Functiebeschrijving. Provincie Limburg. Functiegegevens. Doel van de functie. Beoordelaars

Transcriptie

1 Functiegegevens Functie: BESS/0061 bestuurssecretaris Periode van - tot: 01/01/ Graad: A1a Salarischaal: A1a HOGER ONDERWIJS LT && UNIV ONDERWIJS A1b A1b A2a A2a Niveau: Niveau A Benoemingscode: 20 CONTRACTUEEL Functiecode: bestuurssecretaris Departement: Z33 Organisatie Proj Projectontwikkeling Hoofddepartement: Z33 Doel van de functie Het ontwikkelen van interdisciplinaire projecten en tentoonstellingen beeldende kunst, vormgeving en audiovisuele media, binnen de beleidsdoelstellingen van de provincie Limburg. Beoordelaars Eerste evaluator directeur Z33 Boelen Jan 16/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 1 / 5

2 Resultaatsgebieden 1. resultaatsgebieden bestuurssecretaris resultaatsgebieden RESULTAATSGEBIED 1 1 Ontwikkelen en realiseren van projecten Volgende opdrachten worden binnen de gestelde beleidsdoelstellingen op een vernieuwende wijze aangepakt, rekening houdend met de wettelijke en administratieve regelgeving en afspraken: - voeren van artistiek inhoudelijk onderzoek - inhoudelijk uitdenken, ontwikkelen en opvolgen van interdisciplinaire projecten en tentoonstellingen actuele beeldende kunst, vormgeving en/of audiovisuele media in overleg met de artistiek en zakelijk directeur - uitwerken van voorstellen voor geïntegreerde (co)productieopdrachten - coördineren / begeleiden van productieopdrachten - productioneel voorbereiden, organiseren, omkaderen en afronden/evalueren van (tentoonstellings-) projecten - begrotingen opstellen, budgetbeheer en -controle van projecten - inhoudelijk opstellen en opvolgen van nota's en (subsidie)dossiers, rekening houdend met de wettelijke en administratieve regelgeving en afspraken - resultaatgericht overleg organiseren met betrokken sectoren, instelling en derden (kunstenaars, directie, partners en medewerkers) en hierover communiceren - informatie over zowel het limburgse werkveld als (inter)nationale ontwikkelingen inzake actuele kunst (actuele beeldende kunst, vormgeving, audiovisuele media) actief verzamelen RESULTAATSGEBIED 2 1 Het coördineren en organiseren van projecten - opmaken van projectfiches en een goede planning (voorbereiding, opbouw, afbouw) voor elk project - duidelijke afspraken maken met de artistiek en zakelijk verantwoordelijke - duidelijke afspraken maken met de administratieve en technische medewerkers - duidelijke afspraken maken omtrent de publiekswerking, publiekswerving en publieksbemiddeling - deadlines in het oog houden en halen - flexibel reageren op opduikende problemen en passende oplossingen zoeken - vernissages, finissages en omkaderende activiteiten coördineren en regelen RESULTAATSGEBIED 3 1 Eigen functioneren - De wijze van organisatie van de functie wordt regelmatig geëvalueerd en besproken gericht op een continue kwaliteitsverbetering - Via vorming, opleiding, enz. wordt het eigen profiel hierop afgestemd Waardegebonden competenties 1. Steeds verbeteren Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Steeds verbeteren niveau 3 1 Leert over andere vakgebieden, methodes, technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de dienst Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn/haar kennis te verruimen Benut informatie afkomstig uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Ziet de impact op de eigen werking van nieuwe processen, technieken, methodes in andere vakgebieden Stuurt de eigen werking pro-actief bij in functie van wijzigingen op het niveau van de afdeling Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 16/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 2 / 5

3 2. Sterke klantgerichtheid De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang Sterke klantgerichtheid niveau 3 1 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Onderzoekt op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Bevraagt gericht de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquètes, mondeling bevragen,...) Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Neemt acties om de dienstverlening ten aanzien van specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekeninghoudend met hun beperkingen en behoeften (vb. handicap, allochtonen,...) 3. Goed samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie Goed samenwerken niveau 4 1 Vormt gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere diensten Creëert structuren om de samenwerking met andere diensten te verbeteren Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere diensten te verstevigen Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de dienst en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen dienst overstijgen Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen dienst overstijgen Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere diensten 4. Hoge betrouwbaarheid Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,...). Hoge betrouwbaarheid niveau 4 1 Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Blijft in situaties van grote externe druk correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Houdt in zijn/haar rol het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, indien dit het belang van de Provincie dient Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve wijze om te gaan met regels en procedures Gedragscompetenties 1. Netwerken Professionele relaties ontwikkelen en bestendigen en deze aanwenden tot wederzijds voordeel Netwerken niveau 3 1 Bouwt een invloedrijk, professioneel netwerk uit Kan een ruim netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen Nodigt anderen uit binnen eigen professionele netwerken en stimuleert hen om dit verder uit te bouwen Schakelt bewust contacten in waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk Is integer, samenwerkend en niet manipulatief ingesteld in het inschakelen van zijn/haar netwerk 16/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 3 / 5

4 2. Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Oordeelsvorming niveau 3 1 Ontwikkelt een genuanceerd en geïntegreerd oordeel Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk Heeft oog voor kritische factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van het eigen oordeel of voorstel Geeft een "inhoudelijke meerwaarde" aan de thema's die hij/zij naar voren brengt 3. Visie Dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief plaatsen Visie niveau 2 1 Betrekt bredere (maatschappelijke, technische,...) factoren en ontwikkelt hier eigen ideeën rond Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep/domein Denkt verder door en ziet daardoor mogelijke problemen of kansen die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn Denkt kritisch en zelfstandig Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext/beleidscontext Ontwikkelt eigen ideeën over wat er in de toekomst kan gevraagd worden 4. Creativiteit Originele en/of vernieuwende oplossingen en voorstellen formuleren Creativiteit niveau 3 1 Is vernieuwend en origineel Levert vernieuwende ideeën om een specifiek probleem aan te pakken Introduceert nieuwe methodes en technieken Komt met minder voor de hand liggende, originele oplossingen en voorstellen Stelt bestaande situaties voortdurend in vraag, met het oog op verandering en vernieuwing Stimuleert vernieuwing bij anderen (door in te gaan op nieuwe ideeën, de mogelijkheden te bekijken,...) 5. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plannen niveau 3 1 Plant activiteiten met veel en complexe variabelen Concentreert zich in zijn/haar planning op de gehele opdracht, zonder details uit het oog te verliezen Behoudt het overzicht over de stand van de uitvoering van projecten ten overstaan van de planning Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit Anticipeert op eigen werk en op dat van anderen Besteedt aandacht aan een lange termijn planning, en bouwt daarbij voldoende flexibiliteit in om adequaat op veranderingen te kunnen inspelen 6. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning 16/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 4 / 5

5 Organiseren niveau 2 1 Coördineert acties, tijd en middelen Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk Organiseert zich op zodanige wijze dat hij/zij een overzicht kan bewaren Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten,...) zo in, dat ze optimaal benut worden Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing,...) Voorziet voor een meer omvangrijke opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie 7. Voortgangscontole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega's of medewerkers Voortgangscontrole niveau 2 1 Volgt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen op Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als naar anderen) Volgt gemaakte afspraken op het afgesproken moment op Wijst medewerkers (collega's, leveranciers,...) op hun planning of afspraken Denkt vooraf aan mogelijke storingen in de voortgang en reageert tijdig Kennisgebonden competentie Over de gewenste kennis en inzichten beschikken eigen aan het vak, de metier, de sector en/of de discipline en die kennis gepast kunnen inzetten in het werkveld, hetzij in basistoepassingen, op professioneel niveau, of als expert. 1. kennisgebonden competentie bestuurssecretaris kennisgebonden competentie 1 - Ruime algemene kennis. - Overzicht en inzicht in het culturele werkveld en meer bepaald inzake actuele beeldende kunst, vormgeving en/ of audiovisuele media - Visie op kunstenbeleid en projectontwikkeling nu en in de toekomst. - Kennis van processen van projectontwikkeling. - Operationele kennis bestuurskunde en administratieve en inhoudelijke regelgeving. 16/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 5 / 5