Functiebeschrijving. Provincie Limburg. Functiegegevens. Doel van de functie. Beoordelaars

Transcriptie

1 Functiegegevens Functie: BESS/0095 bestuurssecretaris Periode van - tot: 20/03/ Graad: A1a Salarischaal: A1a HOGER ONDERWIJS LT && UNIV ONDERWIJS A1b A1b A2a A2a Niveau: Niveau A Benoemingscode: 20 CONTRACTUEEL Functiecode: bestuurssecretaris Departement: Directie Ruimte Europese Structuurfondse Hoofddepartement: Directie Ruimte Europese en Int. Sam. Doel van de functie In het medebeheer en/of de uitvoering van de diverse Europse programmas, m.n. EFRO-Vlaanderen , Interreg IVA-Euregio Maas- Rijn, Interreg IVA-Grensregio Vlaanderen-Nederland en PDPO II, heeft de provincie Limburg tijdens de opeenvolgende programmaperiodes een grote expertise en kennis opgebouwd. De beschikbaarheid van subsidies van de diverse Europese programmas, bijna 650 miljoen euro tussen 1987 en 2014, hebben voor de sociaal economische ontwikkeling van Limburg een belangrijke hefboomfunctie vervuld. De Europese subsidies zijn prioritair ingezet voor de ondersteuning van de Limburgse economie en het bedrijfsleven. Het ondersteuningsbeleid ten aanzien van de industriële sector uit zich voornamelijk in de aanleg van bijkomende industrieterreinen, het stimuleren van innovatie, bedrijfsbegeleiding en opleidingen van werknemers. De Europese subsidies zijn ook ingezet voor de uitbouw van nieuwe economische sectoren zoals ICT en nieuwe media, logistiek en toelevering, life sciences en milieutechnologie. Ook in de sociale economie, toerisme, gezondheidszorg, kinderopvang, landschapsonderhoud, dorpskernvernieuwing, plattelandsontwikkeling zijn belangrijke resultaten geboekt. Als grensprovincie is het bovendien evident dat grensoverschrijdende samenwerking wordt gehanteerd als een instrument en methodiek om grensoverschrijdende problemen en uitdagingen zoals economische groei, meer ondernemerschap, zorg en welzijn, duurzame ontwikkeling, onderwijs en veiligheid, sneller en efficiënter aan te pakken. Bovendien biedt een vlotte en efficiënte grensoverschrijdende en transnationale samenwerking de mogelijkheid om de provinciale interne ontwikkelingskansen en economische opportuniteiten sneller tot ontwikkeling te brengen. Naast de structurele samenwerking in grensoverschrijdende partnerschappen spelen de Interreg-programmas een belangrijke rol door op een projectmatige basis deze partnerschappen inhoudelijk te ondersteunen en te verdiepen. Door de organisatie van een provinciaal projectmanagement biedt de provincie Limburg ondersteuning en begeleiding aan Limburgse actoren om de Limburgse deelname aan de Interreg-programmas op een hoog niveau te brengen en/of houden. In de uitvoering van het Interreg VA-programma van de Grensregio Vlaanderen-Nederland van de nieuwe programmaperiode vormt de Limburgse projectmanager tevens de verbinding tussen het centraal programma-secretariaat van het Interreg-programma en de provincie Limburg. Beoordelaars Eerste evaluator directeur Bamps Bruno 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 1 / 7

2 Resultaatsgebieden 1. resultaatsgebieden bestuurssecretaris resultaatsgebieden 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 2 / 7

3 RESULTAATSGEBIED 1 1 Projectmanagement Interreg VA Grensregio Vlaanderen-Nederland vanuit zijn/haar zeer grote kennis van het Interreg VA-programma van de Grensregio Vlaanderen- Nederland en de toepasselijke subsidiemogelijkheden, worden potentiële projectpromotoren op een klantvriendelijke wijze geïnformeerd, gesensibiliseerd en in de dossiervoorbereiding professioneel begeleid, met als doelstelling de deelname van Limburgse actoren aan grensoverschrijdende projecten met een Limburgse sociaal economische relevantie te maximaliseren en dit steeds met het oog op een maximale administratieve vereenvoudiging voor de projectpartners; - vanuit zijn/haar accurate kennis van de Limburgse sociaal economische omgeving weet hij/zij zelf projectconcepten en voorstellen te initiëren, waarbij hij/zij erin slaagt de Limburgse sterktes/zwaktes/ opportuniteiten/bedreigingen te matchen met de expertise van Limburgse actoren en met de ontwikkelingsprioriteiten van de Interreg-partners; zijn/haar optreden is hierbij gebaseerd op de feedback uit de permanente terugkoppeling met de directeur van de afdeling en met de bevoegde beleidsgedeputeerde; - hij/zij verwerft hiervoor een zeer grondige kennis van de sociaal economische omgeving, van de sterktes/zwaktes/opportuniteiten/bedreigingen van de provincie, van Vlaanderen en van het gebied waarop het Interreg-programma van toepassing is, hij/zij bouwt hiervoor een uitgebreid netwerk op zodat hij/zij er vlot in slaagt om rudimentaire projectideëen snel te linken aan de werking van Limburgse actoren; dit netwerk betreft niet enkel de provinciale diensten maar strekt zich uit tot externe diensten in Limburg, Vlaanderen en Zuid-Nederland; - hij/zij slaagt erin de Interreg-projectvoorstellen, ingediend bij het centraal programma-secretariaat, tijdig en met respect voor de richtlijnen inzake het administratief dossierverloop, in het bestuur uit te zetten op het vlak van advisering door de interne en externe diensten en op het vlak van besluitvorming inzake eventuele aanvragen om provinciale cofinanciering en inzake de toekenning van Interregsubsidies; - hij/zij heeft goede communicatieve vaardigheden om de projectresultaten via de gepaste instrumenten te promoten en te communiceren; - hij/zij vormt de verbinding tussen het centraal programma-secretariaat en de provincie Limburg, neemt hiervoor deel aan alle overleg- en coördinatievergaderingen, nodig voor de efficiënte en effectieve uitvoering van het programma en zorgt hierbij voor een permanente rapportering aan de directeur van de afdeling en aan de beleidsgedeputeerde zodat tijdig vanuit het bestuur de nodige acties kunnen worden ondernomen; RESULTAATSGEBIED 2 1 Kennis inzake het actueel en toekomstig het Europees cohesiebeleid - de projectmanager verwerft een accurate kennis inzake de diverse Europese subsidiemogelijkheden inzake grensoverschrijdende samenwerking, o.m. inzake de Interreg V B en C-programmas; hij/zij deelt deze kennis met zijn/haar collegas van de Dienst Europese en Internationale Samenwerking, met de andere provinciale diensten en met potentiële promotoren met als doelstelling de genoemde subsidiemogelijkheden maximaal voor Limburg te benutten; hierbij vormt ervaring met projectontwikkeling binnen de domeinen innovatie, koolstofarme economie, milieu en arbeidsmarkt een aanzienlijk pluspunt - hij/zij volgt nauwgezet de ontwikkelingen van het Europees beleid, in het bijzonder de EU2020- strategie en het Europees cohesiebeleid en verbindt deze doelstellingen met die van de Limburgse beleidsprioriteiten en met de kennis van de collegas van de Dienst Europese en Internationale Samenwerking zodat een totaalbeeld kan worden gemaakt ten behoeve van een pro-actief optreden van het bestuur - hij/zij levert, samen met zijn/haar collegas van de Dienst Europese en Internationale Samenwerking een actieve bedrage aan het realiseren van de doelstelling om het bestuur Europa-proof te maken; hiervoor ontwikkelt hij/zij creatieve voorstellen o.m. inzake communicatie (informatie), vorming, -hij/zij heeft/verwerft kennis van de Europese regelgeving rond staatsteun en openbare aanbestedingen; -hij/zij beschikt slaagt erin om zich zowel schriftelijk als mondeling helder en kernachtig uit te drukken in het Nederlands en heeft daarnaast ook een stevige kennis van het Engels; RESULTAATSGEBIED 3 1 Loketfunctie binnen Dienst Europese en Internationale Samenwerking - Informatieve vragen en klachten over de betreffende bevoegdheidsdomeinen worden binnen de expertise, mogelijkheden en bevoegdheden van de Dienst Europese en Internationale Samenwerking spoedig en klantvriendelijk beantwoord. - De projectmanager zet spontaan en op eigen initiatief zijn/haar kennis en expertise in in het kader van de globale taakstelling van de Dienst Europese en Internationale Samenwerking; hij/zij stelt zich bovendien op als loyale medewerker ten aanzien van de andere diensten van de afdeling Economie en Internationale Samenwerking en van de Directie Ruimte. 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 3 / 7

4 Waardegebonden competenties 1. Steeds verbeteren Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Steeds verbeteren niveau 2 1 Ontwikkelt zich binnen de eigen functie, en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Werkt zich in, in nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen voor de eigen functie (leest vakliteratuur, opleiding en vorming,... Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Gaat na of/hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie kunnen toegepast worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt dit verder uit tot concrete voorstellen 2. Sterke klantgerichtheid De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang Sterke klantgerichtheid niveau 3 1 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Onderzoekt op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Bevraagt gericht de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquètes, mondeling bevragen,...) Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Neemt acties om de dienstverlening ten aanzien van specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekeninghoudend met hun beperkingen en behoeften (vb. handicap, allochtonen,...) 3. Goed samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie Goed samenwerken niveau 4 1 Vormt gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere diensten Creëert structuren om de samenwerking met andere diensten te verbeteren Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere diensten te verstevigen Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de dienst en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen dienst overstijgen Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen dienst overstijgen Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere diensten 4. Hoge betrouwbaarheid Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,...). 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 4 / 7

5 Hoge betrouwbaarheid niveau 2 1 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Neemt de verantwoordelijkheid op voor het eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan wanneer hun handelen niet conform is met bestaande regels en afspraken Handelt consequent: neemt in gelijkaardige omstandigheden gelijkaardige standpunten in of een soortgelijke houding aan Schat correct in of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid worden Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Gedragscompetenties 1. Netwerken Professionele relaties ontwikkelen en bestendigen en deze aanwenden tot wederzijds voordeel Netwerken niveau 2 1 Bouwt nieuwe relaties uit, die vandaag of morgen voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor Zoekt mogelijkheden tot samenwerking met interne en externe partners, uit wederzijds belang Legt nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen Betrekt collega's uit andere afdelingen omwille van informatie, expertise Overlegt met de andere afdelingen indien de opdracht hen aanbelangt (vb. voor- of natraject, impact op,...) Betrekt andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) 2. Visie Dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief plaatsen Visie niveau 3 1 Ontwikkelt een visie voor de toekomst Loopt vooruit op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren Houdt vast aan de lange termijn visie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen Brengt een eigen beleid, gebaseerd op een duidelijke visie m.b.t. de missie en de objectieven van de organisatie 3. Creativiteit Originele en/of vernieuwende oplossingen en voorstellen formuleren Creativiteit niveau 2 1 Kan meerdere ideeën en oplossingen bedenken Ziet mogelijkheden om werkwijzen uit andere vakgebieden in het eigen domein in te zetten Komt met nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen Stelt alternatieven voor wanneer een voorstel op hindernissen of tegenkanting stuit Past een bestaande oplossing toe waar dit niet voor de hand ligt Bekijkt een gegeven vanuit verschillende hoeken en komt daardoor op nieuwe ideeën Brainstormt over zoveel mogelijk ideeën zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen 4. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 5 / 7

6 Resultaatgerichtheid niveau 2 1 Kiest uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich sterk in om deze te bereiken Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om deze doelen te bereiken, weegt opties tegenover elkaar af Mobiliseert mensen en middelen, ook wanneer hij/zij hiertoe anderen (hiërarchie, collega's) moet overtuigen Stuurt op regelmatige basis het proces bij, in functie van de doelstellingen Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven wanneer hij/zij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 5. Nauwgezetheid Handelen met aandacht voor details en gericht op het voorkomen van fouten Nauwgezetheid niveau 3 1 Levert onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk af Levert onder tijdsdruk kwaliteitsvol werk af Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de beste methode of procedure in functie van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit Behoudt de zin voor detail bij verhoogde tijdsdruk 6. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Organiseren niveau 3 1 Legt acties en werkwijzen vast in procedures Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd om de doelen te bereiken. Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden Voorziet in systemen voor / momenten van afstemming van taken tussen de verschillende betrokken partijen Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak en/of verwachtingen van andere betrokken partijen 7. Voortgangscontole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega's of medewerkers Voortgangscontrole niveau 2 1 Volgt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen op Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als naar anderen) Volgt gemaakte afspraken op het afgesproken moment op Wijst medewerkers (collega's, leveranciers,...) op hun planning of afspraken Denkt vooraf aan mogelijke storingen in de voortgang en reageert tijdig Kennisgebonden competentie Over de gewenste kennis en inzichten beschikken eigen aan het vak, de metier, de sector en/of de discipline en die kennis gepast kunnen inzetten in het werkveld, hetzij in basistoepassingen, op professioneel niveau, of als expert. 1. kennisgebonden competentie bestuurssecretaris 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 6 / 7

7 kennisgebonden competentie 1 Gespecialiseerde en actuele kennis van het Interreg V A-programma Grensregio Vlaanderen-Nederland en de toepasselijke subsidiemogelijkheden * accurate kennis inzake de diverse Europese subsidiemogelijkheden, o.m. inzake Interreg V B en C-programmas * goede kennis van het Europees cohesiebeleid en de beleidsontwikkeling terzake * grondige kennis van de sociaal economische omgeving en van sterktes/zwaktes/ opportuniteiten/bedreigingen van Limburg, Vlaanderen en het ruime gebied waarop het Interreg-programma van toepassing is * goede kennis van de werking van de Limburgse actoren actief in de diverse economische en maatschappelijke domeinen * goede kennis van de bestuurlijke processen en richtlijnen en van de algemene organisatiestructuur van het bestuur 20/03/2015 Functiebeschrijving Pagina : 7 / 7