DES/0354 deskundige Overheidsopdrachten. Salarischaal: B1 HOGER ONDERWIJS KORTE TYPE B2 B3

Transcriptie

1 Functiegegevens Functie: DES/0354 deskundige Overheidsopdrachten Graad: B1 Salarischaal: B1 HOGER ONDERWIJS KORTE TYPE B2 B3 Niveau: niveau B Benoemingscode: 20 contractueel Functiecode: deskundige Departement: Provinciedomein Bokrijk Infrastructuur Hoofddepartement: Provinciedomein Bokrijk Doel van de functie Het uitvoeren van alle administratief-procedureel ondersteunende taken en activiteiten die nodig zijn om de overheidsopdrachten van het provinciedomein Bokrijk en de vzw Het Domein Bokrijk op een correcte en optimale wijze voor te bereiden, op te volgen en af te ronden en dit binnen de vastgestelde werkverdeling, werkprocessen, richtlijnen en regelgeving m.b.t. overheidsopdrachten, zodat een efficiënt en transparant aankoopbeleid van het provinciedomein wordt nagestreefd. Beoordelaars Eerste evaluator afdelingschef Jansen Marc 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 1 / 8

2 Resultaatsgebieden 1. resultaatsgebieden deskundige resultaatsgebieden 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 2 / 8

3 RESULTAATSGEBIED 1 1 Aanspreekpunt overheidsopdrachten - Optreden als aanspreekpunt/sleutelfiguur/eerstelijnshulp voor overheidsopdrachten - De domeindiensten administratief-procedureel begeleiden en ondersteunen bij het plannen en bij het voorbereiden van nieuwe (fasen van) overheidsopdrachten en bij het opvolgen van nieuwe of lopende opdrachten en bij het voeren van de gunningsprocedures. - In nauwe samenwerking met de leidende ambtenaar van de opdracht zorgen voor volledige startgegevens voor nieuwe (fasen van) overheidsopdrachten en waar nodig intakegesprekken voeren of deelnemen aan andere vergaderingen waar de expertise rond overheidsopdrachten vereist is. - Zelfstandig en correct vragen m.b.t. overheidsopdrachten beantwoorden en waar nodig doorgeven naar/bespreken met collega's binnen het team Overheidsopdrachten van de Beheerscel Beleidsdiensten, de centrale Cel Overheidsopdrachten of de dienst Interne Financiële Controle. - De eigen expertise inzake overheidsopdrachten verder uitbouwen. - Voorstellen doen tot verbetering en optimalisatie van de werkprocessen voor overheidsopdrachten. - De werkwijze voor de provinciale dossiers maximaal afstemmen op de werkwijze van het team Overheidsopdrachten van de Beheerscel Beleidsdiensten. RESULTAATSGEBIED 2 1 Dossierbehandelaar overheidsopdrachten (3P-gebruiker) - De administratieve rol als dossierbehandelaar in de werkprocessen voor overheidsopdrachten opnemen door in iedere opdrachtfase (voorbereiding, bestek, gunning, uitvoering, wijziging, oplevering,...) van de overheidsopdrachten de vereiste dossiergegevens op een correcte, zelfstandige en efficiënte wijze in te geven in de dossiertoepassing (momenteel 3P en Ariadne) en de nodige dossierstukken op te stellen en dit in goede samenwerking met de betrokken dienst(en), binnen de vooropgestelde planning en conform de gemaakte afspraken en de vastgestelde richtlijnen, werkprocessen en procedures. - Openingszittingen organiseren en als voorzitter of bijzitter instaan voor een goed verloop ervan. - Tijdig de ingediende offertes/kandidaturen administratief-procedureel nakijken en er de vereiste attesten voor opvragen. - Instaan voor een tijdige en correcte verzending of publicatie (vb. via het e- procurementplatform) van de juiste gegevens/documenten. - De stand van zaken van de opdrachten op chronologische wijze bijhouden en een actueel overzicht houden over de lopende/afgehandelde overheidsopdrachten en hun status/fase. - Actief deelnemen aan vergaderingen waar de expertise rond overheidsopdrachten vereist is en waar gevraagd ook aan vergaderingen met (de coördinator van) het team Overheidsopdrachten van de Beheerscel Beleidsdiensten of aan andere overleg-, werk- of opleidingsplatformen voor overheidsopdrachten. - De werkwijze voor de provinciale dossiers van het provinciedomein maximaal afstemmen op de werkwijze van het team Overheidsopdrachten van de Beheerscel Beleidsdiensten. RESULTAATSGEBIED 3 1 Dossiercontrole en aanpassing overheidsopdrachten - Overheidsopdrachtendossiers controleren/tegenlezen op technisch-taalkundige, financiële en procedurele kwaliteit en de resultaten hiervan terugkoppelen naar de leidinggevende/coördinator. - Wijzigingen die nodig zijn ingevolge dossiervalidatie of -controle (bijvoorbeeld van Cel Overheidsopdrachten of IFC voor de provinciale dossiers) doorvoeren in de dossiergegevensen stukken en de doorgevoerde wijzigingen terug ter validatie/controle voorleggen én terugkoppelen naar de leidinggevende/coördinator en naar andere betrokken diensten. Als de opmerking betrekking heeft op een inbreuk op een afspraak/richtlijn/procedure hierbij ook verwijzen naar de juiste afspraak/procedure. - De werkwijze voor de provinciale dossiers maximaal afstemmen op de werkwijze van het team Overheidsopdrachten van de Beheerscel Beleidsdiensten. 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 3 / 8

4 RESULTAATSGEBIED 4 Dossierondersteuning bestellingen - De toegewezen dossiers voor bestellingen via de collectieve bestellijst op correcte wijze en in goede afstemming met de betreffende dienst administratief-technisch voorbereiden/ aanpassen en uitvoeren en dit binnen de vooropgestelde planning en conform de geldende richtlijnen/afspraken. - Een actueel overzicht bijhouden van de lopende en afgehandelde bestellingen en hun status. - Voor bestellingen via het provinciebudget de werkwijze van het centraal team Overheidsopdrachten van de Beheerscel Beleidsdiensten en het provinciebestuur volgen. RESULTAATSGEBIED 5 Algemene werking - Actief deelnemen aan vergaderingen. - De gevraagde nota's, besluiten, brieven en andere documenten met kennis van zaken voorbereidend opstellen met naleving van de instructies i.v.m. het opstellen van nota's en besluiten en voor provinciale dossiers ook wat de agendering deputatie en provincieraad betreft. - De interne procedures, richtlijnen en afspraken van de vzw naleven en voor de provinciale dossiers de interne procedures, richtlijnen en afspraken van het team, de Beheerscel en het provinciebestuur naleven. - Informatieve vragen en klachten over de eigen werkdomeinen spoedig en klantvriendelijk beantwoorden conform de voorgeschreven procedures/afspraken, of de aanvragers/indieners klantvriendelijk doorverwijzen naar andere diensten/collega's. - Abnormaliteiten betreffende de interne werking onmiddellijk signaleren aan de leidinggevende/coördinator. - Tijdig de gevraagde rapporteringen en gegevensverwerking verzorgen ten aanzien van de leidinggevende/coördinator en de bevoegde dienst(en). - Waar nodig en wenselijk suggesties doen aan de leidinggevende/coördinator voor het verbeteren van de werking. - Tijdig en correct uitvoeren van de eventuele bijzondere tijdelijke opdrachten (al dan niet doublureopdrachten) die door de leidinggevende/coördinator werden opgedragen. - Waar gevraagd door de leidinggevende/coördinator actief en loyaal meewerken aan (verbeterings-)acties/projecten. Waardegebonden competenties 1 Steeds verbeteren Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Steeds verbeteren niveau 2 1 Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Werkt zich in nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak in (bv. regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden). Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen voor de eigen functie (leest vakliteratuur, opleiding en vorming,...). Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. Gaat na of/hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie kunnen toegepast worden. Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt dit verder uit tot concrete voorstellen. 2 Sterke klantgerichtheid De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang. 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 4 / 8

5 Sterke klantgerichtheid niveau 2 1 Biedt de klant de beste oplossing bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past planning, dienstverlening of product aan om de klant verder te helpen, binnen de bestaande procedures. Geeft op de best mogelijke wijze de klant waar hij/zij recht op heeft. Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is, aan de klant. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp. Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 3 Goed samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie. Goed samenwerken niveau 3 1 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen dienst. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen. Geeft opbouwende kritiek en feedback. Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. 4 Hoge betrouwbaarheid Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,...). Hoge betrouwbaarheid niveau 3 1 Schept gepaste randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk kan gebracht worden. Toont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. Is verantwoordelijk voor een transparante structuur en inrichting van de dienst. Zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake). Spreekt anderen aan in geval van onethisch gedrag, wanneer regels en afspraken niet worden nageleefd, enz. Gedragscompetenties 1 Omgaan met stressfactoren Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 5 / 8

6 Omgaan met stressfactoren niveau 2 1 Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk en/of in kritische situaties die eigen zijn aan de taak. Blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn/haar gesprekspartner het hem/ haar moeilijk. Blijft bij tegenwerking of confrontaties correct en tactvol: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol. Staat ook tijdens kritische momenten open voor kritiek en blijft bereid zijn/haar eigen aanpak te toetsen. Kan problemen, spanningen of tegenslagen relativeren. Blijft doorzetten op moeilijke momenten, bij tegenslagen en teleurstellingen. 2 Organisatiebetrokkenheid Handelen met aandacht voor de doelstellingen en de belangen van de organisatie. Organisatiebetrokkenheid niveau 2 1 Houdt bij de eigen acties spontaan rekening met de belangen van de organisatie. Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de dienst. Zet zich in om de doelstellingen van de dienst te realiseren, ook al zou hij/zij zelf andere doelen voorrang kunnen geven. Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur,...). Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief gepaard gaan. Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen voor de organisatie in. 3 Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen. Initiatief niveau 2 1 Zoekt mogelijkheden ter verbetering. Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar/brengt ze onder de aandacht. Ontwikkelt voorstellen om bestaande situaties te verbeteren. Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken. Zoekt alternatieve oplossingen wanneer hij/zij met structurele problemen wordt geconfronteerd. Geeft aan waar het afgegeven resultaat mogelijk kan verbeterd worden. 4 Flexibel gedrag Het eigen gedrag én aanpak aanpassen in het kader van de situatie waarin men zich bevindt, met het oog op het bereiken van een bepaald doel. Flexibel gedrag niveau 2 1 Past zijn/haar gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter,...) te kunnen bereiken. Maakt waar nuttig/nodig gebruik van indirecte beïnvloedingsmethodes (vb. netwerking) om de kansen op slagen te verhogen. Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen. Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt dit op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven,...). Formuleert verscheidene concrete alternatieven om de doelstellingen beter, efficiënter te kunnen bereiken. 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 6 / 8

7 5 Nauwgezetheid Handelen met aandacht voor details en gericht op het voorkomen van fouten. Nauwgezetheid niveau 3 1 Levert onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk af. Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren. Kiest de beste methode of procedure in het kader van de gevraagde nauwkeurigheid. Combineert kwantiteit met kwaliteit. Behoudt de zin voor detail bij verhoogde tijdsdruk. 6 Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plannen niveau 2 1 Structureert het eigen werk en dat van anderen. Brengt structuur aan in eigen en andermans werk (vb. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen,...). Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines. Maakt goede werkschema's en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk). Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn. 7 Voortgangscontole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega's of medewerkers. Voortgangscontrole niveau 2 1 Volgt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen op. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces. Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als naar anderen). Volgt gemaakte afspraken op het afgesproken moment op Wijst medewerkers (collega's, leveranciers,...) op hun planning of afspraken. Denkt vooraf aan mogelijke storingen in de voortgang en reageert tijdig. Kennisgebonden competentie Over de gewenste kennis en inzichten beschikken eigen aan het vak, de metier, de sector en/of de discipline en die kennis gepast kunnen inzetten in het werkveld, hetzij in basistoepassingen, op professioneel niveau, of als expert. Kennisgebonden competentie deskundige - Grondige kennis van de werkprocessen (workflow, rollen, taakbeschrijvingen, procedures,...) voor overheidsopdrachten. - Goede kennis van de reglementering overheidsopdrachten. - Goede kennis van de richtlijnen i.v.m. motiveringsplicht en openbaarheid van bestuur. - Goede kennis van de werkprocessen voor agendering van dossiers voor de deputatie/provincieraad. - Goede kennis van de werkprocessen voor de behandeling van bestelaanvragen en inkomende facturen. - Basiskennis van het budget en van de werkprocessen voor het opstellen en wijzigen van het budget. - Grondige kennis van de leidraad bij het opstellen van nota's en besluiten, brieven en verslagen. - Goede kennis van de organisatiestructuur. - Goede kennis van pc-gebruik, kantoortoepassingen (vooral Word en Excel). - Grondige kennis van de dossiertoepassingen voor overheidsopdrachten (3P en Ariadne). 1 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 7 / 8

8 24/04/2017 Functiebeschrijving Pagina : 8 / 8