Diensthoofd Facilitaire cluster (Niveau C4-C5)

Transcriptie

1 Diensthoofd Facilitaire cluster (Niveau C4-C5) Doel van de functie Het coördineren, aansturen en adviseren van alle facilitaire activiteiten binnen de diverse locaties van de Stad en het OCMW. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie en de organisatie van de schoonmaakactiviteiten zowel in eigen beheer alsook de opvolging van de opdrachten via externe partners - waarbij je ook diverse locatieverantwoordelijken (oa. scholen, academiën, sportinfrastructuren, enz ) adviseert en ondersteunt. Je bewaakt een optimale bezetting op de diverse locaties, stuurt en volgt de nodige kwaliteitsnormen strikt op en je streeft naar een uniformiteit in technieken, producten en nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast stuur je rechtstreeks de medewerkers aan van de facilitaire cluster met name de dienstbodes, chauffeur CBS, huisbewaarder, drukker, medewerkers intern onthaal die oa verantwoordelijk zijn voor de recepties en ontvangsten. Plaats in de organisatie Rapporteert aan het departementshoofd facilitair beheer. Je geeft rechtstreeks leiding aan de (interne) locatieverantwoordelijke schoonmaak en de facilitaire medewerkers. Daarnaast ondersteun en adviseer je de externe locatieverantwoordelijken (scholen, academie, sportinfrastructuren, ) over het schoonmaakgebeuren. Resultaatsgebieden 1. Verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en coördinatie van de schoonmaak- en logistieke activiteiten met als doel een kwalitatief en efficiënte facilitaire cluster uit te bouwen. Dit houdt ondermeer in dat u: Systematisch analyses opbouwt en kosten en baten evalueert m.b.t. schoonmaak- en logistieke activiteiten; Systematisch de flow van bestaande werkprocessen (binnen schoonmaak en logistiek) evalueert op efficiëntie en bijstuurt waar nodig; Instaat voor de interne toelichting van nieuwe zaken/informatie/procedures aan de diverse medewerkers binnen de dienst; Mee instaat voor de opvolging en afhandeling van het aankoopbeleid (bestellingen, aankopen, bevoorradingen, contacten leveranciers, ); Instaat voor de opmaak en opvolging van de nodige budgetten waarbij een duurzame en efficiënte inzet van middelen als uitgangspunt geldt. Het marktaanbod nauwgezet opvolgt. 1

2 2. Aansturen, opvolgen, motiveren, coachen en ondersteunen van het team medewerkers binnen de facilitaire cluster (rechtstreeks of onrechtstreeks). Dat houdt onder meer in dat u: Dagelijks uw medewerkers begeleidt, stimuleert en coacht; De medewerkers aanstuurt, motiveert en coacht tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling; Duidelijk afgelijnde taken delegeert: draagt duidelijk omlijnde taken over aan de medewerker/stelt procedures op om de voortgang van gedelegeerde taken te bewaken; Zorgt voor een vlotte interne communicatie en informatiestroom binnen de dienst, m.a.w. ervoor zorgen dat iedereen tijdig over de nodige, juiste en volledige info beschikt; Op regelmatige basis feedback geeft aan de medewerkers, m.a.w. voeren van formele en informele ontwikkel- en evaluatiegesprekken; Opleidingsbehoeften inschat voor zichzelf of voor de medewerkers waarover je de leiding hebt en hiervoor ook de nodige stappen zetten; De coördinatie en opvolging van het dagelijks personeelsbeheer, waaronder verlofregeling, prikklok, permanentieschema, op zich neemt; Zorgen voor een veilige werkomgeving die in voldoende mate is aangepast aan de behoeften, normen en reglementeringen en waarin aandacht is voor alle aspecten van het welzijn van de medewerker. 3. Implementeren, opvolgen en bijsturen van een kwaliteitssysteem i.f.v. de schoonmaaken facilitaire activiteiten. Dit houdt ondermeer in dat u: Een kwaliteits- en opvolgingssysteem uitwerkt en dit concretiseert en implementeert op alle locaties zodoende een kwalitatieve facilitaire ondersteuning te realiseren; Regelmatig overleg en bijsturing organiseert met de samenwerkende partners of met de locatie- of gebouwverantwoordelijken; 4. Als adviseur optreden t.a.v. locatie/gebouwverantwoordelijken die de dagdagelijkse inzet van de facilitaire activiteiten opvolgen. Dit houdt onder meer in dat u: Op basis van kennis van de materie verbetervoorstellen doet op vlak van optimalisatie van de werkprocessen door ondermeer calculaties af te stemmen op de personeelsinzet; Oog heeft voor en inspeelt op de signalen en noden door o.a. het opvolgen van de binnenkomende vragen, opmerkingen, suggesties, problemen en klachten; Oplossingen aanbiedt bij tijdelijk noden. Een actieve bijdrage levert in het uit te werken beleid binnen het departement en de ruimere directie; Adviseert aan interne of externe diensten bij de inrichting van infrastructuren of gebouwen vertrekkende vanuit uw eigen expertise / domein; Opstellen, opvolgen en het bewaken van het budget; 2

3 Functiedoelstellingen Professionele toepassing van: - Facilitaire technieken, -producten, en materialen - veiligheidsvoorschriften van toepassing in het vakgebied - gangbare functierelevante software (Word, Excel, Outlook, enz..) Kennis van de organisatie en de huisstijl 3

4 Voortdurend Verbeteren Competenties Leidinggevende Functies C4-C5 U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Overtuigen II. U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. 4

5 - Is creatief in het presenteren van een idee of boodschap. - Maakt contact met het publiek (mensen aankijken, keuze woordgebruik, interactie). Problemen Analyseren U bent in staat om complexe dossiers op een heldere manier te analyseren/integreren. - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen. - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek. - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. Initiatief nemen U neemt initiatieven die aantonen dat u anticipeert op gebeurtenissen die een (mogelijk) probleem zullen veroorzaken (vb. in uw functie) (proactief). - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen. - Anticipeert middels actie op diverse situaties. - Neemt initiatief om te vernieuwen. - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures. Ontwikkelen van medewerkers I. U coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen (vaktechnische ontwikkeling). - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job. - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren. - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier moet worden uitgevoerd en waarom. - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer. - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers. Plannen en organiseren II. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden. 5

6 Organigram 6

7 Facilitaire cluster 7