale klanten. In Nederland heeft de organisatie ruim 6000 medewerkers in dienst. Deloitte is een onafhankelijke memberfirm van Deloitte Touche Tohmatsu, dat wereldwijd circa medewerkers telt. Locatie Om de klanten beter te kunnen ondersteunen, concentreert Deloitte de kennis van medewerkers in enkele grote kantoorpanden in grote plaatsen. Kennis en vaardigheden worden hier bijeengebracht. Het aantal kantoren van Deloitte in Nederland daalt daarmee van 100 naar 35 in 2007, naar circa 25 in Uit onderzoek blijkt dat 40 procent van de huidige Deloitte-kantoren goed bereikbaar is met het openbaar vervoer; in 2010 is dit naar verwachting 50 à 60 procent. Vraagstuk Door het bewust opschalen (het concentreren van kennis en vaardigheden van medewerkers in enkele grote kantoorpanden in grote steden) groeit het aantal verplaatsingen en het aantal zakelijke kilometers bij Deloitte sterk. Bovendien zet de toenemende verkeersdrukte op de weg de balans tussen privé en werk voor de leaseautorijders steeds meer onder druk. Deloitte heeft circa 3800 medewerkers met een leaseauto, terwijl het aandeel van de trein in de zakelijke verplaatsingen nihil is. Ingegeven door verbetering van de work-lifebalance van de leaseautorijders én maatschappelijk verantwoord ondernemerschap wil Deloitte het aandeel van de trein in het zakelijk verkeer binnen 3 tot 5 jaar naar 10 procent tillen. Dit ten koste van de kilometers die met leaseauto s worden afgelegd. In 2005 was dit circa 100 miljoen kilometer, wat overeenkomt met een uitstoot van ruim ton CO 2 (berekend met behulp van de website van Business for Climate, Deloitte wil dit aantal kilometers en de hieraan gekoppelde uitstoot drastisch reduceren. Deze doelstelling is 1

2 impliciet opgenomen in het maatschappelijk jaarverslag over Een zeer belangrijke maatregel in dit streven is de introductie van de NS-Business Card. Andere maatregelen zijn het: Faciliteren van telewerken (iedereen heeft een laptop en toegang tot wireless internet). Ter beschikking stellen van smartphones (maakt het mogelijk om overal te ontvangen en vermindert de noodzaak om naar kantoor te komen). Creëren van mogelijkheden om op ieder Deloitte-kantoor te werken. Inzetten van video- en teleconferencing. Het aanbieden van flexibele werktijden. Inzetten van kantoren die goed bereikbaar zijn met OV (nu geldt dat 40 procent van de kantoren op 10 minuten loopafstand van een station ligt). Standaard plaatsen van roetfilters op diesel leaseauto s. Leasen van auto s tot maximaal het energielabel D. Welke maatregel? Het verstrekken van de NS-Business Card aan de leaseautorijders binnen Deloitte en het actief promoten van deze kaart. Doel: leaseautorijders ertoe aanzetten de auto voor zakelijke reizen vaker te laten staan en in plaats daarvan gebruik te maken van de trein. NS-Business Card NS-Business Card is een creditcardachtige kaart waarmee telefonisch of via internet een treinreis of taxirit kan worden geboekt en betaald. De kaart geldt als vervoersbewijs. Daarnaast kan met de kaart gebruik worden gemaakt van de treintaxi en de speciale Q-Park parkeerplaatsen. NS-Business Card stuurt de onderneming maandelijks een gespecificeerde factuur met voor iedere kaart apart de kosten voor trein, taxi, Treintaxi en Q-Park. Voor treinreizen in de daluren geldt een korting van 20 procent, voor iedere taxirit 10 procent. Uitgebreide proef Deloitte heeft in 2006 samen met NS de NS-Business Card getest onder 350 medewerkers. De proef duurde drie maanden. De doelgroep bestond voor de ene helft uit belastingadviseurs (wat meer kantoorgebonden functies) en voor de andere helft uit consultants (een meer mobielere groep). Uiteindelijk heeft 23 procent van de doelgroep de kaart één of meer keer gebruikt. Qua aantal gebruikers bestond er geen verschil tussen de twee groepen. Wel maakten de consultants vaker gebruik van de kaart (gemiddeld 7,2 keer in 3 maanden)). Trekt Deloitte deze cijfers door, dan introductie van de NS-Business Card ervoor zorgen dat 2,5 procent van de zakelijke reizen binnen Deloitte met de trein plaatsvindt. Deloitte beschouwt dit als een groot succes. Zeker gezien het feit dat er voor en tijdens de proef geen promotie heeft plaatsgevonden. De geselecteerde groep gebruikers kreeg uitsluitend uitleg over het gebruik van de kaart. Aan het gebruik waren ook geen incentives gekoppeld. Op basis van de uitkomsten heeft Deloitte besloten om de NS-Business Card aan te bieden aan alle medewerkers. Hieraan is een forse doelstelling gekoppeld: 10 procent van alle zakelijke reizen moet binnen 3 tot 5 jaar met de trein plaatsvinden. 2

3 De komende jaren wil Deloitte samen met NS de diensten voor haar medewerkers verder ontwikkelen. Dit is via industry hearings bij de NS kenbaar gemaakt. Niet alleen Deloitte heeft deze wens, ook andere grote werkgevers. Als het reizen met de trein tijd, geld en gemak oplevert, dan zullen meer zakelijke reizigers daarvan gebruikmaken. Denk bijvoorbeeld aan speciale wachtruimtes op stations (zoals op vliegvelden), vergaderfaciliteiten op knooppunten, de mogelijkheid om een zitplaats te reserveren en loyaltyprogramma s voor frequente reizigers. Baten Voor de medewerkers Onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. (Nieuwe, veelal jonge medewerkers verwachten een leaseauto én dat de organisatie doet aan MVO. Bij Deloitte gaat het jaarlijks om zeker 1000 nieuwe medewerkers). Gemak en keuzevrijheid (eenvoudiger kunnen switchen tussen leaseauto en trein). Kunnen werken in de trein. Betere balans tussen werk en privé. Niet meer hoeven declareren van losse treinkaartjes. Voor de organisatie Vrijwel kostenneutraal omlaag brengen van aantal zakelijke leaseautokilometers. Concrete invulling van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap (MVO). Betere balans tussen werk en privé voor de werknemers. Digitaal aanleveren van de facturen levert een administratieve besparing op. Kosten Samen met Fleetsupport heeft Deloitte berekend dat de kosten voor de treinkilometers niet hoger uitvallen dan de variabele kosten van de leaseauto s. Dit was ook een voorwaarde. De verwachting is dat er door de digitalisering van de facturen bespaard kan worden. Fiscale aspecten Geen. Tijdsinvestering Tijdspanne: Zomer 2005 eerste oriënterende gesprekken met de NS. September 2006 start proef van 3 maanden. Januari 2007 Evaluatie van de proef met de NS-Business Card. Februari maart 2007 Voorbereidingen landelijke implementatie (inclusief definitieve besluitvorming). April 2007 Landelijke uitrol. De resultaten van de uitrol zullen op deze website worden vermeld, zodra bekend. Tot aan de landelijke uitrol heeft het project Deloitte ongeveer 120 uur gekost. Dit is als volgt verdeeld: 3

4 40 uur, projectleider (onder andere voor het contact met de NS). 40 uur, medewerker (regelen van administratieve en technische processen). 40 uur: medewerker (regelen van de communicatie rondom de proef). Promotie van de maatregel De proef is bewust niet ondersteund met veel publiciteit en incentives. Dit om het resultaat niet (positief) te beïnvloeden, waardoor het lastig zou kunnen zijn om conclusies te trekken. De landelijke uitrol zal wel gepaard gaan met de nodige communicatie/publiciteit. Hoe daaraan vorm zal worden gegeven is nog niet bekend. Tips Bekijk goed de administratieve en technische systemen van de eigen organisatie matchen met die van de NS. De ontwikkeling van e-commercedienstverlening is sterk in ontwikkeling. Efficiency wordt enkel behaald als de administratieve en informatiestromen naadloos aansluiten. Dat vergt goede voorbereiding en begrip van de exacte stappen in het proces. Sluit je administratieve en communicatiemedewerkers tijdig aan. Werk met (accordering van) digitale facturen. Dit levert veel tijdswinst op. Vraag je daarvoor tijdig af of je financiële systemen de verwerking van digitale facturen aankunnen. Hoe verloopt vervolgens de controle op het gebruik van de kaarten? En wie autoriseert de facturen? Zorg ervoor dat het aan- en afmelden van medewerkers/kaarthouders goed geregeld is. Werk met een maandelijks bestand, waarbij alle gegevens van de medewerkers overschreven worden. Dit is makkelijker dan het verwerken van periodieke mutatiebestanden. Let ook op de bedrijfscultuur. Staat men open voor een dergelijk initiatief of verval je in discussies over het dichtregelen van juist gebruik? Denk na hoe je middels een dergelijk project de discussie over mobiliteit, worklife-balance en MVO kunt voeren. Probeer regelmatig alternatieve maatregelen uit en ga in dialoog met aanbieders (zoals vervoerders) om nieuwe mogelijkheden af te tasten. Ook met grote commerciële partijen als de NS is maatwerk mogelijk. Meer weten? Deloitte. Human Resources Management Wilgenbos 4 Dordrecht p/a Postbus CA Rotterdam 4

5 Martijn Roelants Hoofd Benefits & Systems Telefoon (010) Business for Climate 5