VRIJWILLIGERS- COMPETENTIE DATABANK

Transcriptie

1 1

2 VRIJWILLIGERS- COMPETENTIE DATABANK OVER HET Afstemmen van vraag en aanbod Wichelen 20 maart 2015

3 INLEIDING Het belang van vrijwilligers De kost van vergrijzing Een hard debat trekt aan Slimme modellen = doordenken 3

4 Naar een debat zoals in nederland? 4

5

6 Waarom zijn vrijwilligers belangrijk voor en in het ocmw kortrijk? 6

7 630 vrijwilligers actief in 25 instellingen, projecten of diensten 7

8 630 vrijwilligers Gemiddelde leeftijd 60 jaar Jongste : 20 jaar Oudste : 90 jaar 55% vrouwen, 45% mannen Veel gehuwde koppels 8

9 visie Aanbod- en competentiegerichte logica en NIET vertrekken vanuit de vraag (behoefte) Langetermijnsrelatie met vrijwilliger (jobrotatie) Zowel laag- als hoogopgeleiden aantrekken en boeien 9

10 VISIE Een vrijwilliger ondersteunt een beroepskracht. Dient NIET ter vervanging. Inzet vrijwilliger verhoogt kwaliteit werk beroepskracht 10

11 Problemen en UITDAGINGEN 11

12 problemen 1. Omslachtige manier invoeren gegevens 2. Gegevens vrijwilliger statisch 3. Suboptimaal gebruik databank 4. Beperkte manier uitvoeren matches (vraag versus aanbod) 5. Ad hoc gegroeid model taxonomie competenties 6. Geen overzicht op potentieel competenties vrijwilligers 12

13 problemen 7. Geen ondersteuning voor uitnodigingen, attendering, organiseren, 8. Geen administratieve ondersteuning bij wettelijke verplichtingen vrijwilliger 9. Geen instrument voor opvolging vrijwilligersloopbaan en een organisatiebreed inzetten 10. Geen organisatiebreed delen van informatie 13

14 Objectieven Beter inzicht in competenties en verlangens Betere matching jobs & interesses Ontwikkel software tool Integreer communicatie tool 14

15 Oplossing en gevolgen 15

16 Resultaten op het terrein Degelijke methodologie voor matchen interesses en competenties Grote sprong : van papier naar digitaal naar online 16

17 Potential of database Paper files Digital profile Online profile

18 Resultaten op het terrein Degelijke methodologie voor matchen interesses en competenties Grote sprong : van papier naar digitaal naar online Geautomatiseerde uitwisseling van informatie Identificatie ongebruikt potentieel mogelijk 18

19 Potentieel van de software Software Laat gedecentraliseerde opbouw toe van vrijwilligersdatabases Met verbeterde taxonomy van de database Visualiseert het traject van de vrijwilliger Laat eenvoudige intake en update van profielen toe Toont vrijwilligers en job op een geografische kaart Template software met BOUWBLOKKEN 19

20 Resultaten op het terrein Traject vrijwilliger in organisatie kan worden opgevolgd Zoeken, filteren en matching sterk verbeterd, ook geografisch Ondersteuning registratie, uitnodigingen, communicatie Administratie wettelijke verplichtingen 20

21 Resultaten op het terrein Matchen tussen vraag en aanbod is geen automatisch proces systeem ondersteunt kwalitatieve benadering Training staff belangrijk: technisch, richtlijnen over proces en flow (intake, opvolgen, feedback) Goedkope oplossing 21

22 En waarheen nu? 22

23 begeleiden en werven Jaarlijks gesprek met vrijwilliger en actualisering competenties Opvolgen burgerparticipatie-initiatieven Competentiedatabank als PR-instrument Opleidingen CIVI-CRM 23

24 Betere matching Nieuwsbrief naar de vrijwilligers over de interne vacatures (= jobrotatie + zelfontplooing + retentie) Bestand proactief gebruiken voor hulpverleningsvragen 24

25 Aanpak en wat geleerd 25

26

27 aanpak Drie partners, elk met eigen rol Use cases visualiseren wat de droom is toegepast in de dagelijkse werking Sleutel = taxonomie competenties van vrijwilligers Ontwikkelen Test Project testen van een bestaande (geconfigureerde) oplossing door in te zetten op de werkvloer Piloot en organisatiebrede opleiding 27

28 Best Practice activeren hoogopgeleide ouderen 28

29 Competenties = sleutel Overnemen taxonomie (competenties) Overnemen model database Keuze voor gesloten ( prefab ) velden Overnemen model opvolging vrijwilligers 29

30 Even technisch Desk research Keuze voor een open source CRMsysteem (CIVICRM) met eigen hosting Bepalen sleutelelementen menus Ontwikkeling database (IT analyse, aanbesteding, ontwikkeling) Implementatie en testen Doorlooptijd: 3 maand 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 Wat geleerd 1. Problematiek zorginnovatie en vergrijzing loopt en is dubbel 2. Trends vrijwilligers: ook op zoek naar een meerwaarde daar op inspelen 3. Taak en zorg voor overheid: begeleiding, meerwaarde, slimme matching 37

38 Wat geleerd 4. Belang van een slim partnerschap 5. e-government breder dan technologie 6. e-government is anders kijken: niet oplijsten competenties vertrekken vanuit een model; niet ruim aanbod functies vertrekken vanuit use cases technologie neemt administratief werk uit handen kwalitief werk 7. Belang van Europese projecten 38

39 DANK u Vragen? Wichelen 20 maart 2015 Wouter.degadt@leiedal.be