Diensthoofd burgerzaken

Transcriptie

1 Diensthoofd burgerzaken (Niveau C4-C5) Doel van de functie: Als diensthoofd burgerzaken coördineer je de verschillende projecten en processen van het team burgerlijke stand in functie van de dienstverlening (geboortes, huwelijken, overlijdens/begrafenissen, nationaliteitsdossiers), Coördineren, ondersteunen en opvolgen van administratieve procedures en richtlijnen zodat een adequate dienstverlening kan worden gegarandeerd. Dagdagelijks aansturen, opvolgen, motiveren en ondersteunen van de medewerkers van de dienst burgerlijke stand. Plaats in de organisatie: Rapporteert aan het departementshoofd eerstelijns dienst- en hulpverlening. Resultaatsgebieden: Instaan voor de organisatie, algemene leiding, planning en coördinatie van alle taken en aspecten met betrekking tot de dienst burgerlijke stand. Alsook het coördineren, opvolgen en/of bijsturen van de beleidsontwikkelingen, -processen en -projecten in functie van de dienst. Dit houdt o.a. in: De werking van de dienst organiseren en opvolgen en dit zowel op inhoudelijk, methodisch, organisatorisch als financieel vlak. Coördineren en verder ontwikkelen van de klantgerichte dienstverlening (baliewerking, klantbegeleiding, digitale dienstverlening, backofficewerk, enz.) Het opstellen, opvolgen en aanpassen van de werkplanning in functie van taakverdeling; Ervoor zorgen dat de medewerkers als één samenwerkend geheel functioneren. U organiseert daartoe (team)overleg, stimuleert de teamwerking en waakt over de interne communicatie binnen de dienst; Voorstellen doen ter optimalisatie van de werking en de dienstverlening. Je werkt hiervoor acties en projecten uit en zorgt ervoor dat deze acties uitgevoerd worden; Kwaliteitscontroles, procedures, rapporteringdocumenten, enzovoort beschikbaar stellen en ervoor zorgen dat deze worden gehanteerd in overeenstemming van de richtlijnen van overheden;

2 Aansturen, opvolgen, motiveren, coachen en ondersteunen van het team medewerkers binnen de dienst burgerlijke stand Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de dienst volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid; Inhoudelijk ondersteunen van de medewerkers bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden en taken en een oplossing aanreiken voor de meer complexe problemen die zich aandienen; Adviseren en begeleiden van medewerkers bij dagelijkse werkzaamheden Instaan voor het voeren van ontwikkel- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, coaching en resultaatgerichtheid centraal; Personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen; Ervoor zorgt dat de medewerkers kunnen werken in een veilige omgeving die in voldoende mate aangepast is aan de behoeften, normen en reglementeringen en waarin aandacht is voor alle aspecten van het welzijn van de medewerker; Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Advies geven aangaande de materies die tot uw bevoegdheid behoren. Dat houdt onder meer in: Je beschikt over en ontwikkelt voldoende (juridische) expertise m.b.t. de wetgevingen, uitvoeringsbesluiten en richtlijnen van overheden, juridische praktijk, enz. Je staat de medewerkers bij indien er zich problemen voordoen bij de afhandeling van de (complexe) dossiers; Indien nodig zelf de complexe dossiers/projecten opvolgen en/of behandelen en instaan voor de communicatie met de belanghebbenden; De evoluties binnen het expertisegebied volgen (technisch/reglementair/inhoudelijk). Je zorgt ervoor dat de eventuele veranderingen in werkwijzen/procedures/ reglementeringen/beleidsbeslissingen enz. in praktische implicaties omgezet worden voor de dienst en communiceert hierover; Je stelt jouw expertise ten dienste van en ontwikkelt deze verder bij wie er behoefte, nut en belang aan heeft, zodat de goede werking van uw dienst gegarandeerd blijft en dit ook in het geval van veranderende situaties en behoeften. Je onderhoudt contacten met diverse (externe) gemeentediensten en (externe) organisaties met het oog op het uitbouwen van deze expertise en van een netwerk; Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Organiseren van een werkoverleg binnen de dienst of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of specifieke opdracht;

3 Constructief deelnemen aan het overleg binnen het departement eerstelijns dienst- en hulpverlening; Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren; Actief rapporteren in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten etc. aan de leidinggevende; Mee helpen uitwerken, ontwikkelen en implementeren van een meerjarig beleid op vlak van dienstverlening zodat er steeds kan ingespeeld worden op de noden van de burgers. Meewerken aan de vertaling van de strategische beleidsplanning naar operationele doelen en acties; Actieve bijdrage leveren in het uit te werken beleid binnen de ruimere directie; Opstellen, opvolgen en het bewaken van het budget. Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Gangbare pc en softwareprogramma s (Word, Excel, Outlook, ) Leidinggevende vaardigheden - Kennis van de organisatie en de huisstijl

4 Competentieprofiel Voortdurend Verbeteren U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Overtuigen II. U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. - Is creatief in het presenteren van een idee of boodschap.

5 - Maakt contact met het publiek (mensen aankijken, keuze woordgebruik, interactie). Problemen Analyseren U bent in staat om complexe dossiers op een heldere manier te analyseren/integreren. - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen. - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek. - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. Initiatief nemen U neemt initiatieven die aantonen dat u anticipeert op gebeurtenissen die een (mogelijk) probleem zullen veroorzaken (vb. in uw functie) (proactief). - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen. - Anticipeert middels actie op diverse situaties. - Neemt initiatief om te vernieuwen. - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures. Ontwikkelen van medewerkers II. U coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden (competentiegerichte ontwikkeling). - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden. - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken. - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook. - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers. - Richt zich niet alleen op de taak of het doel die/dat moet worden gerealiseerd, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren. Conceptualiseren I. U ontwikkelt een visie met betrekking tot de eigen taken en problemen. - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in. - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere ploegen/diensten/departementen, gebruikt informatie uit andere domeinen). - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden. - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan.