Europese Aanbesteding <OMSCHRIJVING PROJECT> voor <OMSCHRIJVING AANBESTEDENDE DIENST(EN)

Transcriptie

1 Organisatie project omschrijving aanbestedende dienst Organisatie Europese Aanbesteding <OMSCHRIJVING PROJECT> voor <OMSCHRIJVING AANBESTEDENDE DIENST(EN) Versie 0.1 < >

2 Inhoudsopgave 1. Algemeen Geheimhouding Communicatie 2. Archief 2.1. Bewaartermijn 2.2. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid archivering 2.3. Aanlevering van documenten 2.4. Index 2.5. Elektronisch archief 2.6. Papieren archief 3. Processen 3.1. Selectiedocument 3.2. Aanbestedingsdocument 3.3. Einde proces Bijlage 1: Format geheimhoudingsverklaring

3 1. Algemeen Geheimhouding Alle medewerkers die deelnemen aan het project zijn gehouden aan strikte geheimhouding. De geheimhouding ziet toe op zowel het mondeling verstrekken van informatie ten aanzien van de Europese aanbesteding <OMSCHRIJVING PROJECT> als op het schriftelijk uitreiken en vermenigvuldigen van informatie. Interne medewerkers: de geheimhouding is geregeld middels de arbeidsovereenkomst. Zo niet, dan kan voor de het betreffende aanbestedingstraject een afzonderlijke verklaring worden opgesteld die door de interne medewerkers wordt ondertekend. Externe medewerkers: zij dienen een persoonlijk geheimhoudingsverklaring te tekenen conform het format als opgenomen in Bijlage 1. Communicatie Bij de communicatie tijdens de aanbesteding dienen de volgende spelregels in acht genomen te worden: Gedurende het aanbestedingstraject is er één aanspreekpunt: [ naam aanspreekpunt]. Alle projectleden zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht als bedoeld in paragraaf 1.1. Naar derden toe wordt door geen enkele interne of externe medewerker mondelinge informatie over het aanbestedingsproject verstrekt. Alle vragen over het aanbestedingstraject moeten schriftelijk ingediend en beantwoord worden. Zie hiervoor paragraaf 2.3. Alle betrokkenen binnen de organisatie dienen hierover geïnformeerd te worden. 2. Archief Deze paragraaf bevat een beschrijving van het projectarchief van de Europese aanbesteding <OMSCHRIJVING PROJECT>. In het projectarchief worden alle documenten opgeslagen die betrekking hebben op de Europese aanbesteding <OMSCHRIJVING PROJECT>. Alle documenten worden zowel elektronisch als op papier opgeslagen. Bewaartermijn De bewaartermijn van alle documenten is op grond van artikel 2:10 lid 3 BW, 7 jaar.

4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid archivering Naam [naam] (projectsecretaris Administratieve organisatie) Overige projectleden [naam] (Projectsecretaresse) Taken Up-to-date houden van beschrijving AO Vaststellen/ wijzigen structuur van het archief Bewaking van de procedure van het archief Bijhouden van index archief Controle van aanlevering van documenten en opslaan van documenten in papieren archief Controle van aanlevering van documenten en opslaan van documenten in elektronisch archief Doen van voorstellen tot wijziging van de structuur van het archief Secretariële ondersteuning Aanlevering van documenten Alle correspondentie (zowel ingaande als uitgaande) verloopt via het projectsecretariaat. De documenten worden eerst gearchiveerd voordat zij verspreid worden. Indien aanbestedingsdocumenten ten aanzien van <OMSCHRIJVING PROJECT> op andere plaatsen binnen de organisatie binnenkomen, is het van belang dat bij projectleden de discipline aanwezig is om deze documenten direct door te sturen naar het projectsecretariaat, zodat deze kan zorgdragen voor adequate archivering. Alle medewerkers dienen hierover geïnformeerd te worden. Index In de Index zijn alle opgeslagen documenten opgenomen. Per document wordt vastgelegd: Attribuut Omschrijving Datum Auteur Onderwerp Versie Tab/submap Elektronisch aanwezig Datum van het document Auteur van het document Indien niet bekend: naam van de organisatie Onderwerp van het document Versienummer, Indien niet bekend: nvt Dit geeft zowel tab in ordner aan als submap waaronder document is opgeslagen. Welke tabs/mappen het betreft is beschreven in paragraaf Ja/ nee

5 Elektronisch archief Inleiding Het elektronische archief van de Europese aanbesteding van <OMSCHRIJVING PROJECT> is als een aparte map ondergebracht, in het elektronisch projectarchief Structuur Algemeen dienst] intern EA <OMSCHRIJVING PROJECT> dienst] -adviesbureau Communicatie extern EG-publicatie dienst] intern dienst]-adviesbureau Communicatie extern EA <OMSCHRIJVING PROJECT> Aanbestedingsdocument concept dienst] intern dienst]-adviesbureau Aanbestedingsdocument definitief Communicatie extern

6 Inlichtingenbijeenkomst dienst] intern dienst] adviesbureau Communicatie extern Overige vragen Aanbestedingsdocument dienst] intern dienst] - adviesbureau Communicatie extern Evaluatieverslag Aanbestedingsdocument Evaluatieverslag Aanbestedingsdocument Voorlopige gunnings-en afwijzingsbrieven Definitieve gunnings-en afwijzingsbrieven Overeenkomst Concept Definitief Concept Definitief Concept Definitief Concept Definitief Definitief Natuurlijk kunnen er altijd nieuwe of extra mappen worden aangemaakt! Autorisatie De volgende medewerkers zijn bevoegd tot toegang tot de map EA <OMSCHRIJVING PROJECT>: Autorisatie Personen Toevoegen [ nader vast te stellen ] [ nader vast te stellen ] Lezen [ nader vast te stellen ] [ nader vast te stellen ] Verwijderen [ nader vast te stellen ] [ nader vast te stellen ] De autorisatie tot het elektronisch archief kan geregeld worden middels certificaten.

7 2.6. Papieren archief Inleiding Documenten in het papieren archief zijn in aparte afsluitbare kasten op volgorde van onderwerp (zie structuur in paragraaf ) en daarna per datum opgeslagen in ordners Structuur Bij het papieren archief wordt dezelfde structuur gehanteerd als bij het elektronische archief (zie paragraaf ) Autorisatie Dezelfde personen die autorisatie hebben tot het elektronisch archief, als genoemd in paragraaf , hebben toegang tot het papieren archief. De autorisatie tot het papieren archief is geregeld middels een sleutel voor toegang tot de kast. 3. Processen 3.1. Aanbestedingsdocument De volgende aandachtspunten dienen bij het Aanbestedingsdocument in acht te worden genomen: Het Aanbestedingsdocument dient aangetekend verzonden te worden aan de geselecteerde leveranciers, met bevestiging van ontvangst. Bij het verzenden van het Aanbestedingsdocument dient een gekleurd vel papier of sticker meegezonden te worden die de inschrijver op de voorkant van de envelop dient te plakken bij het indienen van de inschrijving. Enveloppen ofwel pakketten waarop het voornoemde gekleurd vel of sticker is geplakt worden bij ontvangst door de postkamer direct en ongeopend naar het projectsecretariaat gestuurd/gebracht. Op het projectsecretariaat worden de inschrijvingen genoteerd op datum en tijdstip van binnenkomst en bewaard tot het sluitingstijdstip. Op het sluitingstijdstip worden alle inschrijvingen geopend. 3.2.Schriftelijke vragen Tijdens de selectiefase en/of gunningsfase zullen de aanmelders c.q. inschrijvers mogelijk vragen stellen over de documenten die zij hebben ontvangen. Deze vragen zullen alleen worden beantwoord wanneer zij schriftelijk zijn ingediend. De vragen en de daarbij behorende antwoorden worden tegelijkertijd aan alle aanmelders c.q. inschrijvers verstuurd. Op deze manier hebben alle partijen dezelfde informatie tot hun beschikking.

8 De projectgroepleden dragen zorg voor de beantwoording van de vragen. Het projectsecretariaat voor de verzending van de antwoorden. 3.3 Einde proces Het aanbestedingsproces wordt beëindigd doordat na ondertekening van het contract het proces gedechargeerd wordt met een proces-verbaal.

9 Bijlage 1 Ondergetekende: VERKLARING INZAKE GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID De heer/mevrouw... werkzaam bij... te... In aanmerking nemende dat: - aanbestedende dienst] van alle internen en externen verlangt een verklaring inzake geheimhouding en vertrouwelijkheid te ondertekenen; - [aanbestedende dienst] ondergetekende heeft verzocht de navolgende dienstverlening te verrichten: < >; - [aanbestedende dienst] inzake bovengenoemde dienstverlening een separate opdracht heeft verstrekt; - onderhavige geheimhoudingsverklaring (in geval van strijdigheid) prevaleert boven het bepaalde in vorengenoemde separate opdracht. Verklaart als volgt: 1 ondergetekende zal alle informatie geheimhouden en alle mogelijke maatregelen nemen om te bewerkstelligen dat haar personeel en andere tussenpersonen deze geheimhouding in acht nemen; 2 ondergetekende zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van [aanbestedende dienst] geen informatie aan derden onthullen en alle redelijke maatregelen nemen om te bewerkstelligen dat haar personeel en andere tussenpersonen dat evenmin doen: 3 ondergetekende vrijwaart [aanbestedende dienst] voor alle aanspraken van derden waar en wanneer die mochten worden ingesteld met betrekking tot enigerlei inbreuk op het bepaalde onder artikel 1 en artikel 2. 4 Alle geschillen verband houdende met de onderhavige verklaring zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht. Op deze verklaring is Nederlands recht van toepassing. Aldus verklaard te... op (handtekening)

10