Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker voor het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten. Jurist

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement / Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker voor het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Jurist Contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Antwerpen / JE TAKENPAKKET Als jurist zal je interne klanten bijstaan via de ontwikkeling en uitbouw van specifieke dienstverlening die verband houdt met juridische en beleidsorganisatorische ondersteuning teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden Je maakt deel uit van het team Bedrijfsvoering en rapporteert rechtstreeks aan de zakelijk directeur. Het team Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de back-office ondersteuning van de organisatie op het vlak van ICT, financiële en juridische aangelegenheden, personeel, organisatiebeheersing, facility en security. Resultaatgebieden 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren, na overleg, van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Opstellen van een planning

2 Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van algemene rechtstakken en in het bijzonder op het vlak van regelgeving die een rechtstreekse impact heeft op de werking van het museum (bij. Overheidsopdrachten, auteursrecht, privacy) Analyseren van ad hoc vragen en problemen Afbakenen van de behoeften in overleg met de directie op het vlak van juridische dienstverlening en overheidsopdrachten Uitvoeren van (probleem)analyses en terugkoppeling naar de directie en de interne klant Anticiperen op problemen en knelpunten op het vlak van juridische dienstverlening en overheidsopdrachten van de afdeling Bedrijfsvoering (verzekeringen, financiën, personeel, infrastructuur, veiligheid) Opvolgen van de vigerende wetgeving en het Vlaams Personeelsstatuut binnen de Vlaamse Overheid 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de juridische dienstverlening binnen de afdeling Bedrijfsvoering teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Opvolgen van probleemdossiers in samenspraak met de leidinggevende De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort De werking van de organisatie meehelpen verzekeren door het juridische kader te verduidelijken voor de directie en de medewerkers Voorstellen doen en bespreken op het vlak van juridische dienstverlening, overheidsopdrachten en projecten van de afdeling Bedrijfsvoering (verzekeringen, financiën, personeel, infrastructuur, veiligheid) Uitbouwen van een centrale kenniscel op het vlak van overheidsopdrachten Opstellen van standaardcontracten voor verschillende vormen van samenwerking die het museum aangaat Definiëren van langere termijnplanning Opvolgen van rechtsgedingen en arbitrageprocedures waarin het museum betrokken partij is 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Uitwerken van procedures en richtlijnen pagina 2 van 12

3 Opzetten van een intern controlesysteem dat toelaat op systematische wijze de compliance met de regelgeving overheidsopdrachten na te gaan Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken op het vlak van juridische dienstverlening, overheidsopdrachten en projecten van de afdeling Bedrijfsvoering (verzekeringen, financiën, personeel, infrastructuur, veiligheid) Bijhouden en opvolgen van projectdossiers Uitwerken van procedures en richtlijnen voor een correcte toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten Een netwerk uitbouwen om op de hoogte te blijven van geschikte advocaten en andere geschikte externe juridische ondersteuning 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het personeelsdomein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Ondersteunen van het management Pro-actief wijzen op juridische knelpunten en een voorstel van oplossing formuleren Doorgeven van beleidsinformatie aan de directie Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt op het vlak van juridische dienstverlening, overheidsopdrachten en projecten van de afdeling Bedrijfsvoering (verzekeringen, financiën, personeel) Contracten opstellen en screenen in overleg met de zakelijk directeur De directie en de medewerkers adviseren over interpretatie van regelgeving De directie adviseren over afgesproken thema s (zoals de opvolging van de omzendbrieven en beleidsbrieven) De directie adviseren over concrete juridische vraagstukken De opvolging van de overheidsopdrachten beheren: adviseren, het correct gebruik ervan bewaken en administratief opvolgen Adviseren over de toepassing en het gebruik van diensten, producten en systemen (zoals e- procurement) Actief deelnemen aan werkgroepen, projectgroepen en stuurgroepen 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Uitvoeren van rapporteringen Vacaturebericht ingenieur KMSKA pagina 3 van 12

4 Informeren over en bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd en hierover rapporteren Input leveren voor management rapportering Opzetten van relevante prestatie indicatoren en hierover rapporteren Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van verslagen aan de hand van projectdossiers Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen De eigen processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie en terugkoppelen met de zakelijk directeur Voorstellen formuleren om de dienstverlening te verbeteren 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Optimaal communiceren over de dienstverlening teneinde iedereen te informeren en te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en input tot het organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Opzetten van infosessies op het vlak van juridische dienstverlening, overheidsopdrachten en projecten van de afdeling Bedrijfsvoering (verzekeringen, financiën, personeel, infrastructuur, veiligheid) Contacten onderhouden met de juridische dienst van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Overleg met en terugkoppeling naar de zakelijke directie en de financiële cel inzake de afhandeling van overheidsopdrachten Deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen 7. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten op het vlak van juridische dienstverlening en overheidsopdrachten van de afdeling Bedrijfsvoering (verzekeringen, financiën, personeel, infrastructuur, veiligheid) Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Adviseren en administratief opvolgen van projecten Projecten plannen en coördineren in nauwe samenwerking met de zakelijke directie pagina 4 van 12

5 8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Bijwonen van externe vergaderingen teneinde de expertise uit te breiden Uitbouwen van een netwerk Vertegenwoordigen van het KMSKA als partner Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 21 december 2016 voldoe je aan volgende voorwaarde: Je hebt een master diploma in de rechten JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je beschikt over een brede kennis van de rechtsvakken. Kennis van regelgeving overheidsopdrachten is een pluspunt. Je hebt goede kennis van de Office-toepassingen. Affiniteit met de museale sector is een pluspunt. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Vacaturebericht ingenieur KMSKA pagina 5 van 12

6 Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 1 Neemt initiatief om binnen zijn takendomein actie te initiëren (reactief en ad hoc) pagina 6 van 12

7 Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatie, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtengang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. 7. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD - Het betreft een contract van onbepaalde duur - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Vacaturebericht ingenieur KMSKA pagina 7 van 12

8 - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. - Je bruto maandsalaris is dan ongeveer euro. - Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 21 december Om te solliciteren stuur je het sollicitatieformulier en een kopie van je diploma op naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Of je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media t.a.v. Saskia Vandenberghen Arenbergstraat Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - een kopie van je diploma bezorgt - je je kandidatuur uiterlijk op 21 december naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). SELECTIEPROCEDURE pagina 8 van 12

9 Screening van cv's Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: 1. Je hebt een master diploma in de rechten Timing: 4 januari 2017 (onder voorbehoud) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Standaard vragenlijst (voorselectie) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Eerste toetsing van je inzicht en visie op de functie Eerste toetsing van de relevantie van je werkervaring Deze selectiefase is eliminerend en wordt afgerond op 4 januari 2017 (timing onder voorbehoud). Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% die behoren tot de tien beste kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij een gelijkheid van de stand kunnen er meer kandidaten toegelaten worden. Verkennende gesprekken met case. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie De technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van het Departement CJSM en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Antwerpen op 12 januari 2017 (timing onder voorbehoud). Assessment Tijdens het assessment worden je persoonsgebonden competenties afgetoetst. Vacaturebericht ingenieur KMSKA pagina 9 van 12

10 Deze fase is adviserend. Eindselectie: Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: De persoonsgebonden competenties De technische competenties De inzetbaarheid in de functie en organisatie De eindselectie bestaat uit een inhoudelijk en competentiegericht eindgesprek. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van het Departement CJSM en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 26 januari 2017 (timing onder voorbehoud). De jury beslist of een kandidaat geschikt wordt bevonden of niet. Na de selectie wordt er een lijst van geschikten opgemaakt. Uit deze lijst zal de meest geschikte kandidaat contractueel worden geworven. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Jurist bij het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Jurist. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. pagina 10 van 12

11 Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Ellen Goetstouwers Lange Kievitstraat bus 100, 2018 Antwerpen 03/ Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Els Caes, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ OVER HET KMSKA Het KMSKA is het grootste museum van Vlaanderen. De collectie overspant een periode van 7 eeuwen van de 14e tot het einde van de 20e eeuw en focust op Vlaamse en Belgische kunstenaars. De verzameling bevat kunstwerken, waaronder schilderijen, tekeningen, gravures, monotypes en andere artistieke druktechnieken, 700 beeldhouwwerken en 730 overige werken (o.m. parafernalia, siervoorwerpen en andere artefacten, ). Sinds 2011 is het museumgebouw gesloten voor het personeel en publiek. In april 2013 werd het eerste deel van de verbouwingswerken afgesloten met de inhuldiging van het interne depot. In een eerste fase werd het bestaande gebouw volledig gestript: de technische installaties werden ontmanteld en asbest werd verwijderd. Op dit moment is de tweede fase van de renovatie in uitvoering. In de voormalige patio s of binnentuinen van het historische gebouw verrijst een nieuw museumvolume: het verticale museum. Een 10-tal moderne zalen hoge en lage, kleine en grote, lichte en donkere zorgen voor een gloednieuwe ervaring. Tegelijk wordt de oorspronkelijke route in het bestaande gebouw in ere hersteld. Het nieuwe museum zal niet te zien zijn vanuit het oude, en andersom. Er zal dus ruimte zijn voor twee verschillende werelden in één gebouw. Terwijl het museumgebouw deze spectaculaire verbouwing ondergaat, werkt het museumteam een gloednieuwe koers uit. Het nieuwe museum wil zijn bezoekers verwonderen, verrijken en verbinden in alles wat het doet. Met onze collectie kunstwerken tonen we op een hedendaagse manier hoe de eeuwenlange traditie van beeldcultuur actueel en relevant blijft. We willen onze bezoekers verwonderen en uitdagen tot zelfreflectie en herbronning. We willen hen de tools geven om de beeldcultuur te begrijpen en in perspectief te plaatsen. Zo versterken we die cultuur met het oog op morgen. Vacaturebericht ingenieur KMSKA pagina 11 van 12

12 Omdat we artistiek en cultureel erfgoed verzamelen, beheren, bestuderen en tonen, creëren we een krachtige voedingsbodem voor een bloeiende samenleving. Dat vanuit de overtuiging dat een ontmoeting met de kunsten en de artistieke traditie verrijkend is. Het museum als basis voor individuele en maatschappelijke groei. Als museum bewaren we de kunstcollecties van de Vlaamse Gemeenschap voor en met de gemeenschap. We staan midden in de samenleving en zijn een plek van ontmoeting en dialoog, waar kunsten en wetenschap elkaar versterken. We zijn een open huis dat mensen jong en oud, met of zonder voorkennis, over culturen en generaties heen met elkaar verbindt in een gedeelde bewondering voor kunst van wereldklasse. Meer informatie over de verbouwing vind je op Sinds augustus 2014 maakt het KMSKA deel uit van het Departement CJSM. Het Departement CJSM staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd, sport en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst en Team Fonds voor Culturele Infrastructuur en Kunst in Publieke ruimte Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur SARC Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 12 van 12