Diensthoofd Boekhouding

Transcriptie

1 Diensthoofd Boekhouding (Niveau B4-B5) Doel van de functie: Als diensthoofd ben je verantwoordelijk voor de dienst Boekhouding, die instaat voor de opmaak van het meerjarenplan, het budget (en budgetwijzigingen) en de jaarrekening. Deze dienst zorgt tevens voor de boekhoudkundige verwerking van de volledige uitgavencyclus (van aanvraag bestelbon tot goedkeuring factuur). Naast de dagdagelijkse coördinatie van de dienst, waar je leiding geeft aan 3 boekhouders en 5 administratief medewerkers ben je tevens verantwoordelijk voor adviesverlening vanuit je expertisegebied en dit in samenspraak met je medewerkers. Plaats in de organisatie: Rapporteert aan het departementshoofd Financiën. Resultaatsgebieden: 1. Operationeel leidinggeven: aansturen, opvolgen, motiveren en ondersteunen van de dienst Boekhouding. Dit houdt onder meer in: - Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers volgens de principes en richtlijnen van personeelsbeleid: nl. o.a. door hen op regelmatige basis feedback geven, het voeren van formele en informele ontwikkel- en evaluatiegesprekken met de medewerkers; - Inhoudelijk ondersteunen, adviseren en begeleiden van medewerkers bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden en taken en een oplossing aanreiken door de meer complexe problemen die zich aandienen; - Zorgen voor een vlotte interne communicatie en informatiestroom binnen de dienst, m.a.w.; ervoor zorgen dat iedereen tijdig over de nodige, juiste en volledige info beschikt (o.a. voorbereiden en leiden van het werkoverleg); - Opleidingsbehoeften inschatten voor jezelf en de medewerkers waarover je leiding geeft en hiervoor de nodige stappen zetten; - Zorgen voor een veilige werkomgeving die in voldoende mate is aangepast aan de behoeften, normen en reglementeringen en waarin aandacht is voor alle aspecten van het welzijn van de medewerker; - Zorgen voor een verdeling van takenpakketten onder de medewerkers (wie doet wat wanneer) o.a. door het toekennen van eigenaarschap, het geven van verantwoordelijkheden en vertrouwen, het formuleren van doelstellingen, ; - Ervoor zorgen dat de medewerkers als één samenwerkend geheel functioneren, vb. door de organisatie van (dienst)overleg, stimuleren van de teamwerking; - Personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen; - (Administratieve) coördinatie en opvolging van het dagelijks personeelsbeheer waaronder verlofregeling, prikklok, permanentieschema, ; - Bewaken van dienstafspraken met medewerkers, ; -

2 2. Instaan voor de efficiënte, effectieve en kwalitatieve coördinatie, organisatie en planning, opvolging en bijsturen van alle taken, procedures, processen en projecten binnen de dienst Boekhouding. Dit houdt onder meer in: De werking van de dienst organiseren en opvolgen en dit zowel op inhoudelijk, methodisch (vb. digitalisering), organisatorisch als financieel vlak. Voorstellen doen ter optimalisatie van de werking en de dienstverlening. Je werkt hiervoor acties en projecten uit en zorgt ervoor dat deze uitgevoerd worden; Wijzigingen in wetgeving of reglementen doorvoeren in de werking van de dienst; Een helikopter overzicht van de verschillende takenpakketten binnen het team bewaken en bijsturen in functie van prioriteiten en noodwendigheden. Kwaliteitsvol, efficiënt en kostenbesparend laten uitvoeren van taken, projecten, (vb bewaken wie aansluit bij een overleg en het aantal mensen beperken). Coördineren en verder ontwikkelen van de klantgerichte dienstverlening (SPOC s per directie, klantbegeleiding, digitale dienstverlening, enz.) Het opstellen, opvolgen en aanpassen van de werkplanning in functie van taakverdeling; Kwaliteitscontroles, procedures, rapporteringdocumenten m.b.t. het budget, tijdig betalen van facturen, enzovoort beschikbaar stellen; 3. Vanuit de eigen expertise en de expertise van de medewerkers van de dienst Boekhouding instaan voor adviesverlening binnen en buiten de dienst Boekhouding, (mee) vormgeven en/of aanpassen van (nieuwe) procedures binnen de organisatie, op de hoogte blijven van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Dat houdt onder meer in: Beschikken over en ontwikkelen van voldoende expertise m.b.t. de wetgevingen, uitvoeringsbesluiten en richtlijnen van overheden, juridische praktijk, enz. Samen met andere diensten zoals ICT, bestuurszaken, gebouwen, nadenken over optimalisaties, samenwerken, het uitwerken van bepaalde procedures en verder denken dan louter het boekhoudkundige aspect; De medewerkers bijstaan indien er zich problemen voordoen bij de afhandeling van de (complexe) dossiers; Indien nodig zelf de complexe dossiers/projecten opvolgen en/of behandelen, zelf knopen doorhakken en instaan voor de communicatie en argumentatie daarvan met de belanghebbenden (vb. financieel beheerder, schepen van financiën, departementshoofd financiën ); De evoluties binnen het expertisegebied volgen (technisch/reglementair/inhoudelijk). Je zorgt ervoor dat de eventuele veranderingen in werkwijzen/procedures/ reglementeringen/beleidsbeslissingen enz. in praktische implicaties omgezet worden voor de dienst en communiceert hierover; De expertise ten dienste stellen van en deze verder ontwikkelen bij wie er behoefte, nut en belang aan heeft, zodat de goede werking van uw dienst gegarandeerd blijft en dit ook in het geval van veranderende situaties en behoeften. Het in kaart brengen en periodiek opvolgen van de relaties met, de inhoudelijke en financiële afspraken met de satellieten (OCMW, Riho, De Spil, Het Portaal, ) en het rapporteren hierover aan de belanghebbenden (vb. financieel beheerder) Contacten onderhouden met diverse (externe) partijen en (externe) organisaties met het oog op het uitbouwen van deze expertise en van een netwerk, en dit in het bijzonder met de satellieten van de stad;

3 4. Actief meewerken aan de uitbouw van het departement financiën. Dit houdt onder meer in: - Open samenwerking met de directe leidinggevende (overleg, coaching, gesprekken, briefing, signaleren, ); - Initiatief nemen en bijdragen tot een positieve en collegiale werksfeer en elkaar stimuleren (interne communicatie, samenwerken, elkaar ondersteunen, teambuilding, problemen oplossen, ); - Samenwerking met andere overlegorganen binnen andere diensten; - Actief meewerken aan een gezamenlijke visie, externe communicatie, kwaliteit, klachten, enz.); - Binnen het departement financiën mee nadenken over de toekomstvisie van de eigen visie binnen het departement en binnen de directie. (intern dienstverleningsconcept); -

4 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: - Gangbare pc en softwareprogramma s (Word, Excel, Outlook, Powerpoint ) - Specifieke softwarepramma s (e-decision, new horizon Boekhouding, ) - Leidinggevende vaardigheden - Regelgeving BBC - Basistoepassing van: - Dubbel boekhouden - Gemeentedecreet - Kennis van de organisatie en de huisstijl

5 COMPETENTIEPROFIEL Voortdurend Verbeteren 4. U zet anderen er toe aan mee te denken/werken aan de verbetering van de manier van werken (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie). (stimuleren) - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan. - Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen. - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Overtuigen 3. U overtuigt met argumenten waardoor u bij anderen betrokkenheid, interactiviteit en dynamisme verkrijgt m.b.t. uw standpunt, mening of visie. - U hanteert de gepaste beïnvloedingstechnieken (aangepast aan het doelpubliek) om de ander te overtuigen. - U gaat na of de ander uw mening deelt door dit al dan niet expliciet na te vragen. - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. - Blijft zich open opstellen ten aanzien van vragen en opmerkingen, ook als zijn boodschap onder vuur komt te liggen. - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen.

6 - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan welke impact of weerstand die de eigen argumentatie kan hebben op of oproepen bij anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. Zich een oordeel vormen 3. U vormt een geïntegreerd oordeel door het probleem te bekijken vanuit verschillende perspectieven. - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken. - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk. - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie. - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten. - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt. Zich Flexibel opstellen 2. U past op eigen initiatief uw gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken (proactief). - Anticipeert: schat de mogelijke hindernissen vooraf in en past gedrag daaraan aan. - Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen. - Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven). - Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken. - Signaleert problematische doelstellingen ruim op voorhand en onderneemt meteen actie om deze doelstelling alsnog te kunnen halen door het gedrag aan te passen. Ontwikkelen van medewerkers 2. U coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden (competentiegerichte ontwikkeling). - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden. - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken. - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook. - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers. - Richt zich niet alleen op de taak of het doel die/dat moet worden gerealiseerd, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren. Plannen en organiseren 2. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden.

7 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement Financiën

8