Werkinstructie benaderen intermediairs Sense

Transcriptie

1 Werkinstructie benaderen intermediairs Sense Een handleiding voor het intensiever betrekken van intermediairs die jongeren kunnen verwijzen naar de Sense-spreekuren. Auteur Janny Klein, Renate van Galen, Simone van Bergen GGD-en Brabant en Zeeland Datum september 2011 Titel Werkinstructie benaderen intermediairs Sense Versie 1

2 Inhoudsopgave 1. Introductie Voorwoord voor teamleiders Verzamelen materiaal Verzenden materiaal Natraject...15 Pagina 3 van 17

3 Pagina 4 van 17

4 1. INTRODUCTIE 1. Introductie Het project Sense bestaat sinds In de eerste periode is de nadruk gelegd op het bekendmaken van Sense onder de jongeren zelf. Omdat de partners in de zorg ook jongeren zien, is het zinvol om ook hen te informeren over Sense, om hen zo als intermediair te kunnen gebruiken. Daarmee vergroten we ons bereik. De opdracht voor dit project komt uit het regionaal overleg SOA en Sense organisatie (ROS-O). Er is een werkgroep samengesteld die de werkinstructie heeft gemaakt. Deze werkinstructie wordt aangeboden aan alle GGD-en die bij het ROS-O zijn aangesloten. Deze werkinstructie vormt een onderdeel van het project benaderen intermediairs Sense. Onder intermediairs worden verstaan: 1. Verwijzers die rechtstreeks contact hebben met jongeren en hen (kunnen) doorsturen naar de spreekuren van Sense 2. Degenen die jongeren kunnen wijzen op het bestaan van Sense, die weten wat Sense doet en die signalen aan Sense kunnen doorgeven In deze instructie worden alle stappen beschreven die gezet moeten worden om de intermediairs die het meest van belang zijn voor het verwijzen naar de spreekuren van Sense, te benaderen. Zij immers kunnen de jongeren toeleiden naar Sense. Het is daarom belangrijk dat intermediairs goed geïnformeerd zijn over Sense en weten hoe en wanneer zij de jongeren waarmee zij in aanraking komen kunnen doorverwijzen. Er is speciaal materiaal ontwikkeld voor intermediairs, waarnaar in deze instructie wordt verwezen. Een groot deel daarvan is opgenomen in de bijlagen bij deze werkinstructie. Doel van het informeren van de intermediairs is dat zij na het doornemen van het materiaal en/of aanwezigheid bij een presentatie: Kennis: Weten wat Sense is Weten wat Sense-gerelateerde vragen/problemen zijn Weten wat Sense jongeren te bieden heeft Weten hoe zij jongeren kunnen doorverwijzen. Houding: Het idee hebben dat Sense jongeren verder kan helpen Alert zijn op signaleren van vragen/problemen op het gebied van seksualiteit bij jongeren. Gedrag: Jongeren wijzen op het bestaan van Sense en de verschillende mogelijkheden. Pagina 5 van 17

5 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE Deze werkinstructie omvat de volgende onderdelen: Introductie van het deelproject Voorwoord voor teamleiders Het inventariseren van de relevante stakeholders (1) Het beschikbare materiaal Het leggen van contact met de stakeholders, schriftelijk of via presentaties Vervolgacties Actielijst Bijlagen. (1). Onder een stakeholder wordt verstaan een organisatie/instelling, waarbinnen de intermediairs werkzaam zijn. Dus bijvoorbeeld een school, een instelling voor maatschappelijk werk of een huisartsenpraktijk. Een intermediair is de medewerker die daadwerkelijk contact heeft met jongeren. Pagina 6 van 17

6 3. VERZAMELEN MATERIAAL 2. Voorwoord voor teamleiders. Opdracht. De opdracht voor het project benaderen intermediairs Sense komt uit het regionaal overleg SOA en Sense organisatie (ROS-O). Aanleiding hiervoor was de constatering dat er door intermediairs weinig verwezen wordt naar de spreekuren van Sense. Als gewenst resultaat voor het deelproject is geformuleerd: Als resultaat voor de werkgroep: 1. Er is een overzicht van intermediairs binnen ZeeBra 2. Er is een regionaal stappenplan voor de benadering van deze intermediairs Resultaten per GGD: 1. Prioriteiten zijn per GGD gesteld: welke intermediairs zijn het meest van belang 2. Per GGD zijn de contacten voor de opbouw van het netwerk gelegd 3. De verwijzers kennen Sense en weten hoe te verwijzen naar het spreekuur 4. Aanbevelingen voor het vervolg zijn gedaan: het daadwerkelijke onderhouden van het netwerk. Voor de uitwerking is door een werkgroep bestaande uit Simone van Bergen, (regionaal coördinator Sense), Renate van Galen (GGD Hart voor Brabant) en Janny Klein(extern) een stappenplan opgesteld. Dit plan is goedgekeurd in het ROS O op 27 maart Onderdeel van de stappen vormt het opstellen van deze werkinstructie. Toelichting: Deze werkinstructie moet worden gezien als een leidraad. Beschreven is hoe idealiter alle intermediairs benaderd kunnen worden. Iedere GGD zal echter vooraf moeten besluiten in hoeverre deze instructie gevolgd gaat worden, afhankelijk van de beschikbaarheid van capaciteit en middelen. Getracht is de opzet zo uit te werken dat een gefaseerde of gedeeltelijke uitvoering geen problemen oplevert. Van de hierboven genoemde resultaten is naast het stappenplan het (algemene) overzicht van intermediairs beschikbaar. Prioriteiten m.b.t. het benaderen van intermediairs zijn hierin aangegeven. De resultaten 1, 2 en 3 zijn daarmee gerealiseerd. De volgende resultaten: het verzamelen van adresgegevens en het daadwerkelijk leggen van de contacten zal per GGD nog ingevuld moeten worden, met ondersteuning door deze werkinstructie. Pas daarna kan resultaat 5 worden bereikt: verwijzers zijn geïnformeerd en verwijzen naar Sense. In deze Pagina 7 van 17

7 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE werkinstructie is een voorstel opgenomen voor de evaluatie van het project (punt 6). PR Er is voor gekozen geen apart PR-plan te schrijven. PR-aspecten zijn geïntegreerd in deze werkinstructie. Per GGD kan besloten worden of er behoefte bestaat aan PR nog aanvullende aandacht te besteden. Uitvoering Voor de uitvoering van het plan, uitgewerkt in deze instructie, is het gewenst per GGD een coördinator aan te wijzen, die de volgende taken oppakt: Voorbereiden en bewaken van besluitvorming over de uitvoering in het eigen werkgebied Inschakelen van benodigde capaciteit Uitzetten van acties Bewaken van de voortgang van acties Aansturen van secretariaat en ondersteuning Oplossen van knelpunten Voorstellen doen voor de follow-up Uitvoeren/begeleiden van de evaluatie. Naast een coördinator zijn voor de uitvoering gewenst: Capaciteit bij het secretariaat, evt. projectassistent Medewerkers Sense en JGZ, GB Eventueel andere medewerkers intern. In de voorgestelde opzet is de benodigde capaciteit geschat op ongeveer 255 uur. Hiervan is 83 uur bestemd voor de coördinator, 90 uur voor het secretariaat en 82 uur voor andere GGD-medewerkers. De onderbouwing van deze uren is te vinden in bijlage 4. Binnen iedere GGD moeten nog afspraken worden gemaakt of de contactpersonen voor de scholen voor VO en de ROC s bij JGZ of GB kunnen/willen meewerken aan dit project. (Verschillende GGD organisaties hanteren uiteenlopende functiebenamingen. Hier is uitgegaan van de benamingen binnen de GGD Hart voor Brabant). Bij de uitwerking van de te nemen stappen wordt een aantal keren nadruk gelegd op het vastleggen van gegevens. Deze registratie is van belang om na afloop van het project een evaluatie te kunnen uitvoeren van de wijze van aanpak en de resultaten daarvan. Een voorstel voor evaluatie en effectmeting wordt voorgelegd aan ROS O. Pagina 8 van 17

8 3. VERZAMELEN MATERIAAL 3. Verzamelen materiaal Informatiepakket In dit hoofdstuk wordt gesproken over een informatiepakket en een toolkit. Om verwarring te voorkomen worden beide begrippen eerst toegelicht. Onder het informatiepakket wordt verstaan: het P.R. materiaal dat wordt uitgereikt of opgestuurd aan de intermediair, voor eigen gebruik of om door te geven aan een jongere. Onder de toolkit wordt verstaan: al het materiaal dat de GGD-medewerkers ter beschikking krijgen voor het benaderen van de intermediairs, inclusief het informatiepakket. Een overzicht van de inhoud van de toolkit is opgenomen in bijlage 5. Ter ondersteuning van dit project is een informatiepakket beschikbaar. Afhankelijk van de wijze van benaderen van een instelling wordt dit ongevraagd gestuurd aan de contactpersoon, getoond tijdens een presentatie en/of kan dit besteld worden. Dit informatiepakket bevat voor de intermediair: 1. Begeleidend schrijven/toelichting 2. Handreiking in de vorm van een staande klapper voor de intermediair zelf 3. Brochure om uit te reiken aan jongeren over het Sense spreekuur 4. Visitekaartjes 5. Informatie over Sense voor de eigen website/personeelsblad 6. Voorbeeld van een spreekuur (beschikbaar vanaf eind 2011) 7. Bestelformulier. De inhoudelijke boodschap voor de intermediairs is verwerkt in een wegwijzer in de vorm van een staande klapper. Gekozen is om Sense neer te zetten als GGDproduct. Als huisstijl is daarom de GGD-huisstijl gebruikt. Het betreft de reguliere GGD-huisstijl en niet de jongerenhuisstijl, omdat het middel niet op jongeren is gericht. De handreiking is een gezamenlijke ZeeBra uitgave met de logo s van de drie Brabantse GGD-en en de GGD Zeeland. Onderwerpen in de klapper zijn: 1. Wat is Sense 2. Wanneer Sense? Het Sense consult 5. Doorverwijzen 6. Meer informatie. Pagina 9 van 17

9 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE Te nemen stappen: 1. De toolkit wordt door de regionaal coördinator Sense verzonden naar de coördinator die voor dit project Sense Intermediairs, is aangewezen in iedere GGD-organisatie. Deze coördinator zorgt zelf voor vermenigvuldiging van een gedeelte van het materiaal (bijv. de brieven) en voor verspreiding van relevante materiaal binnen de eigen organisatie. Zij/hij dient daarvoor voldoende ondersteuning van een projectassistent en/of secretariaat te krijgen. 2. Per stakeholder wordt vastgesteld of de voorgestelde prioriteit in de eigen GGD gevolgd wordt of wordt aangepast. 3. Daarna worden de stakeholder schriftelijk benaderd. Hiervoor is een voorbeeldbrief gemaakt, met keuze uit verschillende alinea s. Hieronder volgt een overzicht. De brief zelf is opgenomen in bijlage 6. Instructie voor de collega s binnen de GGD (m.n. bij JGZ) met informatie over de opzet van dit project, hun rol daarin en instructie over de afgifte van de brieven op scholen/andere instellingen (bijlage 10) Begeleidend schrijven bij het informatiepakket t.b.v. scholen, met informatie over Sense, de materialen, en het aanbod om de contactpersoon een presentatie te laten verzorgen, evenals de optie om rechtstreeks materiaal te bestellen ( zie bijlage 6 en 11) en informatie over de evaluatie van het project Brief voor overige instellingen, die niet gebeld worden 4. Met een aantal stakeholders wordt telefonisch contact gezocht met het aanbod een presentatie te houden. Voor de hand ligt om dit vooral voor de intermediairs met een hoge prioriteit te doen. Dit kunnen zijn: Collega s binnen de GGD Medewerkers van scholen, via de contactpersonen bij JGZ Schoolmaatschappelijk werk Aandachtsfunctionarissen jongeren bij welzijnsorganisaties Huisartsen in groepsverband Medewerkers van CJG s Vervolgens wordt de presentatie gehouden en worden vervolgafspraken gemaakt. Voor de presentatie is een opzet met een PowerPoint presentatie beschikbaar, evenals een lijst met bespreekpunten. Zie bijlage Scholen worden benaderd via de contactpersonen bij JGZ. Voor hen is een aparte instructie geschreven ( bijlage 10) evenals een begeleidend schrijven, met een bestelformulier, dat zij op de scholen kunnen afgeven. Zie bovenstaande bij brieven. Pagina 10 van 17

10 3. VERZAMELEN MATERIAAL 6. In de toolkit is een infosheet opgenomen voor de eigen GGD website over Sense. Bedoeling is dit op de site te plaatsen, zodanig dat dit door intermediairs gedownload kan worden en op de eigen website kan worden overgenomen. Eventueel kunnen onderdelen worden omgezet in schriftelijk materiaal, bijvoorbeeld voor een magazine. Deze te nemen stappen zijn uitgewerkt in concrete acties. Deze zijn opgenomen in een apart bestand, dat als bijlage 1 is opgenomen in deze werkinstructie. Pagina 11 van 17

11 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE Pagina 12 van 17

12 4. VERZENDEN MATERIALEN 4. Verzenden materiaal Nadat bepaald is welke stakeholders benaderd worden en op welke wijze dat gebeurt, moet het materiaal daadwerkelijk verzonden worden en moeten afspraken worden vastgelegd. Op praktische gronden worden mogelijk tijdens de uitvoering nog wijzigingen aangebracht. De coördinator per GGD blijft degene die hierin beslissingen neemt en het proces bewaakt. Te zetten stappen: 1. Er is een format met relevante stakeholders, in de vorm van een Excel bestand. Iedere GGD-organisatie voegt daarin zelf de adresgegevens toe, evenals de namen van contactpersonen. Check dit bestand op volledigheid. 2. Verzending van brieven/pakketjes gebeurt op naam van een contactpersoon/contactpersonen. Is deze naam onbekend, dan wordt deze telefonisch opgevraagd en toegevoegd in het Excel bestand. 3. Ga per stakeholder na welke brief/begeleidend schrijven verstuurd moet worden. Elke contactpersoon ontvangt minimaal één informatiepakket (t.w. staande klapper, cliëntenbrochure en visitekaartje). Naar keus ontvangen sommige contactpersonen meerdere materialen om te verspreiden binnen de eigen organisatie. Zorg voor het maken van de pakketjes. Leg in het Excel bestand vast wat verzonden wordt, met aantallen en verzenddatum. 4. Enkele groepen (scholen, huisartsen) krijgen een brief met één informatiepakket. Zij kunnen zelf, d.m.v. het bestelformulier, meer materiaal opvragen. Inventariseer de bestellingen hiervan, zorg voor verzending van het materiaal en leg vast wat wanneer verzonden is, in het Excel bestand. 5. Bij een aantal stakeholders worden presentaties verzorgd. Dit kan leiden tot nieuwe vragen om toezending van materiaal. Zorg voor verzending en leg dit vast in het Excel bestand. Deze te nemen stappen zijn uitgewerkt in concrete acties. Deze zijn opgenomen in een apart bestand, dat als bijlage 1 is opgenomen in deze werkinstructie. Pagina 13 van 17

13 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE Vervolgacties. Het versturen van materiaal is alleen zinvol als ook opvolging plaatsvindt. Dit kan op verschillende manieren. Te nemen stappen: 1. Nabellen of het materiaal ontvangen is. Is het materiaal terecht gekomen bij de juiste persoon, weet deze wat er mee gebeuren moet, zijn er vragen. Bepaal bij welke intermediairs het contact beperkt blijft tot nabellen. Spreek af wie dit doet en leg het contact vast op het informatieformulier van deze stakeholder(opgenomen in de belinstructie). 2. Eerder is bepaald bij welke instellingen je een presentatie wilt houden of een gesprek wilt hebben. Stel vast wie dit gaat doen en wie het contact legt. Benader de betrokkene en maak een afspraak. Een opzet voor de presentatie is opgenomen in bijlage Verzorg de afgesproken presentaties. Geef aanvullende bestellingen van materiaal door aan het secretariaat. Leg gemaakte afspraken vast op het informatieformulier van de stakeholder en handel aanvullende acties af. Deze te nemen stappen zijn uitgewerkt in concrete acties. Deze zijn opgenomen in een apart bestand, dat als bijlage 1 is opgenomen in deze werkinstructie. Pagina 14 van 17

14 5. NATRAJECT 5. Natraject Afronding Na afronding van de beschreven stappen, verzending van materiaal en geven van presentaties, blijven een aantal acties over: Intermediairs kunnen blijvend materiaal van de website halen en op hun eigen site plaatsen. De regionaal coördinator Sense zorgt zo nodig voor updates van het materiaal. Dit zal door de coördinator per GGD op de eigen website moeten worden opgenomen, zodat ook intermediairs hun informatie kunnen verversen. Het informeren van intermediairs over de beschikbaarheid van nieuwe informatie is de verantwoordelijkheid van de GGD-en afzonderlijk Intermediairs kunnen bij de eigen GGD aanvullend materiaal bestellen, zo lang de voorraad strekt. Er is vooralsnog niet besloten de handreiking opnieuw te drukken Intermediairs kunnen alsnog bij de coördinator van de eigen GGD verzoeken doen om een presentatie te houden of vragen indienen Aanvullende scholing voor intermediairs is niet opgenomen in dit project. Verzoeken daartoe zullen apart beoordeeld moeten worden Wanneer de rol van de coördinator wordt beëindigd, zal een contactpersoon aangewezen moeten zijn die bovenstaande acties in het natraject afhandelt en bewaakt. Dit kan één persoon zijn of een reguliere contactpersoon voor de stakeholder. Wanneer gekozen is voor een gefaseerde uitvoering van de benadering van groepen stakeholders wordt het traject opnieuw gestart voor de volgende groep. Evaluatie Van belang is dat gegevens nu al zodanig worden vastgelegd, dat een evaluatie na afloop van het traject mogelijk is. Daarbij hoort dat alle betrokkenen, in- en extern weten dat er een evaluatie volgt. Ook de intermediairs wordt immers achteraf naar hun mening en gebruik van materiaal gevraagd. Bij de uitwerking van de evaluatie wordt een epidemioloog betrokken. In het natraject is het zinvol onderzoek te doen naar meerdere aspecten: 1. Tevredenheid van de intermediairs over de opzet en uitvoering van het project en de tevredenheid met het materiaal 2. Tevredenheid van coördinatoren en uitvoerenden binnen de GGD-organisaties, over het proces en het materiaal (deze werkinstructie) 3. Effecten van de benadering van de intermediairs: a. Naamsbekendheid van Sense onder de intermediairs b. Het aantal jongeren dat informatie over Sense heeft meegekregen c. Het aantal jongeren dat daadwerkelijk op een Sense-spreekuur komt na verwijzing door een intermediair. Pagina 15 van 17

15 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE Aangezien de uitvoering van dit project per GGD uiteenlopend ingevuld zal worden, zal ook de evaluatie per GGD uitgevoerd moeten worden. Vervolgens kunnen de resultaten voor heel ZeeBra vergeleken worden en kunnen conclusies m.b.t. resultaten getrokken worden. Een voorstel voor een dergelijk onderzoek wordt voorbereid, in overleg met een epidemioloog, en voorgelegd aan ROS O. Het daadwerkelijk uitvoeren van de evaluatie maakt geen deel uit de deze werkinstructie. Hierover wordt apart afspraken gemaakt. Om de benodigde gegevens voor een evaluatie beschikbaar te hebben, moet er coördinator er zorg voor dragen, dat de verwijzingen gedurende één jaar, vanaf de start van het project, worden vastgelegd in het EPD (onder het kopje doorverwezen door huisarts of specialist). De GGD-medewerkers vragen alle jongeren gedurende deze periode of zij zijn doorverwezen en zo ja, door welke instelling. Deze informatie registreren ze. De coördinator bewaakt dat de overzichten van verwijzingen vervolgens uit het SOAP gehaald kunnen worden. Pagina 16 van 17

16 5. NATRAJECT Overzicht van bijlagen. Bijlage 1: A. overzicht van te nemen acties bij uitvoering werkinstructie B. de acties in een flowchart Bijlage 2: Excel bestand intermediairs Bijlage 3: registratieformulier per instelling/samenwerkingspartner, inclusief nabelinstructie Bijlage 4: tijdslijn uitvoering acties Bijlage 5: overzicht van de inhoud van de toolkit. Bijlage 6: voorbeeldbrief. Bijlage 7: voorbeeld van de opzet van de presentatie+ PowerPoint + film van spreekuur Bijlage 8: infosheet website Bijlage 9: evaluatie Bijlage 10: instructie voor JGZ Bijlage 11: bestelformulier Pagina 17 van 17

17 WERKINSTRUCTIE BENADEREN INTERMEDIAIRS SENSE Pagina 18 van 17