Evenementen onderzoek 2012

Transcriptie

1 Evenementen onderzoek 2012 Recente markt- en marketingontwikkelingen voor professionele aanbieders op de markt voor zakelijke en personeelsevenementen NIDAP Oktober 2012

2 Introductie Introductie Voor u ligt de rapportage over de markt voor zakelijke en personeelsevenementen. Dit rapport is gebaseerd op onze evenementenmonitor 2012 [Q2/3 2-12] en die van de voorgaande jaren. Het NIDAP onderzoek is een landelijk onderzoek, hoofdzakelijke gebaseerd op een steekproef van organisaties met 100 of meer werknemers. In het onderzoek worden twee doelgroepen onderscheiden, namelijk de eventprofessionals [experts] die hebben meegewerkt aan het telefonische interview. Daarnaast wordt gesproken over de brede doelgroep. Deze doelgroep, bestaande uit grote, middelgrote en kleine opdrachtgevers van personeels- en zakelijke events is online onderzocht. Vernieuwingen Het NIDAP-onderzoek naar de markt van zakelijke en personeelsevenementen is dit jaar verder vernieuwd. Wij hebben vertrouwen dat wij hiermee beter inspelen op de wensen van onze klanten. In dit rapport treft u hoofdstukken aan over de inkoop van zakelijke en personeelsevents, de ontwikkeling van eventbudgetten en bestedingen en de besluitvorming. Het rapport tracht een breed beeld te geven van de evenementensector, de kansen en bedreigingen anno Mocht u specifieke onderwerpen missen in het rapport, neem dan contact met ons op. Mogelijk is de informatie die u nodig heeft wel beschikbaar. Feedback NIDAP adviseert professionele event locaties, cateraars en organisatiebureaus over marktstrategie en toekomstmogelijkheden. Op onze website vindt u actuele gegevens over onze vaste terugkerende onderzoeken. Wij wensen u veel succes met dit rapport! Paul van der Wal NIDAP Bureau voor Strategisch Event onderzoek Bureau voor Strategisch Opleidingen onderzoek 1

3 Samenvatting De sector wacht een grote verandering in besteding, doel en middelen. We stellen vast dat bij de evenementenprofessionals naast minder geld [60% noemt dit] ook de versobering en efficiency [40%] de belangrijkste veranderingen zijn. Circa 17% stelt dat er minder evenementen worden georganiseerd. 14% stelt dat men juist meer evenementen organiseert in vergelijking met voor de recessiejaren. We zien echter dat de aantallen deelnemers, gasten of genodigden de afgelopen jaren flink is gedaald. De inzet van sociale media wordt door 12% genoemd. [72% stelt dat de rol van communicatie technologie verschilt met circa 5 jaren geleden]. Een meerderheid stelt dat de beschikbare budgetten per event zijn veranderd. We nemen ook voor 2012 wederom een daling waar van circa 4% in de totale bestedingen aan zakelijke evenementen en 7% bij personeelsevenementen. Als derde wordt door bijna 60% het aantal events per jaar genoemd als verschil met voor de recessiejaren. In 2012 zien we dat bij zowel personeels- als zakelijke evenementen de frequentie eerder afneemt dan toeneemt. Voor de zakelijke markt zien we het volgende: We zien dat het aantal organisaties dat zakelijke events organiseert stabiel blijft. De frequentie per jaar neemt af Het aantal bezoekers per evenement ligt aanzienlijk lager. De budgetten per genodigde dalen of blijven gelijk. Voor de markt voor personeelsevents zien wij het volgende: Het aantal bedrijven dat externe personeelsevenementen organiseert neemt weer wat toe De frequentie is negatief [vooral personeelsfeesten & zakelijke incentives]. Het aantal bezoekers per evenement ontwikkelt zich positief De budgetten per genodigde blijven op een laag recessie-niveau. Wij zien dus geen teken van herstel in de inkoopcijfers. Daarnaast blijven de budgetten per bezoeker/genodigde op een recessie-niveau. Gezien het grote aanbod aan locaties en ook aan cateringcapaciteit zal er sprake blijven van een overaanbod aan dienstverleners in de markt. 2

4 Bijna 40% noemt de gewijzigde relatie met ingehuurde bedrijven als verandering ten opzichte van voor de recessiejaren. We stellen vast dat een groot deel [40%] nog bezig [halverwege] is met reorganiseren. Een deel [11%] moet nog beginnen. Slechts 13% is klaar met reorganiseren en bij nog eens een derde wordt niet gereorganiseerd. Dat betekent voor 2012 nog dat zeker de helft van de klanten nog in beweging is en mogelijk is dit ook te merken aan de opdrachten voor [de organisatie van ] evenementen. De vraag is gesteld waar de organisatie staat anno 2012 als het gaat om grote en middelgrote evenementen. We zien een tweedeling. De helft van de eventprofessionals houdt nog de hand op de knip in 2012 [waarvan 3% alles on hold]. Een derde stelt dat alles weer mogelijk is, aangevuld met een groepje [12%] dat stelt dat er weer wat meer mogelijk is. Dat klinkt positief. Maar de grootste groep [46%] stelt dat er heel selectief events doorgaan. De gegeven aansprekende redenen die een evenement rechtvaardigen wijzen sterk op het woord binding. In tijden van verandering, reorganisatie en klantenverlies is binding iets dat bij uitstek door middel van een event kracht kan worden bijgezet. De bestaande druk op de marges zal echter vooreerst leiden tot verdere shake out in de sector en samenvoeging van de nog zelfstandige middelgrote toeleveranciers. Vanwege de lage marges en de continuïteitsrisico s, en daarmee de kleinere kans op grote opdrachten, zullen organisatiebureaus [en ook andere toeleveranciers] zich verder samenvoegen. Een aantal van hen zal zich specialiseren en expertise opbouwen op het gebied van events met een centrale rol van social media, bijvoorbeeld gericht om bedrijven contact te laten maken met hun nieuwe generatie klantdoelgroepen, het oprichten en faciliteren/continueren van kenniskringen. Mogelijk zal er ook meer markt zijn voor multiclient events [branding events, network events] waarbij er wel maximale ruimte is voor de eigen identiteit van de opdrachtgever en waar gelijkgestemde doelgroepen elkaar kunnen ontmoeten. 3

5 Inhoudsopgave INTRODUCTIE... 1 SAMENVATTING... 2 INHOUDSOPGAVE INKOOP Kerncijfers Ontwikkeling Aantal bezoekers per zakelijk evenement Aantal bezoekers per personeelsevenement Trend aantal bezoekers personeelsevents Trend aantal bezoekers zakelijke events BUDGET EN BESTEDING Kerncijfers Budgetindicatie Ontwikkeling budgetten bij eventprofessionals Ontwikkeling budgetten bij brede doelgroep opdrachtgevers Bestedingsindicatie personeelsevents per toeleverancier Bestedingsindicatie zakelijke events per toeleverancier Totale markt zakelijke evenementen Totale markt personeelsevenementen Toeleveranciers zakelijke events Toeleveranciers personeelsevents BESLUITVORMING Doelstellingen Huidige Besluitvorming Reorganisatie Effect van een evenement Werkkostenregeling STEEKPROEF EN VERANTWOORDING Steekproef en doelgroepen Branche indeling BIJLAGEN Selectiecriteria Personeelsevenement Selectiecriteria Zakelijk evenement Effect meten

6 1 Inkoop Kerncijfers Zakelijke event In onderstaand overzicht ziet u per type zakelijk evenement de kerncijfers op het gebied van de inkoop voor Het inkooppercentage is het aandeel van de onderzochte bedrijven dat minimaal één keer per jaar een bepaald type evenement organiseert waarbij één of meer externe toeleveranciers zijn/worden ingeschakeld. Het gemiddeld aantal keer per jaar [dat een evenement georganiseerd wordt] heeft enkel betrekking op de inkopende bedrijven. We zien dat van de organisaties die events laat organiseren circa 34% productpresentaties houdt. Als men dit doet, dan gebeurt dat gemiddeld bijna 4 keer per jaar. Het gemiddeld aantal bezoekers is 73 en het gemiddeld budget bedraagt circa 142 euro per bezoeker. Belangrijkste kerncijfers m.b.t. de inkoop van typen zakelijke evenementen [2012] Percentage organisaties dat event houdt in 2012 [%] Aantal keer per jaar in 2012 Bezoekers per evenement 2012 Budget schatting per bezoeker in 2012 Productpresentaties 34 3, Openingen 17 1, Dealerbijeenkomsten 11 2, Perspresentaties 18 2, Aandeelhoudersvergaderingen 17 1, Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 19 8, Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 20 4, Binnenlandse beurzen 30 3, Congressen en symposia 18 3, Twee waarnemingen van 25 en 20 weggelaten; was 7,3 3 Één waarneming van 60 weggelaten; was 6,8. 5

7 Trend zakelijke evenementen markt samengevat De cijfers in ogenschouw nemend zien wij het volgende voor 2012 en mogelijk ook voor 2013: We zien dat het aantal organisaties dat zakelijke events organiseert stabiel blijft. De frequentie per jaar neemt af Het aantal bezoekers per evenement ligt aanzienlijk lager. De budgetten per genodigde dalen of blijven gelijk. Dit kan betekenen dat de markt behoefte heeft aan kleinere overzichtelijke events waarbij het aantal externe dienstverleners beperkt blijft. Ontwikkeling zakelijke evenementen Inkooppercentage [% bedrijven dat een evenement inkoopt.] Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd Gemiddeld aantal bezoekers per evenement Gemiddeld budget per bezoeker Binnenlandse beurzen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Product-presentaties Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Congressen/ symposia Perspresentaties Aandeelhoudersvergaderingen Openingen Dealer-bijeenkomsten

8 Personeelsevents In onderstaand overzicht ziet u per type personeelsevenement de kerncijfers op het gebied van de inkoop voor Het inkooppercentage is het aandeel van de onderzochte bedrijven dat minimaal één keer per jaar een bepaald type evenement organiseert waarbij één of meer externe toeleveranciers zijn/worden ingeschakeld. Het gemiddeld aantal keer per jaar [dat een evenement georganiseerd wordt] heeft enkel betrekking op de inkopende bedrijven. We zien dat van de organisaties die events laten organiseren 22% kickoff meetings houdt. Als men dit doet, dan gebeurt dat gemiddeld 2 keer per jaar. Het gemiddeld aantal bezoekers is 126 en het gemiddeld budget bedraagt circa 56 euro per bezoeker. Belangrijkste kerncijfers m.b.t. de inkoop van typen personeelsevenementen [2012] Percentage organisaties dat event houdt in 2012 [%] Aantal keer per jaar in 2012 Bezoekers per evenement 2012 Budget schatting per bezoeker in 2012 Kick off meetings 22 2, Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 85 3, Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 17 2, Gepensioneerdendagen 20 1, Sportieve evenementen 35 2, Open dagen 24 1, Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 39 1, Twee waarneming van 18 & 20 weggelaten; was 4,5 7

9 Trend personeelsevenementen markt samengevat De cijfers in ogenschouw nemend zien wij het volgende: We zien dat het aantal organisaties personeelsevenementen organiseert weer toeneemt. De frequentie per jaar is negatief Het aantal bezoekers per evenement ontwikkelt zich positief De budgetten per genodigde blijven op een laag recessie-niveau. Ontwikkeling personeelsevenementen Inkooppercentage [% bedrijven dat een evenement inkoopt. Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd [N] Gemiddeld aantal bezoekers per evenement [N] Gemiddeld budget per bezoeker [N] Kick off meetings 3,2 3,7 4,3 4,5 2, Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea ,1 2,2 2,2 2,1 2, Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties ,9 3,8 3,3 3,1 2, Gepensioneerdendagen 1,2 1,7 1,2 1,2 1, Sportieve evenementen 2,3 2,3 2,6 2,5 2, Open dagen 1,7 1,5 1,5 1,6 1, Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] ,8 1,9 2,0 2,0 1,

10 1.2 Ontwikkeling Meer organisaties organiseren zakelijke evenementen Hieronder is de inkoop van evenementen onder organisaties [voornamelijk met 100 of meer werknemers] in beeld gebracht. Het inkooppercentage geeft per type evenement aan hoeveel procent van de organisaties in een bepaald jaar één of meer van deze evenementen heeft georganiseerd waarbij er ook externe toeleveranciers [locatie en of cateraar, en of organisatiebureau, en of entertainment etc.] zijn ingeschakeld. We zien in 2012 scherpe dalingen in kleine en grote relatieontvangsten en de organisatie van binnenlandse beurzen. Een sterk herstel zien we bij zakelijk incentives en in mindere mate ook perspresentaties en aandeelhoudersvergaderingen. De overige evenementtypen laten bescheiden stijging zien. Het lijkt erop dat er wel meer bedrijven en organisaties in 2012 een zakelijk evenement organiseren. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt zakelijke evenementen in Trend Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhouders-vergaderingen Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Congressen en symposia prognose

11 Trend personeelsevenementen Bij de markt voor personeelsevenementen valt een scherpe daling bij seizoensgebonden evenementen op. We zien herstel bij openingen, kick off meetings, sportieve evenementen. Groei zien we bij personeelsfeesten en bedrijfsjubilea, gepensioneerdendagen en zoals bij zakelijke evenementen aangegeven, de incentives. De dit jaar voor het eerst gemeten binnen en buitenlandse business meetings waarbij externe toeleveranciers worden betrokken, worden door één op de vijf organisaties gehouden. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt personeelsevenementen in Trend prognose Binnen en buitenlandse business meetings 22 Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 10

12 Inkoop zakelijke evenementen naar sector Als we de inkoop van zakelijke evenementen indelen naar drie hoofdsectoren 6 dan zien we in de secundaire sector [zakelijke, financiële diensten en ICT & media] nog altijd de hoogste inkoop. De dienstverlenende bedrijven zullen in de toekomst verantwoordelijk zijn voor belangrijke veranderingen in behoefte aan eventtypen en aanbod door de toeleverende event dienstverleners. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt zakelijke evenementen in Inkoop naar sector [%] Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhoudersvergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Congressen en symposia Onder de primaire sector verstaan wij in de branches industrie, transport & bouw x. Onder de secundaire sector verstaan we de branches zakelijke/financiële diensten, ICT & media en nu ook de handel en horeca. De tertiaire sector bestaat uit de branches overheid, zorg en nonprofit. Onze indeling wijkt daarmee af van de klassieke indeling waarbij de industrie is ondergebracht in de secundaire sector. Per sector kunnen evenementen meerdere evenementtypen worden ingekocht. Hierdoor tellen de percentages op tot boven de 100%. Er kunnen fluctuaties voorkomen bij bepaalde typen evenementen en bepaalde sectoren als in die sector maar weinig van dit type evenementen worden ingekocht. 11

13 Inkoop personeelsevenementen naar sector Bij de inkoop van personeelsevenementen valt de hoogste inkoop van personeelsfeesten en bedrijfsjubilea in de primaire sector op. De hoge inkoop van binnen en buitenlandse business meetings valt in de secundaire sector. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt personeelsevenementen in Inkoop naar sector [%] Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] Aantal zakelijke evenementen De frequentie geeft het gemiddeld aantal evenementen per evenementtype per jaar weer. De frequentie herstelt zich marginaal bij dealerbijeenkomsten, De daling in 2012 is duidelijk te zien te bij productpresentaties, openingen, perspresentaties, aandeelhouders vergaderingen, kleine relatieontvangsten en congressen en symposia [kennis gerelateerde events]. Alleen bij binnenlandse beurzen en grote relatieontvangsten kunnen we spreken van een lichte daling. Maar is door de omvang van het type evenement, niet te onderschatten. 12

14 Gemiddeld [absoluut] aantal zakelijke evenementen dat wordt georganiseerd per jaar Trend prognose Productpresentaties 3,9 6,4 5,5 8,7 8,8 Openingen 2,3 2,8 3,9 2,5 1,7 Dealerbijeenkomsten 3,2 2,6 2,7 6,0 6,0 Perspresentaties 2,8 3,2 3,3 3,1 2,1 Aandeelhouders-vergaderingen 2,4 3,6 3,3 2,2 1,7 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 8,4 9,7 10,2 19,4 20,7 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 4,4 3,9 4,9 4,3 8,4 Binnenlandse beurzen 3,4 3,2 4,4 3,1 3,0 Congressen en symposia 3,4 4,9 4,0 3,0 6,4 0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 13

15 Aantal personeelsevenementen Ook bij personeelsevenementen zie we dat 5 van de zeven [in de jaren gemeten categorieën] dalen, terwijl er maar één evenement type stijgt en één gelijk blijft. Ook hierdoor zijn we redelijk negatief over de ontwikkeling van de personeelsevenementen anno Gemiddeld [absoluut] aantal personeelsevenementen dat wordt georganiseerd per jaar Trend prognose Binnen en buitenlandse business meetings 6,0 Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 2,6 4,0 4,8 4,2 3,9 2,2 2,6 4,7 5,2 3,5 2,9 3,8 3,3 3,1 2,1 1,2 1,7 1,2 1,2 1,4 2,3 2,3 2,6 2,5 2,5 1,7 1,5 1,5 1,6 1,3 1,8 1,9 2,0 2,0 1,5 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 7 Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 14

16 Aantal zakelijke evenementen naar sector We nemen een hoge frequentie in de secundaire sector waar van productpresentaties, relatieontvangsten en congressen en symposia. De secundaire sector is [blijft] daarmee, qua frequentie, de belangrijkste doelgroep voor de evenementen industrie. Toekomstige kennis gerelateerde events zouden vooral voor deze doelgroep ontwikkeld moeten worden. Gemiddeld [absoluut] aantal zakelijke evenementen dat wordt georganiseerd per jaar Aantal naar sector [N] Sector Primair Secundaire Tertiair Gemiddeld Productpresentaties 3,2 5,3 1,0 3,9 Openingen 1,4 1,0 2,8 1,7 Dealerbijeenkomsten 2,5 3,0-8 2,7 Perspresentaties 2,4 1,6 2,5 2,1 Aandeelhoudersvergaderingen 1,5 2,0 2,0 1,7 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 4,4 12,2 1,5 8,4 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 1,9 7,7 2,0 4,3 Binnenlandse beurzen 2,5 4,1 1,0 3,0 Congressen en symposia 1,6 5,4 1,8 3,0 Aantal personeelsevenementen naar sector Bij personeelsevenementen zien we tussen de sectoren minder verschillen in het aantal evenementen dat men organiseert. Gemiddeld [absoluut] aantal personeelsevenementen dat wordt georganiseerd per jaar Aantal naar sector [N] Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Binnen en buitenlandse business meetings 2,0 6,8-9 6,0 10 Kick off meetings 3,3 5,3 2,6 3,9 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 3,4 3,5 3,7 3,5 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 1,7 2,6-11 2,1 Gepensioneerdendagen 1,7 1,3 1,0 1,4 Sportieve evenementen 1,5 4,4 1,5 2,5 Open dagen 1,4 1,3 1,2 1,3 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 1,4 2,0 1,2 1,5 8 Onvoldoende waarnemingen 9 Onvoldoende waarnemingen 10 Één hoge waarneming van 40; was 7,1 11 Onvoldoende waarnemingen 15

17 1.3 Aantal bezoekers per zakelijk evenement NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers Bij het aantal bezoekers per zakelijk evenement zien we voor alle evenementen een lager aantal. Bij sommige evenementen zien we dalingen tot meer dan 50%. Grootste dalers zijn productpresentaties, perspresentaties en binnenlandse beurzen; Het gemiddeld aantal bezoekers aan binnenlandse beurzen zal in 2012 naar verwachting gemiddeld 2800 zijn. In 2011 registreerden wij nog meer dan 4000 bezoekers. Trend Gemiddeld aantal bezoekers per zakelijk evenement Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhoudersvergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Congressen en symposia Binnenlandse beurzen

18 Trend De evenementen industrie heeft waarschijnlijk vooral te lijden door deze verkleining van de omvang van de georganiseerde evenementen en daarmee samenhangend de verminderde noodzaak om te werken met externe toeleveranciers en het te lage budget per genodigde. Trend Gemiddeld aantal bezoekers per zakelijk evenement Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhouders-vergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Congressen en symposia prognose prognose Binnenlandse beurzen

19 1.4 Aantal bezoekers per personeelsevenement NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers In het segment van personeelsevenementen zien we een toename van het aantal genodigden bij zes eventtypen. Dat is op zich positief. Sterke toenamen worden gemeten bij de kick off meetings, incentives en personeelsfeesten/jubilea en seizoens- evenementen. Trend Gemiddeld aantal bezoekers per personeelsevenement Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 18

20 1.5 Trend aantal bezoekers personeelsevents NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers stijgt wel Het overall beeld van personeelsevenementen ziet er voor 2012 [prognose] niet ongunstig uit. Als de prognose juist is dan liggen de aantallen bezoekers voor incentives voor personeel [of zakelijke relaties], personeelsfeesten, bedrijfsjubilea, seizoen events en open dagen weer op of boven het niveau van Trend Gemiddeld aantal bezoekers per personeelsevenement Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 19

21 1.6 Trend aantal bezoekers zakelijke events NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers per zakelijk evenement De indeling naar hoofdsector laat wederom het belang van de secundaire sector zien 14. In het bijzonder voor productpresentaties, dealerbijeenkomsten en grote relatieontvangsten is de secundaire sector van groot belang. Dienstverleners zijn momenteel juist sterk op zoek naar vernieuwing in klantcontact. Het gebruik van nieuwe media zal juist door deze bedrijven snel worden opgepakt. In de nabije toekomst kan dit aspect verdere druk op de event budgetten c.q. het aantal bezoekers ten gevolge hebben. In het hoofdstuk over besluitvorming zien we dat circa 70% van de eventprofessionals nieuwe [communicatie] technologie als één van de belangrijkste veranderingen beschouwt in de afgelopen 5 jaar en dat 12% gebruik maakt van social media bij evenementen. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de zakelijke evenementen in Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhoudersvergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Congressen en symposia Onder de primaire sector scharen wij de industrie, handel & horeca en transport & bouw. De secundaire sector wordt gevormd door ICT & media, financiële dienstverlening, en zakelijke dienstverlening. De tertiaire sector ten slotte bestaat uit overheid, gezondheidszorg en non-profit 15 Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 16 Onvoldoende waarnemingen 17 Onvoldoende waarnemingen 18 Onvoldoende waarnemingen 20

22 Wisselend beeld bezoekersaantallen Het belang van de secundaire sector [ICT & media, financiële dienstverlening, en zakelijke dienstverlening] blijkt nog eens duidelijk. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de zakelijke evenementen in 2012 naar hoofdsectoren 19 Primair Secundair Tertiair Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhoudersvergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 21

23 Aantal bezoekers per personeelsevenement Grote verschillen tussen de sectoren zien we bij personeelsfeesten, open dagen en zakelijke incentives voor personeel [of zakelijke relaties]. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de personeelsevenementen in 2012 Sector Primair Secundaire Tertiair Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de personeelsevenementen in 2012 naar hoofdsectoren 20 Primair Secundair Tertiair Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] Open dagen Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 22

24 2 Budget en besteding 2012 NIDAP Bedrijfsevenementen monitor Kerncijfers Zakelijke budgettrend Op basis van de gemiddelde zakelijke event budgetten van organisaties met 100 of meer werknemers, de verwachte ontwikkeling [groeien, krimpen of gelijkblijvend] en het stijging- of dalingspercentage verwachten wij dat in 2012 de budgetten voor zakelijke evenementen verder dalen met circa 4%. Dit vertaalt zich gemiddeld in onderstaande budgetgrafiek. Ontwikkeling gemiddeld budget zakelijke events [ ] Verwachte budgetontwikkeling eventprofessionals [%] [2012 t.o.v. 2011] Stijgt 8% Weet niet 35% Blijft gelijk 25% Daalt 32% 23

25 Personeelsevent budgettrend Op basis van de gemiddelde budgetten voor personeelsevents van organisaties met 100 of meer werknemers, de verwachte ontwikkeling [groeien, krimpen of gelijkblijvend] en het stijging of daling percentage verwachten wij dat in 2012 de budgetten voor personeelsevenementen verder dalen met circa 7%. Dit vertaalt zich gemiddeld in onderstaande budgetgrafiek. Ontwikkeling gemiddeld budget personeel events [ ] NIDAP Verwachte budgetontwikkeling brede doelgroep opdrachtgevers 2012 [t.o.v. 2011] [%] Stijgt 6% Weet niet 37% Blijft gelijk 37% Daalt 20% 24

26 2.2 Budgetindicatie Introductie De budgetten voor evenementen zijn vaak niet ondergebracht in één centrale pot. Bovendien kunnen budgetten van jaar tot jaar sterk verschillen door éénmalige events, zoals jubilea of openingen. Organisaties die veel doen aan evenementen hebben een hoofdverantwoordelijke aangesteld voor het eventmanagement. Deze doelgroep is vertegenwoordigd in het telefonisch onderzoek dat wij hebben uitgevoerd. De doelgroep die wij online hebben onderzocht noemen wij de brede doelgroep. Onder deze groep verstaan wij organisaties waarbij één of meer medewerkers de verantwoordelijkheid hebben voor de events, vaak niet als hoofdtaak maar als extra taak. In deze groep bevinden zich naast personeel- en HR-functionarissen, ook directiesecretaressen, marketing of productmanagers. Uiteraard bevinden zich in deze groep naar verhouding ook eventmanagers, maar zij zijn maar een beperkt deel. Kunt u een indicatie geven van de hoogte van het totaalbudget voor evenementen in 2012? Brede doelgroep opdrachtgevers Meer dan tot en met tot en met tot en met tot en met tot en met tot en met Tot en met

27 Indicatie totaalbudget events bij event managers De doelgroep van eventprofessionals bevat meer opdrachtgevers die de eventverantwoordelijkheid als hoofdtaak of als belangrijke extra taak op zich hebben genomen. Twee derde van hen kon of wilde geen antwoord geven op de budgetvraag. Hieronder staan de percentages van hen die wel een antwoord wilden gaven. Kunt u een indicatie geven van de hoogte van het totaalbudget voor evenementen in 2012? Eventprofessionals Meer dan tot en met tot en met tot en met tot en met

28 2.3 Ontwikkeling budgetten bij eventprofessionals NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Budgetten in beweging In het verlengde van de vraag over de reorganisatie-fase en de besluitvorming over middelgrote en grote evenementen, is het relevant om de budgetontwikkeling bij de eventprofessionals te volgen. We hebben er voor gekozen om de respondent zelf het ijkpunt [ het hoogste niveau ] te laten bepalen. Bij circa 44% is het budget gelijk gebleven of zelfs groter ten opzichte van het hoogste niveau. Circa 26% geeft aan dat het budget is gehalveerd ten opzichte van het hoogste niveau. Slechts bij 13% van de respondenten is er sprake van een afname van 80%. Als u kijkt naar de budgetten voor evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer..? Ik noem u een drietal opties. Eventprofessionals Het budget is bijna net zo groot of groter 44 Evenementenbudget ongeveer 50% verminderd tov hoogste punt 26 Evenementenbudget 80% verminderd tov hoogste punt Anders Weet niet

29 Verwachting Budget zakelijk Als we de [relatief grote] groep met organisaties waarvan de respondent aangeeft het niet te weten [of niet wil zeggen] naar rato verdelen over de organisaties [met stijgend, dalend of stabiel zakelijk budget] en verrekenen de stijging- of dalingspercentages, dan daalt voor de zakelijke evenementen het gemiddeld budget per saldo met 4% in De budgetten voor evenementen zijn bij één derde van de respondenten opnieuw gedaald tussen 2011 en Bij ongeveer 25% is het budget nu stabiel. Bij circa 8% zal het budget stijgen in Vergeleken met de cijfers uit 2011 [niet in grafiek] zien we toch weer een grotere groep organisaties waarvan het budget daalt. We zien ook een veel grotere groep in 2012 die het niet weet of wil zeggen. Met hoeveel procent is het totaalbudget voor zakelijke evenementen in 2012 gestegen/gedaald ten opzichte van 2011? Eventprofessionals Gestegen Gelijk gebleven 25 Gedaald 32 Weet niet/geen antwoord Met hoeveel procent is het totaalbudget voor zakelijke evenementen in 2012? Eventprofessionals...gedaald ten opzichte van 2011? 31...gestegen ten opzichte van 2011? Verklaring is bekend De verklaringen voor dalingen hebben vooral te maken met het organiseren van minder [grote] evenementen en generieke bezuinigingen. Bij organisaties met een stijgend eventbudget ligt de oorzaak in het juist wel organiseren van evenementen, economische vooruitgang van de organisatie of kostenstijging. 28

30 2.4 Ontwikkeling budgetten bij brede doelgroep opdrachtgevers Budgetten in beweging Bij de brede doelgroep, met grote en kleine opdrachtgevers van evenementen [zie spreiding budgetten] zien we grotendeels dezelfde trends als bij de hiervoor beschreven resultaten over de eventprofessional. De budgetten van evenementen zijn gekort. De vraag is gesteld waar opdrachtgevers nu staan ten opzichte van het hoogste punt in de afgelopen jaren [veelal 2007/2008]. Wij stellen vast dat bij: Eén op de drie opdrachtgevers werkt met een gehalveerd budget ten opzichte van het ooit hoogste niveau. Circa 15% van de opdrachtgevers heeft het budget met 80% zien dalen. Circa 35% van de opdrachtgevers werkt met een budget dat weer ligt op het hoogste niveau. Bij 7% ontwikkelde het budget zich anders dan hierboven. Ook hier kan het overigens gedaald zijn. Als u kijkt naar de budgetten voor evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer? Brede doelgroep opdrachtgevers Het budget is bijna net zo groot of groter ten opzichte van hoogeste niveau Het budget is ongeveer 50% verminderd vanaf hoogste niveau Het evenementenbudget is met 80% vanaf hoogste niveau 15 Anders 7 weet niet

31 De budgettrend in woord en beeld 30

32 Budgettrend Binnen de brede doelgroep geeft een groot deel [38%] aan niet te weten wat de ontwikkeling is van het totale evenementen budget in 2012 ten opzichte van het jaar ervoor. Van de groep die het wel kan aangeven zijn: Bij 20% de budgetten gedaald tussen 2011 en Bij ongeveer 37% is het budget nu stabiel. Bij circa 6% zal het budget stijgen in Is het totaalbudget voor evenementen in 2012 gestegen, gedaald of gelijk gebleven t.o.v. 2011? Brede doelgroep opdrachtgevers Gestegen 6 Gelijkgebleven 37 Gedaald 20 Weet niet Met hoeveel procent is het totaalbudget voor evenementen in 2012? Brede doelgroep opdrachtgevers...gedaald ten opzichte van 2011? 38...gestegen ten opzichte van 2011? 18 Verklaringen voor stijgingen en dalingen Belangrijkste algemene redenen bij stijgingen bij [personeels] evenementen hebben te maken met éénmalige evenementen en kostenstijgingen. Belangrijkste redenen bij dalende budgetten zijn bezuinigingen, minder personeel of omdat er het jaar ervoor een éénmalig evenement is georganiseerd. 31

33 Verschillen met voor de recessiejaren in woord en beeld Brede doelgroep opdrachtgevers 32

34 Gem budget 2012 [euro] Evenementen/ organisatiebureau Cateraar Locatieverhuurder Entertainment-bureau Communicatie/ PR bureau Techniek/ decorbureau Overige NIDAP Bedrijfsevenementen monitor Bestedingsindicatie personeelsevents per toeleverancier Verdeling kosten personeelsevent Onderstaande bedragen geven een indicatie van de kosten voor externe diensten zoals die kunnen worden verdeeld over het budget per genodigde of bezoeker. Verdeling budget [euro s] per type personeelsevenement 2012 Budgetverdeling % Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoen evenementen [Kerst, Pasen]

35 Gem budget 2012 [euro] Evenementen/ organisatiebureau Cateraar Locatieverhuurder Entertainment-bureau Communicatie/ PR bureau Techniek/ decorbureau Overige NIDAP Bedrijfsevenementen monitor Bestedingsindicatie zakelijke events per toeleverancier Verdeling kosten zakelijk evenement Onderstaande bedragen geven een indicatie van de kosten voor externe diensten zoals die kunnen worden verdeeld over het budget per genodigde of bezoeker. Verdeling budget [euro s] per type zakelijk evenement 2012 Budgetverdeling % Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhoudersvergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Congressen en symposia

36 Miljoenen 2.7 Totale markt zakelijke evenementen 2012 NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Zakelijke events De Nederlandse markt voor zakelijke evenementen daalde van 574 miljoen in 2008 naar 417 miljoen in 2009 om in 2010 verder weg te zakken tot onder 390 miljoen. In 2011 is er een kleine opleving maar voor 2012 zal er weer sprake zijn van een daling van naar onze schatting 4%. Dit zal kunnen leiden tot margedruk en een shake out of herstructurering van toeleveranciers zoals cateraars, grote locaties en organisatiebureaus. Totale markt voor zakelijke evenementen Nederland ,00 574, ,00 388,50 398,00 382, Tertiaire sector Als we de tertiaire sector meerekenen in de totale marktberekening komt de totale markt circa 118 miljoen hoger uit. Dit is echter een ruwe schatting die in de volgende editie zal worden getoetst. 21 In de berekening is rekening gehouden met het aantal faillissementen onder bedrijven en organisaties met 100 of meer werknemers. Dit bedroeg in 2010 circa 2%. Voor 2011 zijn we van eenzelfde percentage uitgegaan. 35

37 Miljoenen 2.8 Totale markt personeelsevenementen 2012 NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Personeelsevents In 2011 zagen we voor het eerst in drie jaar een licht positieve ontwikkeling als het gaat om de verwachtingen voor de bestedingen op de markt voor personeelsevenementen. Maar in 2012 zakt ook dit segment weg naar een nieuw dieptepunt van 164 miljoen euro. Hoewel we eerder zagen dat de vraag zich lijkt te herstellen, blijven de budgetten [per gast/bezoeker] te laag voor een gezonde sector. Totale markt voor personeelsevenementen Nederland , ,81 200,42 179,28 188,96 164, In de berekening is rekening gehouden met het aantal faillissementen onder bedrijven en organisaties met 100 of meer werknemers.. Dit bedroeg in 2010 circa 2%. Voor 2011 zijn we van eenzelfde percentage uitgegaan. 36

38 2.9 Toeleveranciers zakelijke events Verdeling budget zakelijke event NIDAP volgt al enkele jaren de verdeling van het zakelijke evenementen budget bij externe toeleveranciers. We zien de afgelopen jaren een vaste verhouding. Circa een derde van het zakelijke budget gaat naar cateraar en nog eens een derde naar de locatie. Huidige verhouding verdeling budget aan zakelijke evenementen over externe toeleveranciers PR / Communicatie 6% Overige 6% Techniek/Decor 9% Entertainment 3% Catering 32% Organisatie 11% Locatie 33% 37

39 2.10 Toeleveranciers personeelsevents NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Verdeling budget personeelsevent Binnen de personeelsevents is de rol van organisatie verhoudingsgewijs belangrijker dan bij zakelijke events. Alleen de bestedingen per genodigde liggen bij personeelsevents een stuk lager. In de afgelopen jaren is het aandeel in het budget voor de organisatie van personeelsevents teruggelopen van circa 30% naar 24%. De rol van de locatie[verhuurders] nam juist toe van circa 25% naar 30%. Huidige verhouding verdeling budget aan personeelsevenementen over externe toeleveranciers PR / Communicatie 1% Techniek/Decor 2% Entertainment 7% Overige 9% Catering 27% Organisatie 24% Locatie 30% 38

40 3 Besluitvorming Doelstellingen Introductie De onderstaande doelstellingen van zakelijke en personeelsevenementen zijn over het algemeen van toepassing op de brede doelgroep van grote en kleinere opdrachtgevers van evenementen. Doelstellingen voor zakelijke evenementen [%] 21% 6% 30% Presentatie/ voorlichting Educatie kennisoverdracht Samenwerking, Teambuilding Algemene tevredenheid, Motivatie, incentives 21% 23% Anders Doelstellingen voor personeelsevenementen [%] 5% 10% Algemene tevredenheid, motivatie, incentives Samenwerking, teambuilding 6% 43% Presentatie/voorlichting Educatie en kennisoverdracht 37% Anders 39

41 Doelstellingen van evenementen NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Bij de eventprofessionals staat anno 2012 de overdracht van kennis bovenaan als argument om een event te organiseren; De binding met personeel en of klanten wordt evenzeer als belangrijke reden genoemd; PR of media doelen zijn minder goed intern aansprekende redenen voor een evenementen. Kunt u mij zeggen welke doelstellingen meer intern aanspreken? Eventprofessionals Evenementen met een kennisdoel 74 Evenementen gericht op binding [van personeel, van klanten], feest 68 Evenementen met een pr media doel 41 Evenementen gericht op productaankoop 22 Evenementen gericht op houding/attitudeverandering 21 Weet niet/geen antwoord

42 Doelstellingen die intern aanspreken NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 De brede doelgroep van grotere en kleinere opdrachtgevers zet personeelsbinding en teamgeest/samenwerking op de eerste plaats als interne drijfveren. Op de tweede plaats staat de binding van klanten. Meer complexe drijfveren zoals verandering van gedrag van werknemers worden door een kwart van de opdrachtgevers genoemd. Welke doelstellingen voor evenementen spreken in de organisatie het meest tot de verbeelding als u een zakelijk- of personeelsevenement intern wilt verdedigen? Brede doelgroep opdrachtgevers Personeelsbinding Teamgeest/samenwerking werknemers versterken Klantenbinding 53 PR Media Communicatie doel 33 Kennis vergroten Gedragsverandering werknemers Houdingverandering 11 Gedragsverandering product aankoop Geen van bovenstaande doelstellingen

43 3.2 Huidige Besluitvorming Belangrijkste verschillen met enkele jaren geleden De volgende overzichten zijn het resultaat van vragen die zowel als open vraag en gesloten vraag zijn gesteld. De vragen gaan over de ontwikkelingen van de organisatie van evenementen bij vooral de eventprofessionals die geïnterviewd zijn in het onderzoek. De vraag is als volgt gesteld: Stel u zou de evenementen activiteiten [bedrijfsfeest, promotioneel, incentive of kennisevent] van voor de recessiejaren vergelijken met die van nu [2012], op welke gebieden zijn dan de belangrijkste verschillen? We stellen vast dat naast minder geld [twee derde noemt dit] ook de versobering en efficiency belangrijkste [spontaan genoemde] veranderingen zijn. Circa een vijfde stelt dat er minder evenementen zijn georganiseerd. De inzet van sociale media wordt door 12% genoemd. Er is ook in deze tijd nog een groep die juist meer events organiseert [14%] en of meer grote events. Circa 11% ziet weinig veranderingen. Belangrijkste verschillen met voor de recessiejaren [%] Eventprofessionals Minder geld 61 Duurzaam, soberder, efficienter, andere doelstellingen 39 Minder evenementen Meer evenementen Inzet van sociale media Weinig veranderingen Kleinschaliger Nieuwe technieken Meer grotere evenementen

44 Belangrijkste verschillen met enkele jaren geleden Aan dezelfde respondent [Brede doelgroep opdrachtgevers] zijn ook een aantal mogelijke verschillen met voor de recessiejaren voorgelegd. Gevraagd is welke van toepassing zijn. Ook hier stelt een meerderheid [bijna 80%] dat de beschikbare budgetten per event zijn veranderd. Daarnaast noemt rond de 70% dat de rol van communicatie technologie verschilt met circa 5 jaren geleden. Door bijna 60% wordt de verandering van het aantal events per jaar genoemd. Als vierde punt [bijna 40%] noemen de experts de gewijzigde relatie met ingehuurde bedrijven. Verschillen met voor de recessiejaren gesloten vraag [%] Eventprofessionals De beschikbare budgetten per event 78 De rol van communicatie technologie 72 Het aantal events per jaar 58 De relatie met ingehuurde bedrijven tbv event De rendementsvraag Het aantal genodigden of gasten De doelstellingen van het event Het intern 'verkopen' van een event De rol van u als opdrachtgever De doelgroepen voor evenementen

45 Besluitvorming resumerend We resumeren hier de stand van zaken ten aanzien van de besluitvorming bij de eventprofessional en de brede doelgroep van grote en kleine opdrachtgevers. Over het algemeen stelt men dat er heel selectief weer events doorgaan anno De event professional zien in een derde van de gevallen weer dat alles weer mogelijk is. Bij de brede doelgroep van opdrachtgevers is meer onzekerheid: zo staan in 10% van de gevallen de events on hold en is bij slechts 8% alles weer mogelijk. Als u kijkt naar de besluitvorming over grote en middelgrote evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer..? Alles is weer mogelijk 8 34 Er is weer wat meer mogelijk in Heel selectief gaan er events door Alles on hold Weet niet/geen antwoord Bede doelgroep Eventprofessionals

46 3.3 Reorganisatie Wat zeggen experts over reorganisatie Reorganisaties zijn gericht op kostenbesparingen en efficiency. Zij hebben in de regel een effect op evenementenbestedingen. Bij beide onderzochte doelgroepen, de eventprofessionals en de brede doelgroep van opdrachtgevers, is de helft of meer nog in reorganisatie [halverwege of bijna klaar]. Circa een derde gaat helemaal niet reorganiseren. In beide groepen zal tussen de 8 en 11% nog gaan starten met een reorganisatie. Eventprofessionals [in grotere organisaties] geven aan meer halverwege het reorganisatie proces te zijn. Binnen de brede doelgroep van grotere, middelgrote en kleinere organisaties wordt er wat minder vaak gereorganiseerd. Zij zijn ook wat vaker al klaar met reorganiseren. Als u kijkt naar uw eigen organisatie en de organisatorische veranderingen sinds de recessie van 2007, waar staat uw organisatie dan ongeveer Halverwege met reorganiseren Er wordt niet gereorganiseerd De organisatie is bijna helemaal klaar met reorganiseren Gaan nog beginnen met reorganiseren 8 11 Weet niet/geen antwoord 7 10 Brede doelgroep Eventprofessionals

47 3.4 Effect van een evenement Effectmeting De vraag of men het effect van evenementen meet, kan sociaal wenselijk antwoordgedrag opleveren. Deze vraag is gesteld aan de brede doelgroep. Circa 38% van de respondenten zegt dat zij het effect meet van de evenementen die men organiseert. Meer dan 40% meet het effect van de georganiseerde evenementen niet. Er wordt op verschillende wijzen gemeten. Een deel van hen meet het aantal aanwezigen, er worden enquêtes uitgestuurd, er wordt gekeken naar het aantal ontmoetingen, de spin off qua contracten en opdrachten en het aantal follow up afspraken. Aan de open antwoorden te zien wordt vooral vanuit zakelijk perspectief gemeten en minder in termen van communicatie effect c.q. gerealiseerde personeelsbinding of teamgeest. Deze antwoorden staan in de bijlage. Meet u het effect van de evenementen die u organiseert? [%] Weet niet 21% Ja 38% Nee 41% 46