Gebouwenbeheerder Sport, Cultuur en Vrijetijd Infrastructuur

Transcriptie

1 Gebouwenbeheerder Sport, Cultuur en Vrijetijd Infrastructuur (B1-B3) Doel van de functie: Als gebouwenbeheerder sta je in voor het efficiënt, kwalitatief en kostenbewust beheer van de sport, cultuur en vrijetijd gebouwen binnen het patrimonium van de stad Roeselare. Je zorgt ervoor dat de gebouwen op technisch vlak steeds volledig in orde zijn. Je bent een belangrijk verbindingsfiguur en in overleg met de beleidsverantwoordelijken vertaal je de visie over het gebruik van de sport, cultuur en vrijetijd infrastructuur naar concrete, gebouw gerichte oplossingen. Je coördineert het technisch onderhoud van de gebouwen. Je bent het aanspreekpunt voor patrimonium gerichte vragen. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als gebouwenbeheerder maak je deel uit van de directie ondersteuning, departement gebouwen en facilitair beheer. Je rapporteert aan het departementshoofd gebouwen en facilitair beheer. Resultaatsgebieden: 1. Efficiënt, kwalitatief en kostenbewust beheer van de sport, cultuur en vrijetijd gebouwen. Dit houdt onder meer in: De afstemming verzekeren tussen enerzijds de huidige en de toekomstige noden van de gebruikers en anderzijds de aanwending en de geschiktheid van de gebouwen; Het aansturen van het operationeel onderhoud van de infrastructuur: meldingen, herstellingen, onderhoud, aanpassingen, inclusief de administratieve opvolging hiervan; Optreden als het centraal aanspreek punt voor alle gebouwen en onderhoud gerichte vragen, en daarbij de coördinatie waarnemen tussen de diverse technische experten en dienstverleners; Definiëren en opvolgen van de benodigde investeringen en onderhoudsbudgetten.

2 2. Vertalen van noden naar gebouw-technische oplossingen. Dit houdt onder meer in: Omzetten van de visie van de beleidsmedewerkers in de domeinen sport, cultuur en vrijetijd naar gebouw-technische oplossingen; in de omgekeerde richting lever je vanuit je vertrouwdheid met de gebouwen infrastructuur belangrijke inputs richting strategie ontwikkeling; Vertalen van concrete noden in oplossingen: plannen en uitvoeren van aanpassingen, renovaties en uitbreidingen aan de gebouwen, en daarbij voortdurend de haalbaarheid en de kosten efficiëntie voor ogen houden; Ontwikkelen van richtlijnen en kengetallen op het vlak van ruimtegebruik, functionaliteit, uitrusting, kosten, enz. en deze delen met gebruikers en collega s. 3. Het technische beheer en onderhoud van de gebouwen. Dit houdt onder meer in: Verantwoordelijk voor het op peil houden van de technische kwaliteit van de sport, cultuur en vrijetijd gebouwen; Integreren van duurzaamheid en levenscyclus aspecten; Overzien van de onderhoud activiteiten in de gebouwen en afstemming met de uitvoerders ervan; Definiëren van projecten om de infrastructuur op kwaliteit te houden en aan te passen aan nieuwe noden; Leiden van middelgrote projecten van de definitie tot en met de overdracht naar de gebruikers: vertalen van de noden naar een project concept, leiden van de ontwerpfases, de aanbestedingen en toewijzing van de werken, de uitvoering, de oplevering, de opstart en de overdracht; Aansturen van externe partijen (ingenieurs, architecten, aannemers); Samenwerken met de collega s projectleiders grote projecten en hierbij de leiding nemen van de project overdracht naar de gebruikers en het voorbereiden van het operationeel beheer. 4. Aanspreekpunt voor de beleidsverantwoordelijken voor patrimonium gerichte vragen. Dit houdt onder meer in: Overzichten en inzichten ter beschikking stellen omtrent patrimonium gerichte aspecten: conditie metingen en scores, attesten, keuringen; Opstellen van een meerjarenplanning van de benodigde investeringen en onderhoudswerken voor het geheel van de infrastructuur; Opstellen van beoordelingscriteria; Accuraat inzicht hebben in wetgeving en evolutie in de externe omgeving. 5. Onderhouden van goede interne en externe contacten met relevante personen of instanties teneinde de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen. Dit houdt onder meer in: Intern: onderhouden van goede inhoudelijke en persoonlijke contacten met collega s binnen de directie ondersteuning op het vlak van gebouwenbeheer, technisch onderhoud, facilitair beheer en project management, alsook binnen de andere directies op het vlak van bestuurszaken, financiële diensten en beleidsontwikkeling;

3 Delen van kennis en expertise; Extern: onderhouden van contacten met professionele en commerciële actoren via formele (samenwerkingsverbanden) of informele (uitwisseling van ervaring, advies, ) kanalen; Deelnemen aan symposia, werkgroepen, congressen.

4 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Diverse technieken en hun toepassingen m.b.t. bouwwerken; Specifieke wetgeving, zoals: Wet op de overheidsopdrachten; Gemeentedecreet; AREI; ARAB. Veiligheidsvoorschriften en de persoonlijke beschermingsmiddelen bij de uitvoering van hogervermelde werken. Basistoepassing van: Gangbare pc- en softwareprogramma s (Autocad, Word, Excel, Outlook); Stedenbouwkundige reglementeringen. Kennis van de organisatie en de huisstijl.

5 Voortdurend Verbeteren COMPETENTIEPROFIEL 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang.

6 Problemen Analyseren 3. U bent in staat om complexe dossiers op een heldere manier te analyseren/integreren. - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen. - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek. - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. Zich een oordeel vormen 2. U vormt een oordeel vanuit uw eigen expertisegebied en houdt hierbij rekening met de gevolgen. - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties. - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen. - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing. - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in. - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. Overtuigen 2. U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. Plannen en organiseren II. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden.

7 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement. Facilitair beheer

8