Bestuursnotitie 11 FEBRUARI Gemeente Molenwaard. Reguliere vergadering Agendapunt: 6. Inleiding

Transcriptie

1 11 FEBRUARI N Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 1 / Gemeente Molenwaard Reguliere vergadering Agendapunt: 6 Bestuursnotitie Datum Onderwerp April 2013 Inzichten informatie bij de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZHZ Inleiding De deelnemers in de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland participeren in meerdere gemeenschappelijke regelingen. In het kader van de procedure tot omvorming van de gemeenschappelijke regeling (halverwege 2012) hebben de gemeentelijke deelnemers de wens kenbaar gemaakt om -net als bij de Dienst Publieke Gezondheid &Jeugd Zuid-Holland Zuid - nadere afspraken vast te leggen over de sturing op de gemeenschappelijke regeling. De colleges en raden van de gemeenten gaven aan dat zij voor meer directe sturing behoefte hebben aan actuele actueel inzichten actuele informatie. Deze bestuursnotitie bevat de uitgangspunten en afspraken met betrekking tot de gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst (hierna: OZHZ). Het gaat om zaken die op zichzelf grotendeels in wetgeving en verordeningen is te vinden, maar waarvan het goed is om ze in een apart document concreet uit te spreken. In die zin geeft deze bestuursnotitie het beleid weer van het algemeen bestuur van OZHZ. Genoemde uitgangspunten en afspraken komen in hoofdzaak overeen met die van de andere gemeenschappelijke regelingen in Zuid-Holland Zuid. 2. Controle en verantwoording Er is voldoende aanleiding voor provincie- en gemeentebesturen (hierna aangeduid veelal ais `colleges' of 'deelnemers') om een directere rol bij het besturen van de gemeenschappelijke regeling te claimen. Niet alleen de ontwikkelingen bij de voormalige Regio Zuid-Holland Zuid zijn daarvoor een reden. Ook elders in het land denken besturen na over hun rolneming bij gemeenschappelijke regelingen. Daarbij gaat het niet alleen om beperking van het risico dat de deelnemers achteraf altijd opdraaien voorde eventuele negatieve (financiële) gevolgen van het door gemeenschappelijke regelingen gevoerde beleid. In het licht van de huidige staat van de overheidsfinanciën, ende taakstellingen die daaruit onvermijdelijk voortvloeien, zullen besturen ook in positieve zin in staat moeten zijn om zelf vooraf keuzes te maken over de in- en output van regionale samenwerking. De vraag over de mate waarin deelnemers, en met name ook de vertegenwoordigende organen van die deelnemers, al dan niet tussentijds, sturing kunnen geven aan gemeenschappelijke regelingen is niet alleen een vraag die in Zuid-Holland Zuid leeft. Het is ook niet een vraag die van recente datum is. Het vraagstuk van wat in het verleden (het ontbreken van) de `democratische legitimatie' heette is zo oud als de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zelf. T`.Samenwerking\STA\BESTUUR~Auditcommissie OZHZ`BesWUrsnoutie'Inzicht en informaóe bij de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZHZ' AB OZHZ 28 maart 2013 vs02.doc

2 De systematiek van controle en verantwoording waarin de wetgever in de Wgr heeft voorzien is in theorie goed en sluitend. Daar staat echter tegenover dat veel gemeenschappelijke regelingen ingewikkelde bedrijven zijn geworden, waarin het voorde vertegenwoordigende organen van de deelnemers niet meer volstaat om de vertegenwoordiger in het algemeen bestuur met een eenvoudig mandaat op pad te sturen en slechts jaarlijks het recht van zienswijzen te hebben op de begroting van een gemeenschappelijke regeling. Anderzijds heeft destijds ook de bestuurlijke werkgroep in de evaluatie bij de voormalige Regio Zuid-Holland Zuid benadrukt dat een gemeenschappelijke regeling nu eenmaal zijn eigen algemeen en dagelijks bestuur kent. Het recente verleden heeft immers aangetoond dat een ingewikkelde bestuursstructuur, waarin collegeleden en raadsleden naast elkaar een min of meer vrijblijvende mede-sturende of adviserende rol hebben, evenmin een garantie is voor een gezonde bedrijfsvoering en sturing op resultaat. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling van OZHZ zijnde verantwoordelijkheden daar gelegd waar ze volgens het systeem van de wet horen, namelijk bij het algemeen en dagelijks bestuur. De colleges en hun vertegenwoordigende organen moeten dan in staat worden gesteld om ook hun wettelijke taak optimaal te kunnen uitvoeren. Hun positie moet worden versterkt door frequente, volledige en tijdige informatievoorziening, zodat zij tijdig hun eigen keuzes kunnen maken en waar mogelijk hun afgevaardigde in het algemeen bestuur kunnen instrueren. 3. Vroegtijdig inzicht in voorlopige jaarstukken en ontwikkelingen Zoals gezegd is dat niet alleen iets wat speelt in Zuid-Holland Zuid. Ook de wetgever heeft inmiddels ingezien dat de Wgr op dit punt kan worden verbeterd. De deelnemers hebben aangegeven dat zij op een vroeger moment, namelijk al voor 1 april, over inzicht in de voorlopige jaarstukken en algemene financiele en beleidsmatige kaders willen beschikken. De vertegenwoordigende organen van de deelnemers kunnen dan eerder op de jaarstukken reageren, zodat bovendien een betere afstemming plaatsvindt op de voorbereiding van de jaarstukken van de deelnemende provincie of gemeente zelf. Een bepaling van die strekking wordt binnen afzienbare tijd in de Wgr opgenomen. Vooruitlopend daarop stelt OZHZ aan het eind van het lopende jaar de indexering vast van de begroting waarin een doorkijk naar komende ontwikkelingen kan worden gegeven. Ook zal erop worden aangestuurd dat de colleges de inhoudelijke jaarprogramma's nog eerder in het jaar kunnen gaan vaststellen alsmede dat de inhoudelijke jaarrapportage eerder beschikbaar komt. Naast deze bestaande producten zullen geen nieuwe of andere producten worden opgesteld door OZHZ. 4. Zienswijzen op de begroting Een andere wijziging van de Wgr betreft de verlenging van de termijn waarbinnen de vertegenwoordigende organen van de deelnemers hun zienswijzen kunnen geven op de ontwerpbegroting. Nu nog dient de ontwerpbegroting zes weken voorafgaand aan de vaststelling door het algemeen bestuur aan de raden te worden toegezonden. Dat wordt een termijn van acht weken. Het blijft natuurlijk de vraag of deze termijn voldoende is om tot de gewenste afstemming binnen de deelnemer, en wellicht ook tussen deelnemers, te komen. Daarvoor is deze termijn

3 alleen natuurlijk niet voldoende, maar in samenhang met andere instrumenten kan het zeker als verbetering worden aangemerkt. Belangrijker is echter dat termijnen ook daadwerkelijk moeten worden gehaald om effectief en rechtmatig te kunnen besluiten. Los van het bovenstaande heeft de provincie Zuid-Holland aangegeven de ontwerpbegroting van OZHZ voor 2 april van enig jaar te willen ontvangen. Deze datum houdt OZHZ dan ook aan als deadline. Deze acht weken termijn voor het indienen van zienswijzen geldt overigens ook voor andere besluiten van het algemeen bestuur, die leiden tot een verhoging van de bijdrage van de deelnemers. Acht weken voorafgaand aan de betreffende vergadering van het algemeen bestuur zullen de raden daarover moeten worden geconsulteerd. 5. Planning en Control cyclus Als `interné maatregel tot verbetering van de informatievoorziening aan de gemeentebesturen moet de reguliere planning en control cyclus goed worden nageleefd. AI in de evaluatie bij de voormalige Regio Zuid-Holland Zuid stelde de bestuurlijke werkgroep daarover: "Wij denken dat wij met een verbeterde en tijdige informatievoorziening, alsmede met een duidelijke producten- en kostenstructuur al een heel eind op weg zijn om het vertrouwen van de raden te herwinnen". De planning en control cyclus wordt deels beschreven in de Financiële verordening en de Controleverordening van OZHZ. Beide regelingen zijn naar aanleiding van de toetreding van de gemeenten tot de gemeenschappelijke regeling in 2012 up-to-date gemaakt. De reguliere planning en control cyclus van OZHZ bestaat uit: - tweemaal per jaar een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting aan het algemeen bestuur; - tweemaal per jaar een rapportage aan de deelnemers over de gerealiseerde diensten met daarbij een prognose van de nog te realiseren diensten en effecten daarvan op de uitputting van de budgetten; - een maandelijkse financiële rapportage aan de deelnemers; - de jaarrekening (geen zienswijzen van de vertegenwoordigende organen van de deel nemers); - de begroting (met zienswijzen door de vertegenwoordigende organen van de deelnemers); Vanzelfsprekend is ook hierbij de tijdigheid van de informatie van cruciaal belang. Naast bovenstaande producten levert OZHZ zijn opdrachtgevers ook drie keer perjaar een inhoudelijke voortgangsrapportage over de uitvoering van het jaarprogramma en biedt het rapport over de interimcontrole van de accountant de eigenaren van OZHZ belangrijke informatie.

4 6. `Meekijken' vanuit de deelnemers In het algemeen bestuur van 5 december 2012 zijnde afspraken bekrachtigd over de ambtelijke voorbereidingsstructuur bij de bestuursvergaderingen van OZHZ. Samengevat komen deze afspraken erop neer dat er bij OZHZ drie besluitlijnen zijn te onderkennen: 1. een inhoudelijke lijn; 2. een strategische beheerslijn, en 3. een operationele beheerslijn. Ten behoeve van de inhoudelijke lijn is de Adviesgroep opdrachtgevers OZHZ operationeel, met als taak de directie van OZHZ te adviseren over voorstellen inzake collectieve inhoudeljke onderwerpen (zoals het handhavingsbeleid, uniformering van werkwijzen, regionale programma's, regionaal uitvoeringsniveau) die aan het algemeen bestuur worden voorgelegd. In het verlengde hiervan adviseren de leden van de adviesgroep hun eigen bestuurder ter voorbereiding van het algemeen bestuur. Ten behoeve van de strategische beheerslijn is de Adviesgroep eigenaren OZHZ operationeel, met als taak de directie van OZHZ te adviseren over onderwerpen van strategisch beheer (zoals de begroting, de jaarstukken en het meerjarig beheersplan). In het verlengde hiervan adviseren de leden van de adviesgroep de bestuurder in het dagelijks bestuur, afkomstig uit hun subregio, Dordrecht of de provincie ter voorbereiding van het dagelijks bestuur. De operationele beheerslijn behelst onderwerpen van organisatorische en personele aard, of besluiten waarin is voorzien inde begroting, beheersplan of verordening van het algemeen bestuur. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directie van OZHZ. Gelet op het takenpakket van OZHZ kan de bovenstaande werkwijze worden beschouwd als een nadere, goed passende, uitwerking van het `adoptiemodel' zoals dat bij de Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Jeugd ZHZ thans wordt geimplementeerd. Auditcommissie In de evaluatie en de zienswijzen van de colleges en gemeenteraden op de nieuwe Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Jeugd ZHZ werd sterk aangedrongen op het instellen van een onafhankelijke auditcommissie. Ook voor OZHZ is thans een artikel opgenomen in de gemeenschappelijke regeling die hieraan invulling geeft. De uitwerking van de samenstelling en taken en bevoegdheden van de commissie gebeurt in een afzonderlijke verordening. De auditcommissie moet fungeren als de ogen en oren van zowel het algemeen bestuur, de colleges als de gemeenteraden. De commissie houdt toezicht op de financiële kaders en bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling en adviseert daarover aan het algemeen bestuur. Daarnaast is de commissie ook aanspreekpunt voor de accountant, waarmee de commissie ook periodiek overlegt.

5 8. Evaluatie verbonden partijen De vertegenwoordigende organen van de deelnemers hebben bij de gemeenschappelijke regeling een hoofdrol, al voelt dat voor veel deelnemers wellicht anders. Provinciale Staten respectievelijk de gemeenteraad stellen in een 'Nota verbonden partijen' de kaders vast waaronder de provincie of de gemeente bestuurlijke en financiële belangen neemt in andere rechtspersonen. Provinciale Staten of de raad geven de criteria aan voor sturing en voor het signaleren en beperken van de risico's. Zij bepalen ook de relevantie van (de doelstelling) van de verbonden partij, ondanks dat de beslissing tot deelname en de wijze van aansturing in het duale stelsel tot de bevoegdheid van het college behoren. Hoewel de colleges dus het eerste aanspreekpunt zijn, en zij op hun beurt verantwoordelijk zijn en blijven voor het volledig informeren van hun vertegenwoordigende organen, acht het algemeen bestuur van OZHZ het wenselijk dat de vertegenwoordigende organen ten minste eenmaal per 2 jaar door OZHZ worden geïnformeerd over de beleidsmatige ontwikkelingen in het werkveld en worden geconsulteerd over de eventueel daaruit voortvloeiende consequenties in de taakuitvoering van OZHZ. Desgewenst kan een lid van het dagelijks bestuur of de secretaris een bezoek brengen aan het vertegenwoordigend orgaan. 9. Tenslotte De voorliggende bestuursnotitie geeft een overzicht van de afspraken die zijn gemaakt met de colleges en hun vertegenwoordigende organen. Het geeft een overzicht van alle maatregelen die zijn genomen om grip te houden en sturing te kunnen geven. Het bevat op zichzelf geen nieuwe `regels', maar is een weergave van het te voeren beleid. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling mag (en moet) daarop worden aangesproken. Aldus vastgesteld inde openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 5 juli De directeur, De voorzitter,