college van burgemeester en schepenen Zitting van 11 december 2015

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 11 december 2015 Besluit GOEDGEKEURD B-punt ondernemen en stadsmarketing Samenstelling de heer Bart De Wever, burgemeester de heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen de heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve: de heer Marc Van Peel, schepen _CBS_10341 Uitbetaling toelage - Visit Antwerpen - Toelage 2015 Antwerp Hotel Association - Goedkeuring Motivering Aanleiding en context In samenwerking met de Antwerp Hotel Association en andere lokale partners uit de meetingindustrie wil de stad Antwerpen een zelfstandig congresbureau oprichten (ACB). Antwerp Hotel Association zal de opstart van het nieuwe congresbureau coördineren. Intenties tot samenwerking zijn uitgesproken en de opstart van het congresbureau wordt tegen begin 2016 gefinaliseerd. Juridische grond Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt. Deze toelage is opgenomen in de nominatieve lijst van de toegestane werkingssubsidies in de budgetopmaak Het budget werd reeds goedgekeurd door de gemeenteraad op 25 november 2014 (jaarnummer 00878) waardoor een beslissing van het college volstaat. Argumentatie De timing voor de realisatie van het nieuwe congresbureau houdt in dat in december 2015 de partners overgaan tot het finaliseren van de intentieverklaringen met alle stakeholders, het opstellen van de statuten van de nieuwe organisatie en het oprichten van een vzw. 1 / 6

2 Het vennootschap wordt een vzw structuur met een algemene vergadering en een raad van bestuur bestaande uit partners uit de stad. Deze partners betalen een lidgeld/commissie om deel te nemen aan de werking van het congresbureau. Voor de dagelijkse werking van de nieuwe organisatie wordt een directeur aangetrokken. De stad Antwerpen voorziet ,00 euro als impulstoelage voor de oprichting van de nieuwe organisatie. Financiële gevolgen Ja Algemene financiële opmerkingen Indien het een uitgave op exploitatiebudget betreft, is de procedure voor het uitbetalen van toelagekredieten op het exploitatiebudget zoals jaarlijks goedgekeurd door het college van toepassing. Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad. Strategisch kader Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten: 4 - Lerende en werkende stad 1SLW08 - Antwerpen is voor binnen- en buitenland een toeristische aantrekkingspool wat de lokale economie en beeldvorming over de stad versterkt 1SLW Dankzij internationale doelgroepmarketing en internationale netwerking stijgt het aantal dag- en verblijfstoeristen (of houden we gelijke tred met de evolutie in de benchmarksteden) 1SLW Nationale en internationale samenwerkingsverbanden leiden tot kennisuitwisseling en synergieën op vlak van marketing Besluit Artikel 1 Het college keurt de betoelagingsovereenkomst met Antwerp Hotel Association goed. Artikel 2 Het college keurt de uitbetaling van een toelage voor een bedrag van ,00 euro aan Antwerp Hotel Association goed. Artikel 3 De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon ANTWERP HOTEL budgetplaats: ASSOCIATION budgetpositie: , AHA functiegebied:1slw080103a euro 1 JAN VAN HEELULAAN subsidie:sub_nr 22-A fonds:intern 2 / 6

3 B-2050 ANTWERPEN ondernemingsnummer: IBAN: BE begrotingsprogramma:1sa budgetperiode:1500 Bijlagen 1. Betoelagingsovereenkomst_AHA_ACB_2015_def.docx Betoelagingsovereenkomst Tussen de partijen: Enerzijds stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar college van burgemeester en schepenen waarvoor optreden de heer Bart De Wever, burgemeesteren de heer Roel Verhaert, stadssecretaris, hierna genoemd de stad en anderzijds Antwerp Hotel Association vzw, ondernemingsnummer , met maatschappelijke zetel te Jan Van Heelulaan 22A, 2050 Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Didier Boehlen, voorzitter, hierna genoemd AHA. In het licht van volgende overwegingen: - De stad heeft zich tot doel gesteld om Antwerpen nationaal en internationaal op de kaart te zetten als meetingstad samen met de verschillende betrokken partners in de stad. - AHA trekt de opstart van een congresbureau in Antwerpen, hierna genoemd ACB en neemt de oprichting van dit congresbureau op zich. ACB is een samenwerking, tussen AHA en zijn partners, die aan actieve verkoop doet van de bestemming Antwerpen als meetingstad en assistentie biedt aan organisatoren voor het organiseren van MICE events. - Dit congresbureau wordt een vzw waar partners (venues, hotels) zetelen in de Raad van Bestuur en waar deze partners ook ledengeld/commissies betalen om mee te kunnen dingen bij aanvragen vanuit congresorganisatoren naar locaties en overnachtingsmogelijkheden. - De stad steunt het idee van een congresbureau dat boekingen centraliseert en het kandideren voor congressen faciliteert. Het congresbureau converteert vervolgens leads in effectieve boekingen. In dat kader voorziet de stad een opstarttoelage aan AHA om de nieuwe vzw op te richten en de eerste stappen in de organisatie te nemen, gezien verschillende partners de intentie bevestigden tot samenwerking. wordt overeengekomen dat: 3 / 6

4 Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De overeenkomst legt de afspraken vast tussen AHA en de stad voor wat betreft de toekenning van de opstarttoelage aan AHA om het nieuwe ACB, in de vorm van een vzw, op te richten. De middelen van de stad worden toegevoegd aan de middelen van AHA en de verschillende partners. Artikel 2. Verplichtingen van AHA Artikel 2.1. Verplichtingen inzake de oprichting van ACB AHA trekt de opstart van een congresbureau in Antwerpen en neemt de oprichting van dit congresbureau op zich. Daarbij is AHA eerste aanspreekpunt voor de toekomstige partners, organiseert AHA de opmaak van een businessplan en stelt AHA statuten op in samenwerking met deze partners en de stad. AHA neemt de administratieve organisatie van de nieuwe vzw op zich en realiseert de aanwerving van de nieuwe medewerkers voor ACB. Stappenplan en werkafspraken 2015: 1. Partners bezorgen de ondertekende intentieverklaring. 2. Oprichting van een werkgroep, waarvan de stad deel uitmaakt, om een businessplan en statuten op te maken. 3. Oprichting vzw met vastlegging Raad van Bestuur en Algemene Vergadering. Stappenplan en werkafspraken 2016: 1. Opmaken samenwerkingsovereenkomst tussen ACB en de stad. 2. Recruteren van een directeur en medewerker tegen begin Opmaken van een business plan tegen 1 maart Opstart werking ACB tegen 1 maart Na elke stap zal teruggekoppeld worden met de stad. Regelmatig overleg om de feedback en input van de stad op te nemen, wordt voorzien. AHA bezorgt na opstart de statuten van ACB en het definitieve businessplan aan de stad. Bijsturing van bovenstaand stappenplan zal, indien en waar nodig, steeds in onderling overleg tussen beide ondertekenende partijen overeengekomen worden. Artikel 2.2. Verplichtingen inzake het gebruik van de opstarttoelage De opstarttoelage, ten bedrage van EUR wordt verleend om de kosten voor de opstart van ACB gedeeltelijk te financieren. Deze wordt aangewend voor ondermeer: - administratieve kosten die verbonden zijn aan de opstart van de vzw, - de ontwikkeling van een online bookingplatform voor groepsboekingen in het kader van congressen, meetings en evenementen en voor individuele boekingen in het kader van dezelfde evenementen en van aanvragen door individuele bezoekers. AHA verbindt zich ertoe de opstarttoelage te beheren als een goede huisvader en uitsluitend aan te wenden voor de kosten van de oprichting van ACB. AHA neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Uiteraard betekent dit 4 / 6

5 de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. AHA verbindt er zich toe om, op eigen initiatief, tegen 30 juni 2016, alle verantwoordingsstukken, met betrekking tot de aanwending van de toelage, te bezorgen aan de stad. AHA ziet erop toe dat de communicatieuitingen (online en offline) gerealiseerd voor ACB de branding en vormgeving van de marketingstrategie Atypisch van de stad uitdragen. Het aanwenden van de opstarttoelage op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties zoals het weigeren of terugvorderen van de opstarttoelage of het eenzijdig beëindigen van de samenwerking. De stad Antwerpen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties. Artikel 3. Verplichtingen van de stad Antwerpen De stad Antwerpen betaalt aan AHA de opstarttoelage voor de oprichting van AHA conform artikel 4 van de overeenkomst. Artikel 4. Uitbetaling van de toelage Binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ondertekening van deze overeenkomst, betaalt de stad de toelage, zijnde EUR, uit aan AHA en stort de toelage op rekeningnummer BE Artikel 5. Controle De stad Antwerpen heeft het recht om op eigen kosten door haar eigen diensten of door een externe auditor controles uit te voeren met betrekking tot de aanwending van de toelage. Bij niet-naleving van de overeenkomst kan de stad beslissen het saldo van de toegekende toelage niet uit te betalen en AHA verplicht worden de toegekende toelage geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien AHA de voorwaarden van deze overeenkomst niet naleeft; - indien de toelage niet aangewend wordt voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd worden of de controle verhinderd wordt. Artikel 6. Juridisch kader Alle toepasselijke vigerende wet- en regelgevingen gelden voor de overeenkomst, met inbegrip van (maar niet beperkt tot): (a) het gemeentedecreet van 15 juli 2005; (b) wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt. Artikel 7. Duur Deze overeenkomst neemt een einde vanaf het operationeel zijn van de vzw ACB, conform artikel / 6

6 Artikel 8. Beëindiging van de overeenkomst In geval van ernstige wanprestatie en na voorafgaande aangetekende ingebrekestelling kan de overeenkomst zonder vergoeding of kosten te allen tijde en met onmiddellijke ingang door elk van de partijen buitengerechtelijk worden ontbonden. De buitengerechtelijke ontbinding zal ter kennis worden gebracht per aangetekende brief of gerechtsdeurwaardersexploot met opgave van de reden. Artikel 9: Bevoegde rechtbank Eventuele geschillen rond de uitvoering van deze betoelagingsovereenkomst zullen onder de bevoegdheid vallen van de rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen. Deze betoelagingsovereenkomst werd opgesteld in twee originele exemplaren, voor elke partij één, te Antwerpen op december Namens het college van burgemeester en schepenen voor de stad de stadssecretaris de burgemeester Roel Verhaert Bart De Wever Voor Antwerp Hotel Association vzw De voorzitter Didier Boehlen 6 / 6