Communicatiedeskundige

Transcriptie

1 Communicatiedeskundige (B1-B3) Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. (zie organogram verder) Binnen het departement communicatie (directie ondersteuning) wordt een deskundige communicatie gezocht in kader van het verder uitbouwen van een gedegen communicatiebeleid Doel van de functie: Als communicatiedeskundige werk je mee aan de realisatie van het communicatiebeleid binnen de stad. Enerzijds geef je gericht communicatie-advies over de te volgen communicatiestrategie en maak je hiervoor de nodige communicatieplannen op. Daarnaast zorg je voor de begeleiding van medewerkers bij het ontwikkelen van basiscommunicatievaardigheden en werk je actief mee aan de ontwikkeling van de eigen producten. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als communicatiedeskundige maakt u dus deel uit van de directie ondersteuning, het departement communicatie. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevend departementshoofd communicatie.

2 Resultaatsgebieden: 1. Actief bijdragen tot de vormgeving (adviseren en ondersteunen) en de concrete uitwerking van het communicatiebeleid van de directie mens. Dat houdt ondermeer in: - fungeren als aanspreekpunt voor de directie mens ( single point of contact ) waarin gericht communicatieadvies verleend wordt; - opstellen van communicatieplannen, met een afweging van geschikte kanalen in functie van doelgroep en doelstelling; - ondersteuning verlenen aan communicatie-acties vanuit de diensten; - ondersteunen van diensten en collega s in het aanleren van basiscommunicatietechnieken; - overtuigen van collega-diensten (specifiek binnen de toegewezen directie) om de communicatiekanalen optimaal te gebruiken, op te volgen en in te zetten. 2. Meewerken aan de productie van de eigen communicatiekanalen van het departement communicatie. Dit houdt onder meer in: - mee instaan voor de redactie en de eindredactie van teksten en artikelen voor o.a. het RSL-magazine, brochures, persteksten,, alsook medewerking verlenen aan andere media; - updaten en opvolgen van informatie op social media; - proactief interne en externe communicatiekanalen voorzien van correcte en actuele informatie; 3. Uitbouwen van nieuwe communicatiekanalen om een kwaliteitsvolle communicatie (zowel intern als extern) na te streven bewaken. Dat houdt onder meer in: - creatief op zoek gaan naar alternatieve manieren om vooropgestelde doelgroepen te bereiken op basis van de noden en de boodschappen; - actief het communicatielandschap blijvend verkennen; - in overleg met het eigen departement experimenteren en uitproberen met nieuwe kanalen;

3 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: beheersen van verschillende communicatiemiddelen en -technieken; inzichten in informatie-, communicatie- en inspraakprocessen; projectmanagement; gangbare informaticatoepassingen (Word, Excel, Powerpoint, enz.). Kennis van de organisatie en de huisstijl.

4 COMPETENTIEPROFIEL VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 3) U werkt continu aan het verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de ploeg/dienst/departement/organisatie. Uw bereidheid om te leren, mee te groeien met en mee te werken aan veranderingen werken dit in de hand. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. KLANTGERICHT HANDELEN (niveau 3) U onderkent de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. en reageert er adequaat op. U anticipeert op de behoeften van klanten en realiseert een kwaliteitsvolle dienstverlening. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. SAMENWERKEN (niveau 3) U levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is en ongeacht de afkomst, het geslacht, de handicap, achtergrond, enz. van de mensen waarmee u samenwerkt. U creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen.

5 RESULTAATSGERICHT HANDELEN (niveau 3) Het bewaken van de voortgang in tijd en de kwaliteit van eigen taken/processen of die van collega s of medewerkers door concrete en gerichte acties te ondernemen met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen/resultaten. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. INFORMATIEVERWERKENDE COMPETENTIES PROBLEMEN ANALYSEREN (niveau 2) U ontleedt een probleem tot op het bot en duidt het in zijn verbanden. U gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende, relevante informatie. U legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. - Detecteert onderliggende problemen. - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. ZICH EEN OORDEEL VORMEN (niveau 2) U uit uw mening op basis van een afweging van relevante criteria. U hebt zicht op de consequenties ervan. U vormt een oordeel vanuit uw eigen expertisegebied en houdt hierbij rekening met de gevolgen. - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties. - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen. - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing. - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in. - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. INTERPERSOONLIJKE COMPETENTIES OVERTUIGEN (niveau 2) U verkrijgt instemming voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen.

6 - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. - Is creatief in het presenteren van een idee of boodschap. - Maakt contact met het publiek (mensen aankijken, keuze woordgebruik, interactie). SCHRIFTELIJK COMMUNICEREN (niveau 3) U hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep. U hanteert een schrijfstijl die dynamisme en betrokkenheid bij de doelgroep teweeg brengt. - Heeft een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl. - Maakt een heldere, correcte en leesbare schriftelijke synthese van een complexe situatie. - Schrijft teksten die een uithangbord zijn voor de organisatie wat betreft stijl, taal en vormgeving. - Verwerkt in zijn teksten de argumenten en redeneringen die voor het doelpubliek het meest relevant en overtuigend zijn. ONDERNEMENDE COMPETENTIES PLANNEN EN ORGANISEREN (niveau 2) Het vermogen om te overzien welke doelstellingen binnen de functie/dienst/het departement behaald moeten worden en wat daarbij prioriteit heeft. Aangeven welke activiteiten, door wie en met welke middelen ondernomen moeten worden om deze doelstellingen te behalen en dit organiseren. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden.

7 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement. Communicatie

8