Functiebeschrijving Verantwoordelijke communicatie bibliotheek. Graad: consulent B1-B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Verantwoordelijke communicatie bibliotheek Graad: consulent B1-B3 Versie: 21_05_2019 1

2 Plaats in de organisatie algemeen directeur directeur Cultuur afdelingshoofd bibliotheek diensthoofd bibliotheek verantwoordelijke communicatie bibliotheek De bibliotheek van Leuven valt, samen met 30CC, erfgoed en archief onder de directie Cultuur van de stad Leuven. Als organisatie willen we werken vanuit een eenduidige visie, met een betrokken team om zoveel mogelijk werkprocessen samen aan te pakken. We zetten in op duidelijkheid rond rollen en taken waarin verantwoordelijkheid wordt gegeven en eigenaarschap wordt opgenomen. Je rapporteert aan je diensthoofd bibliotheek. Doel van de functie Je staat mee in voor de uitbouw en uitvoering van de interne en externe communicatiestrategie van de bibliotheek Leuven. Je doet dit in nauw overleg met je diensthoofd. Je speelt in op concrete noden enerzijds, en maakt mee keuzes op lange termijn met het oog op een duidelijke, toegankelijke, afgestemde communicatie anderzijds, zowel naar het team als naar onze bezoekers. Als verantwoordelijke communicatie bibliotheek ben je aanspreekpunt voor en ondersteun je de collega s bij het ontwikkelen en uitvoeren van communicatieaspecten en -dragers (zowel gedrukt als digitaal) binnen hun werkingsgebieden. Je bent vlot in de omgang en kan contacten leggen met relevante partners binnen en buiten de sector. Daarnaast heb je een goed oog voor kwaliteitsvolle vormgeving en een basiskennis van courante software voor grafisch ontwerp en design. Je bent een teamspeler en neemt ook taken op eigen aan de bibliotheek als organisatie in de publieksruimte. Resultaatsgebieden 1. Je verwerft deskundigheid aangaande de werking, positie en het aanbod van de bibliotheek en zet deze in om de communicatie van de organisatie op een kwalitatieve, toegankelijke en actuele manier verder uit te bouwen. 2

3 Je hebt algemene kennis van de bibliotheek, de sector en bouwt deze steeds verder uit; Je staat mee in voor de uitbouw en uitvoering van de interne en externe communicatiestrategie van de bibliotheek; Je streeft naar het gebruik van heldere en duidelijke taal, zowel op papier als digitaal, waar nodig aangepast aan specifieke doelgroepen; Je stroomlijnt communicatiedragers (zowel voor intern als extern gebruik), passend binnen de communicatiestijl van de bibliotheek en de stad Leuven. Vanuit je rol versterk je mee de positie van de bibliotheek in Leuven en daarbuiten. Je stemt af met andere diensten binnen die stad zoals de afdeling communicatie 2. Je bent eerste aanspreekpunt voor alle operationele aspecten aangaande communicatie in de bibliotheek. Je luistert naar communicatievragen van collega s en geeft advies om (samen) tot een haalbare oplossing te komen op korte of lange termijn; Je zet in op het empoweren van collega s op vlak van communicatie, zowel in de hoofdbibliotheek als in de filialen; Je biedt operationele ondersteuning bij de organisatie van kleine en grote initiatieven en evenementen; Je redigeert teksten van collega s, zowel richting publiek als beleidsmatige teksten; Je hebt oog voor de geldende privacywetgeving en past deze toe binnen de communicatie van onze organisatie. 3. Je onderhoudt bestaande communicatie-instrumenten/kanalen/methodieken, en bouwt er nieuwe uit, afgestemd op de noden van de bezoekers en van de interne organisatie. Je volgt marktonderzoek, statistieken, op, analyseert en vat (cijfermatig) samen zodat dit kan gebruikt worden door de collega s of je diensthoofd; Je haakt in op onderzoeken die op grotere schaal georganiseerd worden; Je zoekt manieren om het publiek meer te betrekken bij de communicatiewerking van de bibliotheek (ambassadeurs, leesclubs, bloggers ); Je zorgt voor de reguliere opvolging en (content)planning van zaken die eigen zijn aan communicatie: website CMS, kanalen sociale media, signalisatie in de bibliotheek 4. Je neemt de voorbereiding, uitvoering en oplevering op van (communicatie)projecten en - initiatieven, binnen afgesproken doelstellingen, planning, budgetten. Je bouwt (mee) een projectplan uit en bent (mee) trekker van de uitvoering; Je ziet kleine quick wins, doet voorstellen, werkt deze uit ten voordele van een goede communicatie en signalisatie in de bibliotheek; Je durft creatief en out of the box denken; Je bouwt je eigen netwerk uit op lokaal, regionaal en bovenlokaal vlak met het oog op duurzame samenwerking bijvoorbeeld met communicatiespecialisten, pers ; Je bent mee een sleutelfiguur bij de voorbereiding van en tijdens de persconferenties i.v.m. de werking van de bibliotheek; Je werkt samen, stemt af met externe communicatiebureaus bij de opmaak van materialen voor uitgebreide communicatiecampagnes; 3

4 Je doorloopt de verschillende stappen die relevant voor de budgetopvolging van communicatieprojecten of -domeinen (begroting, offertes opvragen, motivatie voor college ). 5. Je gebruikt je knowhow voor de opmaak en begeleiding van grafisch ontwerp, het uitschrijven en redigeren van tekst voor web en print. Je hebt oog voor een kwalitatieve grafische vormgeving: het kiezen van passende lettertypes, evenwichtige lay-out in functie van het publiek, de boodschap en het gebruikte medium; Je kan bij de opmaak van (eenvoudige) communicatiedragers zelf aanpassingen of verbeteringen uitvoeren in bijvoorbeeld Adobe Illustrator, Indesign (of gelijkaardige software); Je zoekt en of maakt beelden die de boodschap en inhoud ondersteunen en versterken. 6. Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, je stemt ze af op de werking van de bibliotheek Leuven en met je leidinggevende en rapporteert volgens afspraak over je resultaten. Je plant je eigen werkzaamheden op een transparante manier; Je rapporteert systematisch volgens afspraken aan je leidinggevende; Je geeft feedback op intern overleg aan collega s; Je zorgt voor goede infodoorstroom: bijvoorbeeld interne communicatie en constructief benoemen van aandachtspunten; Je onderhoudt en ordent de databanken en gegevens relevant voor je werking; Je zorgt voor een tijdige en kwalitatieve rapportage en (jaar)verslaggeving; Je bent vlot bereikbaar voor vragen of ondersteuning. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau III) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd; Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ); Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren; Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). 5

6 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 4. Beslissen (niveau II) Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. 8

9 5. Organiseren (niveau II) De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Coördineert acties, tijd en middelen. Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk; Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren; Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen; Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden; Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing); Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Netwerken (niveau II) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor; Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden; Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang; Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen; Gaat actief op zoek naar collega s uit andere entiteiten voor informatie, expertise; Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ); Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun). 2. Creativiteit (niveau III) Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen. Is vernieuwend en origineel in zijn aanpak. Levert vernieuwende ideeën om een specifiek probleem aan te pakken; Introduceert nieuwe methodes en technieken; Komt met weinig voor de hand liggende, originele oplossingen en voorstellen; Stelt bestaande situaties voortdurend in vraag, met het oog op verandering en vernieuwing; Stimuleert vernieuwing bij anderen (door in te gaan op nieuwe ideeën, de mogelijkheden te bekijken). 10

11 3. Computervaardigheden Courante Gevorderde kennis en gebruik van courante kantoortoepassingen en specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. 4. Procedures en wetgeving Gevorderd inzicht in wetgeving in relatie tot eigen werkveld(en) en/of klantengroep: deze wetgeving frequent toepassen in standaarddossiers en occasioneel in complexere dossiers: niveau II. 5. Sectorspecifieke competenties Gevorderde kennis en inzicht in de bibliotheek als organisatie, haar diensten en activiteiten: niveau II. 11