INSTRUCTIEDOCUMENT MENTOREN

Transcriptie

1 INSTRUCTIEDOCUMENT MENTOREN (Versie 3.0) INTRODUCTIE In dit document wordt de werking uitgelegd van de Mentormodule. Het gaat stap voor stap door het systeem heen. Aangeraden wordt dit document door te nemen voordat u met het nieuwe de Mentormodule gaat werken. U kunt het ook gebruiken als naslagwerk als u vragen heeft tijdens het gebruik. Tevens worden in dit document een aantal belangrijke punten voor u als mentor extra onder de aandacht gebracht. Taken en verantwoordelijkheden van de mentor: 1. Als mentor bent u het aanspreekpunt voor de DAV-1 én het asbestverwijderingsbedrijf (of bedrijven) waar de DAV-1 de opdrachten en pakuren zal maken. U bent contactpersoon en ook verantwoordelijk voor het traject. U heeft met grote regelmaat persoonlijk contact met de DAV-1, geeft uitleg over het traject, begeleidt en motiveert de DAV-1 waar nodig. U kunt hiervoor gebruik maken van het opmerkingen-veld binnen de mentormodule. 2. Bij aanvang van het traject vult u samen met de DAV-1 en het asbestverwijderingsbedrijf de Leerwerkovereenkomst in. In deze Leerwerkovereenkomst staan de verplichtingen van het asbestverwijderingsbedrijf, de leerling en de mentor duidelijk omschreven. Zorg dat alle betrokkenen de leerwerkovereenkomst hebben gelezen, begrijpen en zelf ondertekenen. 3. Leerwerkovereenkomsten die niet door de betrokken personen zelf zijn ondertekend, zullen ongeldig worden verklaard. Het ingevulde document mailt u naar Ascert, waarna deze het traject zal aanmaken en activeren. Pas wanneer dit is gebeurd, mag de DAV-1 aan het werk. 4. De opdrachten moeten in een werkelijke situatie worden uitgevoerd. Opdrachten mogen niet gesimuleerd worden. Sommige opdrachten hoeven niet onder asbestcondities te worden uitgevoerd. Als dit het geval is, dan is dat duidelijk op de opdracht aangegeven. De opdrachten moeten op de datum van aftekenen zijn uitgevoerd en matchen met de logboeken. 5. DTA s dienen hun bevindingen te beschrijven bij de door de DAV-1 uitgevoerde opdrachten. Het alleen aankruisen van voldoet is onvoldoende. 6. Pakuren dienen door middel van de logboekformulieren aantoonbaar te worden gemaakt. De logboekformulieren moeten tenminste de datum, de uitgevoerde werkzaamheden en het aantal pakuren bevatten die op die dag gemaakt zijn. Het is - uit privacy-overwegingen - toegestaan de namen van de overige DAV-ers die in het logboek opgenomen zijn, onleesbaar te maken. De logboeken moeten op volgorde van datum achter het asbesturenregistratieformulier gehecht worden en worden geupload. Hierna kunt u het traject afsluiten. Na afsluiting van het traject worden alle documenten gecontroleerd, alvorens een verklaring wordt opgesteld waarmee toelating tot het examen wordt verleend. We wensen u veel plezier met uw mentorschap!

2 VOOR WIE BEDOELD? Dit document is voor mentoren. Mentoren zijn diegene die in het register van Ascert zijn geregistreerd als mentor. Er is een apart instructiedocument voor de beheerder (Ascert) van het systeem. Deze kan mentoren aanmaken en leerlingen aan een mentor koppelen. Voor de leerling is er ook een online omgeving. Deze kan de voortgang van zijn traject volgen. OPBOUW VAN HET DOCUMENT In het document wordt in vet en cursief aangegeven indien er een button is waarop u dient te klikken (voorbeeld Login) Per onderdeel zijn in een grijs kader opmerkingen geplaatst. Dit zijn eventuele uitzonderingen of bijzondere situaties. INHOUDSOPGAVE Voor wie bedoeld?... 2 Opbouw van het document... 2 Voorbereidingen en Inloggen... 2 Stap 1: Het bijwerken van de contactgegeven van het SC530 bedrijf... 4 Stap 2: Het aanmaken van een opdrachtenpakket... 5 Stap 3: Het bijwerken van de resultaten van de opdrachten... 8 Stap 4: Uploaden van het asbesturenformulier en logboek(en) Stap 5: Het afronden van het traject VOORBEREIDINGEN EN INLOGGEN De Mentormodule is een web-applicatie. Om de Mentormodule te kunnen gebruiken heeft u een PC nodig met een Internet verbinding en een browser. Alle browsers worden ondersteund zoals Firefox, Internet Explorer, Google Chrome en Safari. Eerste keer inloggen: nadat u door Ascert in het mentorregister bent opgenomen, ontvangt u een activatielink. Wanneer u daarop klikt, kunt u zelf een wachtwoord invoeren. Om de Mentormodule vervolgens te kunnen gebruiken dient u in te loggen. Ga naar de Mentormodule via het adres Uw adres is de gebruikersnaam en u heeft bij de eerste keer inloggen zelf een wachtwoord ingesteld. Als u gebruikersnaam of wachtwoord niet meer heeft dan kunt u bij Ascert deze opnieuw opvragen. Inloggen De startpagina van de Mentormodule ziet er als volgt uit: Instructiedocument mentoren versie 3.0_ Pagina 2 van 12

3 Inlogpagina van de Mentormodule Vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik op Inloggen om vervolgens in te loggen Ben je je wachtwoord vergeten dat kun je die opnieuw aan je adres laten sturen; Als je ingelogd bent kom je in het openingsscherm. Dit scherm kent bovenin 2 tabbladen. De Lopende trajecten en de Gesloten trajecten. In het tabblad Lopende trajecten worden alle lopende trajecten van leerlingen getoond. In het tabblad Gesloten trajecten staan alle afgesloten trajecten. Per traject worden de volgende velden getoond: Leerling Afgeronde opdrachten Vordering Toont de naam van de leerling Toont in een balk het percentage van de reeds afgeronde opdrachten t.o.v. het totaal. Hiermee is te zien hoe ver de leerling is gevorderd in het traject. Deze toont de vordering: Groen en rechts; De leerling loopt voor op schema Oranje en midden; De leerling loopt op schema Rood en links; De leerling loopt achter op schema Einddatum certificaat De datum waarop het traject dient te zijn afgerond. Alle lopende trajecten met leerlingen Pagina 3 van 12

4 Zodra Ascert een leerling heeft toegewezen aan een mentor zal deze in de lijst met Lopende Trajecten naar voren komen; Indien er nog geen leerlingen zijn toegewezen zal in de lijst Geen resultaten gevonden worden getoond. Het doorlopen van een traject met een leerling kent de volgende stappen: Stap 1: Het bijwerken van de contactgegeven van het SC530 bedrijf Stap 2: Het aanmaken van een opdrachtenpakket Stap 3: Het bijwerken van de resultaten van de opdrachten Stap 2 en 3 worden herhaald zolang nog niet alle opdrachten met goed gevolg zijn uitgevoerd. Stap 4: Uploaden van het evaluatieformulier en logboek Stap 5: Het afronden van het traject Het systeem begeleidt je door deze stappen. Bepaalde knoppen of functies worden pas getoond als een stap is afgewerkt. In onderstaande paragrafen wordt elke stap toegelicht. STAP 1: HET BIJWERKEN VAN DE CONTACTGEGEVEN VAN HET ASBESTVERWIJDERINGSBEDRIJF Zodra een leerling aan een mentor is toegekend én de contactgegevens van het bedrijf zijn ingevuld, zal die in de lijst met lopende trajecten worden getoond. Alle lopende trajecten met leerlingen Klik op de knop Bekijk om een leerling traject te openen. Links staan de opdrachtpakketten. Die zijn bij een nieuw traject nu nog leeg. Rechts staan de gegevens van het traject. Als eerste dienen de contactgegevens van het SC530 bedrijf te worden opgegeven. Daar worden straks de opdrachtpakketten aan g d. Instructiedocument mentoren versie 3.0_ Pagina 4 van 12

5 Het overzichtscherm van een leerlingtraject nadat deze de eerste keer wordt geopend. Klik op de knop Gegevens aanpassen om deze gegevens aan te vullen. Links dienen de volgende 2 velden te worden ingevuld: Contactpersoon adres contactpersoon De naam van de contactpersoon bij het SC530 bedrijf Het adres van de contactpersoon waaraan de opdrachtpakketten zullen worden g d. Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan en terug te keren naar het scherm waarin het leerling traject wordt getoond. De velden voorzien van een ster (*) zijn verplichte velden. Beide velden zijn hier dus verplicht; Indien de contactpersoon verder in het traject wijzigt dan kan dit later ook worden aangepast d.m.v. de knop Gegevens aanpassen. STAP 2: HET AANMAKEN VAN EEN OPDRACHTENPAKKET In het scherm van het leerling traject is nu links de knop Opdrachtpakket aanmaken bij gekomen. Hiermee kan een opdrachtpakket worden aangemaakt. Klik de ze knop om een pakket aan te gaan maken. Pagina 5 van 12

6 Het overzichtscherm van een leerlingtraject waarin een opdrachtpakket kan worden aangemaakt. Onderstaand scherm wordt dan getoond. Het aanmaken van een opdrachtpakket. Instructiedocument mentoren versie 3.0_ Pagina 6 van 12

7 De volgende velden dienen te worden ingevuld: Titel Bedrijf DTA Opdrachten Elk opdrachtenpakket dient een titel te krijgen. Deze komt ook op de titelpagina van het opdrachtenpakket te staan. Dit is het SC530 bedrijf waar de opdrachten worden uitgevoerd. De naam van de DTA die de opdrachten gaat begeleiden. De opdrachten kunnen worden aangevinkt welke in het opdrachtenpakket dienen te worden opgenomen Onderaan de pagina kan middels de knop Aanmaken het opdrachtpakket worden aangemaakt. Het SC530 bedrijf staat vooraf al ingevuld; Indien de opdrachten bij een ander SC530 bedrijf worden uitgevoerd zal door Ascert eerst een nieuw contract moeten worden opgevoerd en dit 530 bedrijf worden toegekend aan het traject; Er dient minimaal 1 opdracht in het opdrachtenpakket te worden opgenomen; Afhankelijk welke blokken en welke opdracht zijn ingesteld zal dit scherm er voor wat betreft de getoonde opdrachten en blokken wat anders uit kunnen zien. Nadat het pakket is aangemaakt wordt teruggekeerd naar het overzichtsscherm van het opdrachtenpakket. Links staat nu een overzicht van het opdrachtenpakket dat is aangemaakt. Rechts bovenaan zijn nu 3 knoppen zichtbaar. Wijzig Hiermee kan het opdrachtenpakket nog worden aangepast, zolang deze niet is g d. Mailen Hiermee wordt het opdrachtenpakket definitief en wordt deze g d. Opdrachten downloaden Hiermee kan de mentor het opdrachtenpakket als PDF downloaden Klik op Mailen om het opdrachtenpakket aan de contactpersoon van het SC530 bedrijf te mailen. Het overzichtscherm van een opdrachtpakket. Het systeem vraagt om een bevestiging om te mailen waarna het opdrachtenpakket definitief is en niet meer kan worden gewijzigd, Het opdrachtpakket is een PDF dat een titelblad heeft waarin de titel van het pakket en de naam van de leerling zijn opgenomen. En vervolgens elke opdracht die deel uitmaakt van het pakket; Pagina 7 van 12

8 STAP 3: HET BIJWERKEN VAN DE RESULTATEN VAN DE OPDRACHTEN Nadat het opdrachtenpakket is g d kan deze binnen het asbestverwijderingsbedrijf worden uitgevoerd. Belangrijk: Op de opdrachten is een vak opgenomen waarin de DTA zijn bevindingen kan vastleggen. Instrueer de DTA dat hij dit vak ook gebruikt om bevindingen vast te leggen. Wat is daadwerkelijk getoetst, wat ging goed, wat kon beter. Alleen invullen van de conclusie goed of prima of iets dergelijks is geen waarneming. Zodra het ingevulde opdrachtenpakket retour is ontvangen kunnen de resultaten in het systeem worden bijgewerkt. Open dan binnen de Lopende opdrachten het specifieke leerlingtraject middels de knop Bekijk. Open dan binnen dat leerlingtraject het specifieke opdrachtpakket, waarvan de resultaten worden bijgewerkt, middels de knop Openen. In onderstaand scherm zijn de details van dat opdrachtenpakket zichtbaar en rechts bovenaan de knoppen: Opnieuw mailen Hiermee kan het pakket eventueel opnieuw worden g d. Opdrachten downloaden Hiermee kan het pakket opnieuw worden gedownload voor de mentor. Afronden Hiermee kan het pakket worden afgerond en de resultaten worden opgegeven. Het afronden van een opdrachtpakket. Klik op de knop Afronden om de resultaten op te voeren en dat pakket daarmee af te ronden. Het scherm zoals hieronder wordt dan getoond. De volgende velden moeten worden ingevuld: Behaald Afsluitdatum PDF Geef per opdracht Ja of Nee om aan te geven of de opdracht is behaald. Per opdracht kunnen aanvullende opmerkingen worden vastgelegd. De datum waarop de opdracht is afgesloten. Standaard wordt hier de datum van die dag getoond en kan aangepast worden door in het veld te klikken. De PDF met daarin de resultaten die door het 530 bedrijf zijn aangegeven dienen hier te worden geupload. Instructiedocument mentoren versie 3.0_ Pagina 8 van 12

9 Het invoeren van de resultaten van een opdrachtpakket. Klik op de knop Opslaan om de gegevens op te slaan en terug te keren naar het overzichtsscherm van het leerling traject. Het overzichtsscherm van een leerlingtraject met de voortgang In dit scherm zijn links alle opdrachtpakketten en hun status te zien. Rechts de trajectgegevens en de vorderingen. Het meest recente pakket staat bovenaan. Er kan nu telkens een nieuw opdrachtenpakket worden aangemaakt en zo kan stap 2 en 3 worden herhaald totdat alle opdrachten met goed gevolg zijn uitgevoerd. Bij het opnieuw aanmaken van een opdrachtenpakket worden bij de opdrachten bepaalde kleurcoderingen gebruikt. Pagina 9 van 12

10 Het aanmaken van een nieuwe opdrachtenset Groen betekent dat de opdracht reeds is afgerond en kan dan niet opnieuw in een opdrachtpakket worden opgenomen. Oranje betekent dat de opdracht reeds in een ander opdrachtenpakket is opgenomen die nog niet is afgerond en waarvan de resultaten nog niet zijn opgegeven. Deze kunnen dan ook niet opnieuw in een opdrachtenpakket worden opgenomen. Opdrachten die niet zijn behaald kunnen wel weer in een nieuw opdrachtenpakket worden opgenomen. Sommige opdrachten in een blok kunnen was worden geselecteerd als eerdere blokken volledig zijn afgerond. In dat geval worden deze opdrachten grijs getoond en kunnen nog niet geselecteerd worden; STAP 4: UPLOADEN VAN HET ASBESTURENFORMULIER EN LOGBOEK(EN) Als alle opdrachten zijn behaald dan is de volgende stap om een evaluatie uit te voeren. De pakuren dienen door middel van logboekformulieren die op het werk ingevuld zijn aantoonbaar te worden gemaakt en tezamen met asbesturenregistratieformulier (website Ascert) als één document te worden toegevoegd aan de mentormodule. Hierna kunt u het traject afsluiten. Het toevoegen van de logboekformuleren is verplicht. De logboekformulieren moeten voldoen aan de eisen die in het certificatieschema zijn opgenomen en dienen achter het asbesturenregistratieformulier in volgorde van uitvoeringsdata te worden gevoegd. Instructiedocument mentoren versie 3.0_ Pagina 10 van 12

11 In het overzichtsscherm van het leerlingtraject staat dan rechtsboven de knop Evaluatie. Klik op die knop om het rapport bestaande uit het urenregistratieformulier met logboeken toe te voegen. Het overzichtsscherm van een leerlingtraject dat volledig is doorlopen Het uploaden van het evaluatieformulier en logboeken Upload links als één document het asbesturenregistratieformulier én alle logboeken vanaf 1 oktober 2016 waarbij de DAV-1 betrokken is geweest en klik Opslaan waarna dit wordt toegevoegd. Indien in het traject meerdere asbestverwijderingsbedrijven zijn betrokken dan zal er per contract een evaluatieformulier zijn en ook meerdere logboeken. Er dienen dan meerdere formulieren te worden geüpload. Middels de knop Evaluatie kan een nieuw document worden toegevoegd. STAP 5: HET AFRONDEN VAN HET TRAJECT Het traject kan nu worden afgerond. Rechts boven staan nu 3 knoppen: Evaluatie Een nieuwe versie van een evaluatie met urenregistratie en logboeken kan eventueel worden toegevoegd. Evaluatie downloaden Het evaluatieformulier en logboek kan worden gedownload. Afsluiten Het traject kan worden afgesloten. Klik op Afsluiten om het traject af te sluiten. Het traject is daarna niet meer zichtbaar in de Lopende trajecten. In het tabblad Gesloten trajecten zal deze dan wel worden getoond. Pagina 11 van 12

12 Het afsluiten van het traject In de gesloten trajecten is nog wel te zien welke trajecten zijn uitgevoerd. De details zijn niet meer in te zien. Ascert zal wel het dossier in het systeem bewaren en kan wel nog alle gegevens en documenten inzien; Instructiedocument mentoren versie 3.0_ Pagina 12 van 12