Maatschappelijk stage Handleiding begeleiders WIS Handleiding voor begeleiders. Versie 1.3. Pagina 1

Transcriptie

1 WIS 3 Handleiding voor begeleiders Versie 1.3 Pagina 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Inloggen... 4 M@S schermopbouw... 5 Het indienen van een stage... 6 Goed- of afkeuren van een stage... 7 Het uitvoeren van een stage... 9 Beoordelen van een stage Leerlingen overzicht Rapportage Voortgangsrapport Per organisatie Per categorie Documenten Organisaties Vacaturebank Groepsstages Pagina 2

3 Inleiding Het begeleiden van leerlingen bij maatschappelijk stage is voor jullie een hele nieuwe taak en een nieuwe ervaring. Bij het begeleiden komen een aantal zaken kijkenzoals het communiceren met de leerlingen, het goedkeuren, het beoordelen van de stage en het toezicht houden op het proces. is een internettoepassing, waarbij het proces gecentraliseerd en via internet beheerd kan worden. Binnen de applicatie kunt u op een eenvoudige wijze toezicht houden op de stages van de leerlingen en binnen het systeem kunt u met de leerlingen communiceren en deze aansturen; om afsluitend de stageactiviteit te beoordelen. In deze handleiding worden kort de functionaliteiten voor de begeleider besproken. Zo gaat de handleiding in op het goedkeuren van een stage, het beoordelen van een stageactiviteit en opvragen van rapportages. Dit wordt allemaal aan de hand van een voorbeeld en een stappenplan uitgelegd en beschreven. Veel succes! Pagina 3

4 Inloggen is via een internetbrowser te bereiken en te bedienen. Het voordeel hiervan is dat u op elke plek via een computer met een internet toegang kunt inloggen. Figuur 1: Inloggen WISM@S Open een nieuw browservenster (bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer of Firefox). Type in de browser het adres in van WISM@S en druk op de entertoets. Dit adres heeft u als het goed is van gekregen of er staat een link op de site van de school. Er wordt een scherm geopend met een inlogvenster. Vul de inlognaam en het wachtwoord in wat u hebt ontvangen. o Beschikt u niet over een inlognaam en wachtwoord? Neem dan contact op met de stagecoördinator. Klik op de knop Inloggen Pagina 4

5 schermopbouw Nadat u bent ingelogd ziet u het WISM@S scherm. Dit scherm is opgebouwd uit een aantal vaste onderdelen: Menu: Aan de linkerkant van het scherm bevindt zich het menu. Met het menu kan genavigeerd worden tussen de de verschillende opties. Tabbladen: Een menuonderdeel kan uit meerdere onderdelen bestaan. Met de tabbladen is het mogelijk tussen de verschillende schermen te navigereren. Gebruikersnaam: Bovenin het venster staat de naam van de persoon die in het systeem ingelogd is. Uitloggen: Naast de naam staat een uitlogknop. Gebruik deze knop om de sessie te beëindigden. Pagina 5

6 Het indienen van een stage Het indienen van een stage wordt gedaan door de leerling. Deze kan dat op 2 manieren doen: 1) Door zelf een stage aan te dragen 2) Door in de vacaturebank te zoeken naar een stage en deze stage te reserveren. Nadat een leerling een keuze heeft gemaakt wordt de stage indiend ter goedkeuring bij de begeleider. Per wordt de begeleider (bijv. de mentor) op de hoogte gesteld van het feit dat de leerling een stage heeft ingediend. De leerling heeft na het indienen de mogelijkheid om een stagecontract af te drukken. Onderdeel van het proces kan zijn dat de stagebegeleider de stage niet goedkeurd voordat het ondertekende contract is ontvangen. Pagina 6

7 Goed- of afkeuren van een stage Via kunnen er stages worden ingediend door de leerlingen. Bij het indienen van een stage wordt de mentor hiervan per op de hoogte gebracht. Nadat een leerling een stage ingediend heeft kan de mentor of stagecoördinator de opdracht goed- of afkeuren. Bij een goedkeuring kan de leerling gaan beginnen met de stage. V Mentor Hans is al een aantal jaar stagebegeleider van een aantal leerlingen. Ook dit jaar begeleidt Hans weer een viertal leerlingen en maak hierbij gebruik van WISM@S. Hans krijgt per een verzoek van leerling Freek binnen om stage te lopen bij het zorgcentrum. Hoe kan Hans de stage goedkeuren? Het goedkeuren van een stage Log in in WISM@S Klik in het menu op Stages U ziet nu een overzicht met stages van de leerlingen waar u mentor/stagecoördinator van bent. Gebruik het statusfilter om te filteren tussen stages: o Ingediend: Deze stages wachten op goedkeuring van de stagebegeleider o Uitvoeren: Goedkeuring is verleend, de leerling kan aan de slag o Beoordelen: De leerling heeft de stage uitgevoerd en vraagt om beoordeling van de stagecoördinator. o Afgerond: De stage is naar tevredenheid afgerond en de leerling heeft de (uren) punten verdiend. o Afgekeurd: Ingediende stages die uiteindelijk zijn afgekeurd door de stagebegeleider o Aanpassen: De door een leerling ingediende stage is niet goed omschreven en de stagebegeleider geeft hiermee Pagina 7

8 aan dat de leerling de stage aanpast / nauwkeuriger omschrijft. Open een stage die de status Ingediend heeft. Deze zijn ingediend door een leerling en wachten dus op goedkeuring. Er wordt een nieuw venster geopend met de detailgegevens van de stageactiviteit In dit voorbeeld willen we de stage goedkeuren. Controleer de gepresenteerde gegevens en klik op de knop Volgende stap Er wordt een nieuw venster geopend met een aantal opties. o Bericht: Hier kunt u een bericht of opmerking naar de leerling schrijven. Dit bericht wordt per naar de leerling gecommuniceerd. Alle verstuurde berichten zijn te zien op het tabblad Berichten van de stage. Geeft aan wat er met de ingediende stage moet gebeuren: o Afkeuren: De stageopdracht wordt afgekeurd en de leerling krijgt geen toestemming om de stageopdracht uit te voeren. o Laten aanpassen: De stage wordt niet goedgekeurd, maar de leerling krijgt de mogelijkheid om de stage aan te passen. Als begeleider heeft u zelf natuurlijk ook de mogelijkheid dit te doen maar soms is dat niet gewenst. De leerling dient na het aanpassen de stage wederom in. o Uitvoeren: U keurt de stage goed en de leerling mag beginnen met het uitvoeren van de stage. o Opslaan: De eventuele aanpassingen aan de stage worden opgeslagen maar er wordt verder geen actie ondernomen. De stage blijft staan als ingediende stage. Vul een bericht in voor de leerling; klik op de knop Uitvoeren om de stage goed te keuren. Pagina 8

9 Het uitvoeren van een stage De leerling heeft goedkeuring ontvangen voor de stage en gaat nu aan de slag. Mogelijk is binnen uw organisatie afgesproken dat een stage wordt afgesloten met een verslag, evaluatie of presentatie. De leerling en begeleiders hebben de mogelijkheid documenten digitaal bij de stage te voegen in een portfolio. Na afloop van een stage en eventueel het digitaal bijvoegen van een document vraagt de leerling digitaal om een beoordeling. Zodra dit gebeurd wordt dit per gecommuniceerd naar de stagebegeleider (bijv. de mentor). Pagina 9

10 Beoordelen van een stage De leerling heeft stage gelopen na afloop van de stage wordt de stage beoordeeld en afgerond door de stagebegeleider. De stagebegeleider ontvangt hierover per bericht. Nadat de stage is beoordeeld en afgerond is worden de stageuren geregistreerd en heeft de leerling een gedeelte van zijn verplicht aantal stageuren voltooid. V Mentor Hans heeft per bericht ontvangen dat leerling Freek zijn stage heeft voltooid en vraagt om een beoordeling. Freek klikt op de link in de en krijgt de stage in WISM@S direct te zien. Het beoordelen van een stage Log in in WISM@S Klik in het menu op Stages Filter op de stages met status Beoordelen Klik de stage van de leerling aan U ziet nu de gegevens van de stage Beoordeel de stage, kijk eventueel op het tabblad Documenten om het verslag te zien als dit digitaal is bijgevoegd Klik op de knop Volgende stap Er wordt een nieuw venster geopend met een aantal opties: o Bericht: Hier kunt u een bericht of opmerking naar de leerling schrijven. Dit bericht wordt per naar de leerling gecommuniceerd. Alle verstuurde berichten zijn te zien op het tabblad Berichten van de stage. Selecteer wat er met de ingediende stage moet gebeuren: o Afwezig geweest: De leerling is niet aanwezig geweest bij de stageactiviteit en via deze optie wordt de stage niet meegerekend voor de leerling Pagina 10

11 o Afronden: De leerling heeft de stage succesvol afgerond en de stageuren worden geregistreerd als voldoende. o Opslaan: De eventuele aanpassingen aan de stage worden opgeslagen maar er wordt verder geen actie ondernomen. De stage blijft staan als ingediende stage. Klik op de knop Afronden om de status van de activiteit aan te passen. Pagina 11

12 Leerlingen overzicht Onder het menuitem Leerlingen is het mogelijk een lijst op te vragen van de leerlingen die onder de begeleider vallen. Ook in dit scherm is de mogelijkheid om te filteren op klas voor het geval er meerdere klassen worden begeleid. Door een leerling aan te klikken opent een scherm met de leerlingkaart en een overzicht van de door de stages. Persoonlijk overzicht van een leerling opvragen Log in in Klik in het menu op Leerlingen Selecteer een klas of zoek naar een leerling. Bij het zoeken wordt exact gezocht. Zoekt u dus op "Jan" dan worden alleen leerlingen gevonden die "Jan" heten, en dus niet leerlingen die "Jan Jaap" heten. Als u deze ook wilt hebben voegt u het zgn wildcard-teken toe, u zoekt dan op Jan%. Het is ook mogelijk alle leerlingen te vinden die Jaap heten, inclusief Jan Jaap. Daarvoor plaatst u het % teken vooraan: %Jaap. De gevonden leerlingen worden getoond. Onderdeel van het overzicht zijn de volgende kolommen: o Voornaam: De voornaam van de leerling zoals die is overgenomen uit het administratiesysteem. o Achternaam: De achternaam van de leerling, zoals die is overgenomen uit het administratiesysteem. o Klas: Deze kolom wordt alleen getoond als er geen klas is geselecteerd. Dit is de klas/stamgroep van de leerling. o Het adres van de leerling zoals dat binnen WIS M@S is geregistreerd. Afhankelijk van uw school o Uitvoeren: Het aantal uur van alle stages waar goedkeuring voor is verleend maar die nog niet zijn afgerond. Pagina 12

13 o Afgerond: Het aantal uur stage dat een leerling al heeft afgesloten over de hele schoolcarrière. Klik een leerling aan De leerlingkaart wordt getoond met een samenvatting van de voortgang en informatie over de leerling. Op het tabblad stages kan verder worden ingezoomd op de stages van deze leerling. Pagina 13

14 Rapportage Onder het menuitem Rapportage kan door de stagebegeleider van diverse onderdelen binnen het systeem een rapport opgevraagd worden: Voortgangsrapport per klas of hele school Rapport met de stageplaatsen gegroepeerd per stagebieder Rapport met stageplaatsen gegroepeerd per categorie Voortgangsrapport Om een beter beeld te krijgen van de status van uw leerlingen kunt u een voortgangsrapport opvragen. In het voortgangsrapport kunt u aflezen: Klasuren: Het totaal aantal stageuren door deze leerling t/m dit schooljaar af te ronden Goedgekeurde uren: Het aantal uren dat goedgekeurd is door de stagebegeleider en uitgevoerd kan worden door de leerling; maar nog niet is afgerond Afgeronde uren: Het aantal uur dat door de leerling met succes is afgerond en beoordeeld door de stagebegeleider Voltooid: In dit veld is af te lezen of de leerling het benodigde aantal uren heeft gehaald. Dit is alleen Ja op het moment dat: Aantal afgeronde uren is groter dan of gelijk aan aantal klasuren Voortgangsrapport opvragen Log in in WISM@S Klik in het menu op Rapportage Selecteer een klas Pagina 14

15 Klik op Weergave wijzigen of klik op Excel om de rapportage te genereren Per organisatie Om een beeld te krijgen van de stages per organisatie kunt u een rapportage opvragen met een overzicht van stageplaatsen gegroepeerd per bedrijf. Binnen het overzicht worden het aantal open en het aantal ingevulde stageplaatsen getoond. Rapport stageplaatsen per organisatie opvragen Log in in WISM@S Klik in het menu op Rapportage Klik het tabblad Per organisatie Selecteer een categorie of organisatie waarop u wilt filteren Klik op de knop Weergave wijzigen of de knop Excel om het rapport te maken Per categorie Om een beeld te krijgen van de stageplaatsen per categorie kunt u een overzicht opvragen wat groepeerd op categorie Rapport stageplaatsen per categorie opvragen Log in in WISM@S Klik in het menu op Rapportage Klik het tabblad Per categorie Selecteer een periode waarover moet worden gerapporteerd. Klik op de knop Weergave wijzigen of de knop Excel om het rapport te maken Pagina 15

16 Documenten Onder het menuitem Documenten is algemene informatie te vinden over maatschappelijke stage binnen de school. Voorbeelden hiervan zijn bijv. een concept logboek of evaluatiedocument. Het downloaden van een document Log in in Klik in het menu op Documenten Zoek het document om te downloaden Klik op de downloadknop om het bestand te downloaden Het document wordt gedownload Pagina 16

17 Organisaties Onder het menuitem Organisaties is een lijst met organisaties te vinden waar stage is of wordt gelopen. De organisaties zijn opgesplitst in meerdere typen. De meest gebruikte zijn: Actief: Alle organisaties die door de stagecoördinator zijn ingevoerd en gecontroleerd. Uit deze lijst kan worden gekozen bij het aanmelden van een stage Leerling aangebracht: Organisaties die door de leerling zijn toegevoegd maar niet zichtbaar zijn voor andere personen binnen de school Prullenbak: Organisaties die vroeger stageplaatsen boden maar dat nu niet meer doen en dus niet meer in de lijst voorkomen worden in de prullenbak geplaatst. Hierdoor blijft de historie bewaard maar wordt deze organisatie niet meer weergegeven in de lijst van actieve organisaties. Andere typen die mogelijk van toepassing zijn op uw organisatie: Via vacaturebank: Deze bevat organisaties die vanuit een externe vacaturebank in het systeem terecht zijn gekomen. Bij het invoeren van een nieuwe organisatie wordt het adres, de postcode en de plaats gebruikt om de geografische lokatie te bepalen. Deze lokatie wordt later gebruikt om eventuele vacatures op de landkaart te plaatsen. Bij de organisatie worden contactpersonen geregistreerd. Een contactpersoon kan alleen worden verwijderd als er geen vacatures en stages meer in het systeem staan die deze contactpersoon gebruiken. Pagina 17

18 Vacaturebank Binnen is het mogelijk te werken met 2 soorten stages. Een stage die aangebracht is door de leerling (op eigen initiatief) of op basis van een vacature in de vacaturebank. Een vacature bevat een aantal velden die overeenkomen met die van de stage. Bijvoorbeeld wordt hier een categorie geregistreerd, het aantal uren dat betrekking heeft op de stage. Kenmerkend voor de vacature zijn de volgende velden: Aantal uur: Het aantal uur dat per leerling wordt verdiend als de stage succesvol wordt afgerond. Het aantal plaatsen: Dit is het aantal leerlingen dat kan inschrijven op de vacature. Zodra alle plaatsen bezet zijn wordt de vacature niet meer binnen het systeem getoond en kan de leerling er dus niet meer op inschrijven. Stageperiode: Vul hier de periode in wanneer de stage gelopen wordt door het selecteren van de begin- en einddatum. Publicatieperiode: Binnen deze periode wordt de vacature gepresenteerd aan de leerlingen. Buiten deze periode wordt de vacature niet meer getoond. Organisatie: Selecteer hier de organisatie waar stage wordt gelopen en de contactpersoon die benaderd kan worden voor meer informatie. Bij een vacature worden zogenaamde kenmerken geregistreerd. Dit zijn kenmerken die iets zeggen over de vacature en zijn uitgesplitst per onderdeel. De standaard onderdelen zijn: Tijdstip: Dagen van de week waarop deze stage van toepassing is Dagdeel: Dagdeel waarop wordt stagegelopen Periode: al dan niet in een vakantie Deze kenmerken geven de mogelijkheid voor leerlingen om specifieker te zoeken. De genoemde kenmerken zijn onderdeel van een standaardinstallatie WISM@S maar kunnen op verzoek worden uitgebreid. Pagina 18

19 Het invoeren van een vacature Log in in Klik in het menu op Vacaturebank Klik op de knop Vacature toevoegen Vul alle velden in en selecteer een organisatie Ga naar het tabblad kenmerken en vink alles aan wat van toepassing is Nadat een vacature is ingevoerd kan een plek door de leerling worden gereserveerd. Hoe dit moet staat beschreven in de Handleiding voor leerlingen. Het tonen van ingeschreven leerlingen Na enige tijd wil de organisatie weten wie zich allemaal hebben ingeschreven. De stagecoördinator doet dit als volgt: Log in in Klik in het menu op Vacaturebank Pagina 19

20 Klik de vacature aan waar het om gaat Ga naar het tabblad Inschrijvingen Er wordt nu een overzicht getoond met ingeschreven leerlingen uitgesplitst per fase. Leerlingen in fase Uitvoeren hebben toestemming om de stage uit te voeren. Pagina 20

21 Groepsstages Vacatures uit de vacaturebank kunnen binnen worden gebruikt voor het maken van groepsstages. Door gebruik te maken van de groepsstagefunctionaliteit is het mogelijk een vacature in één keer te koppelen aan een groep leerlingen. Voor deze leerlingen wordt dan automatisch een stage aangemaakt. Het is mogelijk om direct aan te geven in welke fase die stage geplaatst moet worden. Bijv. de fase Afgerond zorgt ervoor dat de groepsstage direct gemarkeerd wordt als afgerond. Als het noodzakelijk is dat de leerling zelf nog goedkeuring moet ontvangen van zijn stagebegeleider dan is het verstandig de stage aan te maken in fase Ingediend. De stagebegeleider krijgt dan volgens het normale patroon een met de vraag of de stage goedgekeurd moet worden. Vaak is het zo dat binnen een groepsstage de stagecontracten voor de hele groep worden afgehandeld door een begeleider. In dat geval is het mogelijk de stage direct aan te maken in fase Uitvoeren. Het maken van een groepsstage Log in in Klik in het menu op Vacaturebank Klik de vacature aan die gebruikt moet worden voor de groepsstage. Indien er nog geen vacature is aangemaakt staat op pagina 18 een handleiding hoe dit moet. Klik op de knop Groepsstage maken om een groepsstage te maken Selecteer de fase waarin de stage moet worden aangemaakt. Bijvoorbeeld: Uitvoeren. Hierdoor wordt er geen goedkeuring meer aan de stagebegeleider gevraagd. Het is ook mogelijk om direct deze groepsstage als Afgerond te markeren. Er zijn dan geen handmatige acties meer vereist voor de stages. Selecteer de klas waar leerlingen uit gaan stagelopen Pagina 21

22 In de lijst met leerlingen selecteer de leerlingen die mee doen met de groepsstage. Selecteer andere klassen indien van toepassing. Klik op Wijzigingen opslaan. De stages worden nu aangemaakt voor de leerlingen Pagina 22