[WERKWIJZE E-PORTFOLIO HUISARTSOPLEIDING UMCG]

Transcriptie

1 Pagina 1 van 6 Aanleiding Vanaf 1 september 2015 werken alle aios in alle jaren met het e-portfolio. Er bestaan nu nog diverse uitvoeringsproblemen, het wordt bijvoorbeeld nog niet goed ingevuld, verantwoordelijkheden van betrokkenen zijn soms niet duidelijk en we voldoen op dit moment niet volledig aan de afspraken die de huisartsopleidingen met elkaar hebben gemaakt in het landelijk toetsprotocol. Doel 1 werkwijze: - Aios zijn in staat om hun eigen ontwikkeling te volgen en bij te sturen. Ze nemen deel aan de in de regelgeving benoemde toetsings- en beoordelingsmomenten en voeren hierop regie; - Groepsbegeleiders en opleiders zijn in staat om de ontwikkeling van de aios te stimuleren, te bewaken en periodiek te beoordelen; - De teamleider (en jaarondersteuner) zijn in staat om de voortgang van de aios te bewaken en voortgangsproblemen vast te stellen; - Transparantie creëren voor alle betrokkenen. De werkwijze voldoet aan de volgende criteria: Duurzaam, zo simpel mogelijk en voor alle jaren gelijkvormig; Passend binnen actuele landelijke en lokale kaders en protocollen (o.a. Landelijk Toetsprotocol, lokaal toetsplan, Bewaken voortgang aios en de rol van het hoofd, de teamleiders en de beoordelingscommissie (Emaar en van Dijk, 2014)) 2 ; Het e-portfolio fungeert als een schakelmoment tussen de stages tegen de achtergrond van een doorgaande lijn. Opleiders en groepsbegeleiders bouwen voort op de opleidingsgeschiedenis; Het e-portfolio ondersteunt administratieve en juridische processen, zoals de overgang naar een volgende opleidingsfase of het afronden van de opleiding. Actualisering en beheer De werkwijze valt onder verantwoordelijkheid van de teamleiders. Zij stellen deze ieder jaar opnieuw vast op basis van het lokaal toetsplan. 1 Ontleend aan: Emaar, P. en van Dijk, H. (2014) Bewaken voortgang aios en de rol van het hoofd, de teamleiders en de beoordelingscommissie, een uitwerking van het lokaal toetsplan. Intern document. Huisartsopleiding UMCG. 2 Deze richtlijn is geschreven toen er nog geen portfolio was en wordt binnenkort bijgesteld.

2 Pagina 2 van 6 Instructie voor aios: 1. Zodra het kan (bij voorkeur in je eerste week, anders zodra je je inlogcode en de bewuste mailadressen hebt): Verleen je aan je opleider en aan je groepsbegeleiders toegang tot je e- portfolio voor de duur van je stage tot een half jaar er na. Je verdiept je in de beoordelingsen toetsmomenten voor jouw specifieke opleidingsfase en de formulieren die daarbij horen. Je bekijkt de instructiefilmpjes of eventueel de technische handleiding via de site van de HON. 2. Gedurende de stage geef je bij groepsbegeleider of opleider aan wanneer een formulier moet worden ingevuld, check je of dit tijdig gebeurt en stuur je herinneringen als groepsbegeleider of opleider te laat is. 3. Uiterlijk twee dagen na afloop van ieder voortgangsgesprek met opleider/groepsbegeleider maak je een kort verslag van maximaal 200 woorden. Dit voeg je toe aan je ontwikkelingsdossier en je koppelt het terug zoals beschreven in de bijlage voortgangsgesprekken (p. 4 van dit document). 4. Je bent zelf verantwoordelijk voor het op orde houden van je e-portfolio. De jaarondersteuner checkt in ieder geval na afronden van iedere stage of het op orde is. Als er iets ontbreekt, ontvang je een herinneringsmail en krijg je 5 werkdagen de tijd om het in orde te maken. Is het dan nog niet in orde, dan volgt een aantekening in je dossier. Bij meerdere aantekeningen volgt een gesprek met de teamleider. Hoe jij omgaat met het e- portfolio is bovendien onderdeel van de beoordeling in de Combel docent (Competentie organiseren: organiseert beoordelingen, verslagen en andere informatie op zodanige wijze in (e)portfolio dat deze eenvoudig en tijdig toegankelijk is voor derden). 5. Afronden jaar 1 en 2: Uiterlijk de laatste werkdag van je eerste en je tweede jaar zijn alle noodzakelijke formulieren van de stage(s) ingevuld en maak je het formulier aan: voortgangsbeslissing hoofd. De jaarondersteuner verwerkt de voortgangsbeslissing gedurende de eerste twee werkweken na afronding van het jaar. Is je dossier niet compleet dan krijg je een herinneringsmail en volgt de procedure zoals bij stap 4 beschreven. 6. Afronden jaar 3: Uiterlijk vier weken voor je einddatum checkt de jaarondersteuner je portfolio op aanwezigheid van benodigde formulieren. Wanneer dit niet compleet is volgt een herinneringsmail, en krijg je 5 werkdagen om je dossier aan te vullen. Pas als je dossier op orde is kan de jaarondersteuner je registratie bij de RGS in werking zetten. Instructie voor alle docenten: 1. Geef aios en opleiders uitleg en wijs ze op hun verantwoordelijkheden ten aanzien van het op tijd en volledig invullen van het e-portfolio. 2. In de eerste week van de stage maak je in je mailbox per aios of groep een submap. Hierin doe je alle verzoeken van de aios om beoordelingen en de mail waarmee je toegang krijgt tot het dossier. 3. Je bekijkt het e-portfolio, waaronder in ieder geval alle laatste combels van de voorgaande stages ten einde voort te kunnen bouwen op de opleidingsgeschiedenis. 4. Je beoordeelt de aios volgens het stramien van de opleidingsfase/stage. Als je een formulier hebt ingevuld verwijder je de mail met de link uit je map. De link waarmee je toegang tot het

3 Pagina 3 van 6 gehele dossier krijgt bewaar je zorgvuldig. Aan het einde van de opleidingsfase kun je deze link ook verwijderen en is je map dus leeg (als het goed is ). 5. In de Combel beoordeel je de wijze waarop de aios zijn beoordelingen organiseert (Competentie organiseren: organiseert beoordelingen, verslagen en andere informatie op zodanige wijze in (e)portfolio dat deze eenvoudig en tijdig toegankelijk is voor derden). Je kunt daartoe gebruik maken van groepsoverzichten 3 (aan te vragen bij de jaarondersteuner). 6. Je accordeert de verslagen van aios over de voortgangsgesprekken binnen vijf werkdagen, en voorziet deze zo nodig van commentaar (zie bijlage voortgangsgesprekken, p.4 dit document). 7. In de laatste combel (in het vak conclusies/afspraken met aios besproken) van de opleidingsfase/stage wordt ten behoeve van de overdracht zichtbaar: a. Welke leerdoelen de aios volgens jou mee moet nemen naar de volgende stage; b. Of er sprake is geweest van een normaal of afwijkend traject (met toelichting in geval van afwijkend traject); c. Of jij vindt dat er bijzondere eisen moeten worden gesteld aan een volgende stageplek. 8. Serieuze inhoudelijke twijfels over de voortgang van een aios koppel je direct en op eigen initiatief terug aan de teamleider. Hiermee wacht je niet totdat je een formulier uit het e- portfolio hoort in te vullen. Instructie voor alle opleiders 1. In de eerste week van de stage maak je in je mailbox per aios een submap. Hierin doe je alle verzoeken van de aios om beoordelingen en de mail waarmee je toegang krijgt. 2. Je bekijkt het e-portfolio (met name het beoordelingsdossier), waaronder in ieder geval alle laatste combels van de voorgaande stages ten einde voort te kunnen bouwen op de opleidingsgeschiedenis. 3. Je beoordeelt de aios volgens het stramien van jouw opleidingsfase/stage. Als je een formulier hebt ingevuld verwijder je de mail met de link uit je map. De link waarmee je toegang tot het gehele dossier krijgt bewaar je zorgvuldig. Aan het einde van de opleidingsfase kun je deze link ook verwijderen en is je map dus leeg (als het goed is ). 4. Je accordeert de verslagen van aios over jullie voortgangsgesprekken binnen 5 werkdagen, en voorziet deze zo nodig van commentaar (zie bijlage voortgangsgesprekken, p. 4 dit document). 5. In de laatste combel (in het vak conclusies/afspraken met aios besproken) van de opleidingsfase/stage wordt (indien relevant) ten behoeve van de overdracht zichtbaar: a. Welke leerdoelen de aios volgens jou mee moet nemen naar de volgende stage; b. Of er sprake is geweest van een normaal of afwijkend traject (met toelichting in geval van afwijkend traject) c. Of jij vindt dat er bijzondere eisen moeten worden gesteld aan een volgende stageplek. 6. Serieuze inhoudelijke twijfels over de voortgang van een aios koppel je direct (via mail, telefoon) en op eigen initiatief terug aan de groepsbegeleiders. Hiermee wacht je niet totdat je een formulier voor het e-portfolio in hoort te vullen. 3 Hierin zijn in ieder geval de afgesloten formulieren per aios van de actuele stage opgenomen, te denken valt aan: KPB s, verslagen voortgangsgesprekken, combels, voorlopig en definitief voortgangsadvies, diensten, verklaring dienst doen.

4 Pagina 4 van 6 BIJLAGE 1 Werkwijze voortgangsgesprekken en de verslaglegging er van Zowel de opleider als de groepsbegeleider bespreken iedere drie maanden de volgende onderwerpen met de aios in een voortgangsgesprek 4 : 1. Beoordeling en de visie van de aios daarop (combel scores, evt. voortgangsadvies en toelichting); 2. Leerdoelen van de afgelopen periode en de leerdoelen voor de komende periode (drie maanden, of bij het gesprek aan het einde van de stage het vervolg van de opleiding); 3. Leersituatie (met de opleider o.a.: frequentie leergesprekken en observaties, werkomstandigheden. Met de groepsbegeleider o.a.: het functioneren van de groep) 4. Diensten (indien aan de orde); 5. Uit bovenstaande onderwerpen voortvloeiende werkafspraken. De aios schrijft van ieder voortgangsgesprek een verslag in het e-portfolio en neemt nieuwe leerdoelen eveneens op in het e-portfolio. De opleider of groepsbegeleider accordeert (of geeft eventueel commentaar). De beschrijving van de werkwijze lijkt ingewikkelder dan feitelijk het geval is! Instructie voor de aios: 1. Je maakt direct na het voortgangsgesprek een verslag in een word-document waarin de belangrijkste punten kort worden beschreven, in maximaal 200 woorden! 5 2. Je zet dit verslag in het digitaal portfolio in Mijn documenten (kies eventueel submap). 3. Je opent in het ontwikkelingsdossier het formulier Verslag voortgangsgesprek en start via de optie Wijzigen de goedkeuring van het verslag. 4. Het dialoogvenster Beoordeling wijzigen opent nu op het tabblad Beoordeling. Je vult hier het adres in van degene die het verslag moet ondertekenen. Dat is je opleider, of een van je groepsbegeleiders. NB: Klik nog niet op OK en verzenden! 5. Je selecteert in het dialoogvenster Beoordeling wijzigen het tabblad Koppelen en voegt het eerder geschreven verslag als bijlage toe. 6. Je klik nu op OK en verzenden (doe dit uiterlijk twee werkdagen na het voortgangsgesprek). 7. Zodra je opleider/groepsbegeleider het verslag heeft goedgekeurd, ontvang je daarvan een . Als je na vijf werkdagen nog geen akkoord hebt ontvangen, stuur je een herinneringsmail. 8. Je kan nu eventueel nog Akkoord en Zienswijze toevoegen, maar dat is niet verplicht. 9. Als er meerdere gesprekspartners zijn die het verslag moeten goedkeuren, en dit expliciet door je groepsbegeleider is vermeld, dan herhaal je de stappen 3 t/m 9 voor iedere afzonderlijke beoordelaar. Instructie voor de groepsbegeleider/opleider: Je ontvangt een mailtje. Je klikt op de dossierkast in de mail, leest het verslagje en je akkoord, of niet. Je kunt commentaar toevoegen. Doe dit binnen vijf werkdagen. De rest wijst zich vanzelf. 4 Soms vindt een voortgangsgesprek in de groep plaats. Ook dan is een individueel verslag aan de orde. 5 De groepsbegeleider kan in uitzonderlijke situaties met de aios afspreken dat de groepsbegeleider het verslag maakt en dat de aios dit aan zijn e-portfolio toevoegt.

5 Pagina 5 van 6 BIJLAGE 2: Formulieren per stage In iedere stage gaat de combel voor de opleider vooraf aan de combel voor de groepsbegeleider. Dit regisseer je zelf. De aios schrijft van ieder voortgangsgesprek een kort verslag. Dit gaat in de regel om twee verslagen per kwartaal (1 van gesprek met opleider, 1 van gesprek met groepsbegeleider). Rond ieder voortgangsgesprek (her)formuleert de aios leerdoelen. Omwille van de leesbaarheid zijn noch de verslagen van de voortgangsgesprekken, noch de leerdoelen meegenomen in onderstaande overzichten. Eerste huisartsstage, uiterlijke momenten maand 3 maand 6 Halverwege maand 10 maand 12 Totaal jaar 1 regulier Opmerkingen voor deeltijders/15 mnd jaar 1 Combel opleider extra (eind maand 15) Combel groepsbegeleider (docent) geen extra Diensten verdeeld over 15 mnd KPB s verdeeld over 15 mnd Bekwaamheidsverklaring zelfstandig consultdienst doen op post 1 1 maand 13 Voortgangsadvies opleider maand 9, eind maand 12 Voortgangsadvies groepsbegeleider (docent) Verzoek voortgangsbeslissing jaar maand 9, eind maand maand 15 Precieze data per cohort jaar 1 staan beschreven in: Overzicht van momenten van toetsing, beoordeling en selectieve besluitvorming Stages tweede jaar Laatste dag stage Bijzonderheden Combel opleider 1 Iedere stage opnieuw Combel groepsbegeleider (docent) 1 Iedere stage opnieuw KPB s 5 5 extra bij stage van zes maanden Voortgangsadvies groepsbegeleider (docent) 1 Iedere stage opnieuw Stagebeoordeling (opleider) 1 Bij voorkeur twee weken voor afronden stage Verzoek voortgangsbeslissing jaar 2 1 Alleen bij laatste stage van het jaar (dan laatste dag van de stage)

6 Pagina 6 van 6 Tweede huisartsstage, uiterlijke momenten mnd 3 mnd 4 mnd 6 mnd 9 4 mnd voor eind jaar 3 Totaal jaar 3 Combel opleider Combel groepsbegeleider (docent) Diensten (te verdelen over stageperiode) KPB s (te verdelen over stageperiode) Bekwaamheidsverklaring visite arts en telefoonarts Voortgangsadvies opleider Voortgangsadvies groepsbegeleider (docent) Aios bij wie jaar 3 langer dan 12 maanden duurt zetten iedere drie maanden een combel klaar, dat kan betekenen dat er meer dan drie combels in jaar drie worden afgegeven. Een en ander is in overleg met de teamleider/groepsbegeleiders af te spreken.