Functieprofiel leidinggevende

Transcriptie

1 Functieprofiel leidinggevende Doel van de functie Is verantwoordelijk voor (kan aangesproken worden op) de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering in een specifiek domein. Resultaatsgebieden Coördineren van activiteiten en leiding geven aan medewerkers en/of aan één of meerdere teams Rapporteren Adviseren vanuit een visieontwikkeling van het eigen domein De andere opdrachten en taken uitvoeren toegekend door de secretaris Competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken: - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren: - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen:

2 - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden: - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Optreden In verschillende situaties een geloofwaardige eerste indruk maken en handhaven Verwerft aandacht en vertrouwen door zijn houding: - Speelt gepast in op zijn gesprekspartner - Bepaalt vooraf zijn doelstellingen en past zijn aanpak en optreden daaraan aan - Komt in contacten authentiek over - Voelt goed aan wat gepast is (houding, voorkomen, reacties ) Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie: - Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie - Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven - Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ) - Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen - Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet

3 - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Assertiviteit Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen. Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de entiteit en de grenzen ervan: - Komt op een respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de entiteit - Kiest eerder voor directe confrontatie en directe beïnvloeding dan voor manipulatieve of indirecte beïnvloedingstechnieken - Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier - Komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn gesprekspartner - Handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor tegenargumenten, weerstand en kritiek Coachen Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten: - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s Visie De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak: - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten: - Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten - Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen - Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen - Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen - Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming

4 Resultaatgerichtheid Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen. Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken: - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Coördineert acties, tijd en middelen: - Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen - Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden - Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd om de doelen te bereiken - Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden Voortgangscontrole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen: - Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) - Checkt afspraken op het afgesproken moment - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Delegeren Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert duidelijk afgelijnde taken: - Draagt duidelijk omlijnde taken over aan de medewerker - Geeft aan op welk tijdstip en hoe over de resultaten moet worden gerapporteerd - Instrueert medewerkers op zulke wijze dat ze zo veel mogelijk zelfstandig kunnen werken - Stelt procedures op om de voortgang van gedelegeerde taken te bewaken - Delegeert tot het laagst mogelijke niveau Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan: - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers - of aan het team over uit te voeren taken - Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen

5 - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht - Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken - Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen - Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team - Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld Vaktechnische competenties - Gedegen vaktechnische kennis van het eigen domein. - Basiskennis van de gemeentelijke structuren en werking. - Basiskennis van de beheers- en beleidscyclus. - Basisvaardigheid in het gebruik van IT tools (Windows, Office, toepassingssoftware van de dienst).