Grip op GR'en. Denktank Grip op GR'en van start gegaan. Denktank Zuid-Holland Zuid

Transcriptie

1 Nieuwsflits 7 januari 2016 Grip op GR'en Denktank Zuid-Holland Zuid Denktank Grip op GR'en van start gegaan Hoe krijgen we als (gezamenlijke) raden meer grip op gemeenschappelijke regelingen? Om deze vraag te beantwoorden is op 30 november een 'denktank' gestart met deelnemers uit de regio Zuid-Holland Zuid. Hendrik Ido Ambacht), Bas Nootenboom (griffier Molenwaard) en Evert Bunt (griffier Oud-Beijerland). Nieuwsflits Het is de bedoeling de gemeenteraden door middel van een Nieuwsflits op de hoogte te houden van de resultaten van de denktank. De denktank heeft als doel om alle 17 gemeenteraden van de regio Zuid-Holland Zuid beter in positie te brengen bij gemeenschappelijke regelingen. Een vergelijkbaar initiatief in de regio West- Brabant heeft al positieve resultaten opgeleverd. Eerste vergadering Op de agenda bij deze eerste bijeenkomst stond onder meer een analyse van de relatie van de gemeenteraad met de gemeenschappelijke regelingen, een presentatie van de aanpak in West-Brabant en het plannen van vervolgafspraken. Aanwezig waren raadsleden vanuit diverse gemeenteraden, vertegenwoordigers van gemeenschappelijke regelingen en ambtelijke ondersteuning vanuit de griffie en gemeenten. Gorinchem, Papendrecht, Sliedrecht en Alblasserdam hebben nog geen raadsleden afgevaardigd. Ook konden een paar deelnemers niet bij de eerste vergadering aanwezig zijn. De denktank staat open voor deelnemers uit alle 17 gemeenteraden. Voorzitter Peter Boudewijn (raadslid Hendrik Ido Ambacht) werd door de aanwezigen gekozen tot voorzitter van de denktank. De denktank wordt ambtelijk ondersteund door een werkgroep onder leiding van Gert Logt (griffier Interesse? Voel je uitgenodigd! De denktank bestaat uit raadsleden van de gemeenten in Zuid-Holland Zuid. Wat wij als raadsleden gemeen hebben, is dat we geïnteresseerd zijn in hoe meer grip te krijgen als raad op verbonden partijen. Daar willen we graag tijd in steken. Ben je ook geïnteresseerd en wil je meedenken, neem dan contact op met een van de deelnemers van de Denktank (zie bijlage 1). Woensdag 3 februari is een volgende bijeenkomst gepland, uur, plaats nog onbekend. De ambtelijke werkgroep zal dit voorbereiden. Bijlage 1: Afspraken eerste bijeenkomst Bijlage 2: Presentatie 'Grip op Gr'en' Deze nieuwsbrief is g d aan de gemeenteraadsleden in Zuid-Holland Zuid

2 Afspraken denktank Grip op GR en Oud Beijerland, 30 november 2015 Aanwezige raadsleden: Leo Veth (Molenwaard), Martin van Rossem, (Hardinxveld Giessendam), Peter Boudewijn (Hendrik Ido Ambacht), Leon Hoek (Korendijk), Henk van der Wal (Molenwaard), Leo Kerpel (Binnenmaas), Inge Mous (Dordrecht), André v.d. Leest (Leerdam), Laura Kroes (Zwijndrecht), Mirjam Slobbe Voogt (Zwijndrecht), Steven van Die (Hendrik Ido Ambacht), Els Ossel (Hendrik Ido Ambacht), Marijke Gommans (Hendrik Ido Ambacht), Marian Pater (Zwijndrecht). Overige aanwezigen: Gert Logt (griffier Hendrik Ido Ambacht), Edwin Numan (dir.sec Omgevingsdienst ZHZ), Jeroen den Uijl (omgevingsdienst ZHZ), Leo van der Giessen (dir sec DG&J), Jose Boons (VRZHZ), Joey Reedijk (controller Dordrecht), Karel Uitterlinden (hoofd bedrijfsvoering Korendijk), Marjon Dekker (adviseur verbonden partijen Zwijndrecht), Evert Bunt (griffier Oud Beijerland), Bas Nootenboom (griffier Molenwaard). 1. Voorstelrondje Alle deelnemers stellen zich voor en geven aan welke verbinding ze hebben met verbonden partijen. Kernwoorden hierbij zijn: frustratie, onmacht, weinig grip, de raden meer in positie brengen, we kijken nu aan de achterkant en het is slikken of stikken, we hebben te maken met organisaties waarvan de raad niet weet of ze in control zijn, worden er mee geconfronteerd maar hebben niet het idee dat we zo kunnen sturen zoals we dat gedacht hadden, laten we iets bedenken wat effectiever kan, zienswijzen indienen leveren niets op, sommige verbonden partijen gaan niet goed andere wel: wat zijn de onderliggende factoren hoe dat kan, hoe komen we als raadsleden aan de voorkant van besluitvorming, de helft van de gemeentelijke begroting wordt besteed via GR n: controle wringt, gevoel van geen grip hebben, raden worden altijd net iets te laat geïnformeerd om nog iets kunnen ondernemen, we krijgen nauwelijks de ruimte om bezig te zijn met de inhoud, controle op wethouders in AB komt onvoldoende uit de verf, we mogen betalen, maar gaat er niet over. 2. Kiezen van voorzitter Peter Boudewijn wordt gekozen tot voorzitter 3. Presentatie Gert Logt houdt een presentatie over bovenlokale samenwerkingen. Presentatie is toegevoegd aan Trello (gemeenschappelijke opslag van documenten; via uw griffier kunt u kenbaar maken hier interesse in te hebben) Discussie thema s: hoe kunnen we als raden aan de knoppen van de inhoud zitten. Bv handhaving door de omgevingsdienst? Communicatie tussen college en raad over afspraken met de GR laat te wensen over. AB stukken zijn onvindbaar of slecht te traceren. De begrotingen uit de GR n zijn in april meestal beleidsarm. Andere momenten nodig om invloed uit te oefenen. Wethouders zouden in het AB steviger kunnen staan met steun van hun eigen raad.

3 Meerjarenbeleidsprogramma s ook langs raden sturen. Raden zouden college s van B&W meer moeten aanspreken op functioneren GR. Kaderstellen richting colleges is nog wel te organiseren, maar lastige is om dit met 17 gemeenten te doen. Moeten we niet onderscheid maken in kaderstelling en controle van GR n. GR n zouden meer hun planning openbaar moeten maken zodat de raden hier op in kunnen spelen. Waarom maken GR n geen meerjarenplan voor 4 jaar waar de raden iets mee kunnen? Kerndiscussiethema s: Informatievoorziening uit GR n door colleges, en uit GR kaderstelling aan de voorkant, kaderstelling met 17 gemeenten hoe krijgen we het proces beter in de vingers? Hoe bepalen we (gezamenlijke) zienswijzen die ook daadwerkelijk overgenomen worden door GRen Gert Logt schetst de ervaringen uit West Brabant. Kernbegrippen: risicogericht sturen van GR n: meer aandacht voor GR n met een hoog bestuurlijk of financieel risico. Niet iedere GR heeft voor de deelnemende gemeenten eenzelfde belang of risico. Het ambtelijke kernteam bereid nu de zienswijzen voor. Is al onderdeel van gemeenschappelijke aanpak van deelnemers van GR. Wens om te duiden waar er nog ruimte voor sturing zit. Bijvoorbeeld door het opstellen van een samenvatting met kern (pijnpunten of kansen) van het stuk. Suggesties: concentreer op GR n die beleid maken, raden betrekken aan de voorkant d.m.v. kaderstelling zou goed zijn als we een soort SLA maken met een GR als een soort klant leverancier verhouding. Vervolgens hebben we als raden een gesprek met het bestuur over de voortgang (volgende keer uitdiepen actie André van Leest) helder krijgen welke rollen we als gemeente hebben bij verbonden partijen (klant, eigenaar, financier ) kijk goed wat er al is geregeld hoe vinden we elkaar en hoe coördineren we zaken binnen de GR n? zijn er wellicht digitale hulpmiddelen om elkaar te vinden? Wiki of blog of iets dergelijks zienswijzeprocedure invloed door raden, GR n versus bestuurlijk overeenkomst (evt met opdrachtgever opdrachtnemer relatie), Raad van Toezicht model toepasbaar bij GR n (volgende keer bespreken actie Leo Kerpel) GR moet uitgenodigd worden om beleidsambities vroegtijdig kenbaar te maken, vervolgens gesprek met raden Huidige opzet met DG&J m.b.t. het meerjarenplan wordt op prijs gesteld. Voorbeeld voor andere GR n Rol van de raad formaliseren: voorkomen dat raden moeten vechten om in positie te komen Openbare stukken AB moeten altijd beschikbaar zijn op de website Meerjarenplan langs raden sturen voor zienswijze Jaarlijkse controle op financiën én inhoud De (planning van de) P&C cyclus van GRen beter aan laten sluiten op de P&C cyclus van gemeenten

4 Overzicht maken van GRen waarin (deel van) de 17 gemeenten deelnemen met duiding van rol gemeenteraad, risico s, besturingsmodel, knelpunten, etc (evt. nota Verbonden Partijen gemeente Hendrik Ido Ambacht als voorbeeld gebruiken) Optimalisaties in sturing op GRen, als resultaat van de denktank, d.m.v. pilot op één van de GRen toetsen, evalueren toepassen op overige GRen 4. Vervolgafspraken: Eind januari/begin februari vervolgafspraak. De ambtelijke werkgroep zal dit voorbereiden. Een datumprikker volgt.

5

6 Grip op gr en Hoe brengen we de (gezamenlijke) raden aan de voorkant bij gemeenschappelijke regelingen in positie?

7 Programma Grip op gr en 1. Opening, kennismaken 2. Kiezen van een voorzitter 3. Analyse van problemen relatie gemeenteraad versus Gemeenschappelijke Regelingen (vanuit oogpunt van de raad, griffie en GR zelf) 4. Presentatie aanpak West Brabant 5. Vervolgafspraken 6. Communicatie 7. Sluiting

8 1. Voorstelrondje Wie ben je, welke partij, welke gemeente Welke verbinding heb je met Verbonden Partijen

9 2 Kiezen/benoemen voorzitter Voorstel

10 3. Analyse Analyse van problemen relatie gemeenteraad versus Gemeenschappelijke Regelingen Vanuit oogpunt van De Raad De Griffie De GR zelf

11 Samenwerking is een gegeven Verplicht: Veiligheidsregio, GGD, arbeidsmarktregio, Omgevingsdienst Grensoverschrijdende opgaven: Verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening, economische ontwikkeling, milieu Kwaliteit, continuïteit en efficiency: Afvalverwerking, bedrijfsvoeringstaken, bouw-en woningtoezicht, belastingen, ambtelijke fusie

12 Lokale democratie wordt bedreigd door samenwerking gemeenten

13 Juridische vormen Publiekrechtelijk (WGR) Privaatrechtelijk (BW)

14 Organisatievormen Netwerkconcept Matrixmodel Centrumgemeente Shared service center

15 Raad bepaalt de kaders Doelen: wat willen we met de samenwerking bereiken Indicatoren: wanneer zijn we tevreden Budget: wat mag het kosten Afstemming met andere raden Afwegingskader zelf doen of uitbesteden

16 Wat kan de raad doen aan kaderstelling Effecten voor de burger: service levels/ keuzemenu of niet? Lange termijn doelen (bijv. in programma-begroting / nota verbonden partijen) Stemverhoudingen Inspreekrecht/ cliëntenparticipatie Kosten (budgetrecht) Evaluatiemomenten en exit-opties Monitoring en informatie, bevoegdheden rekenkamercommissie

17 De taak is op afstand georganiseerd. Is er een rol voor de raad? Beleid : JA (kadernota) * financiële bijdrage voor huishoudelijke verzorging ja/nee Uitvoering: SOMS (niveau dienstverlening) * bijdrage inkomensafhankelijk / vanaf welk inkomen Hier lokale keuzevrijheid Bedrijfsvoering : NEE (alleen strategische partnerkeuze) * hoe inkomen toetsen, wie doet het, etc.

18 Wat kan de raad doen aan controle P&C-cyclus, haal de samenwerking uit de schaduw van de Verbonden Partijen Vaste evaluatiemomenten (bijv. elke GR per jaar een keer) Actieve informatieplicht, vragen stellen, RKC Deelnemen in het AB? Commissie regionale zaken Tijdigheid: vast agendapunt met de wethouder Afstemming agenda s in de regio (griffiers) Informatiebijeenkomsten voor alle raden

19 Beelden uitwisselen

20 Ervaringen

21 4. Ervaringen vanuit West-Brabant 6 kaderstellende spelregels

22 Proces Huidige spelregels zijn aan vervanging toe (aanpassing Wgr) Wie pakt actualisering spelregels op? Draagvlak ontwikkelen bij alle actoren

23 Spelregel 1 Afspraken maken bij het aangaan verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn

24 Spelregel 2 Informatieplicht Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen

25 Risicoprofiel

26 Risicogericht sturen

27 Spelregel 3 Afstemming en aansturing Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partij richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de verbonden partij op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan

28 Spelregel 4 Kaderstelling Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partij richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de verbonden partij op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan.

29 Spelregel 5 Begroting en jaarrekening De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen.

30 Spelregel 6 Meerjarenbeleidsplan en evaluatie Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, die bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren

31 Ontwikkelingen West-Brabant Laatste stand van zaken Stap 1 zou moeten zijn: op moment dat rapport/notitie/begroting/jaarstukken bij college binnenkomt ook meteen naar griffie die rapport/notitie/begroting/jaarstukken beschikbaar stelt voor raad (bijvoorbeeld in de map ten behoeve van de datum verwachte behandeling commissie/raad of proces BOB in raadsinformatiesysteem te plaatsen en hiervan melding maken aan de raad. Stap 1a. Gelijk met stap 1 worden de stukken ook ter kennisname van alle raden gebracht. Een aantal raadsleden uit de gemeenten van de betreffende verbonden partij kunnen dan al gaan lezen en opmerkingen uitwisselen al dan niet alleen in een Cloud of ook een keer in een eerste bijeenkomst.

32 Ontwikkelingen West-Brabant Laatste stand van zaken Stap 2: ambtelijk wordt door de ambtelijke regisseurs/adjudanten (regionale pool/samenwerking) een zienswijze opgesteld. Dit is geen dichtgetimmerde zienswijze, maar een op hoofdlijnen. Hierin kunnen ook de verschillende belangen van de diverse gemeenten genoemd/opgenomen worden. Het is dus inzicht geven op Stap 3: binnen elke gemeente worden de stukken besproken in een raadsbredecommissie/werkgroep Verbonden Partijen. Hierin zitten raadsleden, portefeuillehouder en een regisseur/adjudant, eventueel van een andere gemeente, in ieder geval uit de regionale pool. Dus betrokken bij stap 2

33 Ontwikkelingen West-Brabant Laatste stand van zaken Stap 4: bevindingen per gemeente in een Cloud zetten. De stukken worden op deze wijze passief gedeeld. Er dient nog wel een oplossing gevonden te worden hoe we e.e.a. actief gaan maken (actiepunt)

34 Ontwikkelingen West-Brabant Laatste stand van zaken Stap 5: vanuit elke gemeente wordt zo mogelijk iemand afgevaardigd voor de regionale groep om afstemming/visie als geheel op stuk. Samenstelling kan per verbonden partij/onderwerp wisselen. Hierbij geldt elkaar wat gunnen. Dus als gemeente A iets wil en gemeente B ziet er geen belang in voor zichzelf, kan het toch zijn dat dit in de zienswijze/motie/amendement wordt opgenomen. In stap 2 is dit al inzichtelijk gemaakt. Waarom zou portefeuillehouder grootste gemeente niet iets mee kunnen nemen voor een kleinere gemeente als hij/zij toch regelmatig op de stoep staat bij de regio/provincie/rijk? Of andersom kan net zo goed. Of iemand uit de gemeente die zitting heeft in een VNG commissie de belangen behartigd voor een andere gemeente binnen het gebied? Elkaar iets gunnen is erg belangrijk. Gedeelde ambities lijken eenvoudig, maar zijn ingewikkeld, maar deze vormen wel de crux. Zorg dat alle belangen goed op tafel komen.

35 Ontwikkelingen West-Brabant Laatste stand van zaken Stap 6: elke gemeente besluit uiteindelijk zelf of ze de gezamenlijke zienswijze overnemen. De politiek/bestuurlijke discussie blijft uiteraard een zaak van elke raad. Maar als raad moet je je wel realiseren dat hoe meer je afwijkt van de gezamenlijke zienswijze je het DB/AB van een samenwerkingsverband meer ruimte geeft tot eigenstandig handelen. Door in de voorbereiding per gemeente gezamenlijk een vertegenwoordiging te hebben kan overleg worden gepleegd. Je kunt zelfs nog overwegen om partijgenoten van andere gemeenten uit het samenwerkingsverband die wel in de regionale overleggroep zitten, te benaderen om invloed uit te oefenen. Het politieke handwerk moeten we natuurlijk niet verloochenen.

36 Ontwikkelingen West-Brabant Laatste stand van zaken Besproken met voorzitter regio Paul Depla Politiek/bestuurlijk aspect Proef in land van Heusden en Altena Artikel in Raadslid.nu

37 Succesfactoren G emeenschappelijke ambitie R elatie tussen sleutelpersonen O rganiseren in stappen E igenaarschap Inrichting

38 Vragen?

39 5. Vervolgafspraken

40 6. Communicatie Naar de collega-raadsleden Niet aanwezige gemeenten Verbonden partijen

41 7. Sluiting

42 Sluiting

43 Wat gaan wij doen?