Oriëntatie op een digitale omgeving voor maatschappelijke stage

Transcriptie

1 Oriëntatie op een digitale omgeving voor maatschappelijke stage Algemeen referentiekader voor een digitale omgeving voor MaS Een digitale omgeving voor maatschappelijke stage kan één of meerdere van de onderstaande functies (oftewel functionele onderdelen) bevatten. Website met een communicatie- en matchingsfunctie zoals: o Het informeren van leerlingen, stagebieders etc. over relevante zaken met betrekking tot MaS in de eigen regio (binnen het eigen samenwerkingsverband). o Algemene landelijke informatie over MaS met eventueel verwijzing naar site van de vrijwilligerscentrale (VWC) en de site van het ministerie van OCW ( o Het beschikbaar stellen van materialen zoals stagecontracten, formats voor verslagen, etc. Dit kan vanuit een uniforme opzet per school op maat worden vormgegeven. o Het matchen van vraag en aanbod van stageplekken. Per school kan het aanbod specifiek worden samengesteld. Databank met stageplekken (stagebank). Dit is een database met stageplekken die op het websitegedeelte (zie hierboven) kan worden klaargezet. Stagevolgsysteem met de volgende functie voor: o VWC: Kunnen zien welke activiteiten bij een stage worden uitgevoerd, zoals onder andere welke leerlingen zich voor welke periode voor een bepaalde stageplek hebben ingeschreven. o School: Voortgang van alle activiteiten van leerlingen in relatie tot de MaS. Het overzicht dat wordt gepresenteerd aan de VWC (zie boven) wordt, is ook zichtbaar voor de school. Daarnaast heeft de school inzage in nog een aantal onderdelen, zoals bijvoorbeeld een portfolio van iedere leerling waarin de materialen en gegevens van de stageloopbaan van de leerlingen zijn opgenomen. o Stagebieder: Kan zien waar de leerling (die stage heeft gelopen bij deze stagebieder) het verslag van de stage heeft staan. o Begeleiders van leerlingen (dit zijn in de meeste gevallen begeleiders vanuit de school zelf, maar soms ook stagebegeleiders van buiten de school): Hebben overzicht van de voortgang van die leerlingen die men (heeft) begeleid. Opmerking: Het is ook mogelijk dat reeds bestaande digitale systemen (bijvoorbeeld een ELO van een school) een deel uitmaakt van de totale digitale omgeving die in de regionale samenwerking voor de organisatie van de 1

2 MaS wordt ingezet. Het gevolg is dat het desbetreffende systeem bepaalde functie(s) voor de desbetreffende school gaat verzorgen. Advies De onderstaande vragenlijst kunt u doorlopen om uw beeld van een digitale omgeving voor maatschappelijke stage binnen een samenwerkingsverband te verscherpen. Daarnaast kunt u de onderstaande vragen beantwoorden als voorbereiding op het doorlopen van de digitale kieswijzer. Oriënterende vragen 1. Wat willen de scholen zelf doen en wat willen de scholen uitbesteden? a. Zoeken van stageplekken binnen een stad of regio b. Als een leerling een aangeboden stage heeft geselecteerd, dan wordt deze goedgekeurd (oftewel definitief toegekend) door: i. De school in de persoon van: 1. stagecoördinator (inhoudelijk) 2. administratie (proces) 3. mentor 4. vakdocent(en) 5. ouder ii. De stagemakelaar 2. Wie bewaakt het zoekproces van de leerling naar een stageplek? 3. Wie bewaakt het contact met de stageplek? 4. Wie houdt de stagecontracten bij? 5. Wie houdt de verslagen bij? 6. Wie voert de beschikbare stageplekken (vacatures) in het systeem? a. School 7. Met welke digitale systemen wil de school werken aan de MaS? a. ELO, zoals Moodle/It s Learning/Teletop, etc. b. Andere diensten/systemen zoals CodenameFuture c. Schooladministratie systeem d. Office producten zoals Excell/Access/etc of vergelijkbare oplossingen. 2

3 8. Werkt de school momenteel met een vacaturesysteem voor de beroepsstages? Zo ja, welk systeem? (open vraag). 9. Met welk vacaturesysteem werkt de maatschappelijk makelaar momenteel (ook buiten MaS)? (open vraag). 10. Is er vanuit de VWC een koppeling gewenst tussen de vacaturebank voor maatschappelijke stages en de (reguliere) vrijwilligers vacaturebank? En zo ja, is dat mogelijk? 11. Wie zorgt voor de begeleiding binnen de school? a. Stagecoördinator b. Mentor c. Vakdocent(en) d. Niemand, de leerling doet dat zelf e. Stagemakelaar van de vrijwilligerscentrale 12. Wie zorgt voor de begeleiding op de stageplek? a. Begeleiders/vrijwilligers op de stageplek c. (Vak)docent/stagecoördinator/mentor van school d. MBO/HBO/PABO stagiaires Algemene vragen om positie en rolverdeling duidelijk te krijgen 1. Wie heeft regie op MaS? a. Gemeente b. School i. Stagecoördinator ii. Mentor iii. Vakdocent(en) iv. Administratie c. Stagemakelaar d. Stuurgroep samenwerkingsverband e. Anderen 2. Als er een matchingssite (vacaturebank) in een samenwerkingsgebied komt wie is dan de eigenaar? a. Gemeente(n) (s) c. School of scholen d. Mengvorm 3. Wie is of wordt de beheerder van de matchingssite? a. Wie is technisch beheerder? b. Wie is inhoudelijk beheerder gericht op processen (functioneel beheerder)? 4. Waar staat de matchingssite (oftewel waar is de gehost)? a. Bij de bouwer / leverancier (ASP oplossing) b. Bij de stagemakelaar (VWC) c. School of scholen 5. Welke eisen stel je aan de leverancier? a. Omvang (aantal FTE bij leverancier), continuïteit en stabiliteit b. Hoe ervaren is het bedrijf in de MaS? Op hoeveel plaatsen in Nederland is het systeem al in gebruik? c. Ondersteuningsaanbod en servicegerichtheid die wordt geboden? 6. Welke leerlingen worden gematched via de site? a. Alle leerlingen 3

4 b. Bepaalde leerlingen niet (bijvoorbeeld afhankelijk van schoolniveau) c. Bepaalde leerlingen niet, namelijk niet die leerlingen die zelf een stageplaats vinden 7. Moeten groepsstages ook geplaatst kunnen worden in het systeem? 8. Wat is het niveau van de grootste groep leerlingen welke deelneemt aan de MaS? a. PRO b. VMBO BL/KL c. VMBO TL d. HAVO e. VWO 9. Moet het systeem rekening houden met het niveau van de leerlingen? Onderstaande functies zijn onderdeel van de organisatie van maatschappelijke stages. Wie voert die rollen uit en wordt deze rol vervult voor alleen de eigen organisatie, of betreft het een regiofunctie, of een mengvorm? Meerdere antwoorden zijn mogelijk. 10. Zoeken van stagebieders c. Leerlingen (voor zichzelf en klasgenoten) d. Stagebieders (zichzelf aanbieden) e. Mengvorm 11. Zoeken van stageplekken c. Leerlingen (voor zichzelf) d. Mengvorm 12. Beschikbaar stellen van stageplekken (centraal) c. Stagemakelaar (per school) d. Mengvorm 13. Matchen van stageplekken (tussen plek en leerling) 14. Controle van de match d. Geen controle Functionaliteiten van de digitale omgeving Hieronder staan een aantal vragen die betrekking hebben op de gewenste functionaliteiten van de digitale omgeving. Wat moet het systeem wel en wat moet het systeem niet kunnen? 1. Alleen het plaatsen van stageplekken met bijbehorende contactgegevens 2. Plaatsen van stageplekken met bijbehorende contactgegevens. Als een leerling een plek selecteert: a. Verdwijnt de stageplek gedurende de stage van de site 4

5 b. Is de plek voor een bepaalde periode (1 á 2 weken voor goedkeuringsproces) onzichtbaar c. Is de plek voor een bepaalde periode (goedkeuring en uitvoering) gereserveerd, maar nog wel zichtbaar d. Kunnen leerlingen meerdere stageplekken claimen? e. Verdere wensen? 3. Ondersteuning van het proces van selecteren en goedkeuren: a. Leerling kiest en selecteert, school beoordeelt en organisatie bevestigt b. Andere procesgang? 4. Voor wie zijn stageplekken zichtbaar? a. Alle stageplekken voor iedereen in Nederland b. Alleen stageplekken te zien na inloggen c. Alleen stageplekken te selecteren na inloggen d. Hoe krijgen leerlingen inlogcodes aangeleverd: i. Via de school (stagecoördinator/mentor/administratie) ii. Via stagemakelaar iii. Automatisch proces (ook weer toegankelijk voor iedereen) 5. Informatie algemeen over MaS gegeven door a. School c. Stagebiedende organisatie d. Anders, nl 6. Aanbieden en opslaan van materialen die worden gebruikt voor MaS, zoals: a. Contracten i. Uniform binnen een spreidingsgebied ii. Aangepast per school b. Aanmeldingsformulier stageplek c. Evaluatieformulier met evaluatie- en reflectieproces (in te vullen door leerling en eventueel commentaar begeleider stageplek en monitoring door school) d. Verslag e. Gedragsregels (soms specifiek op een bepaalde stageplaats) f. Mailverkeer tussen leerling, leerkracht cq. begeleider school en begeleider vanuit stagebieder 7. Systeem heeft een eigen database met stageplekken of is het alleen te koppelen aan een reeds bestaande database 8. Monitorfunctie met overzichten van stages/stagiaires/leerlingen/scholen gekoppeld aan vacaturebank (meerdere antwoorden mogelijk) a. Alleen zichtbaar voor contactpersoon van de school b. Alleen voor de stagemakelaar c. Overzicht zichtbaar voor stagebieder d. Welke gegevens dienen zichtbaar te zijn? 9. Monitorfunctie met overzichten van stages/stagiaires/leerlingen in een systeem van de school 10. Welk digitale systemen gebruikt de school, denk aan leerling-administratiesystemen zoals en Focus. Maar ook elektronische leeromgevingen, etc. Zijn koppelingen nodig? 11. Zoeken op een locatie binnen een regio a. Met behulp van een kaart, GoogleMaps functie b. Met behulp van opgegeven postcode afstand bepalen 12. Investering per school of gemeente a. Zoveel mogelijk éénmalig en zo laag mogelijk voor de spelers in het samenwerkingsverband b. Ook voor de toekomst zijn de benodigde investeringen belangrijk, met name op basis van: i. Aantal leerlingen per school ii. Aantal bemiddelde leerlingen per school 5

6 iii. Aantal scholen iv. Aantal VWC 13. Worden leerlingen gevraagd om ook eigen gevonden stageplaatsen in het systeem te zetten? a. Ja b. Nee 14. Indien Ja is geantwoord op de vorige vraag, worden deze stageplaatsen vervolgens weer gebruikt door een makelaar of school voor het tot stand brengen van een toekomstige matching? a. Ja b. Nee U heeft nu de vragenlijst ter voorbereiding van het invullen van de kieswijzer voltooid. 6