raad voor maatschappelijk welzijn

Transcriptie

1 raad voor maatschappelijk welzijn Notulen zitting van 13 juli 2016 Samenstelling Aanwezig: mevrouw Chris De Ridder, OCMW-voorzitter; de heer Roger Van Driessche, OCMW-raadslid; mevrouw Lieve Fierens, OCMW-raadslid; de heer Luc Van Steyvoort, OCMW-raadslid; de heer Rik Holvoet, OCMW-raadslid; mevrouw Huguette Cuyvers, OCMW-raadslid; mevrouw Ria Van Put, OCMW-raadslid; mevrouw Lieve Stevens, OCMW-raadslid; mevrouw Vera De Hert, OCMW-raadslid; de heer Geert Voets, OCMW-raadslid; mevrouw Sophie Hermans, OCMW-secretaris Afwezig: mevrouw Sara Waelbers, OCMW-raadslid 13 juli :00 - De voorzitter opent de openbare zitting. 13 juli :04 - Sara Waelbers, OCMW-raadslid betreedt de zitting. OPENBARE ZITTING _RMW_00033 notulen - zitting 8 juni goedkeuring GOEDGEKEURD Stemming Individuele stemming - 10 stem(men) voor: Chris De Ridder; Lieve Fierens; Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets - 1 onthouding(en): Roger Van Driessche Beschrijving Aanleiding en context De vorige zitting van de OCMW-raad vond plaats op 8 juni De notulen van de vorige vergadering dienen goedgekeurd te worden. Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 44 van het OCMW-decreet bepaalt dat de OCMW-raad, mits eventuele opmerkingen, goedkeuring hecht aan de notulen van de vorige vergadering. Besluit Artikel 1 De raad hecht goedkeuring aan de notulen van de OCMW-raad van 8 juni /19

2 Bijlagen 1. Notulen RMW BZ 2. Notulen RMW OZ OCMW - Beleid en Interne Organisatie Stafdienst OCMW _RMW_00030 lokale adviescommissie (LAC) - ontslag vertegenwoordiger - vervanging Stemming Quick vote - 11 stem(men) voor GOEDGEKEURD Beschrijving Aanleiding en context OCMW Mortsel is lid van de lokale adviescommissie (LAC), opgericht na de vrijmaking van de energiemarkt (1 juli 2003). Op 6 februari 2013 heeft de raad de afvaardiging vanuit de OCMW-raad aangeduid voor het LAC. Op 10 september 2014 werd Joeri Straetemans verkozen ter vervanging van Els Van der Velden, ontslagnemend raadslid. Vermits Joeri Straetemans (sp.a) op 27 april 2016 zijn ontslag aanbood als OCMW-raadslid, dient hij vervangen te worden. Volgend raadslid stelt zich mondeling kandidaat ter zitting: - Geert Voets (sp.a). Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 2, 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent minimale levering van elektriciteit, gas en water bepaalt dat er één lid van de raad voor maatschappelijk welzijn, dat in voorkomend geval zitting heeft in het bijzonder comité voor de sociale dienst van het OCMW van de gemeente waar de abonnee zijn woonplaats heeft, aangeduid wordt door deze raad als lid van de commissie. Besluit Artikel 1 De raad duidt Geert Voets, wonende Tommeltlaan 65 te 2640 Mortsel, met ingang van heden aan als vertegenwoordiger van het OCMW Mortsel in de lokale adviescommissie. 2/19

3 3 2016_RMW_00031 sociaal verhuurkantoor Woonweb vzw - ontslag lid algemene vergadering - vervanging Stemming Quick vote - 11 stem(men) voor GOEDGEKEURD Beschrijving Aanleiding en context OCMW Mortsel is lid van Woonweb vzw, een publiekrechtelijke vereniging volgens titel VIII, hoofdstuk I van het OCMW-decreet. Op 6 februari 2013 heeft de raad de afvaardiging vanuit de OCMW-raad aangeduid voor de algemene vergadering van SVK Woonweb vzw. Op 1 april 2015 werd Joeri Straetemans verkozen ter vervanging van Els Van der Velden, ontslagnemend raadslid. Vermits Joeri Straetemans (sp.a) op 27 april 2016 zijn ontslag aanbood als OCMW-raadslid, dient hij in de algemene vergadering vervangen te worden. Volgend raadslid stelt zich mondeling kandidaat ter zitting: - Geert Voets (sp.a). Juridische grond Artikel 11 van de statuten van SVK Woonweb vzw bepaalt dat elk lid van de vereniging drie natuurlijke personen kan afvaardigen in de algemene vergadering. Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 226 van het decreet OCMW bepaalt dat het OCMW in de organen van de vereniging vertegenwoordigd wordt door leden van hun raad voor maatschappelijk welzijn. Die leden worden door de raad voor maatschappelijk welzijn aangewezen volgens de regels vermeld in artikel 60, 3 voor de verkiezing van de leden van het vast bureau. Besluit Artikel 1 De raad duidt Geert Voets, wonende Tommeltlaan 65 te 2640 Mortsel, met ingang van heden aan als lid van de algemene vergadering van SVK Woonweb vzw. 3/19

4 4 2016_RMW_00032 basisoverlegcomité (BOC) - ontslag vertegenwoordiger - vervanging Stemming Quick vote - 11 stem(men) voor GOEDGEKEURD Beschrijving Aanleiding en context Op 6 februari 2013 heeft de raad de afvaardiging vanuit de OCMW-raad aangeduid voor het BOC. Op 8 oktober 2014 werd Joeri Straetemans verkozen ter vervanging van Els Van der Velden, ontslagnemend raadslid. Vermits Joeri Straetemans (sp.a) op 27 april 2016 zijn ontslag aanbood als OCMW-raadslid, dient hij vervangen te worden. Volgend raadslid stelt zich mondeling kandidaat ter zitting: - Geert Voets (sp.a). Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel. Besluit Artikel 1 De raad duidt Geert Voets, wonende Tommeltlaan 65 te 2640 Mortsel, met ingang van heden aan als vertegenwoordiger van het OCMW Mortsel in het basisoverlegcomité _RMW_00034 masterplan Meerminne 6 - architectuuropdracht graduele nieuwbouw Meerminnecampus - gunning GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Rik Holvoet is geen voorstander van de nieuwbouw maar is wel verheugd met de keuze van HUB door de beoordelingscommissie vandaar een symbolische onthouding in plaats van tegenstemming. Ze hebben een aantal suggesties en aandachtspunten naar het architectenbureau toe zoals de integratie van het gebouw in de omgeving. Zij vinden het een positieve keuze omdat het qua 4/19

5 uitstraling een warm gebouw is, je kan ook bouwen in houtskelet en ze vragen dat het architectenbureau dit ook is bekijkt. Qua duurzaamheid is het belangrijk dat de stad en OCMW een voorbeeldfunctie in acht nemen, ze kunnen bijvoorbeeld ook een passief gebouw zetten. Men kan hier nog verder in gaan en bijvoorbeeld een groendak en zonnepanelen voorzien. Als dit toch mogelijk zou zijn denken zij dat het belangrijk is dat het passieve gehalte van het gebouw kan verhoogd worden. Er wordt vertrokken vanuit bestaande fundamenten en daarom vragen ze aandacht voor de GAW evenals een aandachtspunt voor de bewoners vanuit de Sint Benedictusstraat voor voldoende doorkijkmogelijkheden omdat dit een grote blok is dat er wordt neergezet. Raadslid Lieve Fierens vindt het een juiste keuze. Zij heeft vragen rond de duurzaamheid van het hout waarbij aandacht moet zijn rond het onderhoud van het hout. Raadslid Roger Van Driessche vraagt een aanpassing van de beoordelingscommissie in het ontwerpbesluit, de samenstelling moet aangepast worden met de twee namen vanuit de OCMWraad. Hij leest bij HUB dat er meer aandacht nodig is voor het terugverdieneffect. Wat wordt hier precies mee bedoeld? Er is een aanpassing van fasering in het kader van CADO voor de sociale dienst. De raad van het OCMW beslist hierover. Met beton moeten we voorzichtig zijn want in een bunker kunnen we niet telefoneren. Raadslid Holvoet merkt op dat houtskeletbouw hier ook een oplossing kan bieden. Raadslid Van Driessche meent dat we het moeten hebben over verhuring en de visie erop, zeker met de lokale actoren die werden opgenomen. Het is belangrijk te weten wat de huurvoorwaarden zijn. We moeten het RUP als bijbel beschouwen, behalve als het niet anders kan. Het is de beste keuze van die 4, maar een vond hij zeer zwak om tussen die beste 5 terecht te komen. Voorzitter Chris De Ridder stelt dat dit opmerkingen zijn vanuit de beoordelingscommissie en dit dient bekeken te worden naar de toekomst. Er wordt nog teruggekomen naar de OCMW-raad als er een verandering komt in de fasering naar de sociale dienst en CADO toe. Architecten hebben dit als voorbeeld gebruikt en dit is niet bindend. De matrix wordt in het najaar terug voorgelegd aan de OCMW-raad. Stemming Individuele stemming - 8 stem(men) voor: Chris De Ridder; Roger Van Driessche; Lieve Fierens; Luc Van Steyvoort; Huguette Cuyvers; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets - 3 onthouding(en): Rik Holvoet; Sara Waelbers; Ria Van Put Beschrijving Aanleiding en context De OCMW-raad stelde op 9 maart 2016 de beoordelingscommissie betreffende de architectuuropdracht voor de graduele nieuwbouw van de site Meerminne samen als volgt: - Bart Bomans, stadsarchitect Mortsel; - Joachim Walgrave, projectarchitect stadsbestuur Mortsel; - Christian Kieckens, architectenkantoor Christian Kieckens Architects bvba; - Christine De Ruijter, AWG Architecten cvba; - Chris De Ridder, voorzitter OCMW; - Sophie Hermans, secretaris OCMW; 5/19

6 - Gert Buys, financieel beheerder stad en OCMW; - Randi Gutermann, stafmedewerker OCMW; - een afgevaardigde per meerderheidsfractie. De OCMW-raad besliste op 13 april 2016 onderstaande kandidaten te weerhouden na de kwalitatieve selectie. Deze 5 kandidaten werden uitgenodigd een offerte in te dienen: -HUB cvba te Antwerpen -Areal Architecten cvba te Antwerpen -BULK Architecten bvba te Deurne -Dierendonckblancke Architecten bvba te Gent -BOB 361 Architecten bvba te Anderlecht. Op 2 mei 2016 werden de weerhouden kandidaten uitgenodigd een offerte in te dienen. Dierendonckblancke Architecten bvba liet op 24 mei 2016 per weten geen offerte te zullen indienen. De offertes werden geopend in de openbare zitting op 24 juni 2016 om uur in de hierna vermelde volgorde en de namen van de inschrijvers werden luidop voorgelezen als volgt: 1. Areal Architecten cvba te Antwerpen 2. HUB cvba te Antwerpen 3. BOB 361 Architecten bvba te Anderlecht 4. BULK Architecten bvba te Deurne. Hiervan werd een proces-verbaal van opening van de offertes opgemaakt. HUB cvba biedt de economisch meest voordelige regelmatige offerte aan volgens de gunningscriteria vermeld in het bestek en gunningsverslag van 8 juli Argumentatie De overschrijding van het budget wijt de kandidaat aan de nog niet doorgevoerde synergiën die in de opdracht zijn gesuggereerd. De kandidaat heeft zich uitdrukkelijk geëngageerd tot het reduceren van bouwvolume en budget aan de hand van de verdere uitwerking van het samengebruik van ruimtes in samenspraak met de opdrachtgever. Juridische grond De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 25 stelt dat wanneer de aanbestedende overheid beslist de opdracht te gunnen bij offerteaanvraag, dient die te worden gegund aan de inschrijver die de regelmatige offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria. Het besluit van de raad van 16 december 2015 waarin de lastvoorwaarden voor de architectuuropdracht werden goedgekeurd. Regelgeving bevoegdheid Artikel 52, 12 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het vaststellen van de wijze van gunning van de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en het vaststellen van de voorwaarden ervan, behalve als het gaat om een opdracht die 6/19

7 past binnen het begrip dagelijks bestuur of een opdracht die nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen. Financiële informatie Financiële informatie De geraamde uitgave van ,00 euro, incl. BTW wordt geboekt op algemene rekening van beleidsitem met als actie en investeringsenveloppe 2015/001. Visumnummer OCMW/2016/14 Beleidsinformatie Besluit Artikel 1 De raad gunt de architectuuropdracht voor de graduele nieuwbouw van de site Meerminne 6 aan HUB cvba, Rijnkaai 22/201 te 2000 Antwerpen, tegen een ereloonpercentage van 10,60%. Bijlagen 1. gunningsverslag _RMW_00035 samenwerking stad en OCMW - algemene beheersovereenkomst - goedkeuring GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Sara Waelbers heeft de overeenkomst besproken binnen de fractie en zij stellen zich vragen bij het niet doorrekenen van de meerkost van het loon van de ambtenaar. Dit staat in contrast met de gelden rond sociale uitgaven. De voorzitter geeft mee dat het niet meer intern doorfactureren reeds in een vorige OCMW-raad beslist werd. Het raadslid vraagt of dit voor het OCMW gecompenseerd wordt want dit is een besparing voor de stad. De voorzitter antwoordt dat synergie een impact heeft op de begroting van het OCMW. Oorspronkelijk werd een deel intern gefactureerd. De meerkost zal verrekend worden in de dotatie. Het gaat niet over de 30%. Het budget van de loonkost zal wegvallen in de stad, de meerkost zal verrekend worden in de gemeentelijke dotatie. Raadslid Roger Van Driessche stelt dat in principe het de stad is die bijpast als het nodig is, als je maar kunt blijven doen wat we doen. Het komt op hetzelfde neer. Je kan die meeruitgave niet gebruiken voor iets anders. 7/19

8 Stemming Individuele stemming - 7 stem(men) voor: Chris De Ridder; Roger Van Driessche; Lieve Fierens; Huguette Cuyvers; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets - 4 onthouding(en): Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Ria Van Put Beschrijving Aanleiding en context Augustus 2003 werd een afsprakennota richtlijnen aangaande de samenwerking tussen de dienst informatica stad Mortsel en het OCMW afgesloten. De OCMW-raad keurde op 1 april 2015 de beheersovereenkomst tussen stad en OCMW Mortsel goed in verband met de gezamenlijke financieel beheerder, gezamenlijke financiële dienst en gezamenlijk beheer van liquide middelen. De gemeenteraad keurde deze goed op 28 april De Vlaamse regering stemde op 13 mei 2016 in met de conceptnota over de organieke uitwerking voor de integratie van het OCMW en de gemeentebesturen. Het ambt van stadssecretaris is vacant geworden. Op 14 juni 2016 vond er een gezamenlijke raadscommissie plaats met stad en OCMW waarbij de algemene beheersovereenkomst werd toegelicht. De gemeenteraad besliste (21 juni 2016) om de functie van stadssecretaris niet open te stellen, het ambt door de OCMW-secretaris te laten invullen en hechtte goedkeuring aan de algemene beheersovereenkomst. Deze beheersovereenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de stad Mortsel en het OCMW, zowel op organisatieniveau als betreffende personeelsinzet. Deze overeenkomst regelt ook de opdracht van de decretale graden van beide besturen om over te gaan tot één functionele leiding en één geïntegreerde lokale organisatie. Juridische grond Artikel 271 van het decreet OCMW bepaalt dat in de beheersovereenkomst tevens kan opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. Regelgeving bevoegdheid Artikle 52, 23 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het goedkeuren van beheersovereenkomsten tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn aangaande het gemeenschappelijke gebruik van elkaars diensten. Financiële informatie Financiële informatie Gezien een administratieve vereenvoudiging nagestreefd wordt en om uitgebreide wederzijdse facturatie te vermijden, zullen de loonkosten voor deze wederzijdse prestaties niet worden aangerekend. Facturatie is wel mogelijk indien de personeelskost via betoelagingsmodaliteiten kan worden gerecupereerd van externe instanties. De wederzijdse prestaties worden wel 8/19

9 geïnventariseerd, met het oog op de latere evaluatie en eventuele bijsturing. Materiaalkosten en kosten van externe dienstverleners worden wel doorgerekend. Indien bij wederzijdse facturatie van aankopen, materiaalkosten, consultancy of investeringen deze kosten niet specifiek toewijsbaar zijn aan de stad of het OCMW, worden verdeelsleutels toegepast. Het vaststellen van de verdeelsleutels van de op te splitsen kosten gebeurt door de gemeente- en OCMW-raad. Wat betreft de weddesupplementen: Het weddesupplement van de secretaris wordt bepaald op 30% met als berekeningsbasis het loon van de decretale graad van het OCMW. De financieel beheerder heeft een weddesupplement van 28,13% met als berekeningsbasis het loon van de decretale graad van het OCMW. Dit supplement wordt 30% vanaf de verhuis van de stadsdiensten naar de site Meerminne 6 en ten laatste 1 april Beleidsinformatie Besluit Artikel 1 De raad hecht goedkeuring aan de algemene beheersovereenkomst tussen de stad en het OCMW Mortsel met als doel de samenwerking te regelen tussen de stad Mortsel en het OCMW Mortsel, zowel op organisatieniveau als betreffende personeelsinzet. De overeenkomst regelt ook de opdracht van de decretale graden van beide besturen, meer bepaald het overgaan tot één functionele leiding en één geïntegreerde lokale organisatie. Artikel 2 Deze beheersovereenkomst vervangt: - de afsprakennota richtlijnen aangaande de samenwerking tussen de dienst informatica stad Mortsel en het OCMW van augustus 2003; - de beheersovereenkomst tussen stad en OCMW in verband met de gezamenlijke financieel beheerder, gezamenlijke financiële dienst en gezamenlijk beheer van liquide middelen (OCMW-raad 1 april 2015 en gemeenteraad 28 april 2015). Bijlagen 1. Beheersovereenkomst tussen stad en OCMW Mortsel GR juni en RMW juli /19

10 ALGEMENE BEHEERSOVEREENKOMST TUSSEN STAD EN OCMW MORTSEL Tussen ondergetekenden: het OCMW Mortsel, Meerminne 6 te 2640 Mortsel vertegenwoordigd door Chris De Ridder, voorzitter, en Sophie Hermans, secretaris hierna genoemd het OCMW en de stad Mortsel, Stadsplein 1 te 2640 Mortsel vertegenwoordigd door Erik Broeckx, burgemeester, en Sofie Mortelmans, waarnemend stadssecretaris hierna genoemd de stad wordt als volgt overeengekomen: Artikel 1 voorwerp van de beheersovereenkomst 1. Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de stad Mortsel en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Mortsel zowel op organisatieniveau als betreffende personeelsinzet. 2. Deze overeenkomst regelt de opdracht van de decretale graden van beide besturen, meer bepaald het overgaan tot één functionele leiding en één geïntegreerde lokale organisatie. 3. De inhoud van deze overeenkomt kan bijgestuurd worden naar aanleiding van een tussentijdse evaluatie door het beleid of wanneer er tussentijdse doelstellingen gehaald worden die organisatorische en structurele aanpassingen vereisen. 4. Deze beheersovereenkomst vervangt onderstaande afsprakennota en beheersovereenkomst: - afsprakennota richtlijnen aangaande de samenwerking tussen de dienst informatica stad Mortsel en het OCMW van augustus 2003; - beheersovereenkomst tussen stad en OCMW in verband met de gezamenlijke financieel beheerder, gezamenlijke financiële dienst en gezamenlijk beheer van liquide middelen (OCMWraad 1 april 2015 en gemeenteraad 28 april 2015). Artikel 2 juridisch kader Artikel 76, 3, 1 van het gemeentedecreet bepaalt dat met toepassing van artikel 271, en op voorwaarde van een beslissing met een volstrekte meerderheid van de stemmen van de raad voor maatschappelijk welzijn van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient, kan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van dezelfde gemeente, tegelijkertijd ook het ambt van gemeentesecretaris uitoefenen. Artikel 271 van het gemeentedecreet en artikel 271 van het OCMW-decreet, die identiek zijn: Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijke gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. Artikel 3 engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering en werkwijze Beide secretarissen hebben enerzijds wettelijke taken die voortvloeien uit het gemeente- en OCMW-decreet en anderzijds de organisatorische taak om de samenwerking tussen beide organisaties te realiseren met respect voor ieders werking, opdracht en specificiteit. Er wordt gestreefd naar synergiën zodat de dienstverlening naar de burger geoptimaliseerd wordt, vereenvoudigd wordt en duidelijk is, met één centraal aanspreekpunt. Tevens wordt er gestreefd naar zo een groot mogelijke eenvormigheid in documenten, processen en procedures. De interne (bvb. verlofaanvragen, aankopen, ziektemeldingen) en externe (bvb. klachtenmanagement, communicatie) processen van beide organisaties zullen op elkaar worden afgestemd teneinde een goede 10/19

11 werking te garanderen en synergie te realiseren. Bij documenten die beide organisaties verplicht moeten opmaken (bvb. deontologische codes, bepaling begrip dagelijks bestuur, klachtenreglement, interne controle), wordt gestreefd naar eenvormigheid. Artikel 4 personeelsleden stad en OCMW De stad en het OCMW opteren, binnen de mogelijkheden geboden door de regelgeving en de rechtspositieregeling van het personeel, voor het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten, het gebruik van elkaars personeel, een onmiddellijke of fasegewijze geïntegreerde werking van de ondersteunende diensten en verdere afstemming op elkaar op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Wat de ondersteunende diensten betreft, is het doel om op termijn tot een volledige integratie te komen. De samenwerking kan voorlopig op sommige gebieden eerder vrijblijvend zijn en op andere meer structureel. Zij kan ook onmiddellijk de volledige integratie van bepaalde diensten inhouden. Ieder bestuur organiseert zijn werking voorlopig zo dat er voldoende personeelsleden voorhanden zijn om in normale omstandigheden zijn eigen taken te verzekeren. De volgende uitgangspunten gelden bij deze samenwerking: - vanuit een gezamenlijke missie versterken beide besturen elkaar met als doel de dienstverlening te optimaliseren; - een aanpak op maat, aangepast aan ieder samenwerkingsdomein afzonderlijk; - een stapsgewijze implementatie van de samenwerking met de nodige terugkoppeling naar de bestuursorganen en het personeel, zodat op beide niveaus het noodzakelijke draagvlak ontstaat voor de hervormingen; - respect voor de eigenheid van ieder bestuur en zijn personeel, met oog voor de verschillen in organisatiecultuur. Op die manier zijn de stad en het OCMW op weg naar een verregaande samenwerking en een geïntegreerde dienstverlening en organisatie. Op korte termijn zal dit leiden tot een hertekening van de organisatiestructuur van beide besturen en een geïntegreerd doelorganogram. Artikel 5 decretale graden 1. Na goedkeuring van de beheersovereenkomst door beide partijen, krijgen de secretaris van het OCMW, de wnd. secretaris van de stad en de gezamenlijk financieel beheerder de opdracht een nieuwe organisatie- en overlegstructuur uit te werken voor het lokaal bestuur (stad en OCMW). Dit zal gebeuren in nauwe samenwerking met beide managementteams en in nauw overleg met het bestuur. 2. Vanaf de verhuis van de stadsdiensten naar de site Meerminne 6 en ten laatste 1 april 2017, neemt de secretaris van het OCMW eveneens het ambt van stadssecretaris volledig op en krijgt zij tevens een vergoeding als weddesupplement. 3. De prestaties worden verricht in afspraak tussen het OCMW en de stad, rekening houdende met de behoeften van beide organisaties en de daarbij horende verantwoordelijkheden. 4. Het OCMW blijft de juridische werkgever van de secretaris en de financieel beheerder. Stad en OCMW oefenen samen werkgeversgezag over betrokkenen uit. 5. De verlofafspraken worden in overleg tussen stad en OCMW vastgelegd, rekening houdende met het verzekeren van de goede werking van OCMW en stad. Tijdens de afwezigheid en verlofperiodes van de secretaris en financieel beheerder voor stad en OCMW, worden de taken en bevoegdheden over desbetreffende stedelijke beleidsorganen en diensten waargenomen door een waarnemer aangesteld door de gemeente- en OCMW-raad. 6. De evaluatie van de decretale graden gebeurt door de juridische werkgever, i.c. zowel voor de secretaris als voor de financieel beheerder door het OCMW. Het vast bureau evalueert op basis van een voorbereidend rapport opgemaakt door externe deskundigen. Dit voorbereidende rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder met betrokkenheid van de leden van beide managementteams, de OCMW-voorzitter, de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad. 11/19

12 7. De stad is niet aansprakelijk voor schade die het personeelslid mocht veroorzaken aan derden bij uitoefening van de werkzaamheden voor de stad. Het OCMW zal zijn verzekering tevens van toepassing laten zijn op de hiervoor bedoelde schade. 8. Het OCMW is verplicht aan bedoeld personeelslid maandelijks het loon met inbegrip van de bijhorende elementen te betalen waarop deze krachtens zijn rechtspositieregeling recht heeft. Tevens vergoedt het OCMW aan bedoeld personeelslid de gemaakte kosten in verband met het uitvoeren van de werkzaamheden voor de stad conform de door het OCMW vastgelegde regels in de rechtspositieregeling. Het personeelslid heeft ter zake geen vordering op de stad. 9. Het weddesupplement van de secretaris wordt bepaald op 30% met als berekeningsbasis het loon van de decretale graad van het OCMW. De financieel beheerder heeft een weddesupplement van 28,13% met als berekeningsbasis het loon van de decretale graad van het OCMW. Dit supplement wordt 30% vanaf de verhuis van de stadsdiensten naar de site Meerminne 6 en ten laatste 1 april Artikel 6 duur van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van onbepaalde duur. 2. Beide partijen hebben het recht om de overeenkomst te beëindigen via aangetekend schrijven en met inachtneming van een opzeggingstermijn van twaalf maanden. De termijn vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin het aangetekend schrijven werd ontvangen. Het aangetekend schrijven wordt geacht te zijn ontvangen de derde werkdag na datum van verzending. 3. Het aangetekend schrijven dient de gemeenteraadsbeslissing of OCMW-raadsbeslissing te bevatten waaruit blijkt dat de samenwerking dient stopgezet te worden. Artikel 7 juridisch werkgeverschap Het juridisch werkgeverschap behoort toe aan de aanstellende overheid (stad of OCMW). Bijgevolg blijft dit bestuur verantwoordelijk voor: - de aanstelling van het eigen personeel; - de vaststelling van de bezoldiging van de werknemer en de uitbetaling ervan; - de sociale bijdragen en de sociale administratie verbonden aan het juridisch werkgeverschap; - de wettelijke en statutaire vergoedingen verbonden aan deze tewerkstelling (bvb. loon, eindejaarstoelage, maaltijdcheques, reiskosten); - de tuchtregeling; - de functioneringsgesprekken en de evaluatie. Artikel 8 werkgeversgezag van stad over OCMW-personeel en omgekeerd Tot aan de verhuis van de stadsdiensten naar de site Meerminne 6 en tot ten laatste 1 april 2017 mogen de secretaris van het OCMW en de wnd. stadssecretaris beide in overleg instructies geven aan het stadsen OCMW-personeel in uitvoering van deze beheersovereenkomst, zowel inzake arbeids- en rusttijden, als inzake de uitvoering van het overeengekomen werk. Zij mogen tevens van het personeel de naleving vragen van de verplichtingen inzake het welzijn op het werk. Dit wordt volgens de wet niet beschouwd als uitoefening van werkgeversgezag (artikel 31, 2 van de wet van 24 juli 1987). Het hiërarchisch kader, het verloop van de functioneringsgesprekken en de evaluatie van de betrokken personeelsleden krijgen verdere uitwerking in het organogram, de personeelsformatie en het evaluatiesysteem. Als algemene regel geldt dat een personeelslid steeds door iemand van het eigen bestuur geëvalueerd wordt, op advies van de domeinverantwoordelijke/domeindeskundige, wanneer deze laatste tot het andere bestuur behoort. Artikel 9 financieel kader Het stads- en OCMW-bestuur zullen in de toekomst prestaties voor elkaar leveren op diverse vlakken. Gezien een administratieve vereenvoudiging nagestreefd wordt en om uitgebreide wederzijdse facturatie te vermijden, zullen de loonkosten voor deze wederzijdse prestaties niet worden aangerekend. Facturatie is wel mogelijk indien de personeelskost via betoelagingsmodaliteiten kan worden gerecupereerd van externe instanties. De wederzijdse prestaties worden wel geïnventariseerd, met het oog op de latere evaluatie en eventuele bijsturing. 12/19

13 Materiaalkosten en kosten van externe dienstverleners worden wel doorgerekend. Indien bij wederzijdse facturatie van aankopen, materiaalkosten, consultancy of investeringen deze kosten niet specifiek toewijsbaar zijn aan de stad of het OCMW, worden verdeelsleutels toegepast. Het vaststellen van de verdeelsleutels van de op te splitsen kosten gebeurt door de gemeente- en OCMW-raad. Artikel 10 liquide middelen De gezamenlijk financieel beheerder kan de liquide middelen gemeenschappelijk beheren door gelden ter beschikking te stellen over de besturen heen. Deze terbeschikkingstelling heeft een tijdelijk karakter en is steeds korter dan 1 jaar. Deze terbeschikkingstelling zal conform de onderrichtingen van het toezicht en volgens de principes van de Beleids- en Beheerscyclus verwerkt worden op de balansen van beide besturen. In de kwartaalrapporten van zowel stad als OCMW zal gerapporteerd worden over de terbeschikkingstelling van de liquide middelen. Opgemaakt in twee originele exemplaren, waarvan elke partij erkent er één ontvangen te hebben. xx juli 2016 Voor de stad Mortsel Erik Broeckx burgemeester voor de voorzitter van de gemeenteraad (GD art. 183bis) Sofie Mortelmans wnd. stadssecretaris Voor het OCMW Mortsel Chris De Ridder Sophie Hermans voorzitter secretaris _RMW_00037 Sense Mortsel vzw - notulen algemene vergadering 16 juni aktename BEHANDELD Notulen De voorzitter legt uit dat de definitieve aanpassing later gebeurt omdat die fout op voorhand niet gezien werd. Ze kan nadien in de volgende jaarrekening verwerkt worden. Beschrijving Aanleiding en context 13/19

14 Het OCMW is medebestuurder in Sense Mortsel vzw. Op 16 juni 2016 vond de algemene vergadering plaats. De per mail ingediende vragen met betrekking tot de jaarrekening van de raadsleden Van Driessche en Van Steyvoort werden voor de algemene vergadering schriftelijk beantwoord door het OCMW en Sense Mortsel vzw. Volgende afspraken werden gemaakt voor de algemene vergadering van november 2016: - onderzoek naar de samenstelling van de vergoeding ondersteunende diensten - opstart Piekuur ten bedrage van 9.105,94 euro en beslissing over al dan niet crediteren van (een deel van) dit bedrag; - goedkeuring van managementsovereenkomst tussen Sense Mortsel vzw en metsense en het OCMW Mortsel conform artikel 3.9 van de samenwerkingsovereenkomst voor de uitbating van het buurtrestaurant Mortsel; - aanpassing van het financieel plan na opsplitsen van de analytische resultaten van De Plataan, Piekuur en Opnieuw en co. In opvolging van de algemene vergadering werd door het OCMW een stuurkaart Sense Mortsel vzw opgemaakt waarin maandelijks aantallen worden opgevolgd gaande van omzet De Plataan, Piekuur tot aantal maaltijden per type cliënt en het aantal uitgeleverde en nog geldige OCMW pasjes. De notulen van de algemene vergadering werden ter zitting goedgekeurd en ondertekend. In november 2016 vindt de volgende algemene vergadering plaats. Om de leden van de raad de kans te geven onderrichtingen te geven aan de afgevaardigden binnen Sense Mortsel vzw, neemt de raad kennis van de notulen en de bijhorende stukken. Besluit Artikel 1 De raad neemt kennis van de notulen van de algemene vergadering van 16 juni 2016 van Sense Mortsel vzw en de bijhorende afspraken. Bijlagen 1. verslag AV _RMW_00040 masterplan Meerminne 6 - verbouwingswerken tijdelijke invulling - niet gunning en opstart onderhandelingsprocedure - goedkeuring GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Luc Van Steyvoort vraagt hoe het nu verder gaat met de opspliting in loten en wie de coördinatie gaat doen. De voorzitter antwoordt dat er nu wordt onderhandeld met het huidige 14/19

15 bestek dat werd goedgekeurd op de OCMW-raad. Als dit niets oplevert dan komt het bestek op de OCMW-raad van september terug. De fractie Groen stelt dat ze rond de raming reeds hiervoor een bedenking hadden of dit realistisch is en dit wordt nu bevestigd voor hen vermits er maar 1 kandidaat is. Raadslid Roger Van Driessche vraagt waarom hier geen bijdragen vermeld worden. De voorzitter geeft aan dat de juiste kostprijs van de offerte niet openbaar is en dit mag zeker niet vermeld worden in het verslag/notulen. Dit opdat de firma geen commerciële schade zou lijden. Het raadslid vraagt wat er wordt gedaan met het advies van Kamp C, wordt dat verwerkt? De secretaris meldt dat er een advies werd gevraagd voor het geheel en dat dit voor de korte termijn niet verwerkt kan worden omdat het bestek reeds werd goedgekeurd. Als het bestek in september opnieuw op de raad komt dan kan dit als advies worden meegenomen en bekeken worden. De fractie Groen uit zijn bezorgdheid rond het hypothekeren van het tijdspad van de verbouwing evenals de bezorgdheid rond het budget. Als we hoger uitkomen dan geraamd dan dient dit ook doorgerekend te worden aan de stad. Raadslid Geert Voets merkt op dat het ook kan zijn dat de aannemer een te hoge raming heeft gemaakt en dat niet wil zeggen dat de architect te laag heeft geraamd. Stemming Individuele stemming - 10 stem(men) voor: Chris De Ridder; Lieve Fierens; Luc Van Steyvoort; Rik Holvoet; Sara Waelbers; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert; Geert Voets - 1 onthouding(en): Roger Van Driessche Beschrijving Aanleiding en context De OCMW-raad keurde op 11 mei 2016 de lastvoorwaarden en het bestek voor de verbouwingswerken in functie van de tijdelijke invulling van de site Meerminne 6 goed. Op 12 mei 2016 werd de aankondiging van de opdracht gepubliceerd via e-notification en in het publicatieblad van de Europese Unie. De offertes werden geopend in de openbare zitting op 21 juni 2016 om uur in de hierna vermelde volgorde en de namen van de inschrijvers werden luidop voorgelezen als volgt: -Dillen Bouwteam nv te Balen Hiervan werd een proces-verbaal van opening van de offertes opgemaakt. De offerte van Dillen Bouwteam nv overschrijdt ruim de geraamde kostprijs. Bij de gunningsprocedure bij wijze van open offertevraag voor deze opdracht werd geen aanvaardbare offerte ingediend. Bijgevolg is het aangewezen deze gunningsprocedure stop te zetten en over te schakelen op de gunningsprocedure bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. 15/19

16 Juridische grond De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 26, 1,1,d) bepaalt dat overheidsopdrachten enkel geplaatst mogen worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners in het geval geen of geen geschikte aanvraag tot deelneming of offerte werd ingediend naar aanleiding van een open of een beperkte procedure, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. Het besluit van de OCMW-raad van 14 januari 2015 waarbij goedkeuring werd gehecht aan de lastvoorwaarden voor de architectuuropdracht voor de herbestemming van de site Meerminne 6. De opdracht bestaat uit: - opdracht 1: het opstellen van een masterplan voor de site Meerminne; - opdracht 2: het uitwerken van een ontwerp binnen dit masterplan voor de herinrichting van Meerminne 6 en uitvoering van dit ontwerp. Het vast bureau kreeg de machtiging deze opdracht te gunnen bij wijze van open offerteaanvraag. Het vast bureau gunde op 30 maart 2015 de opdracht aan Areal Architecten, Albert Claudestraat 12/014 te 2018 Antwerpen, tegen een geraamd totaalbedrag van ,00 euro (inclusief BTW). Het besluit van de OCMW-raad van 14 oktober 2015 waarbij gekozen werd voor de ontwikkeling van scenario B2. In navolging daarvan dient binnen dit masterplan een ontwerp voor de herinrichting van Meerminne 6 uitgewerkt. Het gemeenteraadsbesluit van 26 april 2016 waarin goedkeuring werd gehecht aan de participatie van de stad in de bouwkosten voor een geraamd bedrag van ,00 euro, incl. BTW, voor de tijdelijke invulling van de campus Meerminne 6 van het OCMW met het oog op de tijdelijke verhuis van een aantal stadsdiensten en de raadzaal tijdens de verbouwingswerken van het stadhuis. De gemeenteraad mandateert het OCMW om op te treden als bouwheer voor de uitvoering van de werken in haar opdracht. Het besluit van de OCMW-raad van 11 mei 2016 waarbij goedkeuring werd gehecht aan de lastvoorwaarden van het bijzonder bestek 2016 W 15 voor de verbouwingswerken in functie van de tijdelijke invulling van de site Meerminne 6 en werd beslist deze opdracht te gunnen bij wijze van open offertevraag tegen een geraamd totaalbedrag van ,00 euro, incl. BTW, waarvan ,00 euro, incl. BTW, ten laste van het OCMW. De OCMW-raad machtigde het vast bureau tot het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van deze opdracht. Regelgeving bevoegdheid Artikel 52, 12 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het vaststellen van de wijze van gunning van de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en het vaststellen van de voorwaarden ervan, behalve als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur of een opdracht die nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen. Financiële informatie 16/19

17 Financiële informatie De geraamde uitgave van ,00 euro, incl. BTW, wordt geboekt op algemene rekening van beleidsitem met als actie en investeringsenveloppe 2015/001. Beleidsinformatie Besluit Artikel 1 De raad besluit de gunningsprocedure bij wijze van open offertevraag betreffende de opdracht tot het uitvoeren van verbouwingswerken in functie van de tijdelijke invulling van de site Meerminne 6 stop te zetten, aangezien er geen aanvaardbare offerte werd ingediend. Artikel 2 De raad besluit de opdracht tot het uitvoeren van verbouwingswerken in functie van de tijdelijke invulling van de site Meerminne 6, volgens goedgekeurd bijzonder bestek 2016 W 15, te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Financiële dienst OCMW _RMW_00036 jaarrekening vaststelling BEHANDELD Notulen Raadslid Vera De Hert stelt dat de jaarrekening niet in kleur werd bezorgd en vraagt of dit in in de toekomst kan. Dit wordt opgenomen, waarbij de visuele doelenbomen zullen afgedrukt worden in kleur, de rest niet. Gert Buys, financieel beheerder, licht de jaarrekening 2015 toe. Belangrijke informatie in verband met de jaarrekening is: overschotten explotatie kunnen niet worden overgedragen, investeringen kunnen overgedragen worden als ze niet werden stopgezet. De conclusie is dat het gecummuleerd budgettair resultaat hoger is dan gebudgetteerd. Raadslid Lieve Fierens heeft vragen rond de uitvoeringsbesluiten van het woonzorgdecreet in het kader van het woonzorgnetwerk. Gert Buys antwoordt dat dit gewoon niet nodig is geweest en dat de lening niet is aangegaan. Raadslid Vera De Hert vraagt (achteraan p.96) wat het verschil is tussen dotaties gemeentefonds en gemeentelijke dotatie. De financieel beheerder licht toe. Hoe komt het dat er een bedrag is van externe maaltijden? Dit zijn maaltijden die aangekocht worden in De Plataan. Raadslid Rik Holvoet heeft een vraag rond de eerste lijnspsycholoog die reeds enkele jaren voorzien wordt in het budget. Het CAW heeft nu het Kruispunt maar OCMW Mortsel is hier niet als partner voorzien. De voorzitter antwoordt dat de gelden die daar voor voorzien werden, worden gebruikt om 17/19

18 die binnen de sociale dienst aan cliënten te geven en als extra ondersteuning voor medewerkers en hun werkdruk. Ze pleit om daar specifieke aandacht aan te geven de komende jaren en rond de betaalbaarheid van psychische begeleiding. Het raadslid stelt dat de overschotten (p.53) zich vnl. situeren op het gebied van sociale tewerkstelling. Dit is een belangrijk gegeven volgens de financieel beheerder. De jaarrekening geeft een duidelijk beeld van 2015 dat dynamisch is. Raadslid Holvoet stelt dat men in dialoog gaat gaan met de stad rond die overschotten en ze pleiten om deze te gebruiken rechtstreeks voor cliënten. Hetzij in terugvorderbare steun en sociale economie te laten vloeien en niet naar de kassa van de stad. Raadslid Roger Van Driessche heeft niet veel vragen rond de jaarrekening want dit geld is weg. In het eerste deel worden veel vage dingen gezegd en hij vraagt zich af of er hier een eindredactie op wordt gedaan en wie dit opmaakt. De secretaris benadrukt dat de sterkte is dat dit wordt opgemaakt door de budgethouders en de verantwoordelijken van de acties via de stuurkaarten in hun actiefiches. Zij brengen dat zoals het is. Raadslid Van Driessche vindt dit niet altijd duidelijk en vaak niet kwantitatief onderbouwd. Ze benadrukt dat het inderdaad beter kan. Het raadslid mist supervisie en iemand die nakijkt of er supervisie voor is. Het raadslid meent dat de overdracht (p.15) zich laat zien in het eindbudget. Beschrijving Aanleiding en context De jaarrekening 2015 is opgemaakt. Fasering Deze jaarrekening wordt voorgelegd op de gemeenteraad van september Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 174, 1 van het decreet OCMW bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn zich in de loop van het eerste semester van het financiële boekjaar dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, uitspreekt over de vaststelling van de jaarrekening. Besluit Artikel 1 De raad neemt kennis van de jaarrekening 2015 met inbegrip van de toelichting en de wettelijke schema s. Artikel 2 De raad stelt de jaarrekening 2015 vast. Bijlagen 1. jaarrekening /19

19 13 juli :00 - De voorzitter opent de besloten zitting. 13 juli :03 - De voorzitter sluit de zitting. VOOR EENSLUIDEND UITTREKSEL De secretaris De voorzitter Sophie HERMANS Chris DE RIDDER 19/19