Functiebeschrijving Deskundige vrijwilligerswerk. Graad: consulent B1-B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Deskundige vrijwilligerswerk Graad: consulent B1-B3 Versie: 22_01_2018 1

2 Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur Samenleving afdelingshoofd Sociale Zaken deskundige vrijwilligerswerk Als deskundige vrijwilligerswerk rapporteer je aan het afdelingshoofd sociale zaken binnen de directie Samenleving. Je werkt samen met de medewerkers binnen de eigen directie, afdeling en/of dienst, met interne stadsdiensten en externe organisaties die werken met vrijwilligers zoals OCMW, CAW, lokale middenveldorganisaties Je werkt nauw samen met het Vlaamse Steunpunt Vrijwilligerswerk. Doel van de functie Je werkt als deskundige vrijwilligerswerk zowel aan het (groepsgericht) activeren van het vrijwilligerspotentieel (de Leuvense inwoners en studenten) in de stad, als aan het ondersteunen en warm maken van (kandidaat)organisaties die vrijwilligerswerk aanbieden. Als deskundige in deze materie ben je niet enkel het overkoepelend aanspreekpunt en gezicht voor vrijwilligers en organisaties. Je werkt tevens een klantvriendelijke dienstverlening uit, met een toegankelijk digitaal platform. Een systematische communicatie en stadsbrede bekendmaking over vrijwilligerswerk en de lokale mogelijkheden en aanbod, versterkt deze brede dienstverlening. Je organiseert waarderende en sensibiliserende activiteiten, en doet voorstellen om vrijwilligerswerk in Leuven in samenwerking met het brede middenveld structureel te promoten en te ondersteunen. Daarnaast bewerkstellig je een permanent overleg met alle partners en bouw je je netwerk verder uit om het maatschappelijk belang van vrijwilligerswerk blijvend in de kijker te zetten. Resultaatsgebieden 1. Je bent dagdagelijks en overkoepelend beleidsvoorbereidend en -uitvoerend bezig met lokaal vrijwilligersbeleid en zet dit om in acties in en voor de stad. Voorbeelden van activiteiten Je detecteert de lokale noden van jouw beleidsdomein: 2

3 Je gaat actief op zoek naar de noden en vragen van en rond vrijwilligers en organisaties die met vrijwilligers werken en zoekt raakvlakken doorheen de verschillende stadsdiensten en externe partnerorganisaties; Je activeert en enthousiasmeert zowel (kandidaat)vrijwilligers als -organisaties, maakt het bestaande vrijwilligersaanbod op een aantrekkelijke manier zichtbaar en gaat beide partijen op die manier actief verbinden: Je informeert en geeft de burger een overzicht van mogelijke soorten vrijwilligerswerk bij diverse soorten organisaties; Je zorgt voor de ontsluiting van een digitale vrijwilligersdatabase in Leuven; Je informeert zowel vrijwilligers als organisaties en verenigingen die met vrijwilligers werken over bijvoorbeeld wetgeving, verzekering, soorten contracten; Je organiseert begeleidende activiteiten rond vrijwilligers(werk); Je houdt rekening met afspraken rond timing, kwaliteit en kostenbesteding; Je maakt een gedetailleerd plan van aanpak op met budgettering, timing, tussentijdse rapporterings-, overleg- en bijsturingsmomenten. 2. Je bent het overkoepelend aanspreekpunt en gezicht voor vrijwilligers en organisaties. Je zorgt voor een klantvriendelijke dienstverlening. Voorbeelden van activiteiten Je ondersteunt via het digitale platform vrijwilligers en organisaties die vragen hebben over of op zoek zijn naar vrijwilligers(werk), zowel inhoudelijk als technisch (via vorming, aanbod in verzekeringen ); Je zorgt ervoor dat inhoudelijke vragen over vrijwilligerswerk vlot en vriendelijk beantwoord worden; Je beheert de communicatie van het digitaal platform: je gebruikt de juiste mediamix naar verschillende doelgroepen om het platform bekend te maken en te houden (website, sociale media, folders, flyers, affiches ); Indien nodig en mogelijk bied je aan kwetsbare vrijwilligers individuele ondersteuning met als doel om deze groep nog beter te kunnen ondersteunen en toe te leiden. 3. Je bewaakt een systematische communicatie naar de doelgroep en zorgt voor een stadsbrede bekendmaking van het thema vrijwilligerswerk. Voorbeelden van activiteiten Je realiseert wervende stadsbrede communicatie en acties rond het thema, bijvoorbeeld in de Week van de vrijwilligers met bijvoorbeeld vrijwilligersbeurs, artikels, teasercampagnes; Je ontsluit de juiste informatie voor vrijwilligers en organisaties die met vrijwilligers (willen) werken via diverse kanalen (bijvoorbeeld website, folders, spreekuur, vorming, overleg ); Je volgt op of de informatie bij de burger raakt, staat in voor de inhoudelijke en administratieve ondersteuning en verwijst door naar partnerorganisaties. 4. Je organiseert waarderende en sensibiliserende activiteiten en doet voorstellen om acties rond vrijwilligerswerk in het kader van nieuwe maatschappelijke uitdagingen (verder) uit te bouwen. Voorbeelden van activiteiten Je onderzoekt mogelijkheden als vrijwilligerswerking binnen buurtzorg, mantelzorg, gezins- en ouderenzorg, kwetsbare vrijwilligers ; 3

4 Je probeert mogelijke drempels voor vrijwilligers en organisaties te verlagen en werkt rond een goede toegankelijkheid voor kwetsbare doelgroepen; Je adviseert en werkt samen met stadsdiensten die projecten willen opstarten met vrijwilligers (bijvoorbeeld op buurtniveau). 5. Je bewerkstelligt een permanent overleg met alle partners en bouwt je netwerk verder uit om het maatschappelijk belang van vrijwilligerswerking blijvend in de kijker te zetten. Voorbeelden van activiteiten Je hebt systematisch overleg met alle partners over vrijwilligerswerking; Je bent op de hoogte van de noden en knelpunten van Leuvense organisaties die met vrijwilligers (willen) werken en zoekt samen naar oplossingen; Je werkt complementair met Vlaamse en lokale partners en aanbod; Je werkt diverse initiatieven (bijvoorbeeld campagne, evenement...) uit, in overleg met de partners, om de vele vrijwilligers in Leuven te waarderen en in de kijker te zetten en een brede doelgroep te sensibiliseren over het belang van vrijwilligerswerk. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met relevante nieuwe materies (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Onderkent, met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en reageert er adequaat op. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening aan om de klant verder te helpen, met specifieke aandacht voor kwetsbare doelgroepen; Geeft de klant op de best mogelijke wijze waar hij recht op heeft; Probeert, rekening houdend met de bestaande procedures, de klant zo optimaal, volledig en snel mogelijk verder te helpen; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; 5

6 3. Samenwerken (niveau III) Met het oog op het algemeen belang bijdragen aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren; Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen; Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen; Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben; Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen; Geeft opbouwende kritiek en feedback; Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie via goed onderbouwde argumenten, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen bij het verdedigen van de eigen voorstellen en ideeën; Brengt argumenten scherp, persoonlijk en genuanceerd onder woorden; 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert de boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aangepast is aan het publiek (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van voldoende informatie. 4. Netwerken (niveau II) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor; Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden; Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang; Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen; Gaat actief op zoek naar collega s uit andere entiteiten voor informatie, expertise; Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ); Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun). 8

9 5. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor te weten wie de belanghebbenden zijn en beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig aan hen te communiceren; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Resultaatgerichtheid (niveau I) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen. Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen); Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer); Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling; Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen; Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. 2. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: basiskennis en eenvoudige toepassingen binnen de excelomgeving; invoeren van gegevens, lay-out van het rekenblad gebruiken en afdrukbeheer: niveau I. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. 3. Procedures en wetgeving Gevorderde kennis, inzicht in de relevante wetgeving en deze toepassen waar nodig: niveau II. 4. Sectorspecifieke competenties Projectmatig werken: gevorderde kennis van projectfases van planning tot rapportering, opstellen van heldere en gestructureerde nota s en projectplannen, rapporteringen: niveau II. 10