Werkinstructie benaderen Intermediairs Sense

Transcriptie

1 Werkinstructie benaderen Intermediairs Sense BIJLAGE 1 Overzicht van te nemen acties bij uitvoering werkinstructie plus flowchart

2

3 Bijlage 1: Actielijst bij werkinstructie benaderen intermediairs Sense Actie Door wie Planning Afgerond Opmerkingen Kun je in dit document lijnen toevoegen, zodat invulvakken ontstaan? Inventariseren stakeholders Aanwijzen coördinator teamleider Keuze wel/niet overnemen prioriteitsstelling Keuze wel/niet faseren van de uitvoering Coördineren inventarisatie en verdelen taken coördinator Verzamelen van de gegevens, evt. verdeeld naar vakgebied: welke instellingen, bezoek en postadressen, tel.nummers, contactpersonen Bestanden maken van verzamelde gegevens in moederbestand Excel Check op dubbele vermeldingen Nabellen ontbrekende namen contactpersonen Beslissing wie registratieformulieren gaat beheren Afspraken maken over vullen registratieformulieren Verzamelen materiaal Coördineren materiaalverzameling, taakverdeling coördinator Keuze wel/niet aanvullend PR plan maken Kennismaken met materiaal toolkit door betrokken medewerkers Bepalen benodigde aantallen en vermenigvuldigen materiaal

4 Overzetten van voorbeeldbrieven in de eigen huisstijl Gereed maken van materiaal voor houden van presentaties en ter plekke uitreiken van materiaal Plaatsen infosheet op eigen website Verzenden materiaal Bepalen wie schriftelijk benaderd worden, wie ook via bezoek Afspreken wie verantwoordelijk is voor verzending materiaal Check Excel bestand op volledigheid gegevens Check per intermediair welke actie genomen wordt. Maak brieven klaar, met te verzenden informatie. Verzend pakketten, leg datum en aantallen vast in Excel bestand Vervolgacties Nabellen intermediairs na verzending materiaal: is het ontvangen, begrepen, vervolgacties, presentatie. In Excel vastleggen, datum, naam en acties Telefonisch benaderen stakeholders voor houden van presentaties Overzicht maken van afgesproken bezoeken Afspraken over inzet collega's JGZ en andere afdelingen teamleider Presentatoren aanwijzen, met hen doornemen toolkit en presentatie. Afspraken maken over eenduidige aanpak. Afspraken binnen welke periode bezoeken plaatsvinden Check materiaal per bezoek

5 Verwerken van de informatie uit de bezoeken op de registratieformulieren. Van ieder bezoek wordt een kort verslag gemaakt Inventariseren en uitzetten afgesproken vervolgacties Aanwijzen contactpersoon voor regulier vervolg. Natraject Afspreken eventuele volgende ronde benaderen stakeholders Afspraken maken over verversen website Afspraken maken over evaluatie GGD collega's instrueren over vastleggen verwijzingen in EPD Regelen dat verwijzingen uit SOAP registratie gehaald worden Kader verwijderen Overdragen taken coördinator

6 Stap 1: inventariseren stakeholders Aanwijzen coördinator Keuze overname prioriteiten Keuze fasering uitvoering Beslissing beheer registratieformulieren Afspraken over vullen registratieformulieren Inventariseren en verdelen taken Verzamelen gegevens Bestanden maken van gegevens Check dubbele vermeldingen Nabellen namen contactpersonen

7 Stap 2: Verzamelen materiaal Coördineren materiaalverzameling Keuze aanvullend PRplan Kennismaking toolkit Overzetten voorbeeldbrieven Gereed maken materiaal Plaatsen materiaal op website GGD

8 Stap 3: verzenden materiaal Coördineren verzending Keuze bezoek / schriftelijk Verantwoordelijke voor verzending Check bestand op volledigheid Check actie per intermediair. Brieven gereed Verzenden pakketten, vastleggen

9 Stap 4: Vervolgacties Coördineren vervolgacties Nabellen intermediairs, Telefonische afspraken Afspraken inzet collega s Overzicht afgesproken bezoeken Presentatoren aanwijzen Check materiaal per bezoek Afspraken periode bezoeken Verslaglegging bezoeken Contactpersoon vervolg contact

10 Stap 5: Natraject Nabespreking betrokkenen Start volgende ronde Afspraken over evaluatie Instructie vastleggen Verwijzingen uit SOAP registratie Afspraken over website Overdracht taken coördinator