TAAKVERDELING en PLANNING WERKZAAMHEDEN SECRETARIAAT in STAPPEN

Transcriptie

1 TAAKVERDELING en PLANNING WERKZAAMHEDEN SECRETARIAAT in STAPPEN stap activiteit door wie voor wanneer 1 opmaak/uitdraai van het AWerkbestand@ voor het komend cursusjaar 2 verdeling van de opleidingen uit het AWerkbestand@ over de secretaresses 3 4 overzicht maken: Werkbestand + verantwoordelijke secretaresse per opleiding invoeren van opleidingen (naam en code) per secretaresse in ATaakverdeling Secretariaat@, plus de daarbij behorende (geschatte) aantallen groepen en de op basis van de ADraaiboeken@ toegewezen secretariële uren per opleiding per opleidingsgroep 5 inventariseren overige taken en projecten van secretaresses 6 7 invoeren overige taken en projecten en de daarbij behorende (geschatte) uren (o.a. in projectopdrachten) in ATaakverdeling Secretariaat@ berekenen van werkbare en ingeplande uren; beoordelen of herverdeling van opleidingen, overige taken en projecten nodig is 8 herverdelen van taken, zo nodig na besluitvorming door directie bepalen van de nog beschikbare ruimte in uren voor secretariaat als geheel en voor afzonderlijke secretaresses, in verband met niet-geplande en onvoorziene opleidingen en projecten voorleggen van de nog beschikbare secretariele capaciteit aan directie en de gezamenlijke clustercoordinatoren, zodat er rekening mee wordt gehouden bij het opstellen van projecten op organisatie-niveau en bij cluster-activiteitenplannen besluitvorming over beschikbare en noodzakelijke secretariele capaciteit voor het komend cursusjaar invoer van de verantwoordelijke secretaresse per opleiding in het model ALesdagenplanning@ per secretaresse een overzicht uitdraaien (vanuit ALesdagenplanning@) van opleidingen en lesdagen waarvoor zij verantwoordelijk is een oordeel vellen over de spreiding van opleidingen en daarmee van het opleidingsgebonden secretarieel werk als aanpassingen nodig of gewenst zijn: overleg met de clustercoordinatoren over een andere spreiding van opleidingen als andere spreiding niet mogelijk is, herverdeling van opleidingen over de secretaresses 17 planning van het werk in DE tijd, per afzonderlijke secretaresse 18 overzicht maken van taakverdeling en planning van het secretariaat ten behoeve van het overige personeel van ACADE

2 aard der werkzaamheden aanleveren of verwerken door tijdstip aanlevering VOORBEREIDING tijdstip gereed en bijzonderheden geschatte tijd vervolgopl. & cur. Studenten: inschrijving student en verzending bevestiging direct na ontvangst van het inschrijfformulier 1 min. per inschrijving van inschrijving kopie inschrijvingsformulier naar standaardbrief m.b.t. introductie c.q. start van de opl./cursus opl.secr. 3 minuten 3 brieven printen opl.secr. 1 minuten 1 brieven versturen opl.secr. 3 minuten 3 Docenten: concept roosters uittypen opl.secr. Draaiboek opleidingsgebonden secretarieel werk: VERVOLGOPLEIDINGEN & CURSUSSEN 3 maanden voor start scholingsactiviteit 3 maanden voor start 1 uur 6 concept roosters kopiëren opl.secr. en versturen aan docenten Studiegids: 2 maanden voor start scholingsactiviteit bij sommige opleidingen, inclusief antwoordstrook bij introductie 2 à 3 uur 15 lay-out aanpassen + opl.secr. 2 uur 12 controle kopiëren studiegids repro 3 weken voor 1 week voor introductie introductie Modules: lay-out aanpassen + controle opl.secr. 3 maanden voor start module kopiëren modules repro 6 weken voor start module POB: lay-out aanpassen + controle opl.secr. 8 weken voor introductie 8 weken voor start module 4 weken voor introductie kopiëren POB repro 2 weken voor introductie Docenten (vervolg) definitieve lesroosters uittypen definitieve lesroosters versturen aan docenten opl.secr. 2 maanden voor start scholingsactiviteit 2 maanden voor start/lesdatum afhankelijk van nieuwe of bestaande module: (gem. 8 mod. a 3,5 uur) 1 à 2 uur 3 à 4 uur à 6 uur 1 uur 24 1à 2 dagdelen 1 uur per module (gemiddeld 8) opl.secr. 24 verzenden bijlagen uit module: opl.secr. 4 maanden voor start 2 maanden voor start/lesdatum * moduleorganisatie ^ * studieactiviteiten * leerdoelen * reader gedeelte 48

3 aard der werkzaamheden aanleveren of verwerken door tijdstip aanlevering tijdstip gereed en bijzonderheden Bij nieuwe docenten: (hele) module toesturen opl.secr. 4 maanden voor start 2 maanden voor start/lesdatum docenteninformatie registratieformulier uurdocenten Samenstellen klassenboek (logboek) uitdraaien urenregistratieformulier financiële 2 weken voor start administratie geschatte tijd vervolgopl. & cur. ^ ^ ^ uitdraaien namenlijst uitdraaien presentielijst uitdraaien cijferlijst evt. uitdraaien telefoonlijst samenstellen fotolijst uitdraaien definitief lesrooster Gegevens aanmeldingsformulieren controleren aan de hand van controle strookjes 2 weken voor start 1 week voor start 1 uur 2 weken voor start 1 week voor start ½ uur eerste lesdag START OPLEIDING bij de introductie of op de eerste lesdag Verwerken van controlestrookjes Uitdraaien def.namenlijst + moduleoverzicht t.b.v. financiële adm. bij introductie of op eerste lesdag na eerste lesdag bij introductie of op eerste lesdag Modules aanpassen: TIJDENS DE OPLEIDING 3 maanden voor uitreiking lay-out aanpassen + opl.secr. 8 weken voor uitreiking 24 controle kopiëren modules repro 6 weken voor uitreiking Toetsen: uitwerken toetsen/hertoetsen uurdocent/opl.fun ct.; verwerking door opl.secr. 2 weken voor toetsdatum week van aanlevering, uiterlijk 1 dag van te voren ½ à 1 uur per toets (gem. 8 ) 36 antwoordvellen maken opl.secr. ½ uur 3 (MC-toets) kopiëren van toetsen opl.secr. ^ toetsen verzenden aan 15 docenten

4 aard der werkzaamheden Roosters eindexamen, presentatie, afronding aanleveren of verwerken door tijdstip aanlevering tijdstip gereed en bijzonderheden AFRONDING/EINDEXAMEN/EINDPRESENTATIE 1 maand voor examendatum geschatte tijd vervolgopl. & cur. uittypen opl.secr. 3 weken voor 1 à 2 uur 9 examendatum versturen aan: opl.secr. 3 weken voor 1 à 2 uur 9 * studenten examendatum * evt. hoofd afdeling ziekenhuis * kopie opleidingscoördinator zhs. Rooster + examenstukken versturen aan: opl.secr. 1 à 2 dagdelen 36 * examinatoren * deskundigen * gespreksleiders * gecommitteerde(n) * overzicht naar deelnemers en deskundigen Overzicht titels presentaties, onderzoeksverslagen of scripties uittypen Uitnodigingen diplomauitreiking versturen: *hoofd afdeling ziekenhuis *evt.opleidings coordinator zkh. opl.secr. zodra gegevens bekend 1 uur 6 1 à 2 uur 9 ^ Examen-/cijferlijsten op naam maken t.b.v. studenten Evaluatie- en/of beoordelingsformulier afronding maken op naam Diploma s / certificaten uitdraaien Bericht geslaagd versturen aan: * opleidingscoördinatoren ziekenhuis opl.secr. zodra bekend 1 dag voor examens 3 opl.secr. 24 ; opl.secr 1 dag voor de examens 1 uur opl.secr. 24 * hoofd afdeling ziekenhuis (evt. in kopie) * beroepsvereniging * evt. tijdschrift ter publicatie Geslaagde studenten registreren in zodra bekend, uiterlijk 1 dag erna totaal in minuten 4885 totaal in uren 81

5 N.B.: De meeste werkzaamheden worden aangeleverd door de (sen); in mindere mate door de opleidingscoördinator of directeur. Soms worden werkzaamheden aangeleverd door docenten van buitenaf. Van afgehandelde werkzaamheden gaat een kopie naar de opdrachtgever. Fase Studenten: - bevestiging aanmelding versturen aan student Aanleveren/verwerken door Tijdstip aanlevering VOORBEREIDING Tijdstip gereed Bijzonderheden op basis van ontvangst inschrijfformulier direct na invoering gegevens student - standaardbrief en adressen samenvoegen - brieven printen - brieven versturen kopie inschrijfformulier naar Docenten: - concept roosters uittypen secretariaat 3 maanden voor start scholingsactiviteit - concept roosters kopiëren en versturen aan docenten Studiegids - 2 maanden voor start scholingsactiviteit Tijd 3 maanden voor start 1 uur bij sommige opleidingen, inclusief antwoordstrook bij introductie 1 min. per inschrijving - lay-out aanpassen + controle secretariaat 2 uur - kopiëren studiegids repro 3 weken voor introductie 1 week voor introductie Modules: - 3 maanden voor start module - lay-out aanpassen + controle secretariaat 8 weken voor start module afhankelijk van nieuwe of bestaande module: 1 à 2 uur 3 à 4 uur 5 à 6 uur kopiëren modules repro 6 weken voor start module POB: - 8 weken voor introductie - lay-out aanpassen + controle secretariaat 4 weken voor introductie - kopiëren POB repro 2 weken voor introductie 1à 2 dagdelen Alleen initieel: Theoriewerkplan - 4 weken voor start R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT

6 Fase Aanleveren/verwerken door Tijdstip aanlevering Tijdstip gereed Bijzonderheden - lay-out aanpassen + controle secretariaat 2 weken voor start - kopiëren theoriewerkplan repro 1 week voor start Alle opleidingen: Docenten (vervolg) - definitieve lesroosters uittypen 2 maanden voor start scholingsactiviteit - definitieve lesroosters versturen aan docenten - verzenden bijlagen uit module: * moduleorganisatie * studieactiviteiten * leerdoelen * reader gedeelte Bij nieuwe docenten: - (hele) module toesturen - docenteninformatie - registratieformulier uurdocenten 2 maanden voor start/lesdatum secretariaat 4 maanden voor start 2 maanden voor start/lesdatum secretariaat 4 maanden voor start 2 maanden voor start/lesdatum Samenstellen klassenboek (logboek) - uitdraaien urenregistratieformulier financiële administratie 2 weken voor start - uitdraaien namenlijst 2 weken voor start 1 week voor start 1 uur - uitdraaien presentielijst - uitdraaien cijferlijst - evt. uitdraaien telefoonlijst - samenstellen fotolijst - uitdraaien definitief lesrooster Tijd 1 uur secretariaat 2 weken voor start 1 week voor start ½ uur 1 à 2 dagdelen 1 à 2 dagdelen Alleen initieel: Operatie-/Anesthesie-assistent - Studenten aanmelden bij NVZ: * aanmeldingsformulier invullen * opstellen begeleidende brief * kopiëren diploma s + uittreksels geboorteregister * versturen van brief + bijlagen secretariaat (repro) START OPLEIDING z.s.m. na start 1 maand na start 1 dag R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT

7 Fase Aanleveren/verwerken door Tijdstip aanlevering Tijdstip gereed Bijzonderheden Tijd Alle opleidingen: Gegevens aanmeldingsformulieren controleren aan de hand van controle strookjes eerste lesdag bij de introductie of op de eerste lesdag Verwerken van controlestrookjes bij introductie of op eerste lesdag Uitdraaien definitieve namenlijst + na eerste lesdag moduleoverzicht t.b.v. financiële adm. TIJDENS DE OPLEIDING Modules aanpassen: - 3 maanden voor uitreiking - lay-out aanpassen + controle secretariaat 8 weken voor uitreiking - kopiëren modules repro 6 weken voor uitreiking Toetsen: - uitwerken toetsen/hertoetsen uurdocent/opl.funct. verwerking: secretariaat 2 weken voor toetsdatum week van aanlevering uiterlijk 1 dag van tevoren ½ à 1 uur - kopiëren van toetsen - antwoordvellen maken (MC-toets) - toetsen verzenden aan docenten Lesroosters: *) - concept rooster uittypen secretariaat 3 maanden voor lesdag 1 uur à - kopiëren en versturen aan docenten (evt. aan studenten) - definitief rooster uittypen secretariaat 2 maanden voor lesdag - kopiëren en versturen aan docenten (evt. aan studenten) *) voor BVP en BBP I t/m V Alleen initieel: Operatie- Anesthesie-assistent Bericht overgang van BVP naar BBP: zodra bekend - cijferlijst studenten maken secretariaat direct - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP I naar BBP II zodra bekend R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT

8 Fase Aanleveren/verwerken Tijdstip aanlevering Tijdstip gereed door Bijzonderheden - cijferlijst studenten maken secretariaat direct - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP II naar BBP III zodra bekend - cijferlijst studenten maken secretariaat direct - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP III naar BBP IV zodra bekend - cijferlijst studenten maken secretariaat direct - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP IV naar BBP V zodra bekend - cijferlijst studenten maken secretariaat direct - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Tijd AFRONDING/EINDEXAMEN/EINDPRESENTATIE Alleen initieel: Operatie-/Anesthesie-assistent Aanvraag mondeling examen naar NVZ: uiterlijk 6 weken voor datum examens - praktijkboekjes controleren - formulier invullen secretariaat direct 1 à 1½ dagdeel - begeleidende brief uitwerken - stukken versturen aan NVZ - brief aan studenten over toelating tot secretariaat zodra bekend mondeling examen Alle opleidingen: Roosters eindexamen/presentatie/ afronding 1 maand voor examendatum - uittypen secretariaat 3 weken voor examendatum 1 à 2 uur - versturen aan * studenten * evt. hoofd afdeling ziekenhuis * kopie opleidingscoördinator zhs. secretariaat 3 weken voor examendatum 1 à 2 uur R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT

9 Fase Aanleveren/verwerken door Tijdstip aanlevering Tijdstip gereed Bijzonderheden Tijd Rooster + examenstukken versturen aan: * examinatoren * deskundigen * gespreksleiders * gecommitteerde(n) * overzicht deelnemers en deskundigen examens uittypen Overzicht titels presentaties, onderzoeksverslagen, scripties uittypen Uitnodigingen diploma-uitreiking versturen aan: - hoofd afdeling ziekenhuis - evt. opleidingscoördinator ziekenhuis Examen-/cijferlijsten op naam maken t.b.v. studenten Evaluatie- en/of beoordelingsformulier secretariaat zodra gegevens bekend 3 weken voor examendatum 1 à 2 dagdelen secretariaat zodra bekend 1 dag voor examens secretariaat afronding maken op naam Diploma s / certificaten uitdraaien 1 dag voor de examens 1 uur Bericht geslaagd versturen aan: - opleidingscoördinatoren ziekenhuis - hoofd afdeling ziekenhuis (evt. in kopie) - beroepsvereniging - evt. tijdschrift ter publicatie Geslaagde studenten registreren in zodra bekend/1 dag erna R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT

10 naam functionaris aanst.% Opleidingen/cursussen waarvoor functionaris in cursusjaar opleidingsgebonden secretarieel werk verricht CODE volgens basisbestand aantal groepen uren per groep in uren per jaar overige secretariele taken, commissies, werkgroepen, projecten etc. in uren per jaar andere functies, taken en overleg M 9, OA/AA BVP (instroom BVP) Leerplanherziening OA (1.2) 5 receptie (telefoon'dienst') 199 OA BBP I Project Herz.Leerplan ZHH (2.12) 45 archieftaken 3 OA BBP II Personeelsvereniging 1 bibliotheek OA BBP III Werkgroep Huisstijl 1 Overleg Ondersteunende Dienst 4 OA BBP IV Raad van Toezicht 32 onderling werkoverleg secr. 4 OA BBP V Planning afspraken directeur 3 Secr.Overleg met clustercoord. 1 AA BBP I Overige werkz.h. directeur 7 overleg met individuele opl.funct. 3 AA BBP II Clusteractiviteitenplannen 16 niet-functiegebonden act. 23 AA BBP III Standaardisering 4 AA BBP IV AA BBP V Brandwonden Ziekenhuishygiene Nascholing Ziekenhuishygiene Post Operatieve Zorg en Bewaking POZB Incompany? Bij- en Nasch.project Recovery-medew.? Incompany Recovery MZ Praktijkbegeleiding nog niet ingepland werkbare uren totaal totaal 33 totaal in uren per jaar

11 MEDEWERKERS werkbare uren aanstelling opleidingsgebonden overige secr. taken andere functies ingeplande uren niet ingepland B 75, < L 1, < M 9, < S 6, < blauwe cellen invullen, <, < TOTAAL SECR/ADM 3, ^^^ tel.dienst getallen uit bibliotheek "VERLOF" archief etc. verdeling totaal der uren in uren proc. Secretariele en administratieve formatie , opleidingsgebonden ,3 overige secretariele taken ,8 in te plannen werkbare telefoondienst-uren 72 13,6 andere functies (o.a. bibliotheek, archief) ,4 nog niet ingepland ,2 in dagdelen in te in te plannen à 3,6 uur roosteren werkbare in uren uren verdeling telefoondiensturen aanst. TEL.DNST 4 weken per week per jaar B 75, ,3 166 L 1, ,1 222 M 9, , 199 S 6, ,6 133,,,, totaal 325, ^^ totaal tel.bezettingsuren (4 weken a 36 uur) 144 de helft van de tel.diensturen

12 OPLEIDINGSCODE.. VOORBEREIDING Studenten: inschrijving student en verzending bevestiging van inschrijving kopie inschrijvings-formulier naar standaardbrief m.b.t. introductie c.q. start van de opl./cursus brieven printen brieven versturen Docenten: concept roosters uittypen concept roosters kopiëren en versturen aan docenten Studiegids: lay-out aanpassen + controle kopiëren studiegids Modules: lay-out aanpassen + controle kopiëren modules POB: lay-out aanpassen + controle kopiëren POB Docenten (vervolg) definitieve lesroosters uittypen definitieve lesroosters versturen aan docenten verzenden bijlagen uit module: mod.org; studieact; leerdoelen etc. Bij nieuwe docenten: (hele) module toesturen, doc.info.en registratieformulier uurdoc. Samenstellen klassenboek (logboek) uitdraaien urenregistratie-formulier uitdraaien namenlijst uitdraaien presentielijst uitdraaien cijferlijst evt. uitdraaien telefoonlijst samenstellen fotolijst uitdraaien definitief lesrooster START OPLEIDING Gegevens aanmeldingsformulieren controleren adhv. controlestrookjes Verwerken van controlestrookjes Uitdraaien def.namenlijst + moduleoverzicht tbv.fin.adm. TIJDENS DE OPLEIDING Modules aanpassen: lay-out aanpassen + controle kopiëren modules Toetsen: uitwerken toetsen/hertoetsen antwoordvellen maken (MC-toets) kopiëren van toetsen toetsen verzenden aan docenten AFRONDING/EINDEXAMEN/EINDPRESENTATIE: Roosters eindexamen, presentatie, afronding uittypen versturen aan studenten, hfd. afd. zkh., opl.coord. Zkh Rooster/ex.stukken versturen n. examinatoren, gecommitteerden etc. Overzicht naar deelnemers en deskundigen Overzicht titels presentaties, onderzoeksverslagen of scripties uittypen Uitnodigingen dipl.uitreiking versturen: hfd.afd.zkh en opl.coord.zkh. Examen-/cijferlijsten op naam maken t.b.v. studenten Evaluatie- en/of beoordelingsformulier Afronding maken op naam Diploma s / certificaten uitdraaien Bericht geslaagd versturen aan: opl.coord.zkh, hfd.afd.zkh, ber.ver. etc Geslaagde studenten registreren in studenten-administratie Planner opleidingsgebonden secretarieel werk:vervolgopleidingen en cursussen weeknummer > datum lesdag >