Onderzoeksplan. Audit Nieuw!Zeeland

Transcriptie

1 Onderzoeksplan Audit Nieuw!Zeeland Nicoline Craste Versie:

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING ALGEMENE AANLEIDING EN KADER OPDRACHT ONDERZOEKSKADER DOELSTELLING PROBLEEMSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN AFBAKENING AANPAK VAN HET ONDERZOEK NORMEN- EN TOETSINGSKADER VERZAMELING VAN INFORMATIE SCHEMA AANPAK ORGANISATIE EN PLANNING PLANNINGSCHEMA ONDERZOEKSTEAM CAPACITEIT EN DOORLOOPTIJD COMMUNICATIE

3 1 Inleiding 1.1 Algemene aanleiding en kader Begin 2008 is de agendavormende notitie 'Onverkende paden' verschenen waarin demografische ontwikkelingen worden geschetst die de provincie staan te wachten en de gevolgen daarvan voor bestaand en toekomstig beleid. Provinciale Staten heeft deze notitie aangegrepen om in gesprek te gaan met de Zeeuwse samenleving (burgers, organisatie, maatschappelijke instellingen en andere overheden). Dit project heeft de naam Nieuw!Zeeland gekregen. De Commissie Bestuurlijke en Financiële Zaken (BFZ) was de opdrachtgever van het project. Op basis van de gesprekken met de Zeeuwse samenleving heeft de Provincie Zeeland de visie Op Pad! geschreven en deze is op 26 september 2009 gepresenteerd aan de Zeeuwse samenleving. Over de visie is de Commissie Bestuurlijke en Financiële Zaken (BFZ) tevreden, maar zij wil graag weten of het project op een juiste manier is opgezet. 1.2 Opdracht De Commissie BFZ is opdrachtgever voor dit onderzoek. De Commissie BFZ wordt via de voorzitter mevr. Meulenberg- op t Hof van de vorderingen op de hoogte gehouden. De opdracht van de audit luidt: 'Inzichtelijk maken hoe burgers actief betrokken kunnen worden bij ontwikkeling van beleid en leerpunten voor de toekomst aangeven, naar aanleiding van de ervaringen met het project Nieuw!Zeeland'. 2 Onderzoekskader 2.1 Doelstelling Het auditteam maakt inzichtelijk welke mogelijkheden er zijn op het gebied van burgerparticipatie en wat de provincie Zeeland heeft gedaan om de Zeeuwse samenleving te betrekken bij het project Nieuw!Zeeland. 2.2 Probleemstelling en onderzoeksvragen De centrale probleemstelling van dit onderzoek luidt: Is de provincie Zeeland op een goede manier in dialoog gegaan met de Zeeuwse samenleving rondom demografische ontwikkeling? Aan de hand van de aanleiding en de doelstelling van het onderzoek concretiseren we de probleemstelling in de volgende onderzoeksvragen: Zijn de juiste instrumenten gebruikt om de Zeeuwse samenleving te informeren over demografische ontwikkelingen? Waarom is gekozen voor deze instrumenten (en niet voor anderen) en wat waren de verwachtingen? Zijn de juiste instrumenten gebruikt om de bewustwording van de Zeeuwse samenleving te vergroten dat er dingen moeten veranderen? Waarom is gekozen voor deze instrumenten (en niet voor anderen) en wat waren de verwachtingen? Zijn de juiste instrumenten gebruikt om een voedingsbodem voor nieuwe initiatieven te creëren? Waarom is gekozen voor deze instrumenten (en niet voor anderen) en wat waren de verwachtingen? Hoe verliep de samenwerking tussen de betrokken afdelingen bij het opzetten en uitvoeren van het project Nieuw!Zeeland? Bij het beantwoorden van de onderzoeksvragen wordt rekening gehouden met de beschikbare tijd en middelen en beschikbaarheid van personeel. 2.3 Afbakening Dit onderzoek is beperkt tot participatie van de Zeeuwse samenleving in het project Nieuw!Zeeland. Er wordt niet gekeken naar het eindresultaat van het project Nieuw!Zeeland, te weten de visie Op Pad!. Het onderzoek richt zich dus op de dialoog met de Zeeuwse Samenleving. Deze bestaat uit: burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden. Met name verbeterpunten over de dialoog met de burger zijn van belang voor de Commissie BFZ. 3

4 3 Aanpak van het onderzoek 3.1 Normen- en toetsingskader Onderzoeksplan Nieuw!zeeland Een deel van de normen hebben we hieronder voorlopig geoperationaliseerd. Om verder antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvragen zal aan een wetenschappelijk instituut / expertcentrum gevraagd worden wat het ideale proces van (burger)participatie is in een met het project Nieuw!Zeeland vergelijkbare situatie en hoe je dit het beste kunt opzetten. Hierbij wordt zowel gekeken naar de gekozen instrumenten als naar de organisatie van het proces. Dit zullen we naast de praktijk van Nieuw!Zeeland zetten. Als leidraad voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen zullen de bevindingen worden afgezet tegen de volgende indicatieve normen. De keuzen zijn nu gebaseerd op redelijkerwijs te verwachten minimaal rendement van de ingezette instrumenten. Zo mogelijk zullen deze keuzen tijdens het onderzoek nog van een nadere precisering en/of onderbouwing worden voorzien: Informeren & Bewustwording Burgers Ten minste de helft van de Zeeuwse burgers weet wat er bedoeld wordt met demografische ontwikkelingen Ten minste de helft van de Zeeuwse burgers is op de hoogte van de brede maatschappelijke dialoog over demografische ontwikkelingen Ten minste de helft van de Zeeuwse burgers weet waar men informatie kan krijgen over dit onderwerp Overheidsinstellingen/Maatschappelijke organisaties Ten minste driekwart van overheidsinstellingen en maatschappelijke organisaties weet wat er bedoeld wordt met demografische ontwikkelingen Ten minste driekwart van overheidsinstellingen en maatschappelijke organisaties is op de hoogte van de brede maatschappelijke dialoog over demografische ontwikkelingen Ten minste driekwart van overheidsinstellingen en maatschappelijke organisaties weet waar men informatie kan krijgen over dit onderwerp Bedrijven Ten minste driekwart van de bedrijven weet wat er bedoeld wordt met demografische ontwikkelingen Ten minste driekwart van de bedrijven is op de hoogte van de brede maatschappelijke dialoog over demografische ontwikkelingen Ten minste driekwart van de bedrijven weet waar men informatie kan krijgen over dit onderwerp 3.2 Verzameling van informatie We verzamelen de benodigde informatie via een documentstudie, het inwinnen van een mondelinge toelichting bij medewerkers, andere overheden, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Een survey zal georganiseerd worden om de burger (en eventueel ook organisaties) te bereiken. De documentstudie betreft alle informatie over het project Nieuw!Zeeland (eerste drie fasen). Naar aanleiding van de mondelinge toelichtingen maken we gespreksverslagen, welke ter accordering aan de geïnterviewden worden voorgelegd. Op basis van de survey, op basis van in te winnen advies bij een expertcentrum voor burgerparticipatie, op basis van toelichtingen en genoemde bronnen willen we vaststellen of de Provincie Zeeland op een goede manier in dialoog is gegaan met de Zeeuwse samenleving in het project Nieuw!Zeeland. 3.3 Schema aanpak In grote lijnen bestaat het onderzoek uit de volgende zes stappen: planning, vooronderzoek, veldwerk, rapportage, evaluatie, follow-up. Deze stappen kunnen niet los van elkaar gezien worden en lopen in elkaar over. Op het moment dat de planning, die we opnemen in dit onderzoeksplan, plaatsvindt heeft reeds een verkenning van het onderwerp plaatsgehad. Na de vaststelling van het onderzoeksplan, begint het 'echte' werk. Hoe we deze fase te werk gaan, staat beschreven in paragraaf 3.2. In de (eind)rapportage komen de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. 4

5 Kort na de rapportage vindt een evaluatie van het onderzoeksproces plaats. Hierbij kijken we naar leerpunten voor de auditfunctionaris en voor verbetermogelijkheden voor toekomstige audits. Ten slotte gaan we na ongeveer 9 maanden (tot een jaar) na of de acties/adviezen worden uitgevoerd/opgevolgd. Bij onze bevindingen houden we rekening met eventuele verstorende factoren en wijzigingen in prioritering. 4 Organisatie en planning 4.1 Planningschema Het onderzoek zal eind eerste kwartaal 2010 gereed zijn. Periode Onderwerp Betrokkenen Week 41 Oriënterend vooroverleg met N. Craste opdrachtgever Week Verkennen terrein en raadplegen N. Craste basisdocumenten Week 44 Opstellen onderzoeksplan N. Craste Week 45 Bespreken concept onderzoeksplan met Staf P&O dhr. Van Waveren Week 45 Bespreken concept onderzoeksplan met K. Meulenberg & N. Craste opdrachtgever Week Inventariseren en raadplegen dossiers Auditteam en andere bronnen Week 48 Offerte survey/expertcentrum opstellen Auditteam en uitzetten Week 51 Keuze maken extern bureau voor Auditteam survey/expertcentrum Week 2-6 Survey/expertcentrum Extern bureau Week 3-4 Opstellen nadere vragen en Auditteam interviewvragen Week 5-7 Houden van interviews Auditteam Week 6-8 Maken verslagen en terugkoppelen Auditteam Week 8-12 Schrijven rapportage Auditteam Week 13 Concept rapportage bespreken met Auditteam, K. Meulenberg opdrachtgever Week 14 Afronden rapportage Auditteam Week 14 Verzenden naar Statengriffie ter agendering Commissie vergadering Auditteam Week 16 ( ) Concept rapportage bespreken in Cie Auditteam BFZ Week 17 Verspreiden definitief rapport N. Craste Week 18 Evaluatie audit N. Craste Eind 2010/Begin 2011 Indien gewenst Follow-up audit (interview met diverse sleutelfiguren) N. Craste 4.2 Onderzoeksteam Om de afstemming te optimaliseren en de kwaliteit van bevindingen en conclusies te bevorderen is een klein team gewenst. Het onderzoeksteam bestaat uit: Dhr. D.J.F. (Durk-Jan) Lagendijk, beleidsmedewerker hoogwaterbescherming en MD-er Dhr. J.A. (Jeroen) Zonnevijlle, senior beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid en MD-er. Mevr. N. (Nicoline) Craste, beleidsmedewerker organisatie en audit (leiding onderzoek) Voor een aantal cruciale momenten (bijvoorbeeld: enquête/ideaal proces) kan beroep worden gedaan op een klankbordgroep. Deze zal worden samengesteld uit medewerkers van de provincie (incl. Statengriffie) en Scoop. 5

6 4.3 Capaciteit en doorlooptijd De geschatte doorlooptijd is 4 maanden, van november 2009 tot en met februari Het geschatte aantal uren is 260. Dit betreft de voorbereiding, het afnemen en uitwerken interviews, opstellen en bespreken rapportage. De Survey is hier niet in meegenomen. De te interviewen personen moeten rekenen op maximaal 1 uur per gesprek. Bovenstaande is een indicatieve schatting van capaciteit. 4.4 Communicatie Ter voorbereiding op de interviews informeren we de betrokken medewerkers en externen door middel van een presentatie van een auditbrief. De verschillende communicatiemomenten staan ook in het planningsschema ( 4.1) Indien gewenst of indien er aanleiding is, is er gelegenheid voor tussentijdse afstemming. 6