Publiekswerker Toerisme

Transcriptie

1 Publiekswerker Toerisme (B1-B3) Doel van de functie: Ondersteunen van en advies verlenen aan het diensthoofd en de medewerkers van Toerisme vanuit het standpunt van de publiekswerking, waaronder de communicatie, promotie, productontwikkeling, netwerking en de publieksbemiddeling vallen. De publiekswerker helpt binnen de missie van de dienst mee aan een sterke en actieve publiekswerking door de toeristische troeven van de stad te promoten en activiteiten uit te werken die aansluiten op de noden van het publiek/de toerist. Het toerismebeleid in Roeselare is zowel gericht op het aantrekken en gastvrij onthalen van externe bezoekers in functie van economische return, als op een Toerisme voor Allen- beleid. Plaats in de organisatie: Je rapporteert aan het diensthoofd Toerisme-Wielermuseum. Resultaatsgebieden: 1. Op de doelgroep afgestemde communicatie m.b.t. Toerisme Roeselare verzorgen, zowel redactioneel als op vlak van marketing. Dat houdt onder meer in: - instaan voor het beheer en de opvolging van de online communicatie van Toerisme Roeselare (website, online nieuwsbrieven, persbericht) en het benutten van sociale media (facebook, twitter, instagram ) en online key influencers (bloggers, tripadvisor, ) - wervende teksten schrijven, ter promotie van toeristische activiteiten; - meehelpen bij conceptualisering, opmaak en copywriting van o.a. advertenties, groepsbrochure, campagnes, flyers, nieuwe brochures, beursstand, magazine; - verzorgen van permanentie op toeristische beurzen en evenementen; - afstemmen van de toeristische communicatie op de bredere communicatie van de stad. 2. Uitwerken en begeleiden van een breed en gevarieerd aanbod van (interactieve) activiteiten, waaronder arrangementen, dagtrips, evenementen of projecten voor een breed en gedifferentieerd publiek, zowel lokaal, regionaal als (inter)nationaal. - (helpen) bepalen, bedenken en organiseren van eenmalige en vaste publieksactiviteiten in samenwerking met de betrokken collega s (collega publiekswerkers, collega s economie, het diensthoofd, ) - bedenken, uitwerken of begeleiden van arrangementen voor groepen, scholen, bedrijven, enzovoort; - de nodige praktische en administratieve opvolging van een activiteit uitvoeren (bv. (retro)planning, budgettaire opvolging, contacten gasten/drukkers, timing uitnodigingen, );

2 3. Uitbouwen van de publieksbemiddeling. Dat houdt onder meer in: - opvolgen en optimaliseren van de gidsenwerking; - opmaken, implementeren, opvolgen en verbeteren van permanente publieksbevraging en -onderzoek (eventueel met externe partners); - opvolgen van publieksvriendelijke faciliteiten (fietsonthaalpunt, fietsverhuur, bezoekerscomfort, onthaal, shop(aanbod), café); - collega s activeren en inspireren om hun inhoudelijke expertise maximaal te ontsluiten. 4. Samenwerking en netwerking opzoeken, stimuleren en onderhouden met verschillende (toeristische) partners. Dat houdt onder meer in: - uitbouwen en opvolgen van professionele relaties met onder meer andere diensten voor Toerisme, overheden (Toerisme Vlaanderen, provincie West-Vlaanderen/Westtoer), horeca, centrumstraten, pers, mice-milieu... - contacten leggen en onderhouden met de eigen en aanverwante sectoren (vrijetijdsnetwerken, economische sector, ) - projecten in samenwerking uitwerken, het bijwonen/leiden van werkgroepen, samenwerking stimuleren tussen de verschillende actoren 5. Vanuit ervaring en voeling met de praktijk ondersteuning en advies bieden aan het departement beleidsontwikkeling binnen de directie Mens en aan het diensthoofd Wielermuseum/Toerisme bij de opmaak van beleidsplannen rond Toerisme en bij de opmaak van de begroting rond Toerisme. Dat houdt onder meer in: - Signaleren van kansen en noden vanuit het netwerk Toerisme; - Verbetervoorstellen naar voren schuiven; - Interessante en relevante informatie bieden via omgevings- en trendanalyse, doelgroepenanalyse, marketingplan, communicatieplan, ; - Adviseren van doelstellingen zoals vooropgesteld binnen toerisme; - Impact van het beleid bij externe hogere overheden doorgeven aan SPOC (Single point of contact) binnen beleidsontwikkeling Mens; - Overleg met SPOC; - Adviserende rol als deskundige in publiekswerking; - 6. Verzorgen van dienst- en teamondersteunende taken. Dat houdt onder meer in: - initiatief nemen en bijdragen tot een positieve en collegiale werksfeer en elkaar stimuleren (interne communicatie, samenwerken, elkaar ondersteunen, teambuilding, problemen oplossen, ); - actief meewerken aan een goeie werkorganisatie van de dienst op basis van een taakverdeling (afspraken m.b.t. uurroosters naleven, respect voor elkaars taken, problemen helpen oplossen, organisatorische taken opnemen (bv. telefoonpermanentie, economaat, enz.), correcte overdracht en opvolging (bv. bij verlof, ziekte, ); - actief meewerken aan de verdere uitbouw en ontwikkeling van de dienst (bv. gezamenlijke visie, externe communicatie, kwaliteit, klachten, enz.) - actieve deelname aan het werkoverleg; - open samenwerking met de direct leidinggevende (overleg, coaching, gesprekken, briefing, signaleren, );

3 - initiatief nemen en samenwerken aan gemeenschappelijke taken, thema s of projecten zowel binnen de dienst als met andere diensten (binnen en buiten het Departement Collectieve dienstverlening en de Directie Mens) - actief meewerken aan een lerende dienst : binnenbrengen, uitwisselen, ontwikkelen en benutten van alle nieuwe informatie, ontwikkelingen, ervaringen en kennis met collega s (binnen de dienst én andere diensten).

4 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: - Gangbare pc- en softwareprogramma s (Word, Excel, Outlook, enzovoort); - Kennis van de actualiteit binnen het stadsgebeuren - Gemeentedecreet - Projectmanagement Basistoepassing van: - Frans, Engels en Duits Kennis van de organisatie en de huisstijl

5 COMPETENTIEPROFIEL Voortdurend Verbeteren 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Zich een oordeel vormen 2. U vormt een oordeel vanuit uw eigen expertisegebied en houdt hierbij rekening met de gevolgen. - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties. - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen. - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing. - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in. - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie.

6 Plannen en organiseren 2. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden. Communiceren 3. U past uw tweerichtingscommunicatie aan verschillende doelgroepen tot wie u zich richt aan. - Gebruikt herkenbare voorbeelden en vergelijkingen om voorstellen en boodschappen meer kracht bij te zetten. - Past zijn woordenschat en spreektempo aan de doelgroep aan. - Stemt zijn communicatiestijl af op de specifieke relatie met de doelgroep (bv. formeel, informeel, meer of minder interactief). - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. - Leeft zich in het standpunt van de gesprekspartner in, om zo het gesprek aangenamer, duidelijker en toepasselijker te maken. Empathisch handelen 3. U reageert (via houding en handelen) gepast op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen van anderen. - Blijft efficiënt functioneren in een omgeving met onuitgesproken agenda s en weerstanden. - Geeft er blijk van de gevoeligheden en de (te verwachten) reacties van het veld goed in te schatten. - Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen. - Is gevoelig voor de behoeften van de andere ploegen/diensten die in het beleidsdomein verantwoordelijkheid dragen. - Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt daarop in. Netwerken 2. U bestendigt bestaande contacten en/of legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor. - Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden. - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang. - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen, - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere ploegen/diensten/departementen voor informatie, expertise. - Legt contacten met andere ploegen/diensten/departementen/organisaties als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact, ). - Legt contacten met andere ploegen/diensten/departementen/organisaties om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun).