Publiekswerker Evenementencoördinator B1-B3

Transcriptie

1 Publiekswerker Evenementencoördinator B1-B3 Doel van de functie: Vanuit het proceseigenaarschap strategisch afstemmen, uitvoeren, optimaliseren en vorm geven van het evenementenbeleid in Stad Roeselare. Plaats in de organisatie: Rapporteert aan het diensthoofd publiekswerking. Resultaatsgebieden: 1. Het ondersteunen en actief coördineren van het globale evenementenaanbod. Dit houdt onder meer in: - Opvolgen en afhandelen van diverse vormen van ondersteuning voor externe, Roeselaarse en eigen stadsorganisatoren; - Detecteren en invullen van noden voor organisatoren; - Organisatiebreed uitvoeren en mee opvolgen van de wetgeving en bijhorende procedures, in het kader van het ondersteunen van organisatoren; - Proactief benaderen van organisatoren ifv coherent evenementenbeleid - Het monitoren, opvolgen en optimaliseren van het digitaal evenementenloket in afstemming met het Vrijetijdspunt; - Het fungeren als aanspreekpunt en opnemen van een actieve adviserende rol ten opzichte van alle stakeholders, gefundeerd vanuit de opgebouwde expertise; 2. Afstemmen van het evenementen aanbod ifv citybranding & - marketingbeleid. Dit houdt onder meer in: - Het evenementenbeleid van de stad organisatiebreed uitvoeren en operationeel afstemmen op de visie en richtlijnen van het citybranding en marketingbeleid in nauwe samenwerking met de SPOC evenementen. 3. Operationele opvolging van de Return On Investment voor publieksevenementen. Dit houdt onder meer in: - Opstellen en opvolgen van een globale evenementenplanning; - Inhoudelijke bijsturing en afstemming met externe en interne organisatoren getoetst aan het ROI-kader; - Voorkomen en oplossen van conflicten; 4. Mee staan in de organisatie van minimaal 1 stadsevenement. Dit houdt onder meer in: - Opstellen van draaiboeken en planningen;

2 - Het verzorgen van communicatie en promotie; - Directie overschrijdend samenwerken met andere diensten in functie van die activiteiten, projecten en evenementen; - Instaan voor administratieve taken die nodig zijn om een vlotte organisatie te waarborgen; - Communicatie met deelnemers, medewerkers, leveranciers, stakeholders, medeorganisatoren, ; - Ondersteuning bieden aan, opvolgen van en de communicatie verzorgen met vrijwilligers; - Fungeren als aanspreekpunt en contactpersoon naar betrokken instanties; 5. Vanuit ervaring en voeling met de praktijk ondersteuning en advies bieden aan het departement beleidsontwikkeling binnen de directie Mens. Dit enerzijds bij de opmaak van beleidsplannen in het kader van het eigen evenementenaanbod van de stad en anderzijds bij de opmaak van begroting van exploitatiebudgetten. Dit houdt onder meer in: - Adviserende en evaluerende rol opnemen - Signaleren van kansen en noden - Verbetervoorstellen naar voren schuiven - Open communicatie en samenwerking met het departement beleid en ontwikkeling 6. Actief uitbouwen van een netwerk, inwinnen en opvolgen van relevante informatie, trends, regelgeving. Dat houdt onder meer in: - Een actieve rol opnemen binnen diverse relevante overlegmomenten intern en extern; - Deelname aan het hulpdienstenoverleg; - Een organiserende rol opnemen binnen de projectgroep evenementen; - Detecteren van behoeften en relevante signalen uit het werkveld; 7. Actief meewerken aan de dagdagelijkse werking en de verdere ontwikkeling van de dienst Publiekswerking. Dit houdt onder meer in: - Verzorgen van dienst- en team ondersteunende taken; - Een actieve bijdrage leveren aan het dienstoverleg Publiekswerking; - Het opnemen van een permanentierol volgens bepaalde dienstafspraken; - Bijspringen bij collega s binnen de dienst indien nodig;

3 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Evenementenbeleid ROI principes en toepassing Gangbare pc- en softwareprogramma s (Word, Excel, Outlook, enzovoort); Programma Recreatex; Kennis van de organisatie en de huisstijl

4 ROLBESCHRIJVING EN COMPETENTIEPROFIEL Rolbeschrijving Publieksgerichte Functie B1-B3 Binnen een vakgebied beheert en voert de medewerker projecten, processen uit in functie van een omschreven eindresultaat. Daarbij kan hij zelf prioriteiten bepalen en werkt hij volgens een kader dat hij zelf kan aanpassen om zo tot betere processen/projecten/diensten/producten en dus ook tot betere dienstverlening, kwaliteit, efficiëntie te komen. Dit alles kan hij doen binnen de beleidslijnen van het eigen vakgebied. Om dat alles te kunnen, moet de medewerker: - de algemene werkcontext (m.n. procedures, wensen, standaarden, doelstellingen, middelen, beperkingen, trends) begrijpen, interpreteren, kunnen inschatten; - het wat, wanneer en hoe kunnen bepalen binnen de vastgelegde beleidslijnen, jaarplannen en doelstellingen van het eigen vakgebied; - het procesverloop en de interne/externe impact van de eigen processen/projecten begrijpen; - bestaande processen optimaliseren door verband te leggen tussen verschillende standaarden, processen en vakgebieden; - beschikken over een uitgebreide kennis van principes, concepten, theorieën en een aanzienlijke relevante werkervaring binnen het eigen vakgebied alsook een algemeen beeld van andere relevante vakgebieden. - het overtuigen van en samenwerken met anderen zowel intern als extern, om aan wensen te voldoen binnen het gegeven kader. Competenties Technische/Administratieve/Publieksgerichte Functies B1-B3 Voortdurend Verbeteren 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst)

5 - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Zich een oordeel vormen 2. U vormt een oordeel vanuit uw eigen expertisegebied en houdt hierbij rekening met de gevolgen. - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties. - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen. - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing. - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in. - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. Communiceren III. U past uw tweerichtingscommunicatie aan verschillende doelgroepen tot wie u zich richt aan. - Gebruikt herkenbare voorbeelden en vergelijkingen om voorstellen en boodschappen meer kracht bij te zetten. - Past zijn woordenschat en spreektempo aan de doelgroep aan. - Stemt zijn communicatiestijl af op de specifieke relatie met de doelgroep (bv. formeel, informeel, meer of minder interactief). - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. - Leeft zich in het standpunt van de gesprekspartner in, om zo het gesprek aangenamer, duidelijker en toepasselijker te maken.

6 Empathisch handelen III. U reageert (via houding en handelen) gepast op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen van anderen. - Blijft efficiënt functioneren in een omgeving met onuitgesproken agenda s en weerstanden. - Geeft er blijk van de gevoeligheden en de (te verwachten) reacties van het veld goed in te schatten. - Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen. - Is gevoelig voor de behoeften van de andere ploegen/diensten die in het beleidsdomein verantwoordelijkheid dragen. - Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt daarop in. Netwerken III. U bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van de eigen taak/ploeg/dienst/departement/organisatie dat u structureel aanwendt voor professionele doeleinden. - Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen, ). - Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen. - Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken. - Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk. - Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk.