Memo. VAN : W ethouder Meijer C.C. : DATUM : 27 juni 2014 ALG * *

Transcriptie

1 ALG 002 Memo AAN : Leden van de Commissie Ruimte VAN : W ethouder Meijer C.C. : DATUM : 27 juni 2014 BETREFT : Stand van zaken aanbes teding Nieuw Gemeentehuis Inleiding Op 30 oktober 2013 heeft uw gemeenteraad besloten over nieuwe huis vesting van de gemeentelijke organisatie. Met dit memo informeer ik u over de actuele s tand van zaken in van de aanbestedingsprocedure Nieuw Gemeentehuis W estland. Aan het begin van deze nieuwe bestuursperiode schets ik u ter inleiding hierop, een korte uitleg van DBFMO, de concurrentiegerichte dialoog en het reeds doorlopen proces. In aanvulling op dit mem o bied ik u tevens aan om u via een presentatie in de commissie Ruimte nader te informeren over de diverse aspecten die van belang zijn in het aanbestedings traject. DBFM O en concurrentiegerichte dialoog DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Met de keuze voor DBFMO zetten we als gemeente zowel het ontwerp, de bouw en de financiering als het onderhoud en bepaalde facilitaire diensten voor 25 jaar in één keer in de markt. Doordat de gekozen marktpartij (meestal een verzameling van mark tpartijen: consortium) dus ook voor 25 jaar verantwoordelijk is voor delen van de dienstverlening en het onderhoud van de panden, worden er in het ontwerp duurzame lange termijn keuzes gemaakt. Dit res ulteert naar verwachting uiteindelijk in een goedkopere of k walitatief betere aanbieding. Daarnaast wordt de gemeente voor een periode van 25 jaar ontzorgd voor onderhoud en een gedeelte van de dienstverlening in de panden. Als aanbestedingsvorm wordt hierbij de concurrentiegerichte dialoog gehanteerd. Dit proces houdt in dat de gemeente met drie consortia van marktpartijen een dialoog voert die moet leiden tot een optimale afstemming van de wensen en eisen van de gemeente en het aanbod van de consortia. Door het voeren van verschillende gespreksronden met d e afzonderlijke consortia wordt de onderlinge afstemming s teeds verder verfijnd. Partijen kunnen tijdens de dialoog voorstellen doen voor optimalisatie van de bij aanvang verstrekte e isen en wensen van de gemeente. Aan het eind van de dialoogfase ontvangt de gemeente van alle drie de consortia een totaalaanbieding inclusief een uitgewerkt ontwerp voor de bouw van de panden. Op basis van deze aanbieding maakt de gemeente de keuze voor één consorti um waarmee een DBFMO overeenkomst wordt afgesloten voor de lo optijd van 25 jaar. 1 1 E e n n a d e r e t o e l i c h t i n g o p D B F M O i s o p g e n o m e n a l s b i j l a g e 1 b i j d i t m e m o * * 1

2 Stappen tot nu toe Na de besluitvorming door de gemeenteraad zijn er verschillende stappen gezet ten behoeve van het aanbestedingstraject: a. Programma van Eisen (PvE) In de zomer van 2013 is gestart met het opstellen van het PvE. Dit PvE is in de afgelopen periode verder uitgewerkt tot Outputspecificaties. b. Raadsbesluit volbrengen DBFMO aanbesteding Op 30 oktober 2013 heeft de Gemeenteraad het college van B&W verzocht een DBFMO aanbesteding te volbrengen aan de hand van verschillende randvoorwaarden. Onderdeel van deze randvoorwaarden is het in principe beschikbaar stellen van een krediet van 20,7 miljoen. c. Selectie geïnteresseerde consortia Na het raadsbesluit is gestart met de selectie van geïnteresseerde partijen (consortia) ten behoeve van de concurrentiegerichte dialoog. Achtereenvolgens zijn hiervoor de volgende stappen doorlopen: 1. Vooraankondiging en Ambitiedocument Om geïnteresseerde marktpartijen voldoende tijd te geven zich te oriënteren op de aanbesteding Nieuw Gemeen tehuis is op 28 november 2013 een vooraankondiging van de aanbesteding geplaatst op de landelijke aanbestedings website Als bijlage bij de vooraankondiging is het Ambitiedocument opgesteld en gepubli ceerd. Het Ambitiedocument bevat een globale omschrijving van de opdracht en het te volgen aanbestedingsproces. 2. Aankondiging en Selectieleidraad Op 20 januari 2014 is de aanbesteding Nieuw Gemeentehuis W estland gepubliceerd op De eisen en wensen ten aanzien van geïnteresseerde partijen zijn hiervoor opgenomen in de Selectieleidraad aanbesteding Nieuw Gemeentehuis W estland. 3. Inlichtingenbijeenkomst en Nota van Inlichtingen Als onderdeel van het aanb estedingsproces hebben geïnteresseerde partijen de mogelijkheid gekregen inlichtingen in te winnen. Op 3 februari 2014 is hiertoe een inlichtingenbijeenkomst georganiseerd waarin door het projectteam de eisen en wensen aan de partijen nader zijn toegelicht. Ook zijn er door geïnteress eerde partijen vragen gesteld. W aar mogelijk zijn deze vragen direct beantwoord. Naast de inlichtingenbijeenkomst konden geïnteresseerde partijen ook sc hriftelijke vragen stellen. Op woensdag 12 februari 2014 zijn alle mondeli ng en schriftelijk gestelde vragen beantwoord in de vorm van een Nota van Inlichtingen. Deze Nota van Inlichtingen is gepubliceerd op 4. Aanmelding vijf Gegadigden Op 20 februari 2014 zijn vijf aanmeldingen ontvangen van geïnteresseerde consortia met het verzoek tot deelname aan de dialoogfas e van de aanbesteding Nieuw Gemeentehuis W estland. 2

3 5. Eerste Selectie Na ontvangst van de aanmeldingen zijn deze beoordeeld ten behoeve van een Eerste Selectie. De Eerste Selectie betreft een beoordeling per aanmelding op tijdigheid en volledigheid van de aanmelding, een beoordeling op uitsluitingsgronden en een beoordeling om te kunnen voldoen aan de minim umeisen per gevraagde re ferentie. Op basis van de bevindingen uit de Eerste Selec tie zijn alle vijf consortia uitgenodigd hun referenties toe te lic hten in een presentatie ten behoeve van de Nadere Selectie. 6. Nadere Selectie Op 5 maart 2014 hebben de presentaties voor de Nadere Selectie plaatsgevonden. Naar aanleiding van deze presentaties, de hierbij gestelde vragen en ontvangen antwoorden zijn de referentieprojecten door het beoordelingsteam van de gemeente beoordeeld, beargumenteerd en gewaardeerd. Op basis van de beoordeling is besloten de gegadigden Facilicom PPS Nieuw Gemeentehuis Westland BV i.o., SPV i.o. Dynamisch Westland, en De Groene Schakel BV i.o., uit te nodigen voor deelname aan de dialoogfase van het aanbestedingsproces. 7. Besluitvorming en ver zenden toe - en afwij zingsbrieven In de vergadering van het college van B&W op 11 maart 2014 heeft het c ollege van B&W vastgesteld dat bovengenoemd proces ordentelijk en transparant is doorlopen. Daarnaast zijn de te verze nden toe- en afwijzingsbrieven ten behoeve van de geïnteresseerde consortia door het college van B&W verzonden. d. Informeren Gemeenteraad over proces en uitkomst selectieprocedure Op 13 maart jl. heeft het college van B&W de gemeenteraad geïnformeerd over het gevolgde proces en de uitkomst van de selectieprocedure. Actuele stand van zaken In de periode na de selectie van de drie consortia is gewerkt aan het ops tellen en verder uitwerken van de aanbestedingsstukken : (1) de dialoogleidraad ( omschrijving procedure van de aanbestedingsdialoog ), (2) de outputspecificaties (nadere uitwerking Programma van Eisen) en (3) de concept-dbfmo overeenkomst. De verschillende onderwerpen van de opdracht aan de consortia, worden in drie dialoogronden steeds verder verf ijnd. Om wille van het doorlopen van een goed proces is voor drie dialoogronde s gekozen met een uitgebreide uitvraag van inform atie bij de consortia. Hierdoor kan een zorgvuldige beoordeling en afweging gemaakt worden tussen de verschillende aanbiedingen. Door de uitbereide uitvraag krijgen wij inzicht in wat er daadwerkelijk wordt aangeboden. In de praktijk kan hierbij bijvoorbeeld gedacht worden aan het ontvangen van plannen op het (diepere) niveau van materialisatie en inrichting in plaats van het ontvan gen van een schetsontwerp. In de collegevergadering van 10 juni is de dialoogleidraad vastgesteld. Op 20 juni zijn de uitnodigingen voor de concurrentiegerichte dialoog inclusief alle hierbij behorende aanbestedingsdocumenten verzonden aan de drie geselecteerde consortia. 3

4 Vooruitblik dialoogfase In de concurrentiegerichte dialoog fase worden de wensen en eisen van de gemeente door de partijen vertaald in een ontwerp en financiële bieding. Hierbij krijgen uw raad, de verschillende afdelingen uit de organisatie en ook de Vrouwen Advies Commissie en het G ehandicaptenplatform een rol. De invulling van deze rol zal ik op een later tijdstip met u afstemmen. De eerste dialoogronde loopt van juli tot medio oktober In deze periode krijgen de afzonderlijke consortia de kans om: 1. zich een beeld te vormen van de uitvraag door de gemeente; 2. hier schriftelijke vragen over te stellen; 3. op basis van de door de gemeente gegeven antwoorden een eerste ontwerp op te stellen; 4. het eerste ontwerp en visies van het consortium te bespreken met de gemeente. In de hieropvolgende twee dialoogronden wordt deze procedure herhaald waarbij de gespreksonderwerpen in de dialoog verder worden uitgewerkt en gedetailleerd. Onder andere ook de concept DBFMO -overeenkomst is hierbij onderdeel van gesprek. Medio juli 2014 verwachten wij de eerste schriftelijke vragen van de consortia te ontvangen over de verzonden uitvraag. Na afloop van de derde dialoogronde zullen de c onsortia o p basis van hun ontwerp een uiteindelijke aanbieding uitbrengen. De aanbiedingen van de verschillende consortia worden vervolgens op k walitatief en financieel gebied beoordeeld en met elkaar vergeleken. In 2015 zal ik uw raad voorstellen om het definitieve krediet beschikbaar te stellen. Vervolgens kan de opdracht worden gegund aan één consortium. Na het sluiten van de overeenkomst is de aanbesteding afgesloten en kan het consortium beginnen met het vergunningentraject en de bouw. 4

5 Bijlage 1: Nadere toelichting DBFM O Een groot deel van de ze nadere toelichting is tevens opgenomen in het door de raad op 30 oktober 2013 besproken Raadsvoorstel Kredietaanvraag huisvesting gemeentelijke organisatie. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain, en Operate. Realisatie van nieuwe huisvesting van de gemeentelijke organisatie middels een DBFMO aanbes teding is een vorm van een Publiek Private Sam enwerking (PPS). Met de keuze voor DBFMO zetten we als gemeente zowel het ontwerp, de bouw en de financiering als het onderhoud en bepaalde facilitaire diensten voor 25 jaar in één keer in de markt. Doordat de gekozen marktpartij (meestal een verzameling van marktpartijen: consortium) dus ook voor 25 jaar verantwoordelijk is voor delen van de dienstverlening en het onder houd van de panden, worden er in het ontwerp duurzame lange termijn keuzes gemaakt. Dit resulteert naar verwachting uiteindelijk in een goedkopere of k walitatief betere aanbieding. Daarnaas t wordt de gemeente voor een periode van 25 jaar ontzorg d voor onderhoud en een gedeelte van de dienstverlening in de panden. Door middel van een contract worden de jaarlijkse kosten van het pand vroegtijdig en voor een langere looptijd vastgelegd in de vorm van een beschikbaarheidsvergoeding. In de besluitvormingsfas e zijn verschillende onderdelen van de DBFMO aanbesteding uitgebreid besproken. Het betreft hierbij het opnemen van de F (inclusief de piekbetaling) en de O in de aanbesteding. Deze onderwerpen zijn onderstaand nader toegelicht. Financiering (Finance) Het college van B&W heeft ervoor gekozen de F -component in de DBFMO aanbesteding op te nemen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: De 'F' component in een DBFMO contract is een belangrijk sturingsmiddel voor k waliteit en het leveren van de prestaties door het consortiu m. De bank dient als zek ere 'bewaker' van het gehele proces, juist in deze tijd van voortdurende recessie en crisis in de bouw. Het toevoegen van de F -component is geen doel op zich. Bij het weglaten vervalt echter een belangrijke financiële sturingsprikkel voor het consortium. In de 'F' component van een DBFMO contract wordt van tevoren het risic o beprijsd. Risico s worden met de bank in het consortium in kaart gebracht en hier wordt op gestuurd door het consortium zelf, met de bank als waakh ond voor de maximale beheersing van de risico s. Immers als de risico s zich daadwerkelijk voordoen zal dit betaald moeten worden door het consortium en zal daarmee hun rendem ent lager worden. Bij een publieke financiering worden de risico's (pas) achteraf zic htbaar en zijn deze rechtstreeks voor rekening van de gemeente. De sturing van de bank in het consortium op het beheersen van de risico s (om binnen de kaders te blijven) ontbreekt dan. Omdat in een publieke financiering de risico's niet meeberekend w orden lijkt een publieke financiering goedkoper dan een private financiering. Dit is onjuist. Er worden in dat geval in feite appels met peren vergeleken. In dit kader is een relatief nieuwe mogelijkheid op zijn merites bezien, namelijk de zogenaamde 'piekbetaling' aan de contractpartij, waardoor de prikkel voor het consortium blijft bestaan. Hierdoor wordt toch geprofiteerd van de relatief goedkopere financiering van de gemeente. 5

6 Hoe werkt een piekbetaling Aan het consortium betalen we een jaarlijks bedrag in de vorm van een beschikbaarheidsvergoeding. Naast de beschikbaarheidsvergoeding wordt ook een deel van het bedrag in één keer in gebracht en dus niet jaarlijks. Een piekbetaling. De piekbetaling is een eenmalige betaling bij oplevering van het gemeentehuis. Het doen van een piekbetaling heeft als effect dat de totale besc hikbaarheidsvergoeding lager wordt zonder dat de gemeente hiermee extra financieel risico loopt. Omdat de piekbetaling plaatsvindt bij oplevering van het gemeentehuis bestaat voor deze piekbetaling een onderpand. Tegelijkertijd wordt hiermee ook de jaarlast voor de gemeente lager. In feite benutten we hierbij het beste van t wee werelden. De piekbetaling zorgt er namelijk voor dat het consortium een gedeelte van de uitstaande financiering direct kan aflossen bij oplevering. Daardoor betaalt het cons ortium ook minder rente. Dit vertaalt zich ook weer in een lagere beschikbaarhe idsvergoeding. De piekbetaling wordt door de gemeente gefinancierd tegen een relatief lage rente in vergelijking met de private rente. Het grote voordeel van het doen van piekbetalingen is dus een lagere beschikbaarheidsvergoeding en daarmee lagere lasten voor de gemeente zonder toename van een financieel risico. Het nadeel kan zijn dat de prikkel die uitgaat van de uitgestelde, prestatieafhankelijke betaling hierdoor minder wordt. Het is dus belangrijk dat de hiervoor beschreven prikkel die ontstaat vanwe ge de F van DBFMO niet teniet wordt gedaan door het doen van een piekbetaling. Uit succes vol aanbestede DBFMO contracten in Nederland blijkt dat de vuistregel wordt gehanteerd dat 40% tot 50% van de financieringsbehoefte kan worden gedekt door een piekbetaling zonder verlies aan prikkels vanwege een verminderde waakhondfunctie van de bank. Voor de financiële onderbouwing is in het op 30 oktober besproken raadsvoorstel een piekbetaling ter hoogte van 40% gehanteerd. Exploitatie (Operate) Om volledig ontzorgd te worden, continuïteit te waarborgen in k waliteit en financieel voordeel te behalen door het aanbieden van een totaalpakket, maken de onderdelen schoonmaak, beveiliging en catering deel uit van de O in de DBFMO aanbesteding. Zo zal door het aanbieden van dit takenpakket het consortium bij het ontwerpen en later de bouw zorgdragen voor een onderhoudsvriendelijk en goed te beveiligen gebouw. Met name de continuïteit waarborgen voor de k waliteit van de dienstverlening is voor het c ollege een sterk argume nt om de volledige dienstverlening in de O onder te brengen. 6