A. Doel en beschrijving biedingsfase... XIV-2. Beschrijving... XIV-2 Activiteiten in de biedingsfase... XIV-3

Transcriptie

1 XIV. Biedingsfase Inhoud A. Doel en beschrijving biedingsfase... XIV-2 A.1. A.2. A.3. Doel... XIV-2 Beschrijving... XIV-2 Activiteiten in de biedingsfase... XIV-3 B. Voorbereidende werkzaamheden: biedingsleidraad... XIV-3 B.1. B.2. B.3. B.4. Inhoud biedingsleidraad... XIV-3 Belangrijke keuzes en argumenten... XIV-4 Bottlenecks... XIV-9 Tips... XIV-10 C. Werkzaamheden tijdens de biedingsfase... XIV-10 C.1. C.2. C.3. C.4. C.5. Biedingsprotocol... XIV-10 Beantwoorden vragen inschrijvers... XIV-10 Belangrijke keuzes en argumenten... XIV-11 Bottlenecks... XIV-12 Tips... XIV-12 D. Voorbeeld biedingsleidraad en biedingsprotocol... XIV-12 September 2005, versie 2 XIV-1

2 Het resultaat van de consultatiefase, een geoptimaliseerd concept DBFM-contract en concept outputspecificatie, vormen het inhoudelijk uitgangspunt voor de volgende fase van de aanbesteding: de biedingsfase. In dit deelproduct wordt nader ingegaan op de biedingsfase. A. Doel en beschrijving biedingsfase A.1. Doel Het eerste doel van de biedingsfase is om de inschrijvers 1 een bieding te laten doen die zoveel mogelijk aansluit op de wensen van de aanbestedende dienst/opdrachtgever en de onderwijsinstelling. De hoogte van de te besteden budgetten bij onderwijshuisvesting worden voor een groot deel op basis van vaststaande normen bepaald en zijn meestal beperkt. Hierdoor is er bij het project Montaigne 2005 voor gekozen om zoveel mogelijk kwaliteit (conform de concept outputspecificatie) te realiseren voor het beschikbare budget. Dit hoeft niet voor elk project te gelden. Het is dus ook mogelijk om het verkrijgen van dezelfde kwaliteit voor een zo laag mogelijke prijs als eerste doel te stellen. Dit doel zal per project verschillen. Het tweede doel van de biedingsfase is om op basis van de ingediende biedingen van de vier à vijf inschrijvers twee inschrijvers te selecteren die worden uitgenodigd voor de onderhandelingsfase. Een andere mogelijkheid is om geen vier á vijf, maar drie inschrijvers te selecteren om een bieding te doen. In de biedingsfase vindt geen verdere selectie plaats; met de drie inschrijvers worden hetzij de onderhandelingen aangegaan danwel met één bieder de finaliserende laatste gesprekken gevoerd. Zie voor een verdere uitwerking van dit punt het deelproduct X Aanbestedingsstrategie. A.2. Beschrijving In elke aanbesteding worden er biedingen uitgebracht. De biedingen geven de prijs weer waarvoor de partijen het gevraagde kunnen leveren. Bij traditionele aanbestedingen wordt dan meteen één partij geselecteerd die op basis van zijn/haar bieding de opdracht krijgt. Bij een onderhandelingsprocedure worden de twee partijen met de beste biedingen geselecteerd. Van de vier partijen die in de selectiefase waren geselecteerd vindt er dus een nadere selectie plaats naar twee partijen. Het is dus nog niet zo dat de partij die de beste bieding heeft uitgebracht de opdracht krijgt. Er vinden na de biedingsfase nog onderhandelingen plaats met de twee geselecteerde inschrijvers. Na de onderhandelingen mogen de inschrijvers een definitief eindbod uitbrengen op basis waarvan één partij de opdracht zal krijgen. 1 Een Inschrijver is een Gegadigde die is uitgenodigd tot inschrijving, c.q. die een bieding(en) indient. XIV-2

3 Op basis van het door de aanbestedende dienst/opdrachtgever opgestelde document, de zogenaamde biedingsleidraad, brengen partijen een bod uit. In de biedingsleidraad staat de procedure beschreven, staan de eisen waar de biedingen aan moeten voldoen beschreven en staan de gunningscriteria vermeld. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal op basis van de gunningscriteria die in de biedingsleidraad staan vermeld, de biedingen moeten beoordelen en tot een rangschikking van de biedingen te komen. De twee partijen die de hoogst gerangschikte biedingen hebben gedaan, worden op basis van hun hoogst gerangschikte biedingen uitgenodigd voor de volgende fase van de aanbesteding, de onderhandelingsfase. A.3. Activiteiten in de biedingsfase De activiteiten in de biedingfase vallen uiteen in werkzaamheden ter voorbereiding van de biedingsfase en werkzaamheden tijdens de biedingsfase. Een voorbereidende werkzaamheid is het opstellen van de biedingsleidraad. Werkzaamheden tijdens de biedingfase zijn het opstellen van het biedingsprotocol en het beantwoorden van de vragen van gegadigden. Hieronder worden deze activiteiten uitgewerkt en worden de belangrijkste overwegingen, bottlenecks en tips weergegeven. B. Voorbereidende werkzaamheden: biedingsleidraad De voorbereidende werkzaamheden voor de biedingsfase starten aan het begin van de consultatiefase. Om het aanbestedingsproces zo snel mogelijk te laten verlopen moet er gezorgd worden dat op het moment dat de resultaten van de consultatie bekend zijn, deze binnen korte termijn (twee weken) in de biedingsleidraad, het concept DBFM-contract, de concept outputspecificatie verwerkt worden, zodat de biedingsfase zo snel mogelijk gestart kan worden. Zolang deze documenten niet gereed zijn, kan de biedingsfase niet gestart worden. B.1. Inhoud biedingsleidraad Voordat de biedingsfase van start gaat, moet de aanbestedende dienst/opdrachtgever bedenken hoe zij de fase in gaat richten en hoe het proces/procedure zal verlopen en de inschrijvers hiervan op de hoogte te stellen. Het proces/de procedure wordt vastgelegd in een biedingsleidraad. De biedingsleidraad bestaat op hoofdlijnen uit: Een beschrijving van het doel van de biedingsfase. Hierbij gaat het om het doel dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever wil bereiken met de biedingsfase. Zie A.1 van dit deelproduct. De planning. Hierbij gaat het om een exacte planning van de biedingsfase, tot wanneer kunnen de inschrijvers vragen stellen over de biedingsleidraad, het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie, wanneer moeten de biedingen ingeleverd worden en wanneer verwacht de aanbestedende dienst/opdrachtgever de biedingen beoordeeld te hebben. XIV-3

4 Instructies voor de inschrijvers t.a.v. de inhoud van de biedingen, soort biedingen dat gedaan mogen worden en indiening van de biedingen. Hierbij gaat het om aannames waarvan de biedingen uit moeten gaan om de vergelijkbaarheid van de biedingen te verzekeren, zoals: alle te leveren diensten gelden voor de looptijd van het contract, fiscale aannames ten aanzien van vennootschapsbelasting, omzetbelasting en overdrachtsbelasting en financiële aannames ten aanzien van projectfinanciering en eenmalige betaling. Naast deze aannames zijn er ook nog instructies dat de inschrijver een aantal verklaringen dient over te leggen, zoals bijvoorbeeld de verklaring dat het gebouw wat betreft het ontwerp zal voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Deze verklaring zorgt er voor dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever niet zelf na hoeft te pluizen of een bieding voldoet aan geldende wet-en regelgeving. Gunningscriteria en beoordelingsmethode. Deze moeten in de biedingsleidraad opgenomen worden. De uitgangspunten voor de gunningscriteria en de weging is al in de consultatiefase weergegeven (zie het deelproduct Consultatiefase). Van deze uitgangspunten moet ook worden uitgegaan in de biedingsfase. De in de consultatieleidraad opgenomen gunningscriteria en globale weging mogen niet meer worden gewijzigd. Voor een nadere uitleg, zie onderdeel B.2. van dit deelproduct. Zie tevens het bijgevoegd concept van de biedingsleidraad in bijlage I van dit deelproduct. B.2. Belangrijke keuzes en argumenten 1. Bepalen biedingsvormen die uitgevraagd worden De aanbestedende dienst moet de keuze maken of zij naast de basisbieding, ook nog alternatieve bieding(en) en of een optiebieding toestaat. Basisbieding De inschrijvers zijn verplicht om een basisbieding in te dienen. De basisbieding is een bieding die volledig moet voldoen aan de biedingsleidraad en aan de in de overige aanbestedingsdocumentatie gestelde eisen. Dit houdt in dat de basisbieding niet mag afwijken van het gestelde in het concept DBFM-contract, de concept outputspecificatie en de in de biedingsleidraad genoemde uitgangspunten (bijvoorbeeld ten aanzien van fiscaliteit) en eisen (bijvoorbeeld de minimumeisen en dat de inschrijver geen bieding onder voorbehoud mag doen). XIV-4

5 Het aangeven dat de bieding ook moet voldoen aan de in de overige aanbestedingsdocumentatie gestelde eisen, is een extra juridische afdichting voor de aanbestedende dienst. In de praktijk zal hier niet op voorhand op getoetst worden als er geen aanleiding toe is. De prijs van de basisbieding wordt gevraagd via het aangeven van de bruto beschikbaarheidsvergoeding en de voorgestelde indexering. Om de individuele biedingen te kunnen vergelijken verwerkt de aanbestedende dienst de toekomstige bruto beschikbaarheidsvergoedingen op uniforme wijze tot een kasreeks van te verwachten betalingen, waarvan de Netto Contacte Waarde wordt bepaald (zie bijlage P van de biedingsleidraad). Alternatieve bieding(en) De aanbestedende dienst/opdrachtgever kan ervoor kiezen om de inschrijvers ook de mogelijkheid te bieden om een of meerdere alternatieve biedingen te doen. De inschrijvers hoeven geen alternatieve bieding(en) in te dienen. Het is een vrije keuze om dit al dan niet te doen. Het doel van het bieden van de mogelijkheid om een alternatieve bieding in te dienen is om de inschrijvers wat meer mogelijkheden te bieden om met innovatieve ideeën te komen. Het kenmerk van een alternatieve bieding is dat deze een wezenlijke wijziging moet inhouden ten aanzien van wat er is voorgeschreven in het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie. Een alternatieve bieding dient in kwaliteit tenminste een gelijkwaardige oplossing te vormen ten aanzien van wat is voorgeschreven in de aanbestedingsdocumenten. Het is dus bijvoorbeeld niet toegestaan om via een alternatieve bieding andere hersteltijden of een andere risicoverdeling aan te bieden. Een optiebieding biedt deze ruimte wel. De Aanbestedende dienst kan bepalen ten aanzien van welke bepalingen van het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie alternatieve biedingen mogen worden ingediend. De aanbestedende dienst/opdrachtgever heeft dus het recht om deze mogelijkheid te beperken. De prijs van de alternatieve bieding wordt door de inschrijvers aangegeven via de bruto beschikbaarheidsvergoeding. De alternatieve bieding van een inschrijver wordt alleen beoordeeld als de basisbieding van die inschrijver voldoet aan de in de aanbestedingsdocumentatie gestelde eisen. Een inschrijver moet motiveren waarom hij/zij vindt dat de alternatieve bieding gelijkwaardig is. De aanbestedende dienst beoordeelt eerst of de alternatieve bieding geen voorwaarden bevat (is een reden om de bieding uit te sluiten) en aan de minimumeisen voldoet. Indien de alternatieve bieding positief wordt beoordeeld, vindt de toets naar de gelijkwaardigheid plaats. Als de aanbestedende dienst/opdrachtgever van mening is dat de oplossing niet gelijkwaardig is, dan wordt deze bieding ter zijde gelegd. Is een alternatieve bieding wel gelijkwaardig, dan wordt de alternatieve bieding aan de gunningscriteria getoetst. XIV-5

6 Optie bieding De aanbestedende dienst kan er tevens voor kiezen om de inschrijvers de mogelijkheid te bieden om ook een optiebieding in te dienen. De inschrijvers hoeven geen optiebieding(en) in te dienen. Het is een vrije keuze om dit al dan niet te doen. Het doel van de optiebieding is te bezien wat de verschillen in prijs (het verschil ten opzicht van de bij de basisbieding geboden bruto beschikbaarheidsvergoeding) zijn wanneer de aanbestedende dienst/opdrachtgever bepaalde uitgangspunten van het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie wijzigt. Een optiebieding hoeft dus, in tegenstelling tot een alternatieve bieding, in kwaliteit geen gelijkwaardige oplossing te vormen ten aanzien van wat is voorgeschreven in de aanbestedingsdocumenten. Een optiebieding kan gedaan worden door op één of meer van de door de aanbestedende dienst/opdrachtgever aangegeven optievarianten, die in de biedingsleidraad zijn opgenomen, te bieden. De aanbestedende dienst/opdrachtgever bepaalt dus de onderwerpen die in een optiebieding mogen worden meegenomen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het terugleggen van (een deel van) het risico van vandalisme, vergunningen, gas/water/elektra/telefoon/internet e.d., de mogelijkheid van een eenmalige betaling, de duur van het contract e.d. Probeer als aanbestedende dienst het aantal opties te beperken. Per optievariant heeft de aanbestedende dienst/opdrachtgever in de biedingsleidraad aangegeven wat de afwijkingsmogelijkheid is ten opzichte van het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie. Er mag bijvoorbeeld maar 50% van het risico van gas/water/elektra worden teruggelegd bij de aanbestedende dienst/opdrachtgever, de eenmalige betaling mag maximaal zijn e.d. Zie voor meer voorbeelden het bijgevoegde voorbeeld van een biedingsleidraad. Een optiebieding van een inschrijver wordt alleen beoordeeld als de basisbieding van een inschrijver voldoet aan de gestelde eisen. Vervolgens wordt gekeken of de optiebieding geen voorwaarden bevat (is een reden om de bieding uit te sluiten) en aan de minimumeisen voldoet. Het geboden voordeel van de optiebieding wordt per optievariant uitgedrukt. Dit voordeel wordt uitgedrukt als het verschil dat de optievariant biedt ten opzichte van de bij de basisbieding geboden bruto beschikbaarheidsvergoeding. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal vervolgens, voor zover mogelijk voor de indiening van de biedingen, voor iedere geboden optie variant het objectieve economisch nadeel voor haar bepalen. Op het moment dat een bepaald risico wordt teruggenomen door de aanbestedende dienst, bijvoorbeeld 50% van de kosten van elektra, dan betekent dit dat de aanbestedende dienst deze kosten zelf moet gaan dragen. Dit is voor de aanbestedende dienst een economisch nadeel ten opzichte van de situatie dat de inschrijver 100% van het risico draagt. XIV-6

7 Bij Montaigne is het economische nadeel vanuit het voorkomen van anticiperend gedrag niet van te voren richting de bieders aangegeven. De optie variant werd in de beoordeling van de optiebieding dan ook alleen meegenomen als het geboden voordeel groter was dan het objectieve nadeel. Doet de aanbestedende dienst dit niet, dan kan het dus zo zijn dat het meenemen van een optievariant een negatief effect heeft op de hoogte van de bieding, terwijl het omgekeerde de bedoeling was. De vraag is of de aanbestedende dienst het objectieve economische nadeel niet beter van te voren richting de bieders aan kan geven. De bieders kunnen dan gelijk bepalen of een optie meerwaarde biedt en het loont om de optie in de bieding mee te nemen. Uit het oogpunt van transparantie en verlaging van de transactiekosten is dit aan te bevelen. Deze benadering sluit ook aan op de huidige trend voor zoveel mogelijk transparantie. Afweging uitvragen alternatieve en/of optiebieding Er moet een afweging in relatie tot de transactiekosten gemaakt worden: de toegevoegde waarde van het uitvragen van een alternatieve en/of optiebieding versus de tijd die het de bieders kost om de biedingen op te stellen en de tijd die het de aanbestedende dienst/opdrachtgever kost om de biedingen te beoordelen. Bepalen gunningscriteria en beoordelingsmethode De minimumeisen, gunningscriteria en beoordelingsmethode zijn afhankelijk van de aanbestedingsstrategie (zie tevens het deelproduct Aanbestedingsstrategie). De minimumeisen zijn de knock-out criteria hetgeen betekent dat een bieding die aan één of meer minimumeisen niet voldoet, niet geldig is. De alternatieve bieding(en) en optiebieding worden alleen beoordeeld als de basisbieding aan de minimumeisen voldoet. Voldoet de basisbieding niet aan de minimumeisen, dan worden de overige biedingen buiten beschouwing gelaten. De minimumeisen worden door de aanbestedende dienst/opdrachtgever bepaald. De minimumeisen bij pps-onderwijshuisvestingsprojecten zullen vaak dezelfde zijn ongeacht de aanbestedingsstrategie. Minimumeisen zijn: volledigheid van de bieding (bijvoorbeeld: rechtsgeldig ondertekende documenten, waar het financiële deel aan moet voldoen, waar het voorlopig ontwerp (VO) aan moet voldoen) en conformiteit van de bieding (in overeenstemming zijn met het concept DBFM-contract en concept outputspecificatie). De volledigheidseis geldt voor zowel de basisbieding, de alternatieve bieding(en) en optiebieding. Hiernaast wordt de alternatieve bieding, gezien het feit dat een alternatieve bieding een gelijkwaardige oplossing moet bieden, beoordeeld op gelijkwaardigheid Bij de optiebieding wordt het objectieve nadeel bepaald (zie bijlage A). XIV-7

8 De gunningscriteria zijn wel afhankelijk van het projectdoel. Via de gunningscriteria stuurt de aanbestedende dienst de inschrijvers. De inschrijvers kunnen nl. punten verdienen voor de mate waarin ze aan de gunningscriteria voldoen. De partij met de meeste punten heeft op de combinatie van prijs en kwaliteit, wordt geselecteerd. Prijs zal altijd een criterium zijn. De kwalitatieve gunningscriteria zullen per project verschillen. Ligt de focus alleen op de architectuur (de buitenkant van het gebouw), dan zullen de gunningscriteria vooral bestaan uit aspecten als beeldkwaliteit en uitstraling. Ligt de focus voornamelijk op functionaliteit dan zullen de gunningscriteria zich daar meer op richten. In de praktijk is er vaak sprake van een combinatie van verschillende kwalitatieve aspecten. Denk hierbij bijv. aan aspecten zoals flexibiliteit, architectonische kwaliteit en functionaliteit (zie bijlage K van de biedingsleidraad voor de gunningscriteria van Montaigne). De gunningscriteria zijn in tegenstelling tot de minimumeisen geen knock-out criteria, maar een puntentoedeling per gunningscriterium. De punten worden toegedeeld op basis van de mate waarin de biedingen voldoen aan de gunningscriteria. De bieding die het hoogste aantal punten heeft, wanneer de verschillende scores bij de gunningscriteria worden opgeteld, wordt als hoogste gerangschikt. Het kan zo zijn dat twee (of meer) van de hoogst gerangschikte biedingen van dezelfde inschrijver afkomstig zijn. De twee inschrijvers met de hoogst gerangschikte biedingen worden geselecteerd. In de biedingsfase moeten de gunningscriteria die in de consultatiefase meegegeven zijn richting partijen nader uitgewerkt te worden. Het is niet toegestaan om de gunningscriteria en de weging die in de consultatieleidraad gecommuniceerd zijn, te wijzigen. Er vindt alleen een nadere uitwerking van de gunningscriteria en de weging plaats. Bij de uitwerking van de gunningscriteria moet er voor gezorgd worden dat de juiste biedingen als beste uit de bus zullen komen (zie de bottlenecks in de volgende paragraaf). Bij het project Montaigne 2005 was het doel om de economisch meest voordelige bieding, in de zin van beste kwaliteit voor het beschikbare budget, te selecteren. Aangezien het budget erg belangrijk was, waren de economische kosten een belangrijk gunningscriterium. Echter wanneer de economische kosten van de verschillende inschrijvers erg dicht bij elkaar zouden zitten, dan speelde het prijskaartje een minder grote rol en werd het gunningscriterium de kwaliteit van het ontwerp en de extraatjes die een partij kan bieden (bijvoorbeeld het leveren van leer-werkplekken of catering) een belangrijk gunningscriterium. XIV-8

9 B.3. Bottlenecks Eisen versus budget: niet overvragen Om te zorgen dat de biedingen niet veel hoger zijn dan het beschikbare budget, is het van belang dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever niet meer kwaliteit vraagt dan zij kan betalen. De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet voorkomen dat zij zogenoemde gouden kranen van de inschrijvers vraagt. Bij het project Montaigne 2005 was dit lastig in te schatten, omdat het werken met een outputspecificatie nieuw was en er weinig ervaringscijfers beschikbaar waren. Het was erg lastig om te bepalen of er overvraagd werd of niet. Wel is geprobeerd om op basis van de outputspecificatie in de PSC een goede inschatting te maken van de kosten. In de praktijk bleek echter dat de inschrijvers met name de kosten van de risico s veel hoger inschatten. De PSC en het budget dienen zo mogelijk dan ook aangepast te worden aan de verkregen inzichten tijdens de consultatie- en biedingsfase. Bij het project Montaigne heeft deze verschillende inschatting van risico s tot gevolg gehad dat in de biedingsfase is uitgezocht waar de verschillen vandaan kwamen en in de onderhandelingsfase hier intensief over is onderhandeld (zie deelprodukt Onderhandelingsfase). Op basis van deze onderhandelingen is er nu al veel meer inzicht in wat een reële uitvraag is. Het is en blijft altijd van belang om voordat de biedingsleidraad verstuurd wordt de outputspecificatie nog eens goed op mogelijke gouden kranen te doorlopen en deze eruit te halen. Biedingsvarianten Uit de praktijk van het project Montaigne 2005 blijkt dat het lastig is om een alternatieve bieding op te stellen die gelijkwaardig is. Het advies is daarom om in principe de mogelijkheid tot een optiebieding te geven, omdat dit meer mogelijkheden biedt dan een alternatieve bieding. Gunningscriteria: fictieve beoordeling De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet voor verzending van de consultatie en/of biedingsleidraad goed de gunningscriteria checken, deze mogen immers na verzending niet meer gewijzigd worden. De gunningscriteria kunnen gecontroleerd worden via het doen van een fictieve beoordeling. Dit houdt in dat er een aantal fictieve biedingen worden opgesteld die bestaan uit een aantal extreme biedingen die je nooit zou willen selecteren en biedingen die je zou willen selecteren. Vervolgens beoordeel je de fictieve aanmeldingen conform de biedingsleidraad. Hieruit zal blijken welke fictieve biedingen geselecteerd worden en kun je bekijken of dit ook de biedingen zijn die je had willen selecteren. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan moet gekeken worden of het nog mogelijk is om de uitwerking van de gunningscriteria dusdanig bij te stellen, dat de fictieve biedingen die je had willen selecteren ook geselecteerd worden. XIV-9

10 B.4. Tips Neem de tijd na de consultatiefase om de juiste biedingsvormen en uitgewerkte gunningscriteria te bepalen en het beoordelingssysteem te testen. C. Werkzaamheden tijdens de biedingsfase Tijdens de biedingsfase moeten de vragen van de inschrijvers over de biedingsleidraad (inclusief het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie) worden beantwoord en moeten na binnenkomst van de biedingen, de biedingen worden beoordeeld. De antwoorden op de binnengekomen vragen worden via een algemene nota van inlichtingen, waarin alle vragen en antwoorden staan, naar alle inschrijvers gestuurd. De beoordeling van de biedingen vindt plaats op basis van de minimumeisen, gunningscriteria en beoordelingsmethode die in de biedingsleidraad is opgenomen. De interne procedure met betrekking tot de wijze waarop de beoordeling van de biedingen uitgevoerd wordt, wordt in het biedingsprotocol beschreven. Het biedingsprotocol is voor intern gebruik van de projectorganisatie. C.1. Biedingsprotocol Het biedingsprotocol is een intern document van de projectorganisatie en beschrijft de interne procedure die de aanbestedende dienst/opdrachtgever volgt bij de beoordeling van de biedingen. Het uitgangspunt voor de beoordeling zijn de in de biedingsleidraad gestelde eisen. Het protocol is uitsluitend voor intern gebruik van de projectorganisatie. Het biedingsprotocol bestaat op hoofdlijnen uit: a) Rollen, taken en verantwoordelijkheden b) Locaties, tijdstippen c) Omgang met vragen d) Verslaglegging e) Communicatie over uitkomsten selectie (intern en extern) Zie bijgevoegd voorbeeld van een biedingsprotocol in de bijlage II van dit deelproduct.. C.2. Beantwoorden vragen inschrijvers Tijdens de biedingsfase moeten de vragen van de inschrijvers ten aanzien van de biedingsleidraad worden beantwoord. De vragen worden via een algemene nota van inlichtingen, waarin alle vragen en antwoorden staan, beantwoord en naar alle inschrijvers gestuurd. XIV-10

11 C.3. Belangrijke keuzes en argumenten 1. Bepalen van de samenstelling beoordelingsteams Bij het bepalen van de samenstelling van de beoordelingsteams is vanuit het vier ogen principe van belang dat elk team uit meerdere personen bestaat. Een beoordelingsteam moet dus minimaal uit 2 personen bestaan. Hiernaast moet goed gekeken worden welke specialistische kennis en stakeholders in een beoordelingsteam nodig zijn. Bij het project Montaigne is er bijvoorbeeld voor gekozen het ontwerp te laten beoordelen door: de rector van de school, de technisch adviseur en de onderwijskundig adviseur. 2. Instellen van een aanbevelingsteam Het is van belang dat de uitkomsten van de verschillende beoordelingsteams en eventuele knelpunten besproken worden met de voorzitters van de verschillende beoordelingsteams en de projectleider. Door dit via een aanbevelingsteam te doen, kunnen er snel en op basis van volledige informatie besluiten worden genomen (is een bieding al dan niet geldig e.d.). 3. Bepalen welke vragen van inschrijvers al dan niet beantwoord worden De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet bepalen welke vragen over de biedingsleidraad (inclusief het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie) al dan niet beantwoord worden. Het is af te raden om een antwoord te geven in het geval dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever bepaalde informatie (nog) niet prijs wil geven of het niet in haar bevoegdheid ligt (bijv. stedenbouwkundige randvoorwaarden) het antwoord te geven. Probeer echter zoveel mogelijk informatie te verstrekken aan de private partij. Het niet beschikbaar stellen van informatie levert extra risico s voor de private partij op, die in het bod geprijsd zullen worden. 4. Communicatie van de uitkomsten van de beoordeling van de biedingen De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet bepalen hoe zij de uitkomst van beoordeling van de biedingen richting de inschrijvers bekend wil maken. Aanbestedingsrechtelijk moeten geselecteerde of afgewezen inschrijvers in ieder geval schriftelijk op de hoogte gesteld worden. In de brief richting de afgewezen inschrijvers moeten de redenen van afwijzing aangegeven worden. Niet geselecteerde inschrijvers hebben het recht om een verduidelijking van de redenen van afwijzing schriftelijk op te vragen. Naast de schriftelijke communicatie, kan er voor gekozen worden om de inschrijvers ook telefonisch of via op de hoogte te stellen van de uitkomst van de beoordeling van de biedingen. Juridisch gezien wordt afgeraden om telefonisch de redenen van afwijzing door te geven. Dit gezien het risico dat telefonisch net iets anders wordt gezegd of meer dan schriftelijk is gecommuniceerd. In een mogelijke juridische procedure kan dit tegen de aanbestedende dienst/opdrachtgever worden gebruikt. Aan de andere kant kan er vanuit menselijk oogpunt voor gekozen worden om de contactpersonen wel telefonisch op de hoogte te stellen. Uiteraard gelden deze overwegingen niet alleen voor PPS-projecten, maar voor alle aanbestedingstrajecten. XIV-11

12 In het project Montaigne heeft de aanbestedende dienst/opdrachtgever er voor gekozen om alleen schriftelijk en dus niet telefonisch door te geven of een inschrijver al dan niet geselecteerd was. Dit gezien het feit dat er telefonisch, vanuit bovengenoemde juridische redenen, niet op de redenen van afwijzing ingegaan kan worden. Dit is juist wel hetgeen de contactpersonen graag als eerste willen weten. C.4. Bottlenecks Zorg dat de biedingen echt alleen beoordeeld worden op basis van de minimumeisen en gunningscriteria, zoals in de biedingsleidraad opgenomen. Ook al is er sprake van voortschrijdend inzicht, het is juridisch gezien onverantwoord om de gunningscriteria tijdens de beoordeling aan te passen. C.5. Tips Bouw voldoende tijd in om de vragen te kunnen beoordelen en de antwoorden juridisch sluitend te formuleren. Het kan nuttig zijn om sommige vragen door verschillende adviseurs te laten bekijken, dus zorg ook dat hier voldoende tijd voor beschikbaar is. Het is aan te raden om het beoordelingsproces voordat de biedingen binnenkomen met het hele beoordelingsteam te doorlopen. Zo wordt getest of het de juiste werkwijze is en om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van wat zijn/haar taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit is belangrijk aangezien het voor velen vaak de eerste keer is dat ze op deze manier een beoordeling uitvoeren. Splits de beoordeling van het financieel deel en het technisch deel, zodat de beoordeling op beide onderdelen objectief plaatsvindt. D. Voorbeeld biedingsleidraad en biedingsprotocol Als bijlagen I en II zijn een geanonimiseerde versie van een biedingsleidraad (bijlage I) en van een biedingsprotocol (bijlage II) toegevoegd. XIV-12