WERKINSTRUCTIES MEDEWERKERS VVE VAN INTAKE TOT EXIT T.A.V. HET KIND

Transcriptie

1 3. Pedagogisch beleid.1 werkinstructie VVE medewerkers 1 van 6 WERKINSTRUCTIES MEDEWERKERS VVE VAN INTAKE TOT EXIT T.A.V. HET KIND Aanmelding kind voor deelname aan VVE programma. Wanneer er kinderen op de groep zijn waarbij je merkt dat zij extra ondersteund en - of uitgedaagd dienen te worden op het gebied van de taalontwikkeling, sociaal-emotionele ontwikkeling en of motorische ontwikkeling, dan kun je ouders adviseren om een doorverwijzing aan te vragen bij het consultatiebureau voor VVE. Overleg hierbij altijd eerst met de locatiemanager. Vanuit het consultatiebureau kunnen ook kinderen geadviseerd worden om deel te nemen aan een VVE programma en zo bij onze organisatie terecht komen. Het consultatiebureau (JGZ) is dé organisatie die een doorverwijzing geeft en dat is nodig om een kind deel te laten nemen aan het VVE programma. Het consultatiebureau vult dan een verwijsformulier in met de verklaring dat het betreffende kind in aanmerking komt voor VVE. Zonder verwijzing is het ook niet mogelijk dat de VVE voor een bepaald kind wordt gesubsidieerd. De kwaliteit van de uitvoering van het VVE programma wordt gecontroleerd door de GGD. Het originele JGZ verwijsformulier wordt gescand en opgeslagen in het digitale kinddossier. Start van de VVE Programma Intake en verwerking van informatie Om de verantwoordelijkheid van pm-ers op iedere VVE groep te verdelen en de kwaliteit van de werkzaamheden te borgen wordt er een verdeling gemaakt welke pm-er verantwoordelijk is voor welk kind. Registreer dit op het Excel bestand (mapje PM - VVE) Wanneer het kind is opgenomen binnen het VVE programma is het belangrijk om in overleg met ouders te bepalen waar een kind hulp bij nodig heeft en verdere achtergrond informatie. De verantwoordelijke pm-er vraagt aan ouders naar de bijzonderheden van het kind en het gezin. Daarnaast geef je ouders korte informatie over het beleid, de werkwijze op het kinderdagverblijf en informatie over VVE. Geef ouders de gelegenheid om tijdens de intake vragen te stellen en evt. wensen en verwachtingen uit te spreken. De pm-ers van de groep vullen alle gegevens in op het formulier analyse probleemgedrag. Door het kind te leren kennen en te observeren kun je in de loop van de eerste twee maanden het formulier volledig invullen. Alle pm-ers van de groep zorgen dat ze op de hoogte zijn van de inhoud van de probleemstelling per kind. Omdat dit de basis is waarvan uit je het kind gaat ondersteunen. Tijdens het overleg met ouders vraag je ook of ouders een schriftje willen meenemen voor de overdracht tussen thuis en DDB. De informatie met uitleg over het gebruik van het schriftje wordt vooraan in het schriftje geplakt (zie onder kopje schrijven van schriftje). Administratief zorg je ervoor dat alle informatie over het kind genoteerd wordt op het Excel bestand (in mapje VVE). Hou de administratieve gegevens van de kinderen goed bij op het Excel bestand zodat alle betrokken pm-ers op de hoogte zijn van afspraken rondom het VVE kind zodat deze kunnen worden nagekomen. Daarnaast wordt het Excel bestand gebruikt als overzicht om organisatie breed de VVE kinderen te kunnen monitoren. Maak een digitaal mapje aan voor het kind waarin je alle digitale formulieren zet (in mapje VVE onder pm eigen locatie). Alle informatie over het kind wordt daarin gezet. Daarnaast blijft er een map op de groep (VVE kinddossier van de groep) waarin je de niet digitale formulieren zet (alle toets documenten). Zorg dat je alle formulieren verwerkt worden dan wel

2 3. Pedagogisch beleid.1 werkinstructie VVE medewerkers 2 van 6 worden in gescant. Controleer verder of het kind op de aanwezigheidslijst genoteerd staat als VVE deelnemer. Is dat niet het geval neem dan contact op met de administratie (liefst via de mail) zodat zij dit alsnog kunnen registreren. Dit is noodzakelijk omdat een invaller op de groep dan direct weet dat er een VVE kind op de groep is en hierop actie kan ondernemen. Voortgang VVE programma Iedere maand is er een ander thema (binnen de VVE). Op de jaarplanning VVE thema kun je precies zien met welk thema er gewerkt wordt. Alle activiteiten staan ingedeeld in projectstappen Oriënteren, Demonstreren, Verbreden of Verdiepen. In die projectstappen onderzoeken de kinderen een thema van gemakkelijk naar moeilijk en van dichtbij naar veraf. Aan de week kun je zien in welke stap we van een thema zijn Oriënteren, Demonstreren, Verbreden of Verdiepen. Het overzicht zit voorin de VVE ordner. Om een kind goed te kunnen ondersteunen bij de VVE activiteiten is het belangrijk om te weten wat een kind al goed kan en met welke activiteiten een kind moeite heeft. Bij alle wekelijke stappen, met de daarbij behorende activiteiten, is het daarom noodzakelijk om de voortgang per kind te noteren op het registratie tutoring VVE formulier. Door dit formulier wekelijks in te vullen ben je samen met je collega s precies op de hoogte hoe het met het betreffende kind gaat. Je vult per activiteit in of het doel wel of niet behaald is. Wanneer een kind een doel niet behaald heeft dan geef je het kind extra oefeningen en kun je het kind (individueel) activiteiten opnieuw aanbieden (dat heet binnen VVE Remediërende tutoring). De uitslag noteer je dan weer op het registratie tutoring formulier. Wanneer het kind het doel heeft bereikt is de (individuele) extra ondersteuning voldoende geweest. Wanneer het doel niet is bereikt ga je verder met extra ondersteuning geven door het kind geregeld oefeningen/activiteiten (dat heet binnen VVE Cursorisch getinte activiteiten) te laten doen die steeds iets moeilijker zijn. Ook de uitkomsten van deze doelen worden genoteerd op het tutor registratieformulier. Er is de verplichting dat het registratieformulier goed wordt ingevuld hierop wordt door de GGD controleert. Er kunnen op verschillende groepen kinderen zijn die bepaalde doelen niet bereikt hebben en extra ondersteuning nodig hebben. Zoek uit of die kinderen tijdens die extra activiteiten zijn samen te voegen. Zo kun je tijdbesparend zorgen voor extra kwaliteit. Op het Excel kun je zien welke kinderen er aanwezig zijn. Vraag hulp aan elkaar en werk samen. Betrek ouders bij de vorderingen van hun kind zodat zij meer geïnteresseerd raken bij het thema. Dit kan ook motivatie geven om het thuis op te pakken. Tijdens het breng- en haalmomenten is er natuurlijk ook contact met ouders en gelegenheid om tussentijds ervaringen uit te wisselen over de ontwikkeling van het kind. Mocht er meer tijd nodig zijn of is de ontwikkeling of situatie meer veranderd, dan maak je een afspraak met de ouders voor een gesprek. Schrijven van VVE schriftje Het is de bedoeling dat zowel ouders als pm-ers gebruik maken van het VVE schriftje van het kind om zo op de hoogte te zijn van de ervaringen en ontwikkelingen van het kind op het kinderdagverblijf en in de thuissituatie.

3 3. Pedagogisch beleid.1 werkinstructie VVE medewerkers 3 van 6 Ten minste één keer per week worden ouders door pm-ers via het VVE schriftje geïnformeerd. Er wordt een kopie van de activiteit geplakt (in het werkboek staat dit aan de zijkant) en zo nodig versjes. Zo kunnen de ouders de activiteiten ook thuis doen. Eventuele vragen aan ouders hoe het kind zich thuis ontwikkeld Korte uitleg over de ontwikkeling van het kind m.b.t. de VVE activiteiten en de woorden die bij het thema horen. De ouders worden gevraagd om antwoord te geven op de vragen. Foto s van de thuissituatie in het VVE schriftje te plakken (zoals de kinderkamer of foto s tijdens een activiteit). Aan de hand van de foto s kunnen pm-ers in gesprek gaan met de kinderen over hun thuissituatie en de ervaringen die zij hebben beleefd. Ouders zullen via het ouderportaal ook regelmatig foto's ontvangen van de activiteiten op de groep. Mocht er weinig reactie terug komen van ouders, kijk dan eerst verder wat hier de oorzaak van is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat ouders de Nederlandse taal niet voldoende beheersen en het niet kunnen schrijven. Zoek met elkaar een oplossing om te zorgen dat we allemaal (als opvoeders rond het kind) op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en elkaar hierin ondersteunen. Dit komt het kind ten goede. Attendeer de ouders op het belang van wederzijdse informatievoorziening. Vraag ouders het schriftje 's morgens te overhandigen zodat je het schriftje direct op de groep hebt. Voorin het schriftje plak je onderstaande tekst: Beste ouders/ verzorgers van.., Dit schriftje willen wij graag samen met u gaan gebruiken om elkaar goed op de hoogte te houden van de ervaringen en ontwikkelingen van.. (naam kind) Het is de bedoeling dat u en de pedagogisch medewerkers (pm-ers) van de groep gebruik maken van het schriftje van uw kind. Zo blijven we allemaal op de hoogte van de ervaringen en ontwikkelingen van..(naam kind) op het kinderdagverblijf als in de thuissituatie. Ten minste één keer per week wordt door pm-ers in het schriftje geschreven. Er wordt een kopie van de activiteit en eventuele versjes in het schriftje geplakt. Zo bent u op de hoogte van de activiteiten die gedaan worden en kunt u de activiteiten ook thuis doen. Korte uitleg over de ontwikkeling van..(naam kind) m.b.t. de VVE activiteiten en de woorden die bij het thema horen. Ook worden er vragen in gesteld om zo meer informatie te krijgen over de belevingswereld en ervaringen van de thuissituatie. Het is belangrijk dat u de informatie van de thuissituatie en de belevenissen wilt delen met de pedagogisch medewerkers. Met deze informatie kunnen we beter inspelen op de behoefte van uw kind. Ook willen wij u vragen om foto s van de thuissituatie in het schriftje te plakken (zoals de kinderkamer of foto s tijdens een activiteit). Aan de hand van de foto s kunnen pm-ers in gesprek gaan met de kinderen over hun thuissituatie en de ervaringen die zij hebben beleefd. Via de tablet op de groep worden ook regelmatig foto s naar u g d over de activiteiten op de groep.

4 3. Pedagogisch beleid.1 werkinstructie VVE medewerkers 4 van 6 Heeft u vragen of wil u meer weten over de uitvoering van de VVE thema s dan kunt u die ook in het schriftje schrijven. Natuurlijk kan er ook een afspraak gemaakt worden om even rustig met elkaar te praten. Wilt u het schriftje bij binnenkomst aan de pm-er van de groep geven zo kunnen zij direct op de groep het schriftje lezen en het gebruiken. Toetsen VVE Vve kinderen krijgen vanaf hun derde jaar twee keer een toets om hun ontwikkeling op taal en reken gebied te kunnen toetsen. De eerste toetsen (rekenen en taal) neem je af bij en kind tussen 3 en 3 ½ jaar. De tweede serie (rekenen en taal) neem je af wanneer het kind tussen de 3 ½ en 4 jaar is. Wees alert zorg ervoor dat er tenminste 6 maanden zitten tussen de eerste en de tweede serie (rekenen en taal) zodat het kind de tijd heeft om zich te ontwikkelen. Registreer in het Excel bestand wanneer de toetsen gaan plaatsvinden. Zo is iedereen op de hoogte en kan zo nodig het afnemen van de toets door een collega worden overgenomen. Naar aanleiding van de eerste toetsen vindt er een gesprekje plaats met de ouders tijdens het haal en breng moment om de resultaten van de toetsen door te nemen. Wanneer de uitkomst een D of een E is neem dan even de tijd om dit met ouders rustig te bespreken. Motiveer ouders om thuis ook aan de slag te gaan en het kind gericht te ondersteunen. Maak hier afspraken over. Ouder avond en of inloop ochtend Om de betrokkenheid van ouders te vergroten, vast te houden en ouders te informeren, worden er jaarlijks een ouderavond en/of inloop ochtenden georganiseerd. Tijdens de VVE ochtendvergadering wordt bepaald welke onderwerpen er aan bod komen en worden de taken verdeeld. Als verantwoordelijke pm-er zorg je dat de taken worden uitgevoerd en geef je overdracht naar je collega s. Zo is iedereen op de hoogte en werk je samen om de ouderavond en of de inloopochtend goed te laten verlopen. Gebleken is dat op de ouderavond weinig ouders komen ondanks alle inzet van pm-ers. Daarom is er besloten om overdag ouders in de gelegenheid te stellen om de VVE werkzaamheden op de groep te laten zien en te ervaren hoe kinderen de activiteiten uitvoeren. Twee keer per jaar ( in mei en oktober) zullen er inloopochtenden worden georganiseerd. In die maand zijn er dan twee ochtenden ( uur) op de VVE groep(-en) (verschillende dagen van de week) gepland zodat ouders de gelegenheid hebben om hierbij aanwezig te zijn. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de ontwikkeling van het VVE kind uit jouw groep, zodat je de ouders adequaat te woord kan staan en eventuele vragen kan beantwoorden. In het draaiboek ouderavond en inloopochtend VVE is te lezen welke taken er liggen en hoe de bijeenkomsten eruit zien. Afronden VVE programma Wees alert dat je voordat een kind naar de basisschool gaat een aantal acties moet uitvoeren om te zorgen voor een goede afronding van het VVE programma met het kind, de ouders en de school.

5 3. Pedagogisch beleid.1 werkinstructie VVE medewerkers 5 van 6 3 maanden voordat het kind naar de basisschool gaat controleer je of alle administratieve gegevens/ documenten volledig zijn ingevuld en dat de volgende documenten zijn opgeslagen: JGZ formulier (verwijsformulier) inscannen b Analyse probleem gedrag (in digitale map) c Registratie tutoring VVE (in digitale map) Peutervolgsysteem taal voor peuters (in map op groep) Peutervolgsysteem rekenen voor peuters (in map op groep) a overdrachtsformulier (in digitale map, maak twee kopieën) Ouder gesprek Als alle formulieren zijn ingevuld, maakt de (verantwoordelijke) pm-er (uiterlijk 2 maanden voor de overgang naar de basisschool) een afspraak met de ouders. Noteer deze afspraak op het Excel bestand. Geef bij ouders het doel van het gesprek aan: Het bespreken van het VVE traject en de ontwikkeling van het kind. Het overdrachtsformulier doornemen en laten tekenen ter voorbereiding van de overdracht naar school. Vraag aan ouders naar welke basisschool hun kind gaat omdat er altijd een overdracht plaats vindt met de betreffende school. Noteer de school op het Excel bestand. Leg uit dat een warme overdracht met school belangrijk is om zo school te informeren over de vorderingen van het kind. De school kan met deze informatie dan direct de juiste ondersteuning en begeleiding bieden aan het kind. (Wanneer ouders aangeven bij dit gesprek aanwezig te willen zijn stel ze hiertoe dan in de gelegenheid.) Bespreek de inhoud van het overgangsformulier waaronder de uitkomsten van de toetsen en laat ouders dit in 3-voud tekenen. Geef aan dat het origineel overhandigt wordt aan de contact persoon van school. Dit is de Intern begeleider of leerkracht van school. Wanneer een kind buiten Zoetermeer naar school gaat dan zal er telefonisch contact worden opgenomen met school en zullen de gegevens door de locatiemanager worden g d. Ouders krijgen de kopie mee en één kopie gaat in het kind dossier. Warme overdracht met medewerkers van school Maak een afspraak met de intern begeleider van de toekomstige school van het kind of de leerkracht van de groep waar het kind naar toe gaat. Noteer de (afspraak) datum op het Excel bestand. Wees alert sommige scholen hebben weinig ervaring met VVE. Geef duidelijke uitleg wat de bedoeling is van de afspraak. Tijdens de afspraak bespreek je de inhoud van het overdrachtsformulier en laat de school ook de kopieën en het origineel tekenen. Het origineel geef je dan aan school. Afronden en afhandelen van de administratieve zaken t.a.v. VVE Nadat het kind naar de basisschool is gegaan kan het kinddossier (digitaal en de groepsdossier) worden afgesloten. Zorg daarbij dat je het getekende warme overdrachts formulier (door de ouders en school) in scant en opslaat. Dan kan het hele kinddossier digitaal worden afgesloten en opgeslagen in de historie map van het kind dossiers. Restant formulieren (toetsen) kunnen worden vernietigd.

6 3. Pedagogisch beleid.1 werkinstructie VVE medewerkers 6 van 6 Verantwoordelijkheden van verschillende medewerkers tav VVE Bij het VVE traject zijn niet alleen de pedagogisch medewerkers betrokken. Ook andere medewerkers hebben een taak binnen het VVE traject. De andere medewerkers zijn intern: een VVE coördinator, een VVE coach (= Hbo-er) op de VVE groep per locatie, de locatiemanager en de adjunct directeur. Daarnaast is er extern een Ib-er van een VVE school, die bij een concrete hulpvraag, via de locatiemanager, gevraagd kan worden om een keer te observeren. De VVE coördinator zorgt voor het goed verlopen van de praktische werkzaamheden. Dit betekent het voorbereiden van een ouderavond en/ of inloop ochtend (uitnodigingen digitaal klaar invullen, enz.). De collega pm-ers ondersteunen in werkzaamheden en bij hulpvragen zo nodig die bespreekbaar maken met de VVE coach en of locatiemanager. Voorbereiden van de vergadering en verwerken van de vergadering en de gemaakte afspraken monitoren. De Hbo-er heeft als hoofdtaak de pm-ers te ondersteunen op de groepen om de kinderen een betere startpositie voor de basisschool te geven. In de praktijk betekent dit het monitoren van de werkwijze volgens de werkinstructies, het bijsturen en zo nodig aanpassen van het beleid. Het ondersteunen begeleiden van pm-ers in hun werkzaamheden en de ouderbetrokkenheid stimuleren. De locatiemanager zorgt dat het VVE traject optimaal wordt uitgevoerd binnen de locatie en zorgt ervoor dat het Excel formulier volledig ingevuld is. Is voorzitter van de VVE vergadering die één keer in de twee maanden wordt gehouden. De adjunct directeur draagt zorg voor de subsidie en heeft contacten met de gemeente en andere externe partners van de VVE. De Intern begeleider van de school kan om ondersteuning gevraagd worden wanneer er onduidelijkheid is in het zorgdragen voor bepaalde kinderen binnen het VVE traject. Alleen met toestemming van de locatiemanager wordt de hulp gezocht. Wees alert maak eerst gebruik van het interne zorgstelsel binnen onze organisatie. Kom je er niet uit dan kunnen we altijd extern hulp vragen. Vergadering VVE Een keer in de twee maanden is er een VVE ochtendvergadering. Alle gegevens staan digitaal vermeld in de VVE map (te vinden) onder de eigen locatie. Zorg dat je de vergadering altijd goed voorbereid. Heb je vragen of agendapunten zet deze dan in de agenda van de komende vergadering. Zijn er acties waar jij verantwoordelijk voor bent zorg dan dat ze tijdig zijn afgerond. Lukt het niet vraag dan tijdig hulp aan. Ondersteuning Alle formulieren en documenten op een rijtje : JGZ formulier (verwijsformulier) inscannen e Jaarplanning VVE thema (in VVE map op groep vooraan) b Analyse probleem gedrag (in digitale map) c Registratie tutoring VVE (in digitale map) Peutervolgsysteem taal voor peuters (in VVE map op groep) Peutervolgsysteem rekenen voor peuters (in VVE map op groep) a overdrachtsformulier (in digitale map, maak twee kopieën)