Stage en afstuderen. CRM toepassingen in het onderwijs. CRM Resultants whitepaper

Transcriptie

1 Stage en afstuderen CRM toepassingen in het onderwijs CRM Resultants whitepaper

2 De visie van CRM Resultants op stagemanagement Eén van de voornaamste doelstellingen van het (hoger) beroepsonderwijs is het afleveren van voldoende werknemers aan de arbeidsmarkt, die met relevante kennis goed en snel inzetbaar zijn. Het is daarom van belang dat er voortdurend afstemming plaatsvindt tussen de onderwijsinstellingen en het bedrijfsleven en dat studenten al tijdens hun studie in staat gesteld worden om relevante praktijkervaring op te doen. De zogenaamde praktijklijn die onder meer bestaat uit stages en het uitvoeren van externe afstudeeropdrachten, neemt daardoor een steeds prominentere rol in de curricula in. Anders dan in het MBO, bestaat er in Nederland voor HO stages geen centrale accreditering van stagebedrijven. Hierdoor is er ook geen landelijke database van beschikbare, goedgekeurde stageplaatsen. Wel bestaat er een groot aantal commerciële initiatieven, die bemiddelen tussen student en stagebedrijf. Voorbeelden hiervan zijn stageplazza.nl en stagemonitor.nl. Het feit dat bedrijven moeten betalen om op dergelijke sites hun stageplaatsen te vermelden, rechtvaardigt echter een zekere argwaan ten aanzien van de daar vermelde stagevacatures. Is een bedrijf dat op een dergelijke manier een stagiair zoekt immers daadwerkelijk bereid te investeren in het begeleiden van die student? Of is men slechts op zoek naar een goedkope arbeidskracht? Alleen al om deze reden is het voor de onderwijsinstellingen van belang om partij te zijn en te blijven in de dialoog tussen student en stagebedrijf. De redenen voor instellingen om de relaties met de stagebedrijven goed te onderhouden zijn dus evident, maar in de praktijk is er wel sprake van een aantal uitdagingen. Beleggen van eigenaarschap en verantwoordelijkheden Ten eerste zullen er binnen de instellingen afspraken gemaakt moeten worden over het eigenaarschap van de relaties. Een ziekenhuis kan bijvoorbeeld stageplekken leveren aan de Zorgfaculteit, maar ook ICT stages bieden, en daardoor tevens een relatie hebben met de faculteit Techniek. Wie is dan eigenaar van de relatie met het Ziekenhuis? De Zorg faculteit? De Techniek faculteit? Allebei? Een afdeling op centraal niveau? Ten tweede moet ervoor gezorgd worden dat de bedrijven professioneel benaderd worden en dat het voor hen duidelijk is wat er van hen verwacht wordt inzake het begeleiden van studenten tijdens de stage. Vragen van bedrijven moeten snel en adequaat beantwoord worden. Veel instellingen richten hiertoe één bedrijfsloket in, zodat voorkomen wordt dat de medewerkers van de bedrijven steeds maar doorverwezen worden van het kastje van de ene faculteit, naar de muur van een andere. Het is ook een taak van de onderwijsinstellingen om te zorgen voor voldoende aanbod van kwalitatief hoogwaardige stageplaatsen. Met name in die sectoren waar er sprake is van schaarste op de arbeidsmarkt is dit vaak geen gemakkelijke opgave. Om deze reden worden er vaak strategische samenwerkingsovereenkomsten met bedrijven of overkoepelende organisaties afgesloten, waarin afspraken gemaakt worden over de aantallen te leveren stageplekken. In ruil daarvoor kan dan bijvoorbeeld een korting op cursussen of conferentie-deelname worden afgesproken, of wordt er om niet geparticipeerd in onderzoek. Het kunnen bieden van goede en aansprekende stageplaatsen draagt ook bij aan het positieve beeld van de kwaliteit van het onderwijs aan de betreffende instelling, en kan zo ook een positief effect hebben op de studentenwerving. Daarnaast zijn de contacten met stagebedrijven een essentieel instrument in het inhoudelijk laten aansluiten van de opleidingen op de wensen van het werkveld. En ook kunnen de medewerkers van stagebedrijven weer prospects zijn voor (commercieel aangeboden) vervolgopleidingen, zoals post-hbo cursussen. Ten derde moet het voor studenten duidelijk zijn met welke bedrijven er al een stage-relatie bestaat. Veelal worden de vacatures van gekwalificeerde stage-bedrijven gepubliceerd op het intranet, of via een mobiele app aan de studenten getoond. Ook de procedure om te bepalen of een bedrijf dat door een student zelf voorgesteld wordt als stage- of afstudeerbedrijf, dient helder te zijn. Gezien het hoge aantal stagebedrijven en stageplaatsen, is het automatiseren van dit proces raadzaam. Voorts dient tijdens de uitvoer van de stage de daadwerkelijke samenwerking tussen bedrijf, instelling en student zoveel mogelijk gefaciliteerd te worden. Een portal waarop zowel de student, als de begeleider vanuit het bedrijf, als de docent van de onderwijsinstelling kunnen inloggen en beschikken over dezelfde informatie en documenten, is hiervoor een goed instrument. Stage en Afstuderen - CRM toepassingen in het onderwijs 2

3 Het zoveel mogelijk geautomatiseerd vastleggen van de gegevens van elke stap uit het stageproces biedt tenslotte een goede basis voor analyses en rapportages. Op basis hiervan kan bijvoorbeeld bekeken worden of er een verband bestaat tussen het aantal bezoeken dat een docent tijdens uitvoer van de stage aflegt en de hoogte van het eindcijfer voor de stage, of bijvoorbeeld tussen de afstand van de stageplek tot de woonplaats van de student en de waardering voor een stageplek. Omdat de meeste HBO instellingen op dit moment nog slechts de eerste stappen aan het zetten zijn in het daadwerkelijk uniformeren van de stageprocessen en het vervolgens automatiseren hiervan, staat het uitvoeren van dergelijke analyses ook nog veelal in de kinderschoenen. De Stage- en afstudeer oplossing van CRM Resultants CRM Resultants richt zich op de implementatie van Microsoft Dynamics CRM in het onderwijs. Om implementaties snel te kunnen uitvoeren en om te voorkomen dat bij elke implementatie het wiel opnieuw wordt uitgevonden, leveren wij proces-ondersteunende templates. Deze templates zorgen direct voor een grote herkenbaarheid bij de (toekomstige) gebruikers en zijn een goed hulpmiddel bij het definiëren van de instelling specifieke processen en werkwijzen In dit document beschrijven wij de functies die beschikbaar zijn in het template Stage & Afstuderen. Van dit template bestaat een HO en een MBO variant. Dit document beschrijft de HO variant. *) Onze templates hebben van Microsoft het predicaat Certified for Dynamics gekregen. Ondersteunde processen Het Stage & Afstudeertemplate van CRM Resultants ondersteunt alle stadia van het stageproces, zoals hieronder weergegeven. Verwerven Stageplaatsen Kwalificeren Stageplaatsen Matchen van studenten op stageplaatsen Plaatsing Uitvoer Stage Evaluatie Stage Per fase in het proces wordt hieronder kort op de beschikbare functies ingegaan. Verwerven van stageplaatsen De in CRM te registreren stages kunnen op meerdere manieren worden aangediend. De stageplaats kan worden aangemeld als direct gevolg van een door de instelling geïnitieerde marketingactie; de student kan de stageplaats voordragen, of een bedrijf kan zich spontaan melden met het verzoek om een stagiair. Alle drie deze varianten worden in het template van CRM Resultants ondersteund. Pas na kwalificatie wordt er daadwerkelijk een bedrijfsrecord met de bijbehorende stagevacature in het systeem aangemaakt. Voor het actief benaderen van bedrijven voor stages is een scala aan standaard functies in het CRM systeem beschikbaar, zoals de mogelijkheid om selecties te maken, rechtstreeks vanuit het systeem te mailen, te werken met campagnes, etc. Voor aanvragen van bedrijven en voor het indienen van stagebedrijven door studenten zijn er webformulieren beschikbaar, die eenvoudig middels een I-frame in de website of het intranet van de instelling kunnen worden geïntegreerd. Dergelijke aanvragen resulteren in de registratie van een stage-aanvraag in CRM. Het template ondersteunt de registratie van raamovereenkomsten die zijn afgesloten met bijvoorbeeld zorgkoepels, en waarin een minimum aan te bieden aantal stageplaatsen is opgenomen. Het garandeerde aantal per opleiding versus het aantal daadwerkelijk afgenomen stagiairs wordt in een grafisch overzicht getoond. Stage en Afstuderen - CRM toepassingen in het onderwijs 3

4 de hiervoor door de instelling gedefinieerde minimale eisen), maar vooral ook om het bepalen voor welke opleiding of opleidingen de stage geschikt zou zijn en om het inhoudelijk beoordelen van de stageopdracht. Er is bewust voor gekozen om stage-aanvragen niet direct op te nemen in het stageaanbod en als vacature te publiceren, maar om deze handmatige kwalificatieslag in te bouwen. Door deze inhoudelijke kwalificatie te laten plaatsvinden kan de instelling immers duidelijke meerwaarde bieden en garanderen dat het stageaanbod relevant is. De uitkomst van het kwalificatieproces kan worden geregistreerd en bij positieve kwalificatie kan met één simpele druk op de knop een bedrijfsrecord en de gerelateerde stage-vacature worden aangemaakt in het systeem. Matchen van studenten op stageplaatsen Het stageaanbod wordt in de templates van CRM Resultants geregistreerd op meerdere niveau s: worden opgenomen en hier kan in de match rekening mee worden gehouden. - Stagebedrijven (het bedrijf waar een stage-relatie mee bestaat) - Stage Vacatures (de mogelijkheid voor één of meerdere studenten om een stage-opdracht voor een bepaalde opleiding te volgen bij dit bedrijf) - Opdrachtuitvoeringen de invulling van een individuele student van een stagevacature. Op dit niveau staan alle gegevens van het stagecontract. De vacatures kunnen worden gepubliceerd op een website of het intranet van de instelling. Optioneel heeft CRM Resultants een Stageportal beschikbaar. Deze portal is gekoppeld aan Dynamics CRM en biedt uitgebreide zoek- en registratie functies voor studenten. Per stageplaats maar ook per bedrijf kunnen voorkeuren en vereisten ten aanzien van de competenties van een student Om een goede match te kunnen maken tussen studenten en het stage-aanbod, wordt er gewerkt met zogenaamde stagecodes, waaruit onder meer de stageverplichting van de student blijkt. Met behulp van deze stagecodes kan ook bulkplaatsing voor hele groepen studenten ineens gerealiseerd worden. Om studenten in CRM aan opdrachtuitvoeringen te kunnen koppelen, is het nodig dat de gegevens van studenten en hun inschrijvingen beschikbaar zijn in het CRM systeem. CRM Resultants heeft hiervoor met diverse studentinformatiesystemen, waaronder Osiris, CATS en PeopleSoft, koppelingen gerealiseerd. Optioneel is voor het realiseren van de SIS koppeling een standaard SIS-connector (framework voor integratie) beschikbaar. Stage en Afstuderen - CRM toepassingen in het onderwijs 4

5 Plaatsing Het plaatsingsproces kan per instelling, per bedrijf, per faculteit of zelfs per opleiding verschillen. In sommige gevallen wil men dat een student die interesse heeft in het vervullen van een bepaalde stage rechtstreeks contact kan opnemen met het desbetreffende bedrijf, in andere gevallen is afgesproken dat het bedrijf de stagiair eerst voorstelt. Er kan sprake zijn van stagecontracten, of stagevergoedingen, maar soms is het ook zo dat de instelling geen partij wil zijn in de onderhandelingen over dergelijke zaken tussen student en stagebedrijf. de afspraak voor een sollicitatiegesprek) in het CRM systeem registreren om zo te voortgang van het proces te kunnen monitoren, in andere gevallen ziet men dergelijke activiteiten puur als de verantwoordelijkheid van de student en ziet men registratie als administratieve ballast. Maar hoe het proces ook loopt en welke variant men ook kiest; in ons template kan het door workflow ondersteund worden. Hierbij is het ook mogelijk om diverse varianten van het proces tegelijkertijd, naast elkaar, te ondersteunen. Soms willen instellingen de contactmomenten tussen een bedrijf en de student gedurende het plaatsingsproces (bijvoorbeeld Uitvoer van de stage Tijdens de stage is er doorgaans sprak van de uitwisseling van documenten tussen de drie betrokken partijen: het stagebedrijf, de student en de docent van de instelling. De (optionele) Stageportal van CRM Resultants biedt hier mogelijkheden voor, maar in CRM zelf kunnen in ieder geval de inlever deadlines voor diverse documenten worden vastgelegd. Tevens kan worden geregistreerd op welke datum het document daadwerkelijk is ontvangen. Het spreekt voor zich dat zaken als wie is de bedrijfsbegeleider, wat is de stage-opdracht, etc. ook in CRM kunnen worden vastgelegd en overzichtelijk worden geregistreerd. De bezoeken van de docent aan het stagebedrijf kunnen tevens in CRM worden gepland en de bezoekverslagen kunnen als Word attachment aan de stage en/of het bedrijf worden gekoppeld. Evaluatie Bij de evaluatie van de stage gaat het om de indrukken en beoordeling van alle betrokken partijen. In het template zijn checklists voor het eenduidig vastleggen van de evaluatie beschikbaar, zodat er ook op gerapporteerd kan worden. Een zogenaamde zwarte lijst die in het systeem is opgenomen voorkomt dat er opnieuw studenten geplaatst worden bij bedrijven of begeleiders waar slechte ervaringen meer zijn opgedaan, Relatiemanagement Naast de operationele ondersteuning van het stageproces zoals hierboven beschreven, biedt het template ook veel functies om de relaties met de stagebedrijven professioneel en gestructureerd te kunnen onderhouden. Er kan worden geregistreerd wie de instellingen binnen het stagebedrijf kent, welke afspraken er (intern) gemaakt zijn over het eigenaarschap van de relatie en welke contactmomenten er allemaal zijn geweest. Afstudeeropdrachten Afstudeeropdrachten die extern uitgevoerd worden, lijken in heel veel aspecten op gewone stages. Wat echter duidelijk anders is, is het bestaan van een afstudeercommissie, waarin een groot aantal betrokkenen, zowel in- als externen, hun zegje moeten kunnen doen over de uitgevoerde opdracht. In het Stage & Afstudeer template van CRM Resultants kunnen alle betrokkenen bij een afstudeeropdracht worden geregistreerd, kan worden aangegeven welke rol zij in het proces hebben, en kan hun mening of fiat bij diverse mijlpalen worden geregistreerd. Afhankelijk van de inrichting van het autorisatiemodel kan men vervolgens ook zien wat er inhoudelijk besproken is tijdens die contactmomenten. Het Stage & Afstudeer template van CRM Resultants sluit naadloos aan en is gebouwd op het Basis Template Relatiebeheer, waarvan installatie dan ook een vereiste is voor de correcte werking van dit template. Stage en Afstuderen - CRM toepassingen in het onderwijs 5

6 Rapportages Het template Stage & Afstuderen wordt geleverd met een groot aantal dashboards en rapporten, die onder meer inzicht geven in: De geografische spreiding van de stagebedrijven De gemiddelde doorlooptijd van de plaatsingsfase per opleiding Het aantal te beoordelen stageaanvragen in de pipeline Het aantal studenten per opleiding dat in een bepaalde periode nog op stage moet Het aantal nog benodigde vacatures per opleiding (aantal studenten dat nog stage moet lopen versus aantal openstaande vacatures) Het aantal stage-aanvragen per bron Het aantal stage-aanvragen per faculteit en per opleiding De waardering van de opdrachten Waardering van de BA-opdrachten: docent <> bedrijfsmentor (van beide cijfers bekend N=159) Docent 30 Bedrijfsmentor /> 6/> 7/> 8/> 9/> Figuur: waardering van de opdrachten Disclaimer Deze whitepaper is met grote zorg samengesteld. Desondanks kunnen geen garanties gegeven worden met betrekking tot de volledigheid, juistheid of actualiteit van de informatie. Over CRM Resultants CRM Resultants is een gerenommeerde Value Adding Reseller (VAR) van Microsoft CRM en absoluut marktleider met deze applicatie in het onderwijs. CRM Resultants kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de inhoud van deze informatie of voor de gevolgen van het gebruik daarvan. Aan de gegevens, zoals die in de whitepaper worden weergegeven, kunnen geen rechten worden ontleend. In 2003 waren wij de eerste organisatie in ons land die met Microsoft CRM aan de slag ging. Sindsdien heeft CRM Resultants meer dan 100 CRM implementaties uitgevoerd, waarvan vele in het MBO, HBO en het WO. Voor meer informatie: CRM Resultants Seinstraat DA Hilversum Tel Fax info@crm-resultants.nl