Onderzoek digitale systemen MaS (Maatschappelijke Stages)

Transcriptie

1 Onderzoek digitale systemen MaS (Maatschappelijke Stages) In opdracht van PRIMO nh augustus 2008 Onderzoeksburo Jan Waalen Pagina 1 augustus 2008

2 Inhoudsopgave Inleiding...3 Centrale vragen in het onderzoek:...4 Het onderzoeksverslag Samenwerking met een grote mate van automatisering Samenwerking met afzonderlijke registratie systemen Partijen beperken zich tot de eigen kerntaken...7 De kosten...7 Rapportage Inhoudelijke eisen Functionele eisen Randvoorwaarden...14 De filosofie achter de verschillende programma s...17 : via Persoonlijke indruk van de systemen...19 Beveiliging persoonsgegevens...21 Onderzoeksgroep...21 Met de volgende bedrijven/leveranciers is contact geweest Achtergrond van de bedrijven...22 Bijlagen...24 Gespreksverslagen leveranciers...50 : Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 2

3 Inleiding Voor het uitvoeren van de maatschappelijke stages (af te korten als MaS) door leerlingen van het voortgezet onderwijs is het wenselijk - of zelfs noodzakelijk dat scholen en steunpunten vrijwilligerswerk beschikken over een goed digitaal systeem om vraag en aanbod bij elkaar te brengen, (administratieve) ondersteuning te bieden en indien mogelijk zorg te dragen voor de gewenste rapportages. De afgelopen twee jaar zijn op dit terrein verschillende systemen ontwikkeld die als instrument voor de MaS ingezet kunnen worden. In dit onderzoek zijn een aantal systemen waarvan bekend is dat zij bestemd zijn voor MaS naast elkaar gezet en met elkaar vergeleken om scholen, steunpunten en gemeenten te helpen bij de keus voor een bij hen passend systeem. Als eerste stap is met een zestal vertegenwoordigers van het maatschappelijk veld gesproken om hun wensen met betrekking tot een systeem te inventariseren. Aan de hand van die wensen is een vragenlijst samengesteld voor de leveranciers en is met alle leveranciers gesproken. De reacties van de leveranciers op alle onderdelen staan in de bijlage. Omdat niet alle steunpunten en/of scholen op dezelfde manier het proces van de MaS met elkaar hebben ingericht wordt hier in het rapport ook onderscheid in gemaakt. We onderscheiden daarbij: 1- Scholen en steunpunten willen een grote mate van automatisering van het werkproces; 2- Scholen en steunpunten richten zich voornamelijk op hun kerntaken en hebben alleen behoefte aan een goed matchingsysteem; 3- Scholen hebben alleen behoefte aan een mogelijkheid voor leerlingen om stageplaatsen te kunnen vinden zonder dat er een matching, rapportage of volgsysteem aan gekoppeld is De verschillende systemen zijn met dit als uitgangspunt met elkaar vergeleken. Vervolgens is aan de hand van de reacties, de gesprekken en een globale presentatie van het systeem is op drie onderdelen een conclusie getrokken. De drie onderdelen zijn: 1- Inhoudelijke eisen die gesteld kunnen worden aan het systeem; 2- Functionele eisen die gesteld kunnen worden; 3- Randvoorwaarden waaraan het systeem moet voldoen. Per onderdeel is d.m.v. overzichtelijke tabellen aangegeven welk systeem aan de gestelde eisen voldoet, of kan voldoen. In de bijlage zijn de reacties van de leveranciers op de onderzoeksvragen weergegeven. Voorafgaande aan de vele antwoorden is per systeem de filosofie achter het programma door de leveranciers gegeven. Hierin hebben zij verwoord wat ze in feite met het programma beogen. Als extra bijlage is ook het onderzoeksrapport van Gendo toegevoegd over de beveiliging van systemen voor registratie van persoonsgegevens. Het rapport is niet uitputtend. Er zijn zeker meer systemen die in het kader van de uitvoering van de MaS kunnen functioneren. Ook zullen er voortdurend andere systemen ontwikkeld worden en zullen bestaande systemen aangepast worden. In die zin is dit een moment opname. Een eensluidende conclusie welk programma het beste is, is door mij niet te geven. Dat is sterk afhankelijk van de wensen die de deelnemende organisaties hebben en welke middelen tot hun beschikking staan. De conclusie is wel geformuleerd aan de hand van mogelijke verschillende samenwerkingsverbanden. Dit onderzoek is uitgevoerd door drs Jan Waalen, van Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh. Het onderzoek heeft plaats gevonden in juli en augustus Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 3

4 Centrale vragen in het onderzoek: Door PRIMO nh zijn vier centrale onderzoeksvragen geformuleerd: - Welke bestaande digitale systeem/webapplicatie MaS zijn er momenteel? - Wat zijn de kenmerken/eigenschappen van deze systemen (feitelijke beschrijving)? - Welk systeem is het meest geschikt voor het effectief en efficiënt organiseren van maatschappelijke stages? - Als er geen systeem is dat op dit moment voldoet, wat is dan het advies om te doen? Om bovenstaande vragen goed te kunnen beantwoorden is een voorbespreking geweest door Anneke Wiersma van PRIMO nh, met 2 stagebieders, 2 scholen en 2 steunpunten vrijwilligerswerk. Dit leverde de basis voor de specifieke onderzoeksvragen. Deze aandachtspunten worden hier niet herhaald en ook de gebruikte vragenformulieren worden niet integraal overgenomen. Deze zaken vinden hun weerslag in de reacties in de bijlage, De volgende personen hebben meegewerkt aan het opstellen van een lijst van wensen ten aanzien van een digitaal systeem MaS: - Steunpunten vrijwilligerswerk: Erik Boele (Vrijwilligerscentrale Cardanus) en Angelique Bakker (Bureau Vrijwilligerswerk Hilversum) - Stagebieders: Chantal van Aarde (Kinderboerderij Hertenkamp), Nel Michgelsen (Clup) - Scholen: Reinier Mudde (Erfgooiers College) en Myrthe vd Giessen (Schoter Scholengemeenschap) Een van de aandachtspunten die aan de orde moest komen was de beveiliging van persoonsgegevens in het kader van de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens. Op dit terrein hebben we zelf geen onderzoek kunnen doen, maar hebben we gebruik gemaakt van de expertise van Gendo en de reactie van BlueBased daarop. Het rapport van Gendo rondom dit item is als bijlage opgenomen. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 4

5 Het onderzoeksverslag Bij het bepalen van de keuze voor een bepaald systeem is het belangrijk om uit te gaan van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden die de verschillende partijen met elkaar afspreken. - Welke taken wil men als school en als steunpunt uitvoeren en wat wil men aan anderen overlaten? - Welke verantwoording wil men zelf houden en welke wil men overdragen aan anderen? - In hoeverre wil men het proces of de taken automatiseren? - Welke middelen zijn beschikbaar om taken uit te voeren, (te denken aan geld, personeel en eventuele vrijwillige medewerkers)? - Wat is de schaal waarop een aan te schaffen systeem moet kunnen functioneren? - Welke eisen stelt de gemeente met betrekking tot financiering en verantwoording? We zullen aan de hand van enkele modellen de verschillende systemen met elkaar vergelijken: 1- samenwerking met een grote mate van automatisering; 2- samenwerking met afzonderlijke registratie systemen; 3- partijen beperken zich tot de eigen kerntaken. 1- Samenwerking met een grote mate van automatisering De systemen en gaan uit van een intensieve samenwerking tussen alle betrokken partijen en sturen voor een groot deel het proces van de MaS. Alle noodzakelijke en wenselijke rapportages worden binnen deze systemen uitgevoerd. De andere systemen beperken zich voornamelijk tot het matchen van vraag en aanbod. In gemeenten waar scholen en VWC samenwerken rondom MaS en waarbij beiden zich willen richten op hun kerntaken zonder veel extra werkzaamheden uit te moeten voeren kan men het beste kiezen voor één van deze twee systemen. Organisaties die nu werken met kunnen met hun systeem eenvoudig aansluiten bij. Alle relevante gegevens vanuit worden automatisch doorgevoerd in De systemen en MYC zijn volledige webbased (alles loopt via internet en wordt op een internetserver opgeslagen). is een computerprogramma dat off-line geïnstalleerd is en dat gegevens exporteert voor de internettoepassing. Door het opslaan van gegevens van leerlingen in een database die via internet toegankelijk is, hebben de eerste twee systemen nadrukkelijk te maken met de wet op de bescherming van persoonsgegevens. Bij is daar nadrukkelijk aandacht aan besteed, bij MYC (nog) niet. heeft een protocol voor beheerder over hoe om te gaan met registratie van persoonsgegevens en voldoen daarmee aan de wettelijke eis. De systemen en (MYC) gaan uit van een intensieve samenwerking tussen scholen, vrijwilligerscentrale of steunpunt vrijwilligerswerk (VWC) en gemeente voor de uitvoering van de maatschappelijke stages. Het proces van MaS en de rapportages staan centraal. Binnen deze systemen worden veel werkzaamheden geautomatiseerd uitgevoerd. Scholen en VWC leveren de basisinformatie aan om in het systeem opgenomen te worden en vervolgens wordt aan de leerlingen en organisaties gevraagd om zelf zorg te dragen voor aanvullende informatie over vraag en aanbod. Het matchen gebeurt vervolgens via een vaste procedure. De verantwoordelijke personen/partijen krijgen via het systeem bericht of het verzoek om bepaalde zaken te autoriseren. is een systeem dat volledig gericht is op MaS en alle noodzakelijke en wenselijke procedures en rapportages uitvoert volgens de laatste eisen van het ministerie en daarnaast een grote mate van maatwerk kan leveren per school en/of VWC. Alle noodzakelijke gegevens van de stages van de leerlingen kunnen vanuit dat systeem naar school worden verstuurd. Hiervoor hoeven geen extra uren of werkzaamheden door de school te worden uitgevoerd. Rapportages kunnen als digitaal en schriftelijk document naar school gestuurd worden. Extra investeringen in het aanpassen van leerlingvolgsystemen zijn overbodig. Docenten en leerlingbegeleiders kunnen zich bezig houden met het begeleiden van leerlingen en de VWC kan zich richten op het werven van MaS en eventueel voorlichting geven aan leerlingen over vrijwilligerswerk en MaS. De afgelopen twee jaar is proefgedraaid, niet alleen met de programmatuur, maar vooral ook met de samenwerking tussen scholen, steunpunten en stagebieders: de taakverdeling daarbinnen, de informatie-uitwisseling, de Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 5

6 communicatie etc., kortom met de structurering van het gehele proces van MaS, dus niet alleen de match (het smallere perspectief van het steunpunt). MYC is een systeem dat nog in ontwikkeling is, maar dat uit gaat van de gedachte dat MaS niet los gezien kan worden van een algemeen beleid om jongeren maatschappelijk actief te laten zijn. Met dit systeem is het noodzakelijk/wenselijk dat met een groot aantal maatschappelijke organisaties samengewerkt wordt om jongeren te belonen voor maatschappelijke actief gedrag. De registratie en rapportage van uitgevoerde stages is hierbij minder uitgebreid en daarvoor zullen nog iets meer werkzaamheden aanvullend uitgevoerd moeten worden. Indien een gemeente bereid is om meer te investeren in een algeheel jongerenbeleid en daar een groot aantal maatschappelijke organisaties bij wil betrekken en MaS daar als onderdeel van ziet, dan kan men het beste kiezen voor MYC. Nadeel van dit systeem op dit moment is dat het nog niet volledig ontwikkeld en getest is. 2- Samenwerking met afzonderlijke registratie systemen De systemen van en MYC zijn niet ingericht om de werkzaamheden te scheiden tussen de verschillende partijen. Die twee systemen zijn complete systemen die het hele proces managen. In die situaties waar een VWC zich wil/zal beperken tot het verwerven en eventueel selecteren van vacatures voor MaS en dat de school zich richt op het begeleiden van de leerlingen en daarbij zorg draagt voor alle taken met betrekking tot de uitvoering van de MaS, dan zijn de systemen,, KEI in de maatschappij en goede en met elkaar vergelijkbare systemen. In deze systemen is het mogelijk om de wensen van scholen met betrekking tot selectiemogelijkheden van vacatures mee te nemen. In tegenstelling tot en MYC kennen deze systemen geen leerlingvolgsysteem of rapportage mogelijkheid van leerlingen over hun stages. In al deze gevallen gebeurt dat in het systeem van school. en gebruiken hetzelfde profiel voor vacatures en leerlingen om te kunnen matchen. Dat profiel wordt in overleg met of door scholen opgesteld en in het systeem ingevoerd. De VWC zorgt voor het werven en/of invoeren van de vacatures, waarbij in beide gevallen organisaties zelf ook de gegevens kunnen invoeren, al of niet na goedkeuring van de VWC. Beide systemen zijn niet gekoppeld aan de bestaande digitale vacaturebanken voor regulier vrijwilligerswerk van de VWC s. In geen van beide systemen worden de gegevens over het stageverloop van de leerlingen in dit systeem opgeslagen maar alleen op school in het leerlingvolgsysteem opgenomen. Er worden dus geen rapportages uitgevoerd over het inhoudelijke verloop van de stages, alleen tellingen over aantallen zijn mogelijk. Met betrekking tot bescherming van de persoonsgegevens heeft men daardoor geen problemen. Leerlingen die interesse hebben in een stageplaats melden dat via het systeem aan de docent, die vervolgens de keuze beoordeelt en de leerling daarvan per op de hoogte stelt. Pas op dat moment ontvangt de leerling de adresgegevens van de organisatie of persoon waarmee hij/zij contact kan opnemen. Bij is het mogelijk dat organisaties een potentiële stagiaire kunnen selecteren aan de hand van zijn/haar profiel. Persoonsgegevens worden niet vrijgegeven. Via school ontvangt de leerling de aanvraag van de organisatie. Bij kunnen VWC s in grote mate bepalen welke gegevens zij wel of niet willen goedkeuren alvorens die via internet beschikbaar komen. Het is mogelijk dat organisaties alleen inloggegevens krijgen en dat zij verder vrij zijn om gegevens in te voeren. Het is ook mogelijk dat de VWC alle stageplaatsen eerst beoordeelt en eventueel gegevens corrigeert. Voorts kan de VWC instellen welke berichten automatisch verstuurd worden, of eventueel via de VWC of school verzonden moeten worden. Uitgangspunt is dat de VWC niet meer hoeft te doen dan dat zij zelf wil. KEI in de maatschappij werkt voor een groot deel vergelijkbaar met de vorige twee systemen. Voor het matchen van vraag en aanbod werkt men aan de hand van profielen voor stageopdrachten. Bij zowel de stageplaats als de leerling worden gegevens over de gehanteerde profielen ingevoerd. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 6

7 De gegevens van de vacatures en van de leerlingen worden zoveel mogelijk door de leverancier ingevoerd in het systeem. In bepaalde gevallen kan dat ook door de (regionaal) beheerder van het systeem. Gegevens worden digitaal aangeleverd d.m.v. een Excel-bestand of vergelijkbaar document. Nieuwe vacatures worden door de VWC handmatig ingevoerd. Er wordt gewerkt aan een systeem waarbij organisaties de eigen stageplaatsen zelf kan invoeren. Binnen het systeem geven leerlingen aan welke stageplaats hun voorkeur heeft. De docent heeft overzicht van alle voorkeuren per leerling en per vacature. Hij beslist vervolgens wie voor welke stageplaats in aanmerking komt. De leerling ontvangt vervolgens bericht met wie hij/zij contact op moet nemen over de stageplaats. is een registratie systeem voor vacatures en vrijwilligers dat werkt met een database van een computersysteem (alleen off-line beschikbaar bij de VWC). De VWC voert de gegevens in de database in, deze worden vervolgens naar een internet gezonden om daar bereikbaar te zijn. Er worden geen vertrouwelijke gegevens op internet opgeslagen. werkt samen met voor het matchen en volgen van leerlingen en stageplaatsen. Gegevens van worden meerdere keren per dag naar de internettoepassing ge-upload. Door de zeer uitgebreide mogelijkheden van kunnen heel veel verschillende gegevens van organisaties, vacatures en vrijwilligers in het systeem opgenomen worden. Hierdoor is het mogelijk dat leerlingen op zeer uiteenlopende kenmerken een selectie maken uit de aangeboden stageplaatsen. Door slechts beperkte informatie te geven over de aanbieder van de stageplaats is het mogelijk voor de VWC en/of de school om goed zicht te houden op de wensen van de leerlingen en op de actualiteit van de vacatures. Alle meldingen lopen via de VWC of school. Nadeel is wel dat bij een beperkte openstelling van de VWC meldingen niet snel verwerkt worden. De gegevens op internet zijn daarmee niet altijd up-to-date. Voor de VWC-Amsterdam is een nieuw systeem ontwikkeld waarbij wel met een webapplicatie wordt gewerkt om de stagevoortgang van leerlingen te monitoren. Terugkoppeling vanuit dit systeem naar vindt ook daar handmatig plaats. Datawerken IT in Zeist (de leverancier van ) komt in het najaar ook met een systeem dat volledig via internet werkt. Dat systeem kunnen we niet in dit rapport meenemen omdat het nog niet beschikbaar is. 3- Partijen beperken zich tot de eigen kerntaken Nagenoeg alle bestaande systemen - van de eenvoudige websites met een vacaturebank tot registratiesystemen als bijvoorbeeld de DVVb van Onderzoeksburo DiSK of Vrijwilligersgids van ID- Plein zijn al geschikt of zonder veel kosten geschikt te maken voor MaS. In al die systemen kunnen leerlingen een keus maken uit de bestaande vacatures voor stage die in het systeem opgenomen zijn. Omdat de meeste vrijwilligerscentrales al een systeem hebben om vacatures op internet te presenteren is het goed om bij de eigen leverancier na te gaan of aanpassingen mogelijk zijn. Systemen die niet in dit rapport zijn meegenomen zijn bijvoorbeeld: - DVVb van Onderzoeksburo DiSK - Vrijwilligersgids van ID-Plein Op staan zowel alle digitale vrijwilligersvacaturebanken als een overzicht van leveranciers van systemen voor beheer en registratie van vacatures en vrijwilligers. De kosten De kosten verschillen per systeem. Onderling vergelijk is niet helemaal mogelijk omdat bijvoorbeeld en MYC het totale proces managen, werkt met licenties voor een computerprogramma en de andere leveranciers een webbased oplossing bieden in de vorm van een website met extra functies. is veel uitgebreider dan MYC en toch veel goedkoper, daartussen is op kostprijs eenvoudig te kiezen. is bij kleine organisaties relatief goedkoop als men slechts met één licentie hoeft te werken en als men ook niet alle functies direct via internet wil laten lopen. Het verschil tussen de andere systemen wordt in feite bepaald door de hoeveelheid aanpassingen en maatwerk die gewenst is. is het duurst en de keus tussen en KEI in de maatschappij wordt bepaald door de vraag of men met meer VWC s samen werkt of niet. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 7

8 De kosten op een rijtje: Het gaat bij de aanschaf van een systeem in alle gevallen om gebruikersrechten met een jaarlijks bedrag voor onderhoud en hosting. Geen van deze systemen werkt met een vast aanschafbedrag waarna men vrij is om het programma te gebruiken. Alle genoemde prijzen zijn inclusief BTW. De kosten voor aanschaf en gebruik kunnen in veel gevallen betaald worden uit de geldstromen die door het ministerie gekoppeld zijn aan de uitvoering van de MaS. Een groot deel van het geld gaat naar de scholen waarmee zij het proces en de begeleiding kunnen bekostigen. De gemeenten ontvangen een deel van dat geld waarmee zij bijvoorbeeld door een VWC bepaalde diensten kunnen laten uitvoeren. Voor het gebruik zijn de kosten 3.500,- per steunpunt, of ,- per CMO. Daarnaast zijn de kosten per leerling eenmalig 15,-. Maatwerk aanpassingen zijn niet van toepassing. De aansluiting kan per school verschillen. De gemiddelde aansluitprijs is ongeveer 5.000,-. Daarnaast is er een bedrag per leerling nodig, dat varieert van 17,50 tot 40,- per leerling. Maatwerk aanpassingen zijn niet van toepassing. Kosten voor : hang af van het aantal licenties (concurrent users), 1 gebruiker aanschaf 1.850,-, onderhoud en service per jaar 370,- 5 gebruikers aanschaf 5.550, -, onderhoud en service per jaar 666,- 10 gebruikers aanschaf 7.400,-, onderhoud en service per jaar 740,- Vacaturebank op Internet (incl. hosting): 142,80 per maand plus 0,45 per vacature per maand Maatwerk aanpassingen zijn niet van toepassing. De software wordt niet zozeer aangeschaft, alswel een gebruikslicentie ervan. De kosten daarvan hangen af van een aantal zaken. Als vuistregel kan het volgende worden gehanteerd: - losse implementatie per steunpunt (dus elk een eigen site+database) eenmalig: 2.975,- maandelijks: 35,10 (incl. 1 domeinnaam, 5x , 5 GB traffic, 1 GB webspace) -- optioneel, aangezien externe hosting ook mogelijk is - groepsimplementatie (dus gezamenlijk in één site+database) eenmalig: 1.785,- per steunpunt maandelijks: 23,20 per steunpunt (incl. 1 domeinnaam, 2x per steunpunt, 5 GB traffic per steunpunt, 1 GB webspace per steunpunt) -- optioneel, aangezien externe hosting ook mogelijk is Verder geldt er voor maatwerk een uurtarief van 83,30 Een onderhoudscontract kan voorzien in bewaking van de applicatie. Een SLA kan voorzien in gegarandeerde service/support en beschikbaarheid. De kosten van een onderhoudscontract en SLA zijn afhankelijk van de wensen en dienen in nader overleg te worden vastgesteld. Een gebruikerslicentie voor één (standaard) implementatie (met één database voor één steunpunt is) is eenmalig 3.510,-, en jaarlijks 1.428,-. Meerwerk à 107,- per uur In gebruik name van het systeem komt op 2.380,- per vrijwilligerscentrale. Onderhoudskosten (hosting en kleine aanpassingen) op 476,- per jaar. Overige aanpassingen op aanvraag, voor een uurprijs van 56,50. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 8

9 Rapportage 1- Inhoudelijke eisen voor het systeem In onderstaande tabel is weergegeven of een bepaald systeem voldoet aan de gestelde eis zoals die vooraf is geformuleerd. Vooraf is door enkele vertegenwoordigers van scholen, VWC s en stagebiedende organisaties aangegeven aan welke eisen een systeem zou moeten voldoen. voldoet aan de meeste eisen die als wenselijk zijn aangegeven. Het is daarmee de best passende oplossing indien organisaties het proces van MaS integraal willen uitvoeren. MYC beoogt ook het hele proces te kunnen managen, maar mist toch een aantal gestelde eisen. Wellicht dat bepaalde eisen alsnog via maatwerk in het systeem opgenomen kunnen worden en het kan zijn dat men bepaalde eisen niet belangrijk vindt waardoor ook MYC een goede keus is. in combinatie met is zeker voor de mensen die al met werken het meest complete systeem. via een eigen website voldoet ook uitstekend, maar is duurder dan de andere systemen. Het voordeel hier is dat men de registratie en beheer van gegevens off-line heeft en alleen relevante gegevens via internet beschikbaar stelt. voldoet van de ander systemen aan de meeste van de gestelde eisen, maar veel van de eisen zijn ook in en als maatwerk aan te brengen. Deze drie systemen zijn in verhouding veel goedkoper omdat zij zich voornamelijk beperken tot het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van stages. Met minder functies is een dergelijk programma via internet ook veel flexibeler voor maatwerkaanpassingen. Inhoudelijke eisen gesteld door een aantal potentiële klanten KEI in de mij + Sr MYC 1- Voldoende ruimte voor het registreren van alle gewenste basisgegevens van leerlingen, stagebieders, scholen en stageplaatsen. 2- Stagebieders moeten zelf systeem kunnen vullen 3- Het systeem moet de vacatures actueel houden 4- Bij structurele vacatures: nadat de MaS is uitgevoerd moet het systeem de vacature weer open stellen 5- Leerlingen moeten alle actuele vacatures kunnen bekijken 6- Er moet een grote keuzemogelijkheid voor leerlingen zijn. 7- Leerling moet alle vacatures op sector kunnen selecteren (ik wil alle vacatures met dieren zien) 8- Leerling moet vacatures op tijdstip kunnen selecteren (laat me alle vacatures op woensdagmiddag zien of alle vacatures in week 48) 9- De door leerlingen zelf gevonden vacatures moeten ook op het systeem komen te staan 10- Leerlingen moeten altijd een optie kunnen nemen op een vacature 11- De docent ziet eerst welke match de leerling wil maken en geeft zijn akkoord en dan pas is de match een feit 12- Na de match moeten stagebieder, leerling, docent hiervan een bericht krijgen. Ook moet dan duidelijk zijn of er dan nog tussentijds contact is tussen stagebieder en leerling of dat nu alles geregeld is. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 9

10 Inhoudelijke eisen gesteld door een aantal potentiële klanten KEI in de mij + Sr MYC 13- Kan het systeem groepsstages behandelen? 14- Er moet na afloop van de stage door de stagebieder aangeven worden of de leerling is geweest of niet en of er bijzonderheden waren/zijn 15- De stagebegeleider: moet in systeem aangeven dat leerling geweest is (controle) zodat mentor/ MaS coördinator dat ook weet (ook cc naar leerling). Ook bij niet opdagen of klacht gaat er signaal naar leerling en school en steunpunt. X X X X X X X X X X Opmerkingen bij de inhoudelijke eisen van het programma 1- In een aantal systemen is standaard volop ruimte om alle gewenste gegevens te registreren. Andere systemen zijn voldoende flexibel om met maatwerkaanpassingen uitgebreid te worden. 2- Bij en MYC is dit voorbehouden aan de VWC 3- Ieder systeem heeft zijn eigen methodiek om gegevens up-to-date te houden. In sommige systemen vervallen vacatures automatisch na een bepaalde periode, in andere systemen is dat per vacature aan te geven en bij ontvangen organisaties na 3 maanden het verzoek om de vacature binnen 4 weken weer te actualiseren. 4- Het automatisch openstellen van structurele vacatures na afloop van een uitgevoerde stage is alleen mogelijk bij en. In de andere systemen moet dat handmatig gebeuren door de organisatie of de VWC 5- Bij KEI en MYC kunnen leerlingen alleen de vacatures raadplegen die passen binnen het profiel van hun stage. 6- De grote van de keuzemogelijkheid is als bij 4-, maar ook afhankelijk van het aanbod. 7- Het selecteren van vacatures op sector is in alle systemen mogelijk. Bij KEI en MYC is de sector al opgenomen in het profiel van de leerling en kan men geen andere sector selecteren. 8- Het selecteren van vacatures op dag en tijd is slechts bij een beperkt aantal systemen mogelijk. Meestal staat deze informatie wel vermeld in de tekst van de vacature. 9- Leerlingen vacatures laten invoeren is maar bij een beperkt aantal systemen mogelijk 10- Het nemen van een optie op een vacature is per systeem anders geregeld. Sommige systemen laten de vacature open staan totdat de VWC of organisatie deze heeft verwijderd en in andere systemen krijgen leerlingen een bericht als de optie weer open is. 11- In de meeste systemen kunnen leerlingen zonder akkoord van de docent ook al reageren op de vacature. Alleen bij en kan dit slechts na goedkering. 12- Bij alle systemen met uitzondering van wordt een bericht gestuurd naar de verschillende partijen over de match tussen leerling en stageplaats. 13- Het managen van groepsstage is niet mogelijk bij en KEI. Daar kan dit wel in de tekst aangegeven worden, maar er is geen koppeling met het aantal aanvragen. 14- Het registreren van aanwezigheid is alleen mogelijk bij de systemen die gebruikt kunnen worden als volgsysteem, dus bij en MYC 15- Terugkoppeling vanuit de school naar de VWC over de voortgang van de stage is alleen mogelijk in. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 10

11 2- Functionele eisen voor het systeem In onderstaande tabel is weergegeven of een bepaald systeem voldoet aan de functionele eisen zoals die vooraf zijn geformuleerd. en in combinatie met - voldoen ook hier aan de meeste eisen die als wenselijk zijn aangegeven. Dit zijn daarmee ook weer de best passende oplossing indien organisaties het proces van MaS integraal willen uitvoeren. MYC mist ook hier een aantal gestelde eisen. Wellicht dat ook op deze punten bepaalde eisen alsnog via maatwerk in het systeem opgenomen kunnen worden en het systeem dan toch alsnog aan de eisen gaat voldoen. Omdat het systeem nog in ontwikkeling is zijn er natuurlijk aanpassingen mogelijk. in combinatie met is zeker voor de mensen die al met werken het meest complete systeem. via een eigen website voldoet ook aan een groot aantal gestelde eisen, maar heeft zijn beperkingen op het gebied van uitwisseling van informatie tussen partijen in het proces., en voldoen aan de meeste gestelde eisen voorzover het niet gaat over het sturen van het proces van de MaS. Er zijn onderling verschillen die te maken hebben met de geformuleerde uitgangspunten van de opdrachtgevers bij het bouwen van die systemen. Voor nieuwe klanten kunnen op deze terreinen wellicht alle gewenste aanpassingen gerealiseerd worden, alhoewel tegen meerkosten voor maatwerk aanpassingen. Functionele eisen gesteld door een aantal potentiële klanten KEI in de mij + Sr MYC 1- Systeem moet zoveel mogelijk automatiseren om werk voor met name steunpunt en school te verminderen 2- MaS systeem moet met een druk op de knopt te linken en te vullen zijn met bestaande systemen van steunpunten en scholen (ofwel de uitwisselbaarheid tussen de systemen moet groot zijn en niet via tussenstappen als spreadsheets) 3- Er moeten makkelijk door een partij gewenste documenten aan het systeem gehangen kunnen worden 4- Het MaS systeem moet als onderdeel aan de bestaande digitale systemen van scholen gaan functioneren. 5- Mooi zou zijn als er ook een koppeling aan de schooladministratie is (elektronisch leerlingvolgsysteem) zodat uitslagen eenvoudig overgezet kunnen worden 6- De inlogcodes en wachtwoorden moeten ook zoveel mogelijk afgestemd zijn op die van de school. 7- Toegang tot MaS via ELO zou heel mooi zijn. 8- Er moet ook de mogelijkheid zijn om berichten tussen de diverse partijen over het verloop van de MaS te plaatsen zijn (met Cc naar andere betrokkenen). 9- Gegevens moeten in het systeem zolang bewaard worden als leerling op school zit 10- Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn 11- Werken met verplichte velden zodat je zeker weet dat de benodigde info wordt geleverd 12- Het systeem moet leerlingproof zijn (kunnen niet in eigen of andermans dossier rotzooien). X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 11

12 13- Systeem mag alleen door geautoriseerde partijen (leerling, leerling begeleider, coördinator MaS, stagebieder) toegankelijk zijn. 14- Systeem moet betrouwbaar zijn: wat op site staat is correct en actueel 15- Aandacht voor privacy gevoeligheid binnen het systeem 16- Rapportages; deze verschillen voor de school, het steunpunt en de stagebieder: - aantal MaS vacatures (open en ingevulde) per moment en per tijdseenheid (afgelopen maand, kwartaal, schooljaar, etc.) - overzicht van bijvoorbeeld openstaande vacatures per school per moment - overzicht per stagebieder van ingevulde en openstaande vacatures - overzicht per moment wie waar stage loopt - overzicht per sector (bijvoorbeeld aantal open en ingevulde vacatures, hoe lang het duurt voordat vacature gemiddeld wordt ingevuld)) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X - voor leerling en mentor: rapportage van eigen dossier, waaronder verslagen, logboek X X X 17- Het systeem moet snel zijn (korte responstijd) want anders haken leerlingen zeker af 18- Er moet een algemene open voorkant zijn. 19- Uiterlijk website: aantrekkelijk voor jongeren en stagebieders, eventueel met regionale uitstraling, liever geen relatie met de school, strak, vrolijk, geen reclame 20- Er moet een link zijn van vacatures naar de algemene sites van stagebieders;. 21- Op de websites van stagebieders moet iets staan over MaS met een link naar het digitale MaS systeem X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Opmerkingen bij de functionele eisen van het programma 1- is gebouwd om het hele proces te managen en voldoet daarmee aan deze eis. in combinatie met voldoet automatisch ook aan deze eis. 2- is geschikt om gegevens vanuit de meeste bestaande registratiesystemen gegevens te importeren. Bij een aantal systemen kan dat automatisch en bij andere systemen d.m.v. export via Excel. Per systeem is maatwerk nodig, waar ook een prijskaartje aan hangt. 3- Bij alle systemen kunnen door de systeembeheerder wel bepaalde documenten aan het systeem of de website gekoppeld worden, maar alleen bij kunnen leerlingen documenten (verslagen of foto s) koppelen aan hun rapportage. 4- Het koppelen van twee systemen is iets dat men niet wil. Bij aanpassingen aan het ene systeem moeten in het andere systeem ook aanpassingen doorgevoerd worden, hetgeen extra problemen en kosten met zich meebrengt. 5- Idem als bij 4 6- Het gebruik maken van dezelfde inlogcodes als op school is bij een aantal systemen wel mogelijk. werkt met een algemene inlogcode voor alle leerlingen van een klas. Bij kunnen leerlingen niet inloggen en MYC maakt eigen inlogcodes aan. 7- Alleen als het gebruikte schoolsysteem overweg kan met hyperlinks, dan is dit een mogelijkheid. Waarschijnlijk kan dat in de meeste gevallen. 8- Berichten tussen de verschillende partijen kunnen alleen automatisch gegenereerd worden bij de systemen die het hele proces managen. 9- Het bewaren van gegevens kan in elk systeem naar wens ingesteld worden. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 12

13 10- Alle systemen zijn voldoende gebruiksvriendelijk. heeft een groot aantal mogelijkheden die door de klant zelf in te stellen en aan te vullen zijn, dat daar het gebruiksgemak wel onder lijdt. Datawerken biedt daarom ook als enige een standaard een gebruikerstraining. 11- Binnen alles systemen kunnen velden als verplicht worden ingesteld. 12- Alle systemen werken met inlogcodes. 13- Alle systemen zijn voorzien van autorisatie voor gebruik van de verschillende onderdelen. 14- De vraag of gegevens in het systeem betrouwbaar zijn of niet is altijd afhankelijk van het juist hanteren van de protocollen door de verschillende gebruiksgroepen. In principe is het in alle systemen mogelijk om daar aan te voldoen, maar het kan niet geautomatiseerd worden. 15- De privacy-gevoeligheid heeft wel aandacht bij en bij, maar niet (voor zover we hebben kunnen nagaan) bij MYC. Omdat bij de andere systemen geen persoonsgegevens worden opgeslagen is het daar niet van toepassing. 16- Rapportage mogelijkheden zijn alleen mogelijk over gegevens die binnen het systeem worden opgeslagen. Bij alle systemen zijn een aantal standaard rapportages mogelijk en verder kan d.m.v. maatwerk daar een aanvullingen op gemaakt worden. 17- Alle systemen beloven snel te zijn, ook bij grote aantallen leerlingen. werkt met een gemeenschappelijke database voor alle klanten en is daarmee het meest gevoelig voor massaal inloggen van leerlingen. Zij garanderen echter maximale prestaties. Andere systemen werken allemaal met klantgerichte databestanden waardoor zij minder gevoelig zijn voor piek-belasting. Zeker als het alleen gaat om raadplegen van gegevens is dat geen probleem. 18- Bij elk systeem, met uitzondering van MYC, wordt eventueel per school een eigen website gemaakt. Bij is het ook mogelijk dat gegevens binnen bestaande websites van scholen gepresenteerd worden. 19- Als bij Dat is inderdaad standaard aanwezig. 21- In principe is dat mogelijk, maar zal per organisatie afgesproken moeten worden. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 13

14 3- Randvoorwaarden voor het systeem In onderstaande tabel is weergegeven of een bepaald systeem voldoet aan de functionele eisen zoals die vooraf zijn geformuleerd. Nagenoeg alle systemen voldoen aan de gestelde randvoorwaarden., en MYC zijn minder flexibel aan te passen dan de internettoepassingen. Deze systemen worden daarom als standaard systeem aangeboden., en KEI in de maatschappij zijn internetprogramma s die voor een groot deel aan de wensen van de klanten aangepast kunnen worden. Hier is een grote mate van flexebiliteit en maatswerk mogelijk. wordt niet geleverd met maatwerk aanpassingen omdat het een computerprogramma is, maar het heeft daar tegenover wel standaard al een groot aantal mogelijkheden om gegevensvelden aan te passen en in gebruik te nemen. Die beperking hoeft dus geen belemmering te zijn. Het is niet mogelijk geweest om de programma s te testen met betrekking tot de randvoorwaarden. We zijn daarbij afgegaan op de informatie doe door de leveranciers is verstrekt. We hebben geen reden om aan te nemen dat die informatie te rooskleurig is. Randvoorwaarden voor het systeem gesteld door een aantal potentiële klanten KEI in de mij + Sr MYC 1- het moet een systeem zijn dat 4 partijen tegelijkertijd bedient. Iedere partij heeft daarin een aantal specifieke wensen a. het steunpunt vrijwilligerswerk als stagebemiddelaar b. de school (dwz de MaS coördinator en de leerlingbegeleider/mentor) c. de leerling d. de stagebiedende organisaties 2- Het systeem vormt het centralepunt/coördinatiepunt van MaS in een gemeente of regio 3- Is het een systeem dat nu al bestaat dat in principe ook al uitgetest is? 4- Is het systeem met ingang van heden aan te schaffen en te implementeren? 5- Zijn aanpassingen aan het systeem redelijk eenvoudig door te voeren? 6- Kan een steunpunt een aparte module aan het systeem toe laten voegen. 7- Werkt het systeem met open standaarden? 8- Werkt het systeem met open source? 9- Kan het systeem vanaf elk type/platform/merk computer gebruikt worden? Wat zijn de beperkingen? 10- Het systeem moet 24 uur online zijn. 11- Is de capaciteit van het systeem voldoende voor een groot aantal leerlingen? X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X????? X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 14

15 12- Is de klantenservice van de leverancier goed geregeld? 13- Voldoet het systeem aan de wettelijke eisen aangaande de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens? 14- Wat gebeurt er bij storingen (wat is de reponsetijd)?????????????????????? Opmerkingen bij de randvoorwaarden 1- Alle systemen, met uitzondering van bedienen alle vier de partijen. is een registratiesysteem dat vooral ten dienste staat van de VWC en de stagebiedende organisaties. Docenten en leerlingen maken alleen gebruik van de gegevens die via internet gepresenteerd worden. 2- Alleen bij en MYC is er sprake van een systeem dat kan functioneren als een coördinatiepunt voor de MaS in een gemeente of regio. De andere systemen zijn wel centrale informatiesystemen, maar niet meer dan dat. 3- Alle systemen met uitzondering van MYC zijn al op een of meer plaatsen operationeel. is onlangs door een VWC in gebruik genomen en moet nog uitgetest worden met betrekking tot de samenwerking met meerdere VWC s. 4- Nog niet alle systemen zijn al op korte termijn te leveren. en KEI in de maatschappij zijn wel al geleverd voor een klant, maar moeten nog klaar gemaakt worden voor levering aan derden. MYC is nog in ontwikkeling. 5- Aanpassingen zijn redelijk eenvoudig door te voeren bij, en KEI. Deze systemen worden voor een belangrijk deel aan de hand van de wensen van de klant samengesteld. en MYC zijn systemen die vanuit algemene voorwaarden en eisen van de overheid samengesteld zijn. Aanpassingen worden voornamelijk doorgevoerd als de meerderheid van de gebruikers dat wenst, of als de voorschriften vanuit de overheid dat aangeeft. hanteert de filosofie dat een systeem slechts een beperkt aantal keren aangepast moet worden en dat aanpassingen voor alle gebruikers doorgevoerd moeten worden. Met de ontwikkeling van een webbased applicatie kan het zijn dat aanpassingen per klant eenvoudiger te realiseren zijn. 6- Het toevoegen van een extra module aan het systeem kan op dit moment alleen bij en. Mogelijk dat met extra maatwerk dit ook bij de andere systemen te realiseren is. 7- Alle systemen met uitzondering van, werken met open standaarden. is een computerprogramma dat in eigen beheer is gebouwd door Datawerken op basis van een Windows toepassing. De andere systemen werken met standaarden die ook door anderen eenvoudig te gebruiken zijn. Overdracht van eigendom is daarmee geen probleem. 8- Geen van de systemen werkt met opensourcesoftware omdat dit alleen van toepassing is op computerprogramma s. Alleen werkt met een computerprogramma en werkt daarbij niet met opensourcesoftware.. De gebruiker koopt alleen het gebruiksrecht, maar heeft geen toegang tot de broncode om die aan te kunnen passen. Aanpassingen vinden alleen plaats binnen de mogelijkheden van het programma. 9- Alle systemen kunnen werken vanaf elk type computer waarop de gangbare internetsoftware is geïnstalleerd. 10- In principe is elk systeem 24 uur per dag online. geeft aan dat zij beschikken over een automatisch back-up systeem dat in werking treed in geval van storing en dat zij de hoogst mogelijke garantie geven voor het operationeel houden van het systeem. 11- Alleen werkt met een centrale database waar alle gegevens in opgeslagen worden. De andere systemen werken met lokale databestanden. garandeert voldoende capaciteit te hebben voor alle leerlingen. Verwacht mag worden dat gelet op de stand van zaken van de huidige techniek dat bij geen van de systemen capaciteitsproblemen op zullen treden. 12- Alle leveranciers geven aan dat zij zich optimaal inzetten met betrekking tot de klantenservice. Dit is op dit moment niet te testen. In veel gevallen zal het ook een kwestie zijn van een klik tussen klant en leverancier. Het is daarnaast ook afhankelijk van een groot aantal veranderlijke zaken als werkdruk, grote van de organisatie, aantal klanten in de sector etc.etc. 13- In feite hoeven niet de systemen te voldoen aan de wettelijke eisen, maar moet de organisatie die gegevens vastlegt voldoen aan de gestelde eisen in de wet. De systemen Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 15

16 moeten voldoende beveiligd zijn tegen ongeoorloofd gebruik. Bij de aanschaf van een systeem is het belangrijk dat de klant vraagt op welke manier de leverancier heeft aangetoond dat het systeem geen ongeoorloofde toegang geeft tot de opgeslagen gegevens. De organisatie die persoonsgegeven vastlegt moet dit doen aan de hand van een protocol en dat communiceren met de betrokken persoon. 14- Alle leveranciers geven aan dat bij storing het systeem zeker binnen 24 uur is hersteld. In hoeverre zij dit kunnen garanderen is niet te testen. Welke garantiebepalingen zij verbinden aan de levering zal per klant afgesproken moeten worden. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 16

17 De filosofie achter de verschillende programma s Aan de organisaties is gevraagd om met eigen woorden aan te geven wat de filosofie achter hun programma is. Die reacties zijn integraal overgenomen. : stroomlijnt organisatie maatschappelijke stage is een internetinstrument, dat scholen, steunpunten vrijwilligerswerk en maatschappelijke stagebieders helpt de maatschappelijke stage efficiënt te organiseren. Het instrument is ontwikkeld en inmiddels beproefd in de provincie Brabant. Leerlingen centraal in Leerlingen kunnen alles wat ze moeten doen voor hun maatschappelijke stage regelen via. Zodra ze zijn ingelogd, kunnen ze een belangstellingstest doen, de vacaturebank raadplegen, een stageplek reserveren, verslag doen van hun stage en bijbehorende opdrachten uitvoeren. De verantwoordelijke docent of stagecoördinator beoordeelt de resultaten via. Daarnaast bewaakt hij/zij op een eenvoudige manier de gehele procedure. De hele administratie die de school moet bijhouden over maatschappelijke stages heeft in één vaste plek. Steunpunten worden licentiehouder De aanbieders van hebben ervoor gekozen steunpunten vrijwilligerswerk licentiehouder van het instrument te maken. Een steunpunt met een licentie maakt afspraken met scholen en maatschappelijke organisaties in zijn werkgebied over hun deelname aan. Deze taakverdeling draagt bij aan een sterke positie van de steunpunten. Doordat de steunpunten via de mogelijkheid hebben het verloop van alle maatschappelijke stages te volgen, kunnen ze hun advies- en ondersteuningsfunctie goed afstemmen op wat er speelt. Een belangrijke voorwaarde voor het goed werken van is dat de aan het instrument gekoppelde vacaturebank goed gevuld is. Dit is vooral een taak van de steunpunten en van stagebieders. De stagebieders kunnen het instrument verder gebruiken om hun eigen maatschappelijke stagiairs te volgen en de eigen organisatie en/of het eigen stageaanbod aantrekkelijk te presenteren. Beleidsinformatie De (geanonimiseerde) gegevens zijn beschikbaar voor analyse door lokale en regionale belanghebbenden ten behoeve van verantwoording, beleidsondersteuning en management. verlicht steunpunten door het automatiseren van het arbeidsproces. Tevens kunnen doelgroepen eenvoudig toegang krijgen tot de informatie doordat die via internet beschikbaar is. Tot slot kan een MaS-website op zich ook een middel zijn om gevonden te worden door doelgroepen (extra exposure). De software moet onzes inziens vooral voldoen aan de vraag van de opdrachtgever(s) (vaak steunpunten). Als maatwerkleverancier maken wij de software dan ook altijd op maat overeenkomstig de wensen van de opdrachtgever. is interactieve Internetomgeving die bestaat uit een werkelijk eenvoudig beheerbare website (content- schil ) en een zeer compleet digitaal en online bemiddelingssysteem tussen aanbod en vraag van Maatschappelijke Stages. ondersteunt het registreren, matchen en bemiddelen van zowel jongeren als Maatschappelijke Stages (en de daarbij behorende organisaties). is een webservice en volledig (en uitsluitend) toegankelijk via Internet; zowel gebruikers (voorkant oftewel website) als beheerders (achterkant oftewel het beheersgedeelte) kunnen het systeem vanaf iedere PC met Internet aansluiting thuis of op kantoor/school raadplegen en beheren. Het uitgangspunt bij de ontwikkeling van was om een omgeving te creëren die voor 100% aansluit bij de belevingswereld van jongeren. Verder moest het systeem grotendeels autonoom en automatisch kunnen functioneren. Doordat jongeren en organisaties hun eigen gegevens kunnen beheren ontstaat er betrokkenheid. Het systeem bewaakt de actualiteit van de Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 17

18 gegevens (de frequentie is instelbaar door de beheerder) waardoor de betrokken veel onderhoudswerk bespaard blijft Het systeem onderkent o.a. rollen voor de bemiddelaars (meestal de medewerkers van een vrijwilligerscentrale) en de applicatiebeheerder (meestal één medewerker van een vrijwilligerscentrale) voor docenten/stagebegeleiders. Deze laatste rol varieert nogal van lokale situatie tot lokale situatie en is mede afhankelijk van het feit of er per implementatie meerdere scholen betrokken zijn en welke rechten docenten/stagebegeleiders willen hebben. Een gebruiker moet zich niet verliezen in hoe het systeem bediend moet worden. Daarom proberen we zoveel mogelijk alles voor zich te laten spreken. Hebben we zoekfuncties zo eenvoudig mogelijk gemaakt en houden we contact met de gebruikers om aanpassingen te maken waar nodig. Bevoegdheden zijn zo scherp mogelijk afgesteld op de functie van de gebruiker. Zo kunnen leerlingen alleen vacatures bekijken die voor hun relevant zijn middels een filter op afstand woonplaats-stageplaats, leerjaar of niveau en beschikbaarheid. Zij krijgen pas contactgegevens over de stageplek nadat de docent de stage heeft geaccepteerd. De docent op zijn beurt heeft toegang tot de gegevens van zijn leerlingen. Kan hierbij de stageplaats-gegevens bekijken en indien nodig contact zoeken met de stagebieder voor overleg. De stagebieder kan zijn eigen gegevens/vacatures inzien en daar vacatures aan toevoegen. De stagemakelaar (websitebeheerder) kan alle gegevens inzien en wijzigen. Door gebruik te maken van de webinterface hoeven gebruikers geen extra software te installeren een recente mainstream browser met flash ondersteuning is voldoende. is er op gericht om bemiddelingen tussen vrijwilligers (w.o. stagiaires) en vacatures tot stand te brengen. Daartoe worden dossiers van vrijwilligers (in welke hoedanigheid dan ook) en vacatures (gerelateerd aan organisaties met hun contactpersonen) aangelegd en bijgehouden en gebruikt voor actieve en passieve bemiddeling. In de dossiers wordt ook de historie bijgehouden. De gegevens zijn ook beschikbaar voor managementinformatie. kan gekoppeld worden aan de Vacaturebank op Internet, waarbij vrijwilligers en organisaties zelf hun gegevens kunnen invoeren en bijhouden en on-line kunnen bemiddelen. Op de website van RegiPor-MaS kunnen de stages in een eigen opmaak aangeboden worden. via is er op gericht om bemiddelingen tussen vrijwilligers (w.o. stagiaires) en vacatures tot stand te brengen. Daartoe worden dossiers van vrijwilligers (in welke hoedanigheid dan ook) en vacatures (gerelateerd aan organisaties met hun contactpersonen) aangelegd en bijgehouden en gebruikt voor actieve en passieve bemiddeling. In de dossiers wordt ook de historie bijgehouden. De gegevens zijn ook beschikbaar voor managementinformatie. Met is een actieve koppeling met van BlueBased mogelijk. Alle relevante gegevens worden vanuit automatisch in overgenomen en zijn op die manier steeds on-line beschikbaar. Er zijn twee -versies beschikbaar: de klassieke die lokaal op PC of netwerk geïnstalleerd wordt en de webbased.net (in voorbereiding) die via Internet te gebruiken is. Kern: het leerproces van de leerling staat centraal. MS moeten organiseerbaar zijn. Juist vanwege de verschillende organisaties. Door een stimulerende webomgeving waar diverse activiteiten worden gekoppeld leerlingen een aanbod doen voor MS. Ruimte voor eigenheid van de diverse scholen maar krachtenbundeling in de webomgeving en backoffice. - Samenwerkingsverbanden van de vrijwilligers centrales zijn verantwoordelijk voor externe deel en de backoffice. Indien gewenst kunnen er op school ook lessen worden verzorgd. -Docenten en vrijwilligerscentrales werken samen. Docenten voor het interne deel. - leerlingen krijgen eerst interne kennismaking en zoeken via website een stage. Daarna gaan ze stage lopen. - Stageaanbieders worden door centrales geholpen om hun deskundigheid te verhogen en ondersteunen de externe begeleiding van de MS. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 18

19 Indruk van de systemen BlueBased Gewerkt is aan een totaal concept om alles rondom MaS integraal te organiseren en te regelen. Door de samenwerking met een provinciale instellingen voor ondersteuning van o.a. vrijwilligerswerk is er een sterke partner betrokken bij de ontwikkeling en de financiering. De applicatie is zo gebouwd dat hij kan blijven voldoen aan de overheidseisen, waarvan de verwachting is dat die in de aanloopperiode tot 2011 nog regelmatig zullen worden aangepast. Een kritische vraag met betrekking tot de veiligheid van de gegevens in het kader van de wet bescherming persoonsgegevens is nog niet naar alle tevredenheid beantwoord. Zie hiervoor het rapport van Gendo. Door de gekozen constructie is in ieder geval wel gewaarborgd dat gegevens en programma steeds beschikbaar blijven voor de organisaties die werken met het systeem. Het is een prima pakket als je met alle betrokken partners (school, stagebieder, steunpunt en gemeente) het traject van Maatschappelijke Stages wil vormgeven, uitvoeren en beoordelen. NetTelligence; is ontwikkeld voor een aantal steunpunten voor vrijwilligerswerk in de regio Doetinchem. Deze steunpunten willen één gemeenschappelijke site waarin alle maatschappelijke stage vacatures van de regio in opgenomen kunnen worden. Het systeem draait los van de bestaande vacaturebanken van de afzonderlijke steunpunten, maar is wel op dezelfde basis opgebouwd. Deze steunpunten hebben er voor gekozen dat zij alleen faciliterend hoeven te zijn naar het aanbieden van stageplaatsen en er verder zo weinig mogelijk beslommeringen van willen hebben. Het programma kan ook voor andere gemeenten en regio s worden toegepast. Het programma ziet er prima uit en is vooral geschikt om vraag en aanbod van stageplaatsen bij elkaar te brengen. Het is vooralsnog niet meer dan dat, maar er zijn inmiddels stemmen opgegaan voor het toevoegen van stagevolgfunctionaliteit. Tevens is elk denkbaar maatwerk leverbaar. ( De opzet is om een complete webapplicatie te ontwikkelen die het volledige traject van aanbieden en invullen van maatschappelijke stages kan faciliteren. Er is veel aandacht gegeven aan mogelijkheden om deze applicatie te laten aansluiten op de belevingswereld van jongeren om de succeskans zo groot mogelijk te maken. Uit ervaringen met vele lokale situaties, is bewust gekozen voor een kant en klaar product dat wel aan te passen is aan specifiek lokale wensen. ( Timpaan Welzijn (een regionale welzijnsorganisatie in Friesland) heeft het initiatief genomen om een softwareprogramma te laten ontwikkelen voor Maatschappelijke stages. Het is een programma dat in eerste instantie is ontwikkeld voor Zuid-west Friesland. Hoogstwaarschijnlijk wordt het vanaf september 2008 ingezet voor heet Friesland en ook voor de gemeente Steenwijkerland. Het programma is ook aan te schaffen voor/door andere regio s en gemeenten. Regipro van Datawerken ( is een programma dat al jarenlang bestaat en gebouwd is om binnen (grotere) instellingen voor zorg en welzijn alle mogelijke persoonsgegevens te registreren en beheren. Voor het vrijwilligerswerk is sinds 1992 beschikbaar en steeds aangepast aan de wensen van de vrijwilligerscentrales. Hij wordt gebruikt bij meer dan 50 VWC's. De versie voor de maatschappelijke stage is volledig gebouwd op eerdere expertise op dat terrein. Het ziet er gewoon degelijk uit. Binnen heeft de gebruiker 30 variabelen beschikbaar om vacatures geheel zelf mee te definiëren en voor vrijwilligers 20. Die zijn ook op Internet beschikbaar. Daarnaast wordt op verzoek op Internet de presentatie aangepast. Bij één van de gebruikers van de Vacaturebank op Internet worden de stageplaatsen al apart aangeboden, de koppeling met loopt inmiddels meer dan Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 19

20 een jaar. Men gaat nu ook een webbased applicatie ontwikkelen. Omdat men nog geen ervaring heeft op dat terrein is het afwachten wat het programma gaat doen. Door de eerdere samenwerking van Datawerken met Zet Brabant is Datawerken zijdelings ook betrokken bij de ontwikkeling van. Alle gegevens vanuit kunnen automatisch en probleemloos in worden geïmporteerd. Met hebben zij samen met de VWC Amsterdam een website voor jongeren ontwikkeld. In deze website worden de vacatures van alle Amsterdamse steunpunten in gepresenteerd. Kenmerkend voor het beleid van Datawerken is dat zij aanpassingen aan de softwarepakketten slechts met grote tussenpozen (ca. 2 jaar) toepassen om gebruikers niet voortdurend te dwingen hun systemen te updaten. is een uitgebreid systeem waarmee alle relevante gegevens standaard opgenomen kunnen worden en waarmee VWC s een groot aantal mogelijkheden hebben om het systeem naar eigen wensen in te stellen. is een initiatief van Stichting Welzijn Middelburg om een integrale aanpak van jongerenbeleid te stimuleren. De filosofie is dat jongeren een positieve prikkel willen hebben om maatschappelijk actief te zijn. Jongeren krijgen Credits voor het uitvoeren van bepaalde vrijwilligerstaken of een maatschappelijke stage. Die Credits kan men weer inruilen tegen bijvoorbeeld een entreekaartje voor een concert, een muziekworkshop, een sportclinic of iets dergelijks. Op zich een goed initiatief, maar erg omslachtig en tijdrovend om goed te implementeren in de samenleving. Alle relevante maatschappelijke organisaties moeten zich hieraan conformeren en middelen ter beschikking stellen. Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh pagina 20