Deskundige verkavelingen

Transcriptie

1 Deskundige verkavelingen (B1-B3) Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. (zie organogram verder) Binnen het departement dienstverlening (directie ruimte) is er de dienst omgevingsvergunningen. Hier wordt versterking gezocht voor diverse verkavelingsprojecten. Doel van de functie: Als deskundige verkavelingen ben je het aanspreekpunt in kader van verkavelingen en verzorg je een vlotte doorstroming van relevante info. Je bent verantwoordelijk voor de procesbewaking en het procesverloop van de diverse verkavelingsaanvragen, in nauw overleg met de gemeentelijke stedenbouwkundig ambtenaar. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als deskundige verkavelingen maakt u dus deel uit van de directie ruimte, het departement dienstverlening - omgevingsvergunningen. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevend diensthoofd.

2 Resultaatsgebieden: 1. Kunnen instaan voor een professioneel en klantgericht onthaal, wat neerkomt op: - vragen van kandidaat-kopers van bouwgronden kunnen verder helpen; - beoordeling kunnen geven van verdelingen van goed; - instaan voor een deskundige uitleg vanuit de eigen expertise over de lopende processen van aanvragen van verkavelingen en wijzigingen, verzakingen, enz 2. Instaan voor een professionele en efficiënte voorbereiding, registratie en afhandeling van verkavelingsaanvragen. Dit betekent ondermeer: - in staat zijn om complexe dossierproblemen te analyseren en te herformuleren naar hanteerbare vragen; - tegengestelde oordelen en adviezen van anderen integreren in de eigen analyse en adviezen; - op basis van bovenstaande planologische toets uitvoeren; - controle doen op alle dossierstukken in functie van ontvankelijkheid en volledigheid; - uitvoeren van de nodige registraties van het dossier (GIS-gerelateerd); - opmaken van verkavelingscontracten en bankwaarborgen; - relevante adviesinstanties opsommen en (pré)-advies inwinnen; - bijwonen en zelf beleggen van noodzakelijke overlegmomenten in functie van de afhandeling; - instaan voor de voortgangscontrole van de lopende dossiers; - 3. Instaan voor een professionele en efficiënte terugkoppeling met alle actoren (klant, studiebureau, landmeters, interne en externe adviesinstanties, politici, notarissen, architecten, advocaten,...) door vanuit het eigen expertisegebied een gefundeerd advies/oordeel te vormen. Dit houdt ondermeer in: - Complexe dossiers op een heldere manier analyseren; - Open en duidelijke communicatie voeren met alle relevante actoren over het advies of het oordeel; - als brugfiguur kunnen optreden tussen o.a materies vanuit oogpunt stedenbouw, verkavelingen, vergunningen, 4. Kritisch de verkavelingsprocessen bekijken en suggesties aanreiken om deze te optimaliseren en om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. Dit houdt ondermeer in: - Nauwgezet opvolgen van tendenzen die het afleveren van stedenbouwkundige vergunningen kan vereenvoudigen;

3 - opvolgen van de brede scope van ruimtelijke ordening en nieuwigheden kunnen toepassen in de dagelijkse werking. 5. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming binnen de dienst met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. Dit houdt onder meer in: - Actief deelnemen aan het werkoverleg; - Delen en up-to-date houden van kennis en expertise mbt wetgeving, e.d.; - Rapporteren aan diensthoofd ivm taakuitvoering ; - Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening; - Signaleren van onregelmatigheden, klachten, die al dan niet met de eigen taakuitvoering te maken hebben; -

4 Functiedoelstellingen Professionele toepassing van: Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO); Landmeten; Vergunningenregister; Basistoepassing van: Gangbare pc- en softwareprogramma s (Word, Excel, Outlook, ). Kennis van de organisatie en de huisstijl.

5 Competentieprofiel B1-B3 Voortdurend Verbeteren 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Zich een oordeel vormen 2. U vormt een oordeel vanuit uw eigen expertisegebied en houdt hierbij rekening met de gevolgen. - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties. - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen. - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing. - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in. - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie.

6 Overtuigen 2. U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. Plannen en organiseren 2. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden. Communiceren 3. U past uw tweerichtingscommunicatie aan verschillende doelgroepen tot wie u zich richt aan. - Gebruikt herkenbare voorbeelden en vergelijkingen om voorstellen en boodschappen meer kracht bij te zetten. - Past zijn woordenschat en spreektempo aan de doelgroep aan. - Stemt zijn communicatiestijl af op de specifieke relatie met de doelgroep (bv. formeel, informeel, meer of minder interactief). - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. - Leeft zich in het standpunt van de gesprekspartner in, om zo het gesprek aangenamer, duidelijker en toepasselijker te maken.

7 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement.

8